Interessierte Mandanten übergeben Maklern Ihre kompletten Versicherungsunterlagen und Aktenordner
Der Makler erstellt anhand der Dokumente Auswertungen und Kalkulationen und berät seine Mandanten zu möglichen Optimierungen der Verträge und Versicherungen.
Vorteile digitaler Versicherungsakten
Profitieren Sie von der Digitalisierung. Mit digitalen Belegen können viele aufwändige manuelle Prozesse vereinfacht werden.
Wir helfen Ihnen dabei: Wir scannen, digitalisieren und archivieren Versicherungsdokumente!
Die digitale Versicherungsakte
Wir digitalisieren die Versicherungsunterlagen zu je EINEM PDF pro Vorgang. Ein Vorgang entspricht dabei beispielsweise einem Vertrag inklusive aller Anhänge. Ein Vorgang ist aber genauso ein Anschreiben, eine Kündigung oder eine Aktennotiz.
Sie müssen die Akten Ihrer Mandanten nicht mehr selber mühsam vorsortieren. Sie erhalten die digitalen Dateien, sortiert nach Sparten.
Zusätzlich sind die digitalen Dokumente dem jeweiligen Kunden zugeordnet, und enthalten neben der Angabe des Versicherers, der Sparte auch den Dokumententyp (Bsp. Vertrag, Brief, E-Mai, Kündigung usw.). Somit lässt sich jeder Vorgang binnen Sekunden finden, anzeigen, weiterleiten oder ausdrucken.
Risiko- und Bedarfsanalyse DIGITAL
Bieten Sie Ihrem Kunden an, seine Dokumente und Akten durch uns digitalisieren zu lassen. Wir übernehmen die komplette Abwicklung. Den konkreten Ablauf unseres Scanservices, erläutern wir leicht verständlich auf unserer Webseite und auf einem PDF Dokument, das wir Ihnen für Ihre Kunden zur Verfügung stellen.
Sie erhalten die digitalisierten Unterlagen zum Download als PDF-Dateien, und erstellen Ihrem Kunden auf dieser Basis den Versicherungsvergleich und neue Angebote. Wenn Sie es wünschen und Ihrem Kunden noch einen zusätzlichen Bonus geben möchten, kann auch Ihr Kunde parallel die Daten ebenfalls zum Download oder wahlweise auf USB-Stick zusammen mit den Originalunterlagen abgeheftet im Ordner zurückerhalten.
Die Abrechnung unseres Scanservice erfolgt über sie als Agentur, entscheiden Sie selbst WAS und OB Sie dies an Ihren Kunden weiter berechnen. Bieten Sie einen modernen Mehrwert.
Sie bieten Ihren Kunden eine Risiko- und Bedarfsanalyse an?
Nutzen Sie die Vorteile der DigitalisierungErgebnis der Analyse als Excel Datei
Wir liefern Ihnen die für die Risiko- und Bedarfsanalyse alle relevanten Daten in einer übersichtlichen Tabelle. Die Daten wie Versicherer, Sparte, Versicherungsscheinnummer und Mandant in der übersichtlichen Excel Tabelle ermöglichen eine einfache Auswertung. Mit diesen ausgewerteten Vergleichsdaten haben Sie sofort einen Überblick über die Versicherungsstruktur und den konkreten Bedarf Ihrer Kunden. Perfekt zur Verwendung für Ihr Angebot an Ihren Kunden. Sie sparen viel Zeit bei der Sichtung der Unterlagen und können sich auf Ihr Kerngeschäft und die individuelle Beratung Ihrer Kunden konzentrieren. Davon profitieren natürlich auch Ihre Kunden!
PDF Dateien mit Texterkennung
Nach dem erfolgreichen Scan erhalten Sie die PDF-Dateien zur Übernahme in Ihr Verwaltungssystem oder als übersichtliche, hierarchische Ordnerstruktur. Zur Arbeit mit dem digitalen Archiv benötigen Sie nicht zwingend eine Software. Die Ordnerstruktur können Sie zum Beispiel auch auf einem Fileserver, einer Festplatte oder in Ihrer persönlichen Cloud speichern und ablegen.
Alle PDF Dateien sind per Volltexterkennung bearbeitet. Die Volltexterkennung (OCR) verändert die PDF-Dateien nicht. Sie liefert im Hintergrund Inhaltsinformationen mit und ermöglicht Text aus der PDF(eigentlich eine reine Bilddatei) auszulesen und im Text nach Namen, Nummern oder ganzen Sätzen/Textpassagen zu suchen. Die Revisionssicherheit bleibt trotzdem erhalten.
Sie haben kein DMS oder wünschen einen sicheren Cloud-Speicher?
Testen Sie die Smart-Cloud!DSGVO gesicherter Service zur Digitalisierung
Wie kommen die Akten zum Scanservie?
Ihre Kunden können uns einzelne Akten, Papierstapel oder „Schuhkartons“ mit losen Belegsammlungen ganz bequem per Paket zusenden. Einen Leerkarton sowie Versandaufkleber stellen wir bei Bedarf zur Verfügung.
Als Makler erhalten Sie im Vorfeld von uns ausreichend spezielle Aktenkartons, die Sie Ihrem Mandanten zum fertigen Versand (Kartons sind bereits adressiert & frankiert) übergeben können.
Alternativ beauftragen Sie uns mit der Abholung per Kurierdienst
Müssen die Belege vorbereitet werden?
Weder Ihre Kunden, noch Sie selber müssen die Digitalisierung vorbereiten. Wir übernehmen die Digitalisierung komplett: Wir entheften die Belege und sorgen für eine korrekte Sortierung nach Sparte, Vertrag und Mandat.
Wir bereiten alle Dokumente so vor, dass sie vollständig und zusammenhängend mit unseren Hochleistungsscannern verarbeitet werden können.
Wie wird gescannt?
Wir scannen alle Belege mit Vorder- und Rückseite. Allerdings werden nur bedruckte Seiten gespeichert. Alle Scans werden als farbige PDF Dateien abgespeichert. In der optimalen Auflösung, die jede Information vollständig und lesbar wiedergibt. Kein Beleg geht verloren und alle Daten entsprechen zu 100 % dem Original. Pro Vorgang wird ein PDF gespeichert. (Vorgang = ein klar zusammenhängender Beleg z.B. durch Büroklammer, Heftung, etc. Alternativ entspricht jedes einzelne Blatt einem Vorgang)
Kann ich in meinen Dokumenten suchen?
Damit Sie in den Dateien suchen und wichtige Informationen recherchieren können, werden alle von uns erzeugten PDF Dateien mit einer Texterkennung bearbeitet. Durch die OCR kann nach Stichworten, Vertragsnummern und auch ganzen Textpassagen innerhalb der PDF-Dateien gesucht werden.
Wie finde ich die Belege digital wieder?
Zu jedem PDF Dokument, also zu jedem Versicherungsvorgang erfassen wir die Daten, die Ihnen ein schnelles Finden ermöglichen:
- Versicherer
- Versicherungsscheinnummer
- Sparte
- Mandant
Aus diesen Daten entstehen "sprechende" Dateinamen. Dadurch können Sie und Ihre Kunden benötigte Unterlagen schnell und sortiert digital wieder finden. Diese erfassten Daten sind ebenfalls Teil der Excel-Tabelle zur Auswertung für eine mögliche Risiko-Bedarfsanalyse.
Sollten sich in Kundenakten weitere Belege wie Schriftverkehr, Notizen usw. befinden, werden diese ebenfalls digitalisiert und entsprechend im Dateinamen benannt und kenntlich gemacht.
Können die Dateien in meine Verwaltungssoftware importiert werden?
Übernehmen Sie ganz einfach per DRAG & DROP oder Dateiimport die digitalen Dokumente in Ihr Verwaltungssystem. So haben Sie zukünftig alle Informationen zentral in einem System verwaltet, keine doppelte Aktenhaltung in ANALOG & DIGITAL getrennt.
DMS in der Cloud als Alternative
Zusätzlich können wir Ihnen bei Bedarf ein Dokumenten-Management-System in einer sicheren Cloud zur Verwaltung und Archivierung Ihrer Akten und Dokumente anbieten.
Greifen Sie jederzeit von jedem Ort auf Ihre Unterlagen zu. Arbeiten Sie im Team gemeinsam an Dokumenten, und erfüllen nebenbei alle gesetzlichen Anforderungen zur sicheren Archivierung.
Mithilfe unseres DMS Systems nutzen Sie alle Vorteile eines Papierarmen Büros:
- WorkFlows für wiederkehrende Vorgänge
- Alle Dokumente zu einem Vorgang/Kunden gebündelt einsehbar
- Termine & Fristen für Dokumente definieren
- Automatisierte Übernahme eingehender Dokumente per E-Mail, Scan oder als Office-Dateien, oder direkt aus Ihrem Verwaltungssystem.
Ihrem Kunden schicken wir seinen Aktenordner umgehend nach dem Scannen abgeheftet im Original zurück, das gibt Ihnen mehr Zeit, die Auswertung der Versicherungsunterlagen vorzunehmen.
Ihre Bestandsakten können wir je nach Wunsch datenschutzrechtlich vernichten, Ihnen zurückliefern oder für einen vereinbarten Zeitraum einlagern.
Aufgrund der von uns eingesetzten Archivierungstechniken ist eine Vernichtung der Originale nach dem Scanvorgang rechtlich abgesichert.
Kosten & Preise
Wir berechnen unseren Service grundsätzlich immer pro Akte, so wissen Sie frühzeitig welche Gesamtausgaben zu tätigen sind.
Lediglich der Transport größerer Mengen bedarf kurzer Rücksprache bzgl. eines individuellen Preises.
Pro Aktenordner (Standard LEITZ) berechnen wir 49,-€
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