Scanservice für Freiburg

Digitale Akten senken Archivkosten und beschleunigen Ihre Prozesse. Teams arbeiten standortunabhängig im Büro, remote oder im Homeoffice. GoBD-Vorgaben lassen sich leichter erfüllen und Aufbewahrungsfristen bleiben im Blick. OCR und saubere Indexfelder ermöglichen die schnelle Recherche nach Vorgängen, Personen oder Aktenzeichen.

• Schneller Zugriff auf Dokumente - standortunabhängig
• Mehr Platz und geringere Lager- und Verwaltungskosten
• Compliance ganz einfach: GoBD-konforme Ablage mit Audit-Protokollen
• Datensicherheit durch Zugriffsbeschränkung, Backups sowie Schutz vor Brand, Wasser oder Schimmel
• Effizientere Prozesse mit digitalen Workflows und kürzeren Durchlaufzeiten

Wir digitalisieren alle gängigen Aktenarten, Belege und Pläne sowie Großformate bis A0 (auch Mischordner)

Dazu zählen:

• Bauakten, Statikunterlagen, technische Zeichnungen, Pläne
• Mieter-, Objekt- und Immobilienakten
• Personalakten, Bewerberakten
• Patienten- und Klientenakten
• Buchhaltungsunterlagen, Kassenordner, Vertragsakten oder Steuerakten
• Verwaltungsakten aller Art

Die GoBD definieren Anforderungen an die elektronische Buchführung und Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen. Unser Scanservice für Freiburg erfüllt diese Vorgaben und stellt Datenzugriff sowie Nachvollziehbarkeit für Betriebsprüfungen sicher.

• Revisionssichere Archivierung
• Verfahrensdokumentation
• DSGVO-konforme Verarbeitung
• Vernichtung gemäß DIN 66399
• Qualifizierte elektronische Signatur optional

Digitale Akten entfalten mit einem Dokumentenmanagement-System (DMS) ihren vollen Nutzen. Ein DMS ist Ihr digitales, revisionssicheres Archiv. Wir liefern Dokumente inklusive Importdaten, damit die Scans reibungslos in Ihr System übernommen werden.

Für ausgewählte DMS (wie d.velop) bieten wir zudem den Direktimport digitaler Daten über die API.

• Importdaten für jedes gängige DMS
• Formate nach Vorgabe wie XML, JSON und CSV etc.
• Indexfelder nach Bedarf wie Aktenzeichen, Personalnummer, Kostenstelle, Laufzeit
• Direkter API-Import für ausgewählte Systeme wie d.velop

Sie haben noch kein DMS?

Wir empfehlen DocuWare als DMS. Sie erhalten ein bewährtes DMS, das rechtskonforme Archivierung, effiziente Suche, granulare Berechtigungen und Workflow-Automatisierung unterstützt.

Jetzt anfragen und DocuWare kostenlos testen!

PDF-Archivierung ohne DMS

Wir speichern Ihre Scans als vollindizierte PDF/A-Dateien und erstellen eine übersichtliche Verzeichnisstruktur. Dateinamen und Ordnerlogik orientieren sich an Ihren analogen Ordnern, damit die Suche im digitalen Archiv intuitiv bleibt.

Wir rechnen pro Ordner ab. Der konkrete Preis hängt von Umfang und Anforderungen ab.

Einflussfaktoren:

• Dokumententrennung. Wie viele PDFs sollen je Ordner ausgegeben werden
• Ausgabeform. PDF mit oder ohne Importdaten für Ihr DMS
• Zustand der Belege. Heftungen, Knicke, Beschädigungen
• Verschiedene DIN-Formate (DIN A4, Karteikarten, Pläne, Kassenbons etc.)

Sie möchten eine konkrete Spanne?
Nutzen Sie den Preisrechner und erhalten Sie ein kostenloses Angebot.