Aufbewahrungsfristen von Geschäftsunterlagen

Die ordnungsgemäße Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen ist keine lästige Pflicht – sondern schützt Ihr Unternehmen im Ernstfall. Bei Steuer- oder Betriebsprüfungen, rechtlichen Auseinandersetzungen oder Haftungsstreitigkeiten sichern korrekt archivierte Belege Ihre Position ab.

Denn: Die Beweispflicht liegt beim Steuerpflichtigen. Können Buchungsbelege, Rechnungen oder Verträge nicht vorgelegt werden, drohen Steuerschätzungen, Nachzahlungen oder Sanktionen.

Ohne vollständige Unterlagen kann es daher schnell teuer werden. Als erfahrener Scandienstleister helfen wir Ihnen, Ihre Unterlagen digital, rechtskonform und sicher aufzubewahren.

Die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten ergeben sich vor allem aus zwei Bereichen: dem Steuerrecht gemäß Abgabenordnung (AO) und dem Handelsrecht nach Handelsgesetzbuch (HGB).

Handelsgesetzbuch (HGB)

§ 257 HGB - Aufbewahrung von Unterlagen  und Aufbewahrungsfristen

Abgabenordnung (AO)

§ 147 AO - Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen

Steuerrelevante Unterlagen

Laut § 147 Abs. 1 AO zählen dazu:

• Bücher und Aufzeichnungen
• Inventare
• Jahresabschlüsse (Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung)
• Lageberichte
• Eröffnungsbilanz
• Die zum Verständnis voriger Unterlagen erforderlichen Arbeitsanweisungen sowie sonstige Organisationsunterlagen
• Empfangene Handels- und Geschäftsbriefe
• Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe
• Buchungsbelege
• Unterlagen nach Artikel 15 Absatz 1 und Artikel 163 des Zollkodex der Union
• Sonstige für die Besteuerung relevante Unterlagen

Handelsrechtlich relevante Unterlagen

Nach § 257 Abs. 1 HGB ist jeder Kaufmann zur Aufbewahrung der folgenden Unterlagen verpflichtet:

• Handelsbücher
• Inventare
• Eröffnungsbilanzen
• Jahresabschlüsse
• Einzelabschlüsse nach § 325 Abs. 2a
• Lageberichte
• Konzernabschlüsse
• Konzernlageberichte
• Alle zum Verständnis genannter Unterlagen erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstige Organisationsunterlagen
• Empfangene Handelsbriefe
• Wiedergaben abgesandter Handelsbriefe
• Buchungsbelege

10 Jahre Aufbewahrungsfrist:

• Bücher und Aufzeichnungen,
• Jahresabschlüsse,
• Inventare,
• Lageberichte,
• Eröffnungsbilanzen (mit den zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen),
• Unterlagen, die einer mit EDV-Mitteln abgegebenen Zollanmeldung beigefügt sind (sofern Verzicht der Zollbehörden auf Vorlage besteht)

8 Jahre Aufbewahrungsfrist

Ein Aufbewahrungsfrist von 8 Jahren gilt ab dem 1. Januar 2025 für Buchungsbelege (nach BEG IV). Buchungsbelege umfassen alle Unterlagen, welche Grund für eine Buchung waren. Dazu zählen z.B.

• Rechnungen
• Lieferscheine
• Abrechnungen
• Quittungen

6 Jahre Aufbewahrungsfrist Übersicht:

Alle sonstigen in § 147 Absatz 1 AO aufgeführt Unterlagen sind für einen Zeitraum von 6 Jahren aufzubewahren. Dazu zählen:

• empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe,
• Wiedergaben der versendeten Handels- und Geschäftsbriefe,
• Sonstige für die Besteuerung relevante Unterlagen

Die Aufbewahrungsfrist von Verträgen in Unternehmen richtet sich nach ihrer Bedeutung für die Buchführung.

Ist ein Vertrag als Handels- oder Geschäftsbrief (z.B. ein Dienstleistungsvertrag) anzusehen, beträgt die Aufbewahrungsfrist 6 Jahre. Ein Vertrag gilt als Handelsbrief, wenn er der Anbahnung, Abwicklung oder Abschluss eines Handelsgeschäfts dient.

Belegt ein Vertrag eine konkrete Buchung in der Buchhaltung (z.B. ein Leasingvertrag), handelt es sich um einen Buchungsbeleg, welcher für 8 Jahre aufzubewahren ist.

Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist beginnt in der Regel mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem das jeweilige Dokument erstellt, gebucht oder abgeschlossen wurde,  also immer zum 31. Dezember.

Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist beginnt in der Regel mit dem 31. Dezember des Jahres, in dem die Rechnung ausgestellt oder der Vorgang abgeschlossen wurde.

Sonderfall: Verträge

Bei Verträgen (z. B. Miet-, Leasing- oder Dienstleistungsverträgen) beginnt die Aufbewahrungsfrist erst mit dem Ende der Vertragslaufzeit – nicht mit dem Abschluss des Vertrags.

Wann verlängert sich die Aufbewahrungsfrist?

Eine Verlängerung tritt ein, wenn die Unterlagen für steuerliche Zwecke noch relevant sind, z. B. weil eine Steuerprüfung oder ein Ermittlungsverfahren läuft.

Die Verjährungsfristen zur Steuerfestsetzung sind in § 169 AO geregelt und betragen:

• 1 Jahr für Verbrauchssteuern und Verbrauchsteuervergütungen
• 4 Jahre für alle anderen Steuerarten (z. B. Umsatz-, Einkommen-, Körperschaftsteuer)
• 5 Jahre bei leichtfertiger Steuerverkürzung
• 10 Jahre bei vorsätzlicher Steuerhinterziehung

Beachten Sie: Solange diese Fristen noch nicht abgelaufen sind, dürfen steuerlich relevante Unterlagen nicht vernichtet werden – auch wenn die reguläre Aufbewahrungsfrist (z. B. 6 oder 10 Jahre) schon erreicht scheint.

Wer gesetzlich vorgeschriebene Unterlagen zu früh vernichtet oder verliert, riskiert ernsthafte Konsequenzen – steuerlich wie strafrechtlich.

Die Beweislast liegt beim Steuerpflichtigen, d.h. fehlt z. B. ein Beleg, welcher Ihre Steuerlast senken würde, darf das Finanzamt die Besteuerungsgrundlage schätzen – oft zu Ihren Ungunsten (AO § 162)

Fehlende oder unsaubere Buchführung kann als Ordnungswidrigkeit oder Straftat gewertet werden (AO § 379).
Je nach Schwere drohen:

• Bußgelder

• Steuernachzahlungen + Zinsen

• im Extremfall: Freiheitsstrafe (z. B. bei Steuerhinterziehung)

Unser Tipp: Mit einer digitalen, strukturierten Archivierung behalten Sie den Überblick – und schützen sich zuverlässig vor Fristverstößen und unnötigem Stress bei Prüfungen.

Grundsätzlich dürfen aufbewahrungspflichtige Unterlagen digital archiviert werden, vorausgesetzt, die Anforderungen der GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Buchführung) werden erfüllt. Wichtig ist dabei vor allem die Revisionssicherheit: Digitale Dokumente müssen vollständig, nachvollziehbar und unveränderbar gespeichert werden.

Welche Dokumente müssen im Original (Papierform) aufbewahrt werden?

Folgende Unterlagen sind laut § 147 Abs. 2 AO im Original aufzubewahren:

• Jahresabschlüsse
• Eröffnungsbilanzen

Und wie sieht’s bei Verträgen aus?

Verträge müssen nicht zwingend im Original aufbewahrt werden, doch: In rechtlichen Auseinandersetzungen kann die Beweiskraft von digitalisierten Vertragsdokumenten eingeschränkt sein.
Gerichte entscheiden hier im Einzelfall. Wer auf Nummer sicher gehen will, sollte wichtige Verträge weiterhin im Original archivieren.

Urkunden & beglaubigte Dokumente

Unterlagen wie:

• Geburtsurkunden

• Heiratsurkunden

• notarielle Verträge

• Zeugnisse

• behördliche Genehmigungen

sollten immer im Original aufbewahrt werden. Sie gelten nur in Papierform als rechtsgültig.

Unter bildlicher Wiedergabe versteht man die originalgetreue Abbildung eines Dokuments – entweder auf Papier (z. B. eine Farbkopie) oder digital (z. B. ein Scan). Entscheidend ist, dass Form, Inhalt und farbliche Merkmale des Originals vollständig wiedergegeben werden.

Eine bildliche analoge Wiedergabe kann beispielsweise eine Farbkopie sein, welche in Form und Farbgestaltung genau mit dem Original übereinstimmen.

Eine bildliche digitale Wiedergabe ist eine in Form und Farbe exakt übereinstimmende bildliche Darstellung auf einem elektronischen Speichermedium, angefertigt durch den Scan.

Folgende Dokumente können z.B. als bildlich digitale Wiedergabe aufbewahrt werden:

• Rechnungen
• Buchungsbelege
• Empfangene Handelsbriefe
• Empfangene Geschäftsbriefe

Tipp: Ersetzendes Scannen und digitale Archivierung bieten hilfreiche Vorteile, die gesetzliche Aufbewahrungspflicht und geltende Aufbewahrungsfristen in Ihrem Unternehmen einfach und sicher umzusetzen. Die massive Platzersparnis ist nur einer der vielen Vorzüge. Die Originalen können im Anschluss an das ersetzende Scannen vernichtet werden.

Alle übrigen Belege, welche der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht unterliegen, können in Form einer inhaltlichen Wiedergabe aufbewahrt werden. Dafür ist eine vollständige und richtige Übernahme der aufbewahrungspflichtigen Informationen auf ein Speichermedium erforderlich. Der Inhalt darf über den Aufbewahrungszeitraum nicht verändert werden.

Dokumente, welche Sie als Unternehmer originär in elektronischer Form erhalten haben, müssen auch elektronisch archiviert werden, um als Original zu gelten. Dazu zählen beispielsweise e-Rechnungen im Format ZUGFeRD.

Zudem müssen elektronisch erzeugte Dokumente maschinell auswertbar sein, ein einfacher Scan ist hier nicht ausreichend. Beachten Sie, dass die Finanzbehörde berechtigt ist, für eine Außenprüfung das EDV-Systems eines Unternehmens zu nutzen. Das Zugriffsrecht ist dabei auf Daten beschränkt, welche auch für die Besteuerung relevant sind. Dazu zählen in erster Linie Unterlagen der Buchhaltung.