Scanservice Düsseldorf

Hard- und Software übernimmt in Unternehmen heute nahezu jede Aufgabe, trotzdem werden Akten und Belege oft noch in Papier und Aktenordnern aufbewahrt. Ein Medienbruch der nicht sein muss, denn die Digitale Archivierung Ihrer Unterlagen bietet zahlreiche Vorteile:

Archivierung als PDF Dateien

Die Archivierung von Akten und Belegen als PDF Dateien kann in bestimmten Fällen ausreichend sein, in erster Linie wenn es um die Platzersparnis und die Erfüllung der Aufbewahrungspflicht geht.

Anhand von Ordnerrücken, Belegarten, Jahrgängen und Betreffzeilen erzeugen wir für Ihr Elektronisches Archiv eine übersichtliche, und leicht zu bedienende Verzeichnisstruktur, für die Sie keine weitere Software außer dem ADOBE PDF Reader benötigen.

Anhand einer klaren Hierarchie und Baumstruktur wählen Sie die gewünschten Ordner und finden Ihre Belege. Zusätzlich hinterlegen wir eine Texterkennung (OCR) mit deren Hilfe Sie nach Stichworten, Daten und Texten suchen können.

Archivierung im DMS

Ein Dokumenten Management System (DMS) bietet zahlreiche weitere Möglichkeiten digital mit Belegen zu arbeiten. Neben komfortablen Suchmasken, den Import von Daten und Dokumenten aus nahezu jeder digitalen Quelle, und dem vernetzten Arbeiten, bietet Ihnen ein DMS vor allem auch die Möglichkeit über WorkFlows Ihre Prozesse zu Digitalisieren und Belege digital durchs Unternehmen zu leiten.

Als Scandienstleister für Düsseldorf, Scannen wir Ihre Belege und Akten für jedes am Markt erhältliche DMS. Wir liefern Importdaten aus Scans und Indizes die Ihre Dokumenten Management sofort automatisiert importieren kann.

Wir liefern u.a. Digitale Scans und Indizes für DocuWare, SAP, D.velop, Easy-Archiv, ELO uvm.

Mit unserem Scanservice Düsseldorf digitalisieren wir alles was in einem Unternehmen an Papier anfällt und vor allem aufbewahrt werden muss. Wir Scannen für Sie sowohl einzelne Ordner, als auch komplette Archive bestehend aus mehreren hundert oder Tausend Aktenordnern.

Wir Scannen unter Anderem:

Dürfen die Akten nach dem Scannen entsorgt werden und müssen die Originale weiter aufbewahrt werden?

Eine Frage die uns immer wieder erreicht und ein klare Antwort die wir geben können: Die Originale dürfen in den meisten Fällen nach dem Scannen und digitalem archivieren vernichtet werden.

ABER: Nur dann wenn einige rechtliche Vorgaben eingehalten wurden.

Wenn Sie uns als Scandienstleister mit der Archivierung und Digitalisieren Ihrer Ablage beauftragen sorgen für die Einhaltung aller gesetzlichen Vorschriften zur Digitalen Archivierung.  

•                Revisionssicherheit
•                Nachvollziehbarkeit
•                Dokumentation
•                Verfügbarkeit
•                Berechtigungskonzept

Der Gesetzgeber hat mit einem Schreiben vom 08,März 2003 und der Änderung des §147 Abs.1 Nr.4a jedem Steuerpflichtigem die Erlaubnis erteilt, seine Aufbewahrungspflichtigen Dokumente auch digital auf Bilddatenträgern zu speichern.

Neben der Frage nach dem Verbleib der Originale, ist natürlich die Frage nach dem Preis der nächste oft gefragte Punkt.

Durchschnittlich berechnen wir für die Digitalisierung eines Standard Aktenordners

Zwischen 23-32€ / Ordner

Einen exakten Preis um mit unserem Düsseldorfer Scanservice Ihre Akten zu digitalisieren, ermitteln wir idealerweise anhand einer kostenlosen Probearchivierung. Hierfür benötigen wir 1-2 Ordner pro Dokumententyp, die wir einmal komplett digitalisieren. Die Originalordner erhalten Sie wieder zurück, zusammen mit einem ausführlichem Angebot und den Digitalen Daten zum Download.

Für die Tagesaktuelle Digitalisierung, beispielsweise Ihres Posteingangs rechnen wir auf Basis der tatsächlich gescannten Seiten ab und berechnen

Zwischen 0,06€ - 0,08€ / Blatt (inkl. Belegaufbereitung etc.)

Der Service der Testscans und Probearchivierung ist bei uns in jedem Fall für jeden Interessenten im B2B Bereich kostenlos.

Im Auftragsfall übernehmen wir mit unserem Scanservice Düsseldorf alle Leistungen die notwendig sind um Ihre Unterlagen zu digitalisieren. Von der Abholung, der Belegaufbereitung, dem Scannen über die Datenerfassung bis hin zur Aktenvernichtung:

Wir Scannen für zahlreiche Kunden aus Düsseldorf und auch aus ganz Deutschland. Zu unseren Kunden zählen in Düsseldorf ERGO Versicherungsgruppe, Interseroh, Celsius Management und METRO-ECE.

Wir freuen uns auch Sie bei Ihrem Archivierungsprojekt mit unserer mehr als 20 jährigen Erfahrung unterstützen zu dürfen. Sprechen Sie uns gerne an, senden uns eine E-Mail oder nutzen unsere Service Hotline für Ihre Anfrage an unseren Scanservice Düsseldorf.