XDOMEA: XML-basiertes Dokumenten-Management und Archivierung

Die Digitalisierung im öffentlichen Sektor schreitet zügig voran. Der Übergang zur elektronischen Aktenführung (e-Akte) erfordert ein standardisiertes Verfahren für den rein digitalen Austausch von Schriftgutobjekten wie Akten, Vorgängen und Dokumenten zwischen verschiedenen Institutionen mithilfe von Schnittstellen.

Damit die Schnittstellen effizient genutzt werden können, ist es essenziell, dass die Daten in einem einheitlichen Format vorliegen. Metadaten bieten zusätzliche beschreibende Informationen zu den Daten, was eine einfache Suche, Organisation und Filterung ermöglicht. XDOMEA ist der verbindliche Standard für Metadaten im innerbehördlichen Schriftgut-Austausch.

Wir scannen Akten und ganze Archive

Seit über 25 Jahren sind wir als erfahrener Dienstleister für die Digitalisierung tätig und haben umfassende Erfahrung in der Digitalisierung von Bestandsakten aus verschiedenen Branchen, einschließlich der öffentlichen Verwaltung. Wir sind erfahren in der Erfassung und Strukturierung von Metadaten gemäß den Richtlinien von XDOMEA.

Wir übergeben Ihnen Datenpakete - bestehend aus den Scans (Images) als indizierte PDF-Dateien sowie dazugehöriger Metadaten - für den direkten Import in alle Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) und Vorgangsbearbeitungs-Systeme (VBS). Die Datenübergabe erfolgt über unseren gesicherten Transferserver oder über Datenträger.

XDOMEA bildet den Standard für den IT-gestützten Austausch von Schriftgutobjekten zwischen Einrichtungen der öffentlichen Verwaltung und Behörden sowie den jeweils zuständigen Archiven. Für die Übermittlung von Daten werden Schnittstellen genutzt.

XÖV (XML für Öffentliche Verwaltung) ist eine Initiative zur Förderung der Interoperabilität (Fähigkeit zur Zusammenarbeit unterschiedlicher Systeme) zwischen den verschiedenen öffentlichen Verwaltungen, unter Nutzung von XML. XML ist eine textbasierte Auszeichnungssprache zur Strukturierung von Daten.

Der Metadatenstandard beschreibt Schriftgutobjekte (z.B. eine Akte) anhand der Strukturierung der Primärdaten (inhaltliche Informationen) sowie den dazugehörigen Metadaten (beschreibende Informationen). Dies ermöglicht eine systemunabhängige Übermittlung von Daten zwischen Dokumentenmanagement-Systemen (DMS) oder Vorgangsbearbeitungs-Systemen (VBS). Dadurch ist sichergestellt, dass der Empfänger die Daten nutzen kann und auch versteht.

Angesichts der zunehmenden Nutzung von e-Akten im öffentlichen Sektor, nimmt der Austausch digitaler bzw. digitalisierter Schriftgutobjekte (z.B. Akten) einen immer wichtigeren Stellenwert ein.

Gemäß § 3 des IT-Staatsvertrags ist XDOMEA in den nachfolgenden Kommunikationsszenarien verbindlich einzusetzen:

• Schriftgutobjekte an andere versenden, mit und ohne Rückantwort
• Abgabe von Schriftgutobjekten, inkl. Übernahme der Bearbeitung
• Übermittlung von Aktenplänen
• Aussonderung von Schriftgutobjekten

Darüber hinaus kann XDOMEA auch für den Transfer zwischen Fachverfahren und dem Dokumentenmanagements-System bzw. Vorgangsbearbeitungssystem sowie zur Zwischenarchivierung genutzt.

Akten, Vorgänge und Dokumente werden als Schriftgutobjekte bezeichnet und sind in XDOMEA entsprechend den analogen Schriftgutobjekten in drei hierarchisch angeordnete Stufen eingeteilt:

1. Akten

Eine (elektronische) Akte ist eine Sammlung sachlich zusammenhängender Vorgänge und Dokumente. Der Kontext, in welchem Vorgänge und Dokumente zueinander stehen wird mit Hilfe von Metadaten (z.B. Aktentitel oder Aktenzeichen) beschrieben. Die elektronische Akte bildet somit das Containerelement für Vorgänge und Dokumente oder Teilakten.

2. Vorgang

Ein Vorgang ist eine logisch geordnete Sammlung von Dokumenten, die in einem Sinnzusammenhanf zueinander stehen. Dadurch wird ein konkreter Geschäftsvorfall abgebildet. Vorgänge sind immer einer Akte zugeordnet. In XDOMEA bildet ein Vorgang das Containerelement für Dokumente oder Teilvorgänge.

3. Dokumente

Ein Dokument bildet als Inhaltsdatenobjekt die kleinste Einheit eines Vorgangs und kann aus einem oder mehreren Schriftstücken (Dateien) bestehen. Zudem können Dokumente in verschiedenen Versionen vorliegen, welche können sich wiederum aus einem oder mehreren Schriftstücken zusammensetzen. Unter einer Version ist ein definierter Stand eines Dokuments zu einem bestimmten Zeitpunkt zu verstehen.

Unter Metadaten sind beschreibende Informationen zu verstehen, welche Aufschluss über Eigenschaften, Struktur, Herkunft, Verwendung und Beziehungen von Schriftgutobjekten geben.

Metadaten ermöglichen es, Schriftgutobjekte klar zu identifizieren, zu klassifizieren und zu verwalten. Beispielsweise können anhand von Metadaten Daten gefiltert und sortiert werden.

Folgende Metadaten spielen unter anderem eine Rolle für den Austausch von Schriftgutobjekten über die XDOMEA Schnittstelle:

• Dokumententyp: Rechnung, Vertrag, Beschluss
• Dokumentendatum: Datum der Erstellung
• Verantwortlicher: Name der Person oder Abteilung, die für das Dokument verantwortlich ist
• Status: Aktueller Bearbeitungsstand
• Aktenzeichen oder Vorgangsnummer: Eine eindeutige Kennung des Schriftgutobjekts
• Betreff: Kurze Beschreibung des Inhalts
• Autor: Name des Erstellers
• Dateiformat: Format, in dem ein Dokument oder Vorgang vorliegt (z.B. PDF, Word etc.)
• Aufbewahrungsfrist: Abhängig vom Dokumententyp

Unsere Kundschaft erstreckt sich über ganz Deutschland und umfasst alle Branchen sowie die öffentliche Verwaltung. Ob Kommunen oder Bundesbehörde: Wir realisieren Digitalisierungsprojekte sowohl für kleine Archivbestände mit nur zehn Ordnern als auch für umfangreiche Aktenarchive mit mehreren Tausend Dokumenten.