Wohin mit alten Aktenrodnern

Wohin mit alten Aktenordnern ?

Alte Aktenordner Digital aufbewahren

Was darf weg was muss aufbewahrt werden?

Alte Aktenordner belegen Platz, aber es fehlt die Zeit um auszusortieren?

Wir bieten die Lösung: Alte Aktenordner Digital archivieren!

 

Wenn Sie nicht wissen wohin mit Ihren alten Aktenordner, dann haben wir die Alternative zum Platzsparenden Aufbewahren Ihrer Unterlagen, Ordner und Dokumente: Digitalisierung.

 

Wir Scannen Ihre alten Aktenordner und archivieren sie Digital auf Datenträgern wie DVD oder externer Festplatte. Eine DVD kann beispielsweise bis zu 400 Digitale Aktenordner speichern, bei einer Festplatte ist das Speichervolumen nahezu unbegrenzt.

Und das Beste an einer Digitalen Archivierung Ihrer alten Akten: Die Suche nach Informationen und Dokumenten dauert meist nur wenige Sekunden.

Alte Aktenordner Digital Archivieren

DSGVO mit DMS

Die Digitale Archivierung von Alten Aktenordnern bietet eine Vielzahl an Vorteilen:

  • Platzersparnis
  • Finden statt Suchen
  • Erfüllung gesetzlicher Anforderungen
  • Gemeinsamer Dokumentenpool
  • Langzeitsicherung wichtiger Dokumente

Vor allem aber beantwortet die Digitale Archivierung Ihre Frage „Wohin mit alten Aktenordnern?“ Denn ein aufwendiges Vorsortieren, Aussortieren und Vorbereiten der Alten Aktenordner für die Digitale Archivierung können Sie sich sparen. Bei einem Preis von 15€ pro Digitalisiertem Aktenordner ist es wirtschaftlicher ALLES Scannen und Archivieren zu lassen, anstatt im Vorfeld aufwendig jeden Aktenordner zu sichten und auszudünnen.

Digitale Archivierung Ihrer Alten Aktenordner durch Scanservice

Wir Scannen und Archivieren Ihre Alten Aktenordner. Dabei übernehmen wir den vollen Service und bieten alle Leistungen die notwendig sind um Aktenordner digital zu archivieren:

Aktenabholung

Wir kommen in Ihr Unternehmen und verpacken mit eigenem Personal Ihre alten Aktenordner. Wir protokollieren exakt welche Akten wir zur Digitalisierung mitnehmen, Sie erhalten noch vor Ort ein Übernahmeprotokoll. Wir transportieren ausschließlich mit eigenem Fuhrpark und immer mit zwei Mitarbeitern um die Datensicherheit zu gewährleisten.

Zwischenlagerung & Scan on Demand

Zunächst transportieren wir Ihre Alten Aktenordner direkt in unser Sicherheits- Aktenlager. Dort wird jede Akte in einer Datenbank erfasst, und kann somit jederzeit von Ihnen innerhalb von 2 Stunden Digital angefordert werden. Auch wenn Die alten Akten sich nicht mehr in Ihrem Unternehmen befinden, sorgen wir mit der Zwischenlagerung und dem „Scan on Demand“ dafür, das Sie jederzeit schnell auf benötigte Dokumente Unterlagen und Informationen zugreifen können.

Belegaufbereitung

Im ersten Arbeitsschritt der Digitalen Archivierung Ihrer Aktenordner, bereiten wir die Dokumente für das Scannen vor. Wir entfernen Heftungen wie Tackernadeln, Büroklammern oder ähnlich störende Gegenstände. Kleine Haft Notizen oder Bon´s und Quittungen kleben wir auf Rückseiten oder neue Leerseiten. Für die spätere digitale Dokumententrennung bringen wir auf der jeweils ersten Seite eines Vorgangs/Dokuments einen Barcode an, dieser wird später beim Scannen vom Scanner erkannt und pro Barcode wird ein neues Dokument (PDF Datei) erzeugt.

Digitalisierung & Scannen

Nach der Belegaufbereitung und Vorbereitung erfolgt das Scannen der Belege und Dokumente. Mittels Hochleistungs- Dokumentenscannern digitalisieren wir jeden Aktenordner Blatt für Blatt. Das bedeutet wir Scannen Vorder- und Rückseite gleichzeitig. Leere Rückseiten werden auf Basis des Schwarz-Anteils gelöscht.

Wir können in Farbe oder Schwarz/Weiß Scannen. Wir bieten Auflösungen von 100DPI bis 600DPI, wobei 200DPI der Standard Auflösung zur Digitalisierung alter Aktenordner entspricht.

Trotz Automatisierung wird der Scanvorgang permanent von einem Mitarbeiter überwacht, um ggf. Fehler oder Qualitätsverluste korrigieren zu können.

Datenerfassung

Damit Sie Ihre Alten Aktenordner später auch in Digitaler Form schnell und unkompliziert wiederfinden können, erfassen wir pro Dokument (PDF Datei) die Suchbegriffe die Sie uns vorgeben. Dies können Daten wie Rechnungsnummern, Dokumententyp, Datumsangaben oder Betreffzeilen sein. Gemeinsam mit Ihnen legen wir fest welche Daten wir erfassen, damit die Suche nach Digitalen Dokumente später möglichst einfach gestaltet werden kann.

Archivierung Alter Aktenordner

Im Ergebnis archivieren und speichern wir Ihre Aktenordner in einem DMS (Dokumenten Management System), einem Online Archiv wie unserem Cloud System oder idealerweise als PDF Verzeichnisstruktur. Eine PDF Verzeichnisstruktur orientiert sich dabei an der bisherigen Ablagestruktur Ihrer Alten Aktenordner. Anhand von Jahrgang, Belegart/Dokumententyp und speziellen Betreffzeilen können sich auch ungeübte Benutzer schnell und unkompliziert in den Digital archivierten Akten zurechtfinden.

Nutzen Sie unser Angebot einer kostenlosen Probearchivierung um die Digitale Recherche in alten Aktenordnern selber testen zu können.

 

Aktenvernichtung

Erst wenn Sie uns Ihr Einverständnis geben, und die Digitale Archivierung Ihrer Alten Aktenordner eingehend geprüft haben, führen wir die Originalbelege der Aktenvernichtung zu. Gemäß DIN66399 vernichten wir Ihre Alten Aktenordner und erstellen Ihnen ein entsprechendes Zertifikat.

Wir Archivieren Ihre Alten Aktenordner:

  • Rechnungsordner
  • Buchhaltungsordner
  • Ordner mit Schriftverkehr
  • Transport und Speditionsordner
  • Personalakten
  • Spesen- und Reisekosten
  • Und alles was in einem Unternehmen an Papier anfällt

Was kostet die Archivierung alter Aktenordner?

Einen konkreten Preis pro Ordner ermitteln wir anhand einer kostenlosen Probearchivierung. Diese Probearchivierung gibt Ihnen auch die Möglichkeit die Arbeit mit Digitalen Aktenordnern zu testen, und ggf. Änderungen an der späteren Struktur festzulegen. Wir ermitteln anhand der Probearchivierung einen Preis pro Ordner, dieser liegt erfahrungsgemäß zwischen 14€ und 18€.

Unsere Referenzen

Wir arbeiten seit mehr als 20 Jahren für Kunden und Unternehmen aus dem gesamten Bundesgebiet, von Kiel & Lübeck, über Hamburg und Berlin, Dortmund und Köln bis hin zu Stuttgart und München. Unser Abholservice gilt ebenfalls Bundesweit, wir kommen vor Ort in Ihr Unternehmen, sowohl zru Beratung als auch später zur Aktenabholung.

Wir arbeiten streng nach Datenschutzvorgaben wie BDSG und DSGVO. Wir sind nach DIN ISO 9001:2015 zertifiziert und garantieren Ihnen eine vollständige und qualitativ hochwertige Archivierung Ihrer Alten Aktenordner.

Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme

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Wir Scannen!

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