Scanservice Essen

Unser Scanservice Essen scannt für Sie nahezu alles was in einem Unternehmen auf Papier anfällt. Angefangen bei Buchhaltungs-Unterlagen die der 10 jährigen Aufbewahrungspflicht unterliegen, über Technische Unterlagen und Dokumentationen bis hin zu Großformatigen Plänen und Zeichnungen.

Mögliche Belegarten zur Digitalisierung durch unseren Scanservice:

In Unternehmen werden immer mehr alltägliche Aufgaben durch den Einsatz moderner IT unterstützt, nur die Ablage findet oft noch in Aktenordnern statt. Dieser Medienbruch muss nicht sein. Durch die Elektronische Ablage Ihrer Dokumente und Unterlagen können Sie einen zentralen Dokumentenpool erzeugen, auf den alle Mitarbeiter immer Zugriff auf die aktuellsten Belege haben, und dies auch Mobil beispielsweise für den Außendienst.

Die Vorteile Digitaler Archivierung:

Nicht immer muss für die Einführung eines Elektronischen Archivs in teure Software investiert werden. Wenn es in erster Linie um Platzersparnis geht, weil ein Unternehmen umzieht oder Räume besser nutzen möchte als zur Aktenlagerung, ist eine Digitalisierung der Unterlagen als PDF Dateien in einer hierarchischen Baumstruktur völlig ausreichend.

Anhand von Ordnerrücken, Felder wie Jahrgang, Belegart und Betreff, erzeugen wir eine übersichtliche Verzeichnisstruktur, an deren Ende die jeweiligen PDF Dateien gespeichert sind.

Dies kann im Windows-Explorer (Dateimanager) wie folgt aussehen:

Soll mit den Digitalen Dokumenten aktiv gearbeitet werden, Suchen nach Informationen finden häufiger statt, oder das Papierlose Büro ist das Ziel, sollte eine spezielle Archivsoftware wie ein DMS (Dokumenten Management System) eingesetzt werden.

Mit unserem Scanservice Essen liefern wir Digitale Dokumente und Indizes für nahezu jedes am Markt erhältliche DMS wie DocuWare, ELO, Easy-Archiv, D.Velop uvm. Sie erhalten die Daten in dem Format, das Ihr Dokumenten Management benötigt um die Dokumente und Suchbegriffe weitgehend automatisiert importieren zu können.

Darüber hinaus bieten wir mit Amagno ein eigenes ONLIEN Archiv in der Cloud an. Zu geringen monatlichen Gebühren mieten Sie sich in einem Deutschen Rechenzentrum Speicherplatz und den Zugang zum Amagno System, mit dem Sie wie mit einem vollwertigen DMS Online mit Ihren Dokumenten arbeiten können.

In diesem Online Archiv können Sie selbst gescannte Dokumente ablegen, aus allen IT Anwendungen (Office FIBU usw.) Daten direkt speichern und auch wieder abrufen.

Oder Sie übergeben unserem Scanservice Essen Ihre Belege und wir Scannen & Digitalisieren diese Tagesaktuell für Sie ein und speichern diese umgehend für Sie in unserem Online DMS.

Das Amagno System eignet sich selbstverständlich auch zur Archivierung von Bestandsakten, also größeren Mengen an Akten die unser Scanservice für Sie digitalisiert hat.

Am 8 März 2013 hat der Gesetzgeber mit einem Schreiben des Bundesfinanzministeriums jedem Steuerpflichtigen in Deutschland die Erlaubnis erteilt seine Aufbewahrungspflichtigen Dokumente auch auf Bilddatenträgern wie DVD zu speichern und aufzubewahren. Die damit verbundene Änderung des §147 Abs.1 Nr.4a erlaubt auch die entsprechende Vernichtung der Originalunterlagen.

Gemäß GOBD sind natürlich einige wichtige Grundsätze zu beachten, hierzu beraten wir Sie gerne und geben Ihnen alle notwendigen Informationen. Im Auftragsfall achten wir als Scandienstleister streng auf die Einhaltung aller rechtlichen Vorgaben, wie beispielsweise:

Die Kosten und Investitionen für ein elektronisches Archiv und unseren Scanservice Essen, kalkulieren wir idealerweise gerne anhand einer kostenlosen Probearchivierung, die wir jedem B2B Interessenten gerne anbieten. Dazu benötigen wir pro Belegart einen repräsentativen Ordner, den wir einmal komplett für Sie Digitalisieren.

Die Originalunterlagen erhalten Sie abgeheftet wieder zur Verwendung zurück, zusammen mit den Digitalen Daten als Download oder auf DVD. In dem ebenfalls beiliegenden Angebot führen wir sehr detailliert den Aufwand und Ablauf auf, und geben auch gerne weitere Vorschläge zur Umsetzung.

Der dabei kalkulierte Preis beinhaltet alle Leistungen und Services zur Digitalisierung Ihrer Dokumente oder Aktenordner.

Durchschnittlich liegt der errechnete Preis für die Digitalisierung von Akten zwischen       15,-€ bis 20,-€

Pro gescanntem Belege berechnen wir alternativ zum Aktenordnerpreis                        0,02€

Großformatige Pläne in den Formaten DIN-A2 bis DIN-A0 scannen wir zwischen              1,-€ bis 2,-€ pro Plan.

Unser Scanservice Essen digitalisiert Bestandsakten, aktuelle Belege und alles was in einem Unternehmen auf Papier aufbewahrt werden muss für Kunden aus Essen in allen Branchen und Größenordnungen. Sprechen Sie uns noch heute an, und wir finden eine optimale Lösung für Ihre Digitale Archivierung.