
Scanservice für Aktenordner & Unterlagen
Archivierung als PDF-A mit OCR
DMS Import
Scanservice für alle Formate bis DIN-A0
Auch Großformate wie Pläne & Zeichnungen
Farb Scans oder Schwarz-Weiß
Komplette Aktenordner
ab 15,-€ pro Ordner
400 Ordner auf DVD
Abholservice in Essen & Umgebung
Auf Wunsch mit Aktenvernichtung
oder Langzeitlagerung
Wir Scannen für Sie
Unser Scanservice Essen scannt für Sie nahezu alles was in einem Unternehmen auf Papier anfällt. Angefangen bei Buchhaltungs-Unterlagen die der 10 jährigen Aufbewahrungspflicht unterliegen, über Technische Unterlagen und Dokumentationen bis hin zu Großformatigen Plänen und Zeichnungen.
Mögliche Belegarten zur Digitalisierung durch unseren Scanservice:
- Buchhaltung / Rechnungen
- Frachtpapiere & Zoll Unterlagen
- Technische Dokumentationen
- Projektunterlagen
- Personalakten
- Verträge
- Zeichnungsarchive
Die Vorteile
In Unternehmen werden immer mehr alltägliche Aufgaben durch den Einsatz moderner IT unterstützt, nur die Ablage findet oft noch in Aktenordnern statt. Dieser Medienbruch muss nicht sein. Durch die Elektronische Ablage Ihrer Dokumente und Unterlagen können Sie einen zentralen Dokumentenpool erzeugen, auf den alle Mitarbeiter immer Zugriff auf die aktuellsten Belege haben, und dies auch Mobil beispielsweise für den Außendienst.
Die Vorteile Digitaler Archivierung:
- 99% Platzersparnis
- 70% Kostensenkung bei der Ablage
- Sekundenschnelles Finden von Dokumenten & Informationen
- Vernetztes Arbeiten mit Dokumenten
- Erfüllung gesetzlicher Vorgaben wie GOBD und DSGVO
- Dokumente überall verfügbar, Standortübergreifen und auch Mobil
PDF Archivierung
Nicht immer muss für die Einführung eines Elektronischen Archivs in teure Software investiert werden. Wenn es in erster Linie um Platzersparnis geht, weil ein Unternehmen umzieht oder Räume besser nutzen möchte als zur Aktenlagerung, ist eine Digitalisierung der Unterlagen als PDF Dateien in einer hierarchischen Baumstruktur völlig ausreichend.
Anhand von Ordnerrücken, Felder wie Jahrgang, Belegart und Betreff, erzeugen wir eine übersichtliche Verzeichnisstruktur, an deren Ende die jeweiligen PDF Dateien gespeichert sind.
Dies kann im Windows-Explorer (Dateimanager) wie folgt aussehen:

Zusätzlich speichern wir zu jeder PDF Datei eine Texterkennung (OCR) die Ihnen hilft auch nach Stichworten, Daten oder Textpassagen zu recherchieren und alle Treffer in den Dokumenten anzuzeigen.
DMS Archivierung
Soll mit den Digitalen Dokumenten aktiv gearbeitet werden, Suchen nach Informationen finden häufiger statt, oder das Papierlose Büro ist das Ziel, sollte eine spezielle Archivsoftware wie ein DMS (Dokumenten Management System) eingesetzt werden.
Mit unserem Scanservice Essen liefern wir Digitale Dokumente und Indizes für nahezu jedes am Markt erhältliche DMS wie DocuWare, ELO, Easy-Archiv, D.Velop uvm. Sie erhalten die Daten in dem Format, das Ihr Dokumenten Management benötigt um die Dokumente und Suchbegriffe weitgehend automatisiert importieren zu können.
Online Archiv
Darüber hinaus bieten wir mit Amagno ein eigenes ONLIEN Archiv in der Cloud an. Zu geringen monatlichen Gebühren mieten Sie sich in einem Deutschen Rechenzentrum Speicherplatz und den Zugang zum Amagno System, mit dem Sie wie mit einem vollwertigen DMS Online mit Ihren Dokumenten arbeiten können.
In diesem Online Archiv können Sie selbst gescannte Dokumente ablegen, aus allen IT Anwendungen (Office FIBU usw.) Daten direkt speichern und auch wieder abrufen.
Oder Sie übergeben unserem Scanservice Essen Ihre Belege und wir Scannen & Digitalisieren diese Tagesaktuell für Sie ein und speichern diese umgehend für Sie in unserem Online DMS.
Das Amagno System eignet sich selbstverständlich auch zur Archivierung von Bestandsakten, also größeren Mengen an Akten die unser Scanservice für Sie digitalisiert hat.
Rechtliche Aspekte
Am 8 März 2013 hat der Gesetzgeber mit einem Schreiben des Bundesfinanzministeriums jedem Steuerpflichtigen in Deutschland die Erlaubnis erteilt seine Aufbewahrungspflichtigen Dokumente auch auf Bilddatenträgern wie DVD zu speichern und aufzubewahren. Die damit verbundene Änderung des §147 Abs.1 Nr.4a erlaubt auch die entsprechende Vernichtung der Originalunterlagen.
Gemäß GOBD sind natürlich einige wichtige Grundsätze zu beachten, hierzu beraten wir Sie gerne und geben Ihnen alle notwendigen Informationen. Im Auftragsfall achten wir als Scandienstleister streng auf die Einhaltung aller rechtlichen Vorgaben, wie beispielswiese:
- Revisionssicherheit
- Nachvollziehbarkeit
- Vollständigkeit
- Ordnung
- Verfügbarkeit
- Verfahrensdokumentation
Preise
Die Kosten und Investitionen für ein elektronisches Archiv und unseren Scanservice Essen, kalkulieren wir idealerweise gerne anhand einer kostenlosen Probearchivierung, die wir jedem B2B Interessenten gerne anbieten. Dazu benötigen wir pro Belegart einen repräsentativen Ordner, den wir einmal komplett für Sie Digitalisieren.
Die Originalunterlagen erhalten Sie abgeheftet wieder zur Verwendung zurück, zusammen mit den Digitalen Daten als Download oder auf DVD. In dem ebenfalls beiliegenden Angebot führen wir sehr detailliert den Aufwand und Ablauf auf, und geben auch gerne weitere Vorschläge zur Umsetzung.
Der dabei kalkulierte Preis beinhaltet alle Leistungen und Services zur Digitalisierung Ihrer Dokumente oder Aktenordner.
Durchschnittlich liegt der errechnete Preis für die Digitalisierung von Akten zwischen 15,-€ bis 20,-€
Pro gescanntem Belege berechnen wir alternativ zum Aktenordnerpreis 0,02€
Großformatige Pläne in den Formaten DIN-A2 bis DIN-A0 scannen wir zwischen 1,-€ bis 2,-€ pro Plan.
Scanservice Essen
ANFRAGENAblauf Scanservice
Belegabholung
Wir holen Ihre Akten und Belege Deutschlandweit mit eigenem Personal und Fahrzeugen ab. Die Verpackung wird dokumentiert und noch vor Ort protokolliert nachgewiesen.
Aktenlagerung
Bis zu 10 Akten oder 100.000 Belege scannen wir Tagesaktuell ein, dauert es aufgrund der zu verarbeitenden Menge ein paar Tage länger, lagern wir die Aktenordner und Belege zunächst in unserem Aktenlager. Dies geschieht Datenbankgestützt und gibt Ihnen die Möglichgeit zeitnah auf Ordner oder Belege zu zugreifen die Sie dringend benötigen.
Belegvorbereitung
Wir bereiten Ihre Belege und Aktenordner für den Scanvorgang mittels Einzugsscanner vor. Tackernadeln werden entfernt, Haftnotizen aufgeklebt, Falten geglättet und Sortierkriterien in Form von Barcodes angebracht.
Scannen / Digitalisierung
Wir Scannen & Digitalisieren Ihre Belege nach der Belegvorbereitung mit Hochleistungsscannern Blatt für Blatt ein. Als Farb- Scans oder als Schwarz-Weiß Scans, mit bis zu 300 Seiten pro Minute. Doppeleinzüge sind ausgeschlossen, und die Scanqualität entspricht höchsten Ansprüchen durch Scantechnik der neuesten Genration.
Datenerfassung & OCR
Damit Sie die gescannten Dokumente später schnell und unkompliziert finden können, erfassen wir die notwendigen Suchkriterien. Sowohl für die PDF Archivierung als auch für die Übergabe an Ihr DMS System
Archivierung
Die Daten werden abschließend durch unsere Qualitätsprüfung nach diversen Kriterien geprüft, um dann in dem Format ausgegeben zu werden das Sie benötigen. Entweder als PDF Dateien in einer Verzeichnisstruktur auf Datenträger, oder zum DownLoad auf unserem SFTP Server und zum Import in Ihr Dokumenten Management System.
Aktenvernichtung
Auf Wunsch übernehmen wir auch die Aktenvernichtung der Originale oder liefern Ihnen diese zur weiteren Verwendung zurück.
Referenzen
Unser Scanservice Essen digitalisiert Bestandsakten, aktuelle Belege und alles was in einem Unternehmen auf Papier aufbewahrt werden muss für Kunden aus Essen in allen Branchen und Größenordnungen. Sprechen Sie uns noch heute an, und wir finden eine optimale Lösung für Ihre Digitale Archivierung.




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