Scandienstleister

Scandienstleister

Wir sind Deutschlandweiter Scandienstleister seit 1997

Wir scannen Ihre Akten und Dokumente und unterstützen sie bei der Digitalisierung Ihres Archivs und Posteingangs.

Als professionelle Scandienstleister bieten wir aber weit mehr als nur das Scannen Ihrer Dokumente.

Wir übernehmen die nach GOBD rechtskonforme Digitalisierung Ihrer Geschäftsunterlagen. Das bedeutet wir kümmern uns um die Revisionssicherheit, Auswertbarkeit und vor allem Verfügbarkeit Ihrer Dokumente. Immer auf Basis der Datenschutz konformen Grundlagen.

Ziele einer Digitalisierung sollten immer sein:

  • 1. Rechtskonforme Archivierung
  • 2. Platz sparen bei der Aufbewahrung von Akten
  • 3. Zeitersparnis bei der Suche nach Dokumenten
  • 4. Optimierung der Prozesse im Dokumentenmanagement

Unsere Schwerpunkte sind zum Einen das Scannen und Digitalisieren von Akten, also die Digitale Übernahme großer und kleiner Akten-Archive und zum Anderen der Scanservice für die aktuelle Dokumenten Ablage – dem Digitalen Posteingang.

Wir arbeiten Deutschlandweit für Kunden aus allen Branchen und Unternehmensgrößen. Unser Sitz ist in Norddeutschland bei Bremen, aber wir holen deutschlandweit Akten & Belege ab. 20 Junge und motivierte Fachkräfte sind täglich im Scanservice für Sie im Einsatz

Wir bieten die optimale Lösung für Ihre Ablageanforderung.

Als Scandienstleister stellen wir allen Interessenten als erstes immer die gleiche Frage:

Warum möchten Sie digital archivieren?

Anhand dieser ersten Frage und unseres breiten Spektrums als Scandienstleister, erarbeiten wir gemeinsam mit Ihnen die optimale Lösung. Ob es um Platzersparnis, schnelle Beleg Recherche oder Optimierung von Workflows innerhalb des Unternehmens geht, die Digitalisierung Ihrer Dokumente - ob Bestandsakten oder Tagesaktueller Posteingang - wird Ihnen in jedem Fall viel Zeit & Kosten sparen.

Worauf Sie bei der Auswahl Ihres Scandienstleisters achten sollten:

  • - Alle Leistungen von Abholung, Aufbereitung, Scannen, Datenerfassung, Archiverung und Aktenvernichtung werden angeboten.
  • - Einhaltung Gesetzlicher Vorgaben zur Digitalen Archivierung nach GOBD.
  • - Für die Archivierung aktueller Buchhaltung sollte eine Verfahrensdokumentation angeboten / erstellt werden.
  • - ISO Zertifizierung garantiert eine Dokumentierte Qualitätssicherung aller Prozesse
  • - Erfahrung mit vergleichbaren Projekten
  • - Kooperation und Erfahrung in der Zusammenarbeit mit DMS Anbietern
  • - Einhaltung der Datenschutz-rechtlichen Vorgaben gemäß BDSG und insbesondere DSGVO

Wir erfüllen als vertrauenswürdiger Scandienstleister all diese Kriterien und können diese auch gerne durch entsprechende Dokumente nachweisen. Unter Anderem sind wir DIN ISO9001:2015 zertifiziert und verfügen über einen externen Datenschutz-beauftragten.

 

Aktenarchivierung vom Scandienstleister

Wenn Ihre Aktenordner zuviel Platz beanspruchen, den Sie besser anderweitig nutzen wollen, holen wir Ihre Akten und Belege Deutschlandweit ab und scannen diese innerhalb kürzester Zeit -bis zu 150 Akten pro Tag- digital ein.

Oder zieht Ihr Unternehmen um und am neuen Standort ist kein Platz für die Akten? Es gibt viele Gründe einen Scandienstleister zu beauftragen:

  • Unser Fullservice als Scandienstleister

    • - Konzeption und Beratung bei der Digitalisierung und des Elektronischen Archivs
    • - Pflichtenheft für die Transformation des Archivs
    • - Akten- und Dokumenten Logistik
    • - Aktenlagerung & Zwischenlagerung im Sicherheits Archiv
    • - Belegaufbereitung & Vorbereitung für Scannen
    • - Scannen & Digitalisierung
    • - Datenerfassung & Indizierung von Suchbegriffen
    • - Ausgabe und Speicherung für DMS oder PDF
    • - Cloud Archivierung
    • - Aktenvernichtung
  • Ihre Vorteile durch Scanservice

    • - 99% Platzersparnis
    • - Belege finden in Sekunden
    • - GOBD & DSGVO erfüllen
    • - Gemeinsame Ablage für Niederlassungen
    • - Firmenumzug
    • - Optimierung von Workflows
    • - Reduzierung von Durchlaufzeiten der Eingangsbelege

In jedem Fall sorgen wir für ein digitales Archiv, in dem sich jeder Benutzer schnell und einfach zurecht findet. Sowie für digitale Dokumente die Ihr DMS (Dokumentenmanagement) problemlos und ohne weiteren Aufwand Ihrerseits importieren kann.

 

Tagesaktueller Scanservice vom Scandienstleister

Neben der Aktenarchivierung, also der Digitalisierung von Bestandsakten, bieten wir den Scanservice für aktuelle Dokumente an. Deutschlandweit senden uns Kunden Ihre Belege zu oder nutzen unseren Abholservice. Wir scannen und digitalisieren alle eingegangenen Dokumente noch am selben Tag und stellen diese online zur weiteren Nutzung zur Verfügung.

Unser Scanservice für die aktuelle Digitalisierung:

  • - Scan und Import in DATEV
  • - Bereitstellung der Daten in unserem Cloud Archiv
  • - Bereitstellung der Digitalen Daten auf FTP Server
  • - Übergabe der Digitalen Dokumente direkt in ein DMS Ihrer Wahl

Wenn Sie Ihre Dokumente nicht selber scannen möchten oder können, beauftragen Sie uns als Scandienstleister. Wir garantieren Ihnen eine termingerechte und qualitativ hochwertige, vollständige Digitalisierung Ihrer Dokumente und Belege, unabhängig von Menge, Zustand der Dokumente oder Zielsystem der Archivierung.

Welche Akten und Belege wir als Scandienstleister verarbeiten

Wir scannen und digitalisieren nahezu alles was in Papierform vorliegt. Von Steuerlich relevanten Unterlagen wie Buchhaltung, Rechnungen, Personal Unterlagen, über technische Dokumentation, Verträge und Zollunterlagen. Alle Dokumente, die für Ihr Unternehmen wichtig sind, können durch uns gesacannt werden, um sie digital zu schützen oder zu archivieren.

Auch Großformate, wie Baupläne und Zeichnungen in den Formaten DIN-A2 bis DIN-A0 und Überlänge, digitalisieren wir in dem von Ihnen benötigten und gewünschten Format.

 

 

Scandienstleister

Ab welcher Menge sich die Beauftragung eines Scandienstleisters lohnt

Als langjähriger, erfahrener Scandienstleister sind wir in der Lage mittlerweile bis zu 150 Aktenordner pro Tag zu digitalisieren. Wir sind aber auch täglich für zahlreiche kleine Auftraggeber im Einsatz, die uns teilweise nur 1 Aktenordner pro Monat zum Scannen übergeben.

Denn eine Digitalisierung von Akten und Belegen lohnt sich bereits ab der kleinsten Belegmenge. Allerdings spielt der Zeitfaktor oftmals eine entscheidende Rolle. Denn die zu scannenden Belege müssen zu uns gelangen. Ab einer Tagesmenge von 100 Belegen in einem überschaubaren Umkreis macht der Transport zum Scandeinstleister wie uns Sinn, insbesondere wenn sich die Abholung mit vielen weiteren Kundenfahrten kombinieren lässt. Wir fahren täglich bis zu 20 Kunden an, um Akten und Dokumente zur Digitalisierung und Archivierung abzuholen.

Ist eine direkte Abholung nicht wirtschaftlich unterstützen wir sie als Scandienstleister gerne bei der Umsetzung des Scannens für die digitale Ablage Ihres Posteingangs, beispielsweise bei der Nutzung unserer Archiv Cloud.

Wie eine Archivierung beim Scandienstleister abläuft

Gleich zu Beginn benötigen wir einige Eckpunkte von Ihnen die uns helfen, Ihnen die optimale Lösung und auch Preis anzubieten:

  • - Warum soll digital archiviert werden?
  • - Um welche Belegarten / Dokumententypen geht es?
  • - Für welche Menge an Akten benötigen Sie Scanservice ?
  • - Welche Menge wäre täglich zu scannen?
  • - Welche Kriterien / Indizes benötigen Sie für die spätere Suche nach Belegen?
  • - Was soll am Ende der Digitalisierung mit den Akten und Dokumenten geschehen?

Unser Tip: Nutzen Sie unsere Probearchivierung

Im Idealfall überlassen Sie uns einen Ordner pro Belegart oder einen Belegquerschnitt zur kostenlosen und unverbindlichen Probearchivierung. Dies gibt Ihnen die einmalige Chance die Arbeit mit einem Elektronischen Archiv zu testen und wir können konkret, anhand des tatsächlichen Aufwandes, einen Preis pro Ordner bzw. Dokument kalkulieren.

Akten Logistik und Aktenlagerung

Wir kommen in Ihr Unternehmen, holen aktuelle Dokumente ab oder verpacken größere Mengen an alten Akten. Tagesaktuelle Belege gehen bei uns sofort in die Digitalisierung. Größere Mengen an Aktenordnern werden zunächst in unserem Sicherheitsaktenlager zwischengelagert. Datenbankgestützt, damit wir Ihnen jederzeit dringend benötigte Informationen zur Verfügung stellen können.

Aufbereitung und Digitalisierung

Die eigentliche Digitalisierung beginnt immer mit der Belegaufbereitung. Wir entfernen Klammerungen, sortieren ggf. nach Kriterien vor und bringen Barcodes für die spätere digitale Heftung an.

Direkt im Anschluss an die Belegaufbereitung erfolgt das Scannen, das eigentliche Digitalisieren der Unterlagen. Wir scannen mit Hochleistungsscannern bis zu 200 Blatt pro Minute, Vorder- und Rückseite gleichzeitig (Leerseiten werden gelöscht). Wir erzeugen Scans im Farbe, Schwarz/Weiß oder Graustufen. Möglich sind Auflösungen von 150DPI bis 600DPI. Wir liefern je nach Bedarf PDF, PDF-A, TIF, JPG, sowie weitere Datenformate.

Wir beraten sie gerne, welche Einstellungen (Scanmodus und Auflösung) für Ihre Akten die richtigen sind.

Datenerfassung und Speicherung

Im letzten Arbeitsschritt erfassen wir die für Sie relevanten und eindeutigen Suchkriterien pro Vorgang. Daten wie beispielsweise Belegnummern, Datum oder Empfänger können später als PDF Dateinamen gespeichert werden oder als XML Datensätze zum Import in Ihr DMS oder Cloud (Dokumentenmanagement) geliefert werden.

Aktenvernichtung, Lagerung oder Rückgabe

Da wir bei der Verarbeitung Ihrer Akten und Dokumente zwingend auf die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben nach GOBD geachtet haben, dürfen die Originale abschließend und nach Ihrer Freigabe vernichtet werden. Alternativ können wir die Original Unterlagen aber auch weiterhin in unserem Aktenlager für Sie einlagern oder Ihnen auf Wunsch auch zurückliefern.

Ihr direkter Kontakt zum Scandienstleister

Wir beraten Sie gerne zu unseren Scanservices.

Kontaktieren Sie uns.

Kostenlose Info Hotline0800 396 76 00
02.png

Sie haben Fragen oder wünschen Beratung?

Wir freuen uns über Ihren Anruf: 0800 396 76 00 Kostenlose Rufnummer

Sie möchten ein Angebot oder mehr Infos anfordern?

Dann schreiben Sie uns doch an: info@smart-store.de

Sie möchten mit uns Kontakt aufnehmen?

Dann nutzen Sie unser Formular: Zum Kontaktformular