Technische Dokumentationen Scannen und Archivieren

Durch die Digitalisierung der Technischen Dokumentation können wichtige Informationen nicht nur leichter verwaltet und aktualisiert werden, sie können auch schneller Verfügbar gemacht werden. Durch Bereitstellung der Daten im Firmennetzwerk, im Internet zum DownLoad für Kunden oder verteilt auf Datenträgern die das Produkt direkt begleiten.

Setzen sie bereits ein Dokumentenmanagement für Ihre Buchhaltung ein? Dann können wir Ihnen die Digitalen Daten der technischen Dokumentation zum Import in jedes Dokumentenmanagement System liefern.

Elektronisch archivierte Dokumente benötigen nur ein Bruchteil des Platzes von herkömmlichen Archiven. So kann die technische Dokumentation sogar das Produkt begleiten, beispielsweise bei Mobilen Maschinen. Die Dokumentation kann auf Datenträgern der Maschine beigelegt werden, und ist somit im Ernstfall umgehend verfügbar.

Sie verwalten ein umfangreiches Archiv an Technischen Dokumenten?

Auf eine DVD können beispielsweise bis zu 400 Aktenordner gespeichert werden. Auf Servern ist das Speichervolumen nahezu unbegrenzt, nutzen sie wertvollen Platz & Raum neu.

Technische Dokumentationen bestehen oft auch aus mehreren Ordnern, gegliedert durch Inhaltsverzeichnisse und unterteilt nach Themenbereichen. Dies bilden wir bei der Digitalisierung 1:1 ab. Die eigentliche Unterteilung nach Ordnern und Akten wird aufgelöst, der Benutzer kann sich auf den Inhalt konzentrieren.

Für die Digitale Archivierung von technischen Unterlagen erzeugen wir übersichtliche, leicht nachvollziehbare Baumstrukturen in Form von Verzeichnissen. Diese Verzeichnisse sind sowohl nach dem Produkt, als auch nach den Themenbereichen wie ANLEITUNGEN, INSTALLATION, WARTUNG oder PRODUKTDETAILS gegliedert. Auch ungeübte Benutzer finden sich ohne Einweisung schnell zurecht, und können Informationen leicht recherchieren.

Technische Dokumentationen bestehen oft nicht nur aus DIN-A4 Belegen, Großformatige Pläne und Zeichnungen sind ebenfalls Teil einer Dokumentation. Auch diese Vorlagen in den Formaten DIN-A2 bis DIN-A0 können wir Scannen und Digitalisieren. Zwar werden Großformate an speziellen Scannern digitalisiert, sind jedoch später im Digitalen Dokument (der PDF Datei) wieder an der ursprünglichen inhaltlichen Position gespeichert.

Als besonderen Scanservice bieten wir zusätzlich die Separierung der Pläne und Zeichnungen an. Viele Kunden wünschen sich zwar dass die Digitalen Daten der Pläne im Dokument in der ursprünglichen Reihenfolge gespeichert werden, möchten die Scanbilder der Pläne und Zeichnungen aber zusätzlich als separate Dateien. Auch dies ist kein Problem.

Wir Scannen Großformate wie auch Schriftverkehr auf Wunsch in Farbe, Schwarz/weiß oder als Graustufen.

Sind Bedienungsanleitungen in der Technischen Dokumentation enthalten, sind diese meist gebunden. Durch lösen der Bindung können wir auch diese Unterlagen problemlos Digitalisieren, denn wir Scannen grundsätzlich Vorder- und Rückseite gleichzeitig, wobei Leerseiten automatisch gelöscht werden.

Manchmal existieren zu Projekten und Produkten sowohl analoge Unterlagen in Papierform, als auch digitale Daten in der IT. Wie zum Beispiel Messdaten, Bilder, Filme, eigen PDF-Dateien usw. Beim Aufbau Ihrer Digitalen Technischen Dokumentation, können wir auch existierende Digitale Daten von Ihnen, in die von uns erzeugten Digitalen Dokumente integrieren. Gemeinsam mit Ihnen besprechen wir die zukünftige Struktur und die technischen Details des Imports.

Idealerweise ermitteln wir den Aufwand und die Kosten für die Digitalisierung Ihrer technischen Unterlagen anhand einiger kostenloser Testscans. Hierfür benötigen wir 1-2 repräsentative Ordner, oder die Unterlagen eines kompletten Projektes/Produktes. Diese verarbeiten wir einmal komplett, kostenlos und unverbindlich. Die Originale erhalten sie zusammen mit den Daten und einem Detaillierten Angebot zurück.

Durchschnittlich beläuft sich der Preis für die Digitalisierung eines Ordner technischer Dokumentationen zwischen 14€ bis 18€.

 Testen Sie unseren Scanservice gerne unverbindlich vor Auftragsvergabe.

Als Scandienstleister übernehmen wir alle Tätigkeiten die notwendig sind, um Ihre Technischen Dokumentationen zu Digitalisieren. Dies beginnt bereits bei der Verpackung und Abholung der Akten und Ordner in Ihrem Unternehmen. Die Belegvorbereitung, das Scannen sowie der Aufbau der Digitalen Struktur bis hin zur Vernichtung der Original Unterlagen, ist alles Teil unseres Services.

Ein Beispielhafter Ablauf:

Wir arbeiten streng nach den Grundlagen des Datenschutzes wie auch der DSGVO. Der Schutz Ihrer Daten vor Beschädigung, Veränderung und Zugriff Unbefugter ist uns wichtig, und wird durch unsere dem Datenschutz verpflichteten Mitarbeiter ständig überwacht und kontrolliert.

Als ISO Zertifizierter Scandienstleister sind unsere Prozesse genauestens Dokumentiert und sorgen somit für größtmögliche Qualität und Sicherheit.

Wir bieten unseren Digitalisierungs- Service für Kunden aus ganz Deutschland an. Wir Scannen und archivieren technische Dokumentationen für Unternehmen aller Größen und Branchen.  Ob Sie uns 2 Ordner einer Maschine senden, oder wir komplette Aktenarchive mit Ordnern räumen und Digital archivieren, wir verfügen über mehr als 20 Jahre Erfahrung in der Digitalisierung und Archivierung von Unterlagen aller Art.