Unternehmen verwalten oft Unmengen an Verträgen
Spätestens seit der DSGVO hat die Zahl der Verträge immens zugenommen.
Wie sind diese korrekt und effektiv aufzubewahren?
Wie archiviert man Verträge richtig?
Als Scandienstleister beraten und unterstützen wir Sie bei der richtigen Aufbewahrung und Archivierung Ihrer Verträge. Denn bei Einsatz der richtigen Technik, dürfen auch Verträge sehr wohl im Original vernichtet werden. Digitalisierte Verträge haben mittlerweile Beweiskraft vor Gericht.
Sollen aber wichtige Verträge aus Sicherheitsgründen, wie bei einem Hauskauf oder Gesellschafterverträge, weiterhin im Original vorgehalten werden, bieten wir Ihnen eine Lösung, wie Sie die digital archivierten Verträge und analoge Originale effektiv gemeinsam verwalten und aufbewahren können.
Archivieren & DSGVO
Archivieren Sie Ihre Auftragsvereinbarungen & Datenschutzerklärungen digital!
Im Rahmen der Einführung der DSGVO mussten nahezu alle Unternehmen mit Ihren Kunden, Lieferanten und Partnern neue Datenschutzerklärungen, sowie Auftragsverarbeitungs-Verträge vereinbaren. Je nach Größe des Unternehmens und wie detailliert solche Verträge aufgesetzt werden, kann hier eine große Menge an Verträgen, Unterlagen und Dokumenten entstehen.
Anstatt diese Dokumente in Ordnern abzuheften, ist es weitaus effektiver sie zu digitalisieren und elektronisch zu archivieren. Gerade die Dokumente und Unterlagen, die die DSGVO betreffen, dürfen und sollten Digital archiviert werden. Anschließend können die Originale vernichtet werden.
Hat man die DSGVO konformen Datenschutzerklärungen und Vereinbarungen nach Vertragspartner Verschlagwortet archiviert, ist es auch kein Problem dem Recht auf Auskunft und Löschung nachzukommen. Anhand von Namen und/oder Kundennummern sind gesuchte Verträge auch bei großer Dokumentenanzahl innerhalb von Sekunden gefunden und angezeigt.
Vertragsarten
Arbeitsvertrag, Kaufvertrag, Darlehensvertrag oder Mietvertrag archivieren
Die tägliche Arbeit mit digitalen Dokumenten ist um ein vielfaches effektiver, als mit analogen Unterlagen in Papierform. Eine Digitalisierung und elektronische Archivierung macht also in jedem Fall Sinn. Digitale Verträge werden im elektronischen Archiv nach eindeutigen Stichworten wie Vertragspartner, Gegenstand und Datum abgelegt und sind nach diesen Begriffen schnell recherchiert und gefunden. In Kombination mit einer Texterkennung (OCR) kann sogar innerhalb der Verträge nach Stichworten gesucht werden.
All dies bieten Papierdokumente nicht. Die Suche gestaltet sich oft mühsam und zeitraubend. Wenn Sie also eine größere Menge an Verträgen zu verwalten und aufzubewahren haben, ist eine Digitalisierung sinnvoll. Beispielsweise Wohnungsverwaltungen, Zeitarbeitsfirmen oder Energieversorger müssen eine Vielzahl an Verträgen aufbewahren, verwalten und stets auf dem neuesten Stand halten.
Ein elektronisches Archiv - zum Beispiel in Form eines Dokumentenmanagement Systems - bietet hier eine Vielzahl an Funktionen, die die tägliche Arbeit mit Verträgen vereinfachen und unterstützen.
Originale aufbewahren ?
Die Frage ist nur: Welche Verträge müssen im Original aufbewahrt werden?
Diese Frage kann nicht pauschal beantwortet werden. Auch der Gesetzgeber macht hier keine klaren Aussagen. Es gibt Fälle in denen vor Gericht auch die ausgedruckte Kopie eines zuvor digitalisierten Vertrages ausreichend war. In anderen Fällen wurde die Echtheit der Unterlagen angezweifelt. Dies sollte also im Einzelfall durch entsprechende Rechtsberatung geklärt werden.
Letztendlich obliegt es aber Ihrer Entscheidung, wenn die Folgen eines nicht im Original vorhandenen Vertrages gering sind im Vergleich zum Aufwand für die Verwaltung. Wir bieten Ihnen hier zusätzlich eine interessante Alternative: Die Kombination aus Digitalisierung und Lagerung der Originale.
Verträge optimal aufbewahren
Die Lösung um Verträge aufzubewahren: Kombination aus Digitalisierung & Aktenlagerung
Durch die immense Platzersparnis von bis zu 99% im Vergleich zur herkömmlichen Ablage in Ordnern, ist die Digitalisierung von Verträgen wirtschaftlich sinnvoll. Digitale Dokumente & Verträge werden in Sekunden gefunden und dienen einer schnellen Auskunftsfähigkeit. Dies spricht ganz klar für die elektronische Archivierung von Verträgen. Sollen die Originale jedoch weiterhin aus Sicherheitsgründen im Original aufbewahrt werden, bringt dies viele Unternehmen in Zwiespalt und steht im Widerspruch zu dem Nutzen eines elektronischen Vertragsarchivs.
Das muss nicht sein
Wir bieten eine effektive und wirtschaftliche Lösung: Die Kombination aus Digitalisierung von Verträgen und analoger Aktenlagerung der Original Verträge
Wir digitalisieren und scannen Ihre Verträge, archivieren die digitalen Dokumente in einem Dokumentenmanagement System und können parallel die Original Verträge bei uns im Aktenlager langzeitarchivieren. Durch eine eindeutige Codierung der Verträge über Barcode, können wir jederzeit die Verbindung vom digitalen Vertrag zum Original Vertrag herstellen. Im Bedarfsfall können wir Ihnen den Original Vertrag innerhalb von Minuten zur Verfügung stellen bzw. die Übereinstimmung des Scans mit dem Original nachweisen.
Im Ernstfall ist diese Vorgehensweise mehr als ausreichend. Im täglichen Umgang arbeiten Sie schnell und unkompliziert mit den digitalen Dokumenten/Verträgen und lediglich im eher selten eintretenden Ernstfall, können Sie jederzeit das Original anfordern. Für die Anforderung eines Originalvertrages benötigen wir lediglich die eindeutige Codierung. Anhand dieser Codierung wissen wir exakt, wo sich der Originalvertrag in unserem Aktenlager befindet. Per Kurier oder Post stellen wir Ihnen dann den Original Vertrag zu.
Ablauf Digitalisierung
Preise & Kosten
Unsere Scandienstleistung und Services erbringen wir in jedem Fall streng nach Datenschutzrichtlinien und auf Basis der gesetzlichen Vorgaben.
Erfragen Sie gerne die konkreten Preise für Ihre Anforderungen zur Vertragsarchivierung: Preisanfrage
Neben der Digitalisierung von Vertragsunterlagen bieten wir auch den Scanservice für alle weiteren Dokumente und Belege an, die in Ihrem Unternehmen anfallen. Wir archivieren auch Ihre Rechnungen, Buchhaltungsbelege, Buchführung und alle Aufzeichnungen, die der Aufbewahrung unterliegen.
Wir liefern die digitalen Daten als übersichtliche PDF Verzeichnisstruktur oder zum Import in ein DMS. Alles unter Einhaltung der aktuellen AO und rechtlichen Grundlagen zur Aufbewahrung steuerlich relevanter Daten.
Sprechen Sie uns gerne an, wenn Sie weitere Informationen zum Datenschutz, zur Vertragsarchivierung und zur digitalen Archivierung im Allgemeinen benötigen.
Unsere zufriedenen Kunden sprechen für unseren guten Service und die Qualität unserer Arbeit. Fragen Sie uns gerne nach Referenzkontakten oder noch besser: Testen Sie uns und unsere Leistung mit einer kostenlosen unverbindlichen Probearchivierung.
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