Akten aufbewahren - digitalisieren & Platz sparen!

Steuerliche Unterlagen unterliegen der Aufbewahrungspflicht und müssen 10 Jahre oder länger aufbewahrt werden. Im Laufe eines einzigen Geschäftsjahres sammelt sich eine Menge Papier an. Multipliziert man das mit zehn Jahren, kommen schnell Mengen von mehreren Hundert oder sogar Tausend Ordnern zusammen. Wie kann man diese Menge Unterlagen so lange aufbewahren? Am besten ohne eigenen Archivraum und trotzdem komfortabel in der Ablage und Recherche, sodass die Informationen und Dokumente jederzeit zur Verfügung stehen und gesetzliche Vorgaben eingehalten werden?

Unser Scanservice bietet Ihnen von der Abholung bis zu den fertigen Daten auf Datenträger und der Vernichtung der Originale das Komplettpaket. Sie haben keinen weiteren Aufwand. Sie beauftragen uns mit der Digitalisierung und wir kümmern uns um alles Notwendige. Fordern Sie einfach Ihr individuelles Angebot an. Zusätzlich stehen wir immer gerne für Fragen zur Verfügung.

Wir holen Ihre Akten bei Ihnen ab und kümmern uns um die Verpackung. Alle benötigten Materialien für einen sicheren Transport bringen wir mit. Ihre Ordner werden in dokumentierter Reihenfolge verpackt und die Behälter erhalten schon bei der Verpackung eine eindeutige Kennzeichnung. Durch diese Methode können wir Ihnen, auch wenn die Ordner bei uns sind schnell Zugriff zu den Informationen aus den Belegen geben (Scan on demand). So haben Sie jeder Zeit Zugriff zu Ihren Aktenordnern, auch wenn der Auftrag noch nicht abgeschlossen ist.

Sind Ihre Ordner in unserem Aktenlager, beginnt die Digitalisierung mit der Erfassung der einzelnen Ordner in einer Datenbank und mit der Vorbereitung der Belege für das Scannen. Die Akten werden auf den Scan vorbereitet, um eine problemlose Digitalisierung zu ermöglichen. Wir entfernen Tackernadeln und Heftungen, überprüfen alle Dokumente auf Beschädigung und bereiten mit Barcodeaufklebern die Trennung der elektronischen Dokumente vor. Pro Dokument kleben wir einen Barcode auf den ersten Beleg. Diese Trennung nehmen wir nach Ihren Wünschen vor bzw. übernehmen die Struktur der Aktenordner. Grundlage dafür ist der Ordnerrücken und die Unterteilung nach Registern/Trennern innerhalb des Ordners. Die Reihenfolge der Belege behalten wir immer bei.

Nach der Digitalisierung erhalten Sie die digitalen Dokumente als voll indizierte PDF auf CD oder alternativ als Download über unseren FTP Server. Wir versuchen grundsätzlich die Ordner 1 : 1 digital abzubilden und die Ordnerstrukturen zu übernehmen, um die Suche in den Dokumenten zu vereinfachen. Sie können in den digitalen Belegen, genau wie in Ihrem früheren Archiv nach z.B. Ordnerbeschriftung oder Registerbezeichnung suchen. Zusätzlich werten wir Ihre Daten mit einer Texterkennung aus, und erzeugen dadurch durchsuchbare PDF-Dateien. Diese Volltextsuche (OCR) ermöglicht eine noch komfortablere Suche und Sie können Ihre Belege, innerhalb von Sekunden, sogar nach ganzen Textpassagen, Rechnungsnummern oder Stichworten durchsuchen lassen.

Alternativ zur Aufbewahrung auf Datenträger können Sie Ihre Unterlagen auch Online in einer Archiv-Cloud archivieren. Wir bieten ein Online Archiv zu monatlich günstigen Konditionen an. Ihre Rechnungen, Belege oder auch Schriftverkehr werden in einem Rechenzentrum gespeichert und Sie greifen mit einem geschützten Zugang auf die Unterlagen per Webbrowser zu.

Auch Online können Sie Ihre Aufbewahrungsfristen somit erfüllen.

Wenn Sie zur Archivierung Ihrer Akten unser Online Archiv nutzen, können Sie dort auch weitere Dokumente aus Office Anwendungen oder anderer Bürosoftware direkt selber ablegen und archivieren. Denn idealerweise legen Sie ab dem Zeitpunkt, zu dem wir Ihre Akten digitalisiert haben, gar nicht erst wieder neue Unterlagen in Akten ab.

Archivieren Sie Ihre Ablage direkt Online und stellen Sie Ihr Büro auf ein papierloses oder zumindest papierarmes Büro um.

Denn auch E-Mails können direkt im Online Archiv aus Beispielsweise Outlook übernommen und digital archiviert werden.

Dürfen die Originale danach vernichtet werden? JA, dürfen Sie! Sofern alle gesetzlichen Vorgaben eingehalten wurden. Hierzu zählen:

• Revisionssicherheit
• Nachvollziehbarkeit
• Dokumentation
• Unmittelbare Verfügbarkeit

Der Gesetzgeber schreibt bei ersetzendem Scannen (beispielsweise Rechnungen) auch eine Verfahrensdokumentation vor, welche wir Ihnen als ISO zertifizierter Scandienstleister ebenfalls gerne anbieten.

Der Gesetzgeber hat mit einem Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 8. März 2003 jedem Steuerpflichtigem mit der Änderung des § 147 Abs.1 Nr.4a (ersetzt durch ein aktualisiertes Schreiben des Bundesfinanzministeriums am 28. November 2019) grundsätzlich die Erlaubnis erteilt, seine steuerlich relevanten Unterlagen auch auf Bilddatenträgern aufzubewahren. Einige wichtige Vorgaben sind einzuhalten, wie Revisionssicherheit und Nachvollziehbarkeit. Als ISO zertifizierter Scandienstleister sorgen wir bei der Archivierung Ihrer Unterlagen für die Einhaltung aller rechtlichen Vorgaben.

Was die Archivierung und Digitalisierung Ihrer Akten kostet, ermitteln wir idealerweise anhand einer kostenlosen Probearchivierung. Dafür benötigen wir von Ihnen lediglich einen Aktenordner pro Belegart (Rechnungen, Buchführung, Lieferscheine usw.), den wir einmal komplett digitalisieren. Den Originalordner erhalten Sie selbstverständlich zur weiteren Verwendung zurück, sowie ein ausführliches Angebot und die digitalen Daten auf Datenträger oder Online zum Download.

Durchschnittlich liegen die Investitionen

für die Archivierung eines Aktenordners

zwischen 23 € und 32 €

Mehr als 500 Unternehmen aus ganz Deutschland haben uns in den letzten 20 Jahren mit der digitalen Aufbewahrung Ihrer Akten & Dokumente beauftragt. Wir arbeiten für Firmen aller Größen, von Handwerksbetrieb mit 5 Mitarbeitern, über mittelständische Unternehmen bis hin zu Konzernen, die uns mit dem tagesaktuellen Scannen Ihrer Ablage beauftragen.

Sprechen Sie uns gerne an und wir besprechen gemeinsam, wie Sie Ihre Akten zukünftig optimal digital aufbewahren.