Scanservice Dortmund

Wir Scannen und Digitalisieren mit unserem Scan-service Dortmund im Grunde alles was in einem Unternehmen an Papier anfällt, und der Aufbewahrungspflicht unterliegt bzw. für ein Unternehmen von elementarem Wert ist. Denn die Elektronische Archivierung schützt Unterlagen auch vor Verlust, Beschädigung oder unbefugtem Zugriff.

Wir Scannen für Sie:

Die Digitalisierung setzt sich in Deutschland durch, kaum ein Bereich in dem nicht Digitale Prozesse den Menschen in der täglichen Arbeit unterstützen, dennoch werden nach wie vor viele Informationen auf Papier gespeichert und aufbewahrt. Vermeiden Sie mit unserem Scan-service Dortmund diesen Medienbruch, und verwalten alle Daten, Informationen und Dokumente in einem zentralen Digitalen Dokumentenpool.

Die Vorteile Digitaler Archivierung sind zahlreich:

Benötige ich ein DMS (Dokumenten Management System) um meine Belege und Dokumente digital zu archivieren oder gibt es eine Alternative?

Eine Frage die uns oft gestellt wird. JA, es gibt eine Alternative!

Ein DMS bietet natürlich zahlreiche Vorteile. Macht aber in der Anschaffung auch nur Sinn, wenn „aktiv“ mit den digitalen Unterlagen  gearbeitet wird, also aktuelle Belege archiviert werden, WorkFlow Prozesse genutzt werden sollen, und alle Mitarbeiter weitgehend papierarm arbeiten sollen.

Wenn allerdings in erster Linie die Platzersparnis im Vordergrund steht, die Dokumente also aufgrund der Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren oder darüber hinaus, aufbewahrt werden sollen, kann die Archivierung als PDF Dateien mit entsprechender Verzeichnisstruktur eine wirtschaftliche Alternative zum Einsatz einer Software sein.

Unser Scanservice Dortmund scannt und archiviert Ihre Akten, Ordner und Dokumente als PDF Dateien in einer übersichtlichen, hierarchisch aufgebauten Verzeichnisstruktur. Sie benötigen außer dem ADOBE PDF Reader keiner spezielle Software, um mit Ihren Digitalen Daten arbeiten zu können.

Die PDF Verzeichnisstruktur spart in erster Linie Platz, stellt sicher dass Sie benötigte Dokumente in Sekunden finden können, und bildet somit die Grundlage für ein Elektronisches Archiv.

Wenn Sie aber bereits ein Dokumenten Management System im Einsatz haben, und auch Ihre Bestandsakten digital in diesem System archivieren möchten, liefern wir Ihnen die Import Daten (Digitale Dokumente & Indizes) die Ihr System zum automatischen Import benötigt.

Unser Scanservice Dortmund liefert digitale Archiv Daten für nahezu jedes am Markt erhältliche DMS. Ob es sich um ELO, DocuWare, D.Velop oder ein anderes Archivsystem (DMS) handelt, wir sorgen mit unserer Scandienstleistung dafür, das Sie auch Ihre Bestandsakten Digital in Ihrem DMS verwalten können.

Darüber hinaus, bieten wir unseren Scanservice auch im Tagesaktuellen, wöchentlichen oder monatlichen Service an, und scannen & digitalisieren Ihre Unterlagen Tagesaktuell. Nutzen Sie gerne unseren Kurierservice im Raum Dortmund.

Realisieren Sie mit uns Ihren Digitalen Posteingang und realisieren das Papierarme Büro. Unser Online Archiv in Zusammenarbeit mit Amagno bietet die optimale Grundlage.

Wenn Sie weder über ein eigenes DMS System verfügen, und auch die Digitalisierung als PDF Verzeichnisbaum keine effektive Möglichkeit für Sie darstellt, bieten wir Ihnen unser Online Archiv Amagno in der Cloud an. Zu geringen monatlichen Gebühren nutzen Sie ein vollwertiges DMS mit eigener Oberfläche.

Stellen Sie Ihrem Außendienst alle Unterlagen für einen Kunden zur Verfügung, vernetzen Sie Ihre unterschiedlichen Standorte, und vor allem bieten Sie allen Mitarbeitern die Möglichkeit immer mit den aktuellsten Dokumenten zu arbeiten, ohne lange danach  zu suchen.

Was eine Digitalisierung Ihrer Aktenordner und Dokumente kostet, ermitteln wir am besten anhand einer kostenlosen Probearchivierung. Dafür benötigen wir lediglich 1-2 Ordner pro Dokumententyp, die wir einmal komplett digital archivieren. Die Original Unterlagen erhalten sie selbstverständlich zurück, zusammen mit einem ausführlichem Angebot und den Digitalen Daten zum Download oder auf DVD.

Durchschnittlich berechnen wir

23-32€ pro Aktenordner

für die Digitalisierung

Dieser Preis enthält alle Tätigkeiten die notwendig sind um Ihre Bestandsakten elektronisch zu archivieren.

 Für die Tagesaktuelle Archivierung und Scandienstleistung berechnen wir 0,06€ pro Blatt.

Dürfen die Originale nach dem Scannen vernichtet werden? JA, Sie dürfen!

Denn der Gesetzgeber hat mit einem Schreiben vom 8.März 2003 und der damit verbundenen Änderung des §147 Abs.1 Nr.4a jedem Steuerpflichtigem die Erlaubnis erteilt, seine Aufbewahrungspflichtigen Unterlagen auch digital auf Datenträgern auf zu bewahren.

Dafür sind natürlich einige rechtliche Vorgaben einzuhalten, bei denen wir Sie mit unserem Scanservice Dortmund selbstverständlich unterstützen.

Diese Wären u.a.:

•                Revisionssicherheit
•                Nachvollziehbarkeit
•                Dokumentation
•                Zugriffsberechtigung

Und einige weitere, über die wir Sie gerne in einem persönlichen Gespräch informieren.

Mit unserem Scan-service Dortmund unterstützen wir Sie flexibel in Ihren Digitalisierungs- Anforderungen. Wählen Sie aus unseren Services die Leistungen die Sie benötigen:

Wir Scannen und Digitalisieren für Kunden aus Düsseldorf und Umgebung, aus allen Branchen und in allen Größen. Zu unseren Kunden in Düsseldorf zählen die ERGO Versicherungsgruppe, Interseroh und das Celsius Management.

Wenn auch Sie ein Archivierungsprojekt ab 5 Ordner oder mehr haben, sprechen Sie uns gerne an.