Scanpartner für WoWiport - Mieterakten direkt ins System bringen

WoWiport läuft aber Ihre Mieterakten bremsen Sie aus?

Solange Mieterakten noch in Papierform im Archiv liegen - oft sogar verteilt auf mehrere Standorte - wird jede Recherche zum Zeitfaktor.

Die Kommunikation mit Mietern wird umständlicher, Prozesse verlangsamen sich und auch rechtliche Anforderungen lassen nicht immer zuverlässig einhalten. Ganz zu schweigen vom enormen Platzbedarf, den analoge Aktenordner verursachen.

Offizieller Scanpartner für Wowiport

Wir beenden den Medienbruch in ihrem Dokumentenmanagement und scannen ihren kompletten Bestand an Papierakten und importieren Sie direkt in WoWiport.

• Full-Service - von Abholung bis Integration in WoWiport
• Digitalisierung kompletter Mieterakten (alle Dokumententypen)
• Strukturierte Dokumente inkl. Metadaten und OCR
• Ein PDF pro Dokument und Dokumentenklassifizierung
• DSGVO-konforme Digitalisierung inkl. Datenbereinigung

Als Anwender von WoWiport wissen Sie bereits, welchen Mehrwert digitale Mieterakten bieten.

Die vollständige Digitalisierung ganzer Archivbestände ist jedoch ein Schritt, den viele zunächst aufschieben. Die Gründe lauten oft: Die Kosten sind zu hoch, es muss ja nicht alles digital vorliegen, oder dass sich die Aktendigitalisierung auch intern vorgenommen werden kann.

In der Praxis zeigt sich hingegen oft, dass Aufwand, Dauer und Komplexität deutlich unterschätzt werden. Die interne Digitalisierung von Papierarchiven wird nicht selten zu unendlichen Geschichte, welche Ressourcen bindet und nicht die gewünschten Vorteile bringt. Von rechtlichen oder technischen Anforderungen mal ganz abgesehen. Es mangelt in der Regel an geeigneter Scan-Infrastruktur, insbesondere für großformatige Dokumente.

Darum Smart-Store statt selber scannen

Die Digitalisierung umfassender Mieteraktenbestände ist kein Nebenprojekt. Es ist ein komplexes Vorhaben, das strukturiert und professionell umgesetzt werden muss.

Mit unserer langjährigen Erfahrung in der Aktendigitalisierung (insbesondere im Bereich der Mieterakten) sorgen wir dafür, dass Ihre Bestände vollständig, einheitlich und direkt in WoWiport nutzbar überführt werden.

• Planbare Projektdauer statt Endlosvorhaben
• Kein eigener Personalaufwand
• Direkter Import in WoWiport ohne Zwischenlösung
• Klassifizierung aller Dokumente (nach Dokumententyp)
• Metadatenerfassung für schnelle Recherche
• Hervorragende Scanqualität
• Digitalisierung aller DIN-Formate (auch Großformate)
• Revisionssicher und DSGVO-konform

Mit rund 60 Mitarbeitern an unserem Standort Osterholz-Scharmbeck (bei Bremen) digitalisieren wir Akten und Dokumente für Unternehmen und Behörden aller Größen aus dem gesamten Bundesgebiet.

Wir übernehmen alle Teilschritte der Aktendigitalisierung inkl. der Aufbereitung der Papierdokumente. Dabei scannen wir täglich bis zu 30.000 Seiten und sind dank unserer leistungsfähigen Großformatscanner-Infrastruktur in der Lage, zusätzlich bis zu 4.000 großformatige Pläne zu verarbeiten.

Wir sind davon überzeugt, dass für den Projekterfolg nicht nur die Digitalisierung selbst entscheidend ist, sondern vor allem eine strukturierte Projektabwicklung von Anfang bis Ende sowie die direkte Integration in bestehende Systeme. Dieser Ansatz hat sich in der Zusammenarbeit mit unseren Kunden bewährt.

Wohnungsgenossenschaft Essen-Nord eG

"Die Zusammenarbeit mit der Smart-Store GmbH hat sich für uns von Anfang an sehr konstruktiv gestaltet. Dabei hat uns insbesondere die konzeptionelle Herangehensweise und das wohnungswirtschaftliche Know-how überzeugt.

Digitalisieren kann jeder; die mit der Projektabwicklung verbundenen vor- und nachgelagerten Aufgaben bis hin zu der direkten Integration in das Dokumentenmanagementsystem unter Wahrung der datenschutzrechtlichen Anforderungen und der zeitlichen Vorgaben sind wahrlich nicht selbstverständlich und fügen sich nahtlos in das positive Gesamtbild ein, das wir von der Smart-Store GmbH gewonnen haben."

Juan-Carlos Pulido
Vorsitzender des Vorstandes
Wohnungsgenossenschaft Essen-Nord eG

Eine detaillierte Darstellung unseres gesamten Digitalisierungsprozesses

finden Sie auf unserem YouTube-Channel!

WoWiport steuert ihre Prozesse rund um das Mieter- und Immobilienmanagement. Doch erst mit der vollständigen Digitalisierung Ihres Mieteraktenarchivs entfaltet das System seinen vollen Nutzen. So schaffen Sie eine strukturierte, durchgängige Datenbasis - ohne selber scannen oder Dokumente importieren zu müssen!

Beenden Sie hybrides Dokumentenmanagement (analog + digital) und setzen Sie konsequent auf ein vollständig digitales Mietermanagement.

Als offizieller Partner von Dr. Klein WoWiport sind wir ihr spezialisierter Scanservice für die vollständige Digitalisierung und direkte Integration Ihrer Mieterakten und sonstigen Papierdokumente in WoWiport.