Ringbuchordner scannen und archivieren

Für Ihr DMS

Die Aufbewahrungspflicht vieler Geschäftsbelege beträgt 10 Jahre. Neben dem Scannen von Ringbüchern und Heftern beinhalten unsere Scanservices auch die die digitale Archivierung ihrer Papierdokumente. Wir liefern Ihnen digitalisierte Dokumente in Form einer sofort importierbaren Datenstruktur für jedes am Markt übliche Dokumentenmanagement System.

Dafür stellen wir Ihnen indizierte PDF-Dateien (PDF/A) oder Daten in einem für ihr DMS benötigten Format als Download auf unserem Cloud-Server (SFTP, gesicherter Zugang) zur Verfügung. Als PDF- oder auch in einem Bildformat (TIFF, JPEG). Das Aufspielen von Daten auf den Kundenserver über eine Schnittstelle (API) ist ebenso möglich. Für ihr DMS können wir die OCR auch als separate Textdatei zur Verfügung stellen.

Als Ordnerstruktur ohne DMS

Eine rasche Auffindbarkeit von Dateien und Dokumente ist nur eine der Stärken der digitalen Archivierung. Auch ohne Software für Ihr Dokumentenmanagement. Daten können in der Verzeichnisstruktur anhand des Dateinamens schnell und eindeutig identifiziert werden. Der Name der von uns erstellten PDF setzt sich aus der Ordnerbezeichnung (vom Buchrücken des physischen Ordners) sowie der Dokumenten- oder Registerbezeichnung zusammen.

Die automatische Texterkennung erlaubt dazu ein Zielgerichtetes Durchsuchen ihres elektronischen Archivs nach Stichworten. Treffer werden in den Seiten markiert und können direkt navigiert werden. Sie brauchen nicht mehr endlos nach physischen Dokumenten suchen und Akten wälzen. Die Suche gestaltet sich schnell und unkompliziert. Finden Sie direkt wonach Sie suchen.

Gerne beraten wir Sie gerne bei der Einführung eines DMS. Insbesondere das bewährte und cloudbasierte Dokumentenmanagement System von DocuWare hat vielen unsrer Kunden neue Möglichkeiten der digitalen Archivierung ihrer Papierberge beschert.

In den erzeugten PDF-Dateien ist eine optische Zeichenerkennung (OCR) hinterlegt, die es Ihnen ermöglicht, gescannte Dokumente aus Ringheftern schnell und einfach per Volltextsuche zu durchsuchen. Der Fokus liegt auf Finden, nicht auf Suchen. Die Zeiten, in denen Sie für einfache Recherchen Aktenberge wälzen mussten, sind damit endlich vorbei.

Zusätzlich erfassen wir nach Ihren Vorgaben Indizes (Schlagworte), wie etwa: Rechnungsnummern, Datum oder Absender oder Daten vom Rückenschild der Ringordner oder den Trennregistern.

Der Gesetzgeber verlangt laut GoBD die revisionssichere Archivierung steuerlich relevanter Unterlagen. Unternehmen und alle steuerpflichtigen Personen angewiesen, Unterlagen bis zu 10 Jahre (teilweise länger) aufzubewahren. Als Revisionssicherheit ist hierbei die Unveränderbarkeit von Dokumenten zu verstehen. Dafür exportieren wir Dokumentenscans im Format PDF-A.

Insgesamt umfasst die revisionssichere digitale Archivierung folgende 10 Anforderungen:

• Ordnungsmäßigkeit
• Vollständigkeit
• Sicherheit des Gesamtverfahrens
• Schutz vor Veränderung und Verfälschung
• Sicherung vor Verlust
• Ausschließliche Nutzung durch Berechtigte
• Einhaltung von Aufbewahrungsfristen
• Verfahrensdokumentation
• Nachvollziehbarkeit
• Prüfbarkeit

Auch die Vorgaben zum Umgang personenbezogener Daten im Rahmen der DSGVO sind mit unseren Service rund um die elektronische Archivierung von Ringordnern problemlos umsetzbar. Weitere Informationen zum Thema DSGVO finden Sie hier.

 

Um höchsten Qualitätsansprüchen bei der Digitalisierung von Ringmappen und Ringheftern gerecht zu werden, sind bei uns Software und Scanner-Hardware präzise aufeinander abgestimmt. Wir nutzen in unserem Scanzentrum Hochleistungsscanner der Marke INOTEC und sind in der Lage, bis zu 120.000 Blatt am Tag zu scannen. Wir bieten Ihnen Dokumentenscans in Farbe, schwarz-weiß oder in Graustufen. Im Duplex-Verfahren werden Vorder- und Rückseite eines Blatts zeitgleich gescannt und leere Rückseiten automatisch gelöscht.

Was kostet es ein Ringbuch, Ringbuchmappen oder -hefter scannen und digitalisieren zu lassen? Diese Frage lässt sich pauschal schwer beantworten, da jeder Digitalisierungsauftrag stark von den individuellen Anforderungen des Kunden sowie den Besonderheiten der Ringbücher und Geschäftsbelege abhängt.

Eine kostenlose Probearchivierung eines Belegquerschnitts gibt uns ein Gefühl für Ihr Archiv und ihre Unterlagen, auf dessen Grundlage wir den Preis für ein Angebot kalkulieren. Wir schnüren ein passend auf Ihre Ansprüche abgestimmtes Service-Paket, um bestmöglich auf Ihre Bedürfnisse eingehen zu können.

Die Abrechnung erfolgt auf Ordnerbasis.

Seit mehr als 25 Jahren digitalisieren wir Archive von Kunden aus ganz Deutschland. Von Hamburg bis München über Dortmund, Köln und Berlin konnten wir zahlreiche Kunden mit Fachexpertise, Serviceorientierung und Verlässlichkeit von Scan-Dienstleistungen überzeugen.

Wir bieten Ihnen im Rahmen unseres Scanservices ein umfängliches Leistungspaket, um den Aufwand für Sie zu minimieren. Gerne übernehmen wir die Digitalisierung von Ringbüchern inklusive der gesamten Logistik.

Transport

Auf Wunsch beinhaltet unser Service auch die Verpackung, Dokumentierung und Abholung ihrer Ringbuchordner und sonstigen Ordnungsmittel für Archiv und Ablage (ab 100 Ordner). Für kleinere Mengen kann die Abholung durch unseren Logistikpartner erfolgen.

Registrierung/Lagerung

Nach Eingang Ihrer Belege in unserem Lager, erfassen wir alle Ringbücher und Ringmappen in einer Datenbank, welche für Sie online einsehbar ist. Zudem lagern Ihre Ringbücher zunächst für einen Zeitraum von vier Wochen ein. Wenn Sie bestimmte Ringbuchordner benötigen, können wir diese nach dem Scan-on-Demand-Prinzip zeitnah für Sie scannen.

Belegaufbereitung

Vor der Digitalisierung werden Ihre Belege vorbereitet. Dazu werden Heftungen, Klammer oder Tackernadeln entfernt und Kriterien zur Dokumententrennung angebracht. Bei gebundenen Ringbüchern ist zudem das Aufschneiden der Bindung (mit Ihrer Zustimmung) notwendig.

Digitalisierung

Wir scannen Ihre Belege hochauflösend in 200 DPI (300 DPI optional) und in optimaler Bildqualität, die es Ihnen ermöglicht jede gewünschte Information zu reproduzieren. Gemäß Ihren Anforderungen scannen wir Ringhefter und Ringmappen in Farbe oder bitonal (schwarz-weiß/Graustufen). Vorder- und Rückseite werden gleichzeitig gescannt, Leerseiten werden automatisch gelöscht.

Datenerfassung

Nach dem Scanvorgang werden die digitalisierten Belege mit den gewünschten Schlagworten versehen. Die gewünschten Kriterien können beispielsweise anhand der Beschriftung von Ordnerrücken und/oder Trennblättern und Registern vorgenommen werden. Jede PDF-Datei kann zudem mit einer Volltexterkennung (OCR) bearbeitet werden.

Qualitätskontrolle

Über den gesamten Prozess unterliegen alle Daten ausführlichen und detaillierten Kontrollen. Die Ergebnisse werden mit den Daten ausführlich geführter Protokolle abgeglichen und auf Richtigkeit überprüft. Die Ergebnisse erhalten Sie zusätzlich für Ihre Dokumentation.

Ausgabe/Bereitstellung

Nach erfolgreicher Qualitätskontrolle und kompletter Vollständigkeit wird das endgültige Zielformat erstellt. Wir exportieren die Daten entweder in einem speziellen Format für Ihr Dokumentenmanagement System oder als PDF-A.

Vernichtung/Lagerung/Rückgabe

Die Originale Ihrer Dokumente werden für mindestens vier Wochen in unserem Sicherheitslager verwahrt. Dadurch erhalten Sie die Möglichkeit, eine Kontrolle durchzuführen und ggf. Nachbesserungen in Auftrag zu geben. Bei Bedarf bieten wir Ihnen das Scannen von Ringbüchern auch als on-Demand-Dienstleistung. Scan-on-Demand ist ein Service, bei dem Belege erst dann digitalisiert werden, wenn sie benötigt.

Nach Ablauf der Frist, haben Sie die Möglichkeit, die Originale vernichten zu lassen (nach DIN 66399), sie weiter einlagern zu lassen oder eine Rücksendung zu beauftragen.

Private Ringhefter digitalisieren lassen

Unser Scanservice richtet sich in erster Linie an gewerbliche Kunden, welche über eine bestimmte Anzahl an Akten, Ordnern und Ringheftern verfügen.

Digitalisieren Sie alle Ringbuchordner aus Archiv und Ablage mit unseren deutschlandweiten Scanservice-Lösungen. Vom Kleinbetrieb bis zum Großkonzern und Behörden vertrauen Kunden bundesweit unserer Fachexpertise in den Bereichen Scanning und digitaler Archivierung.