Aufbewahrungsfrist von Rechnungen

Die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen ist von entscheidender Bedeutung, um eine lückenlose Sicherung der Dokumentation und Nachprüfbarkeit von Finanztransaktionen und anderen geschäftlichen Vorgängen zu gewährleisten.

Insbesondere in Situationen wie Rechtsstreitigkeiten oder Steuer- und Betriebsprüfungen kommt es auf die Nachvollziehbarkeit der Geschäftsprozesse an. In diesen Fällen dienen die aufbewahrten Dokumente als die entscheidenden Belege, um die rechtlichen und finanziellen Angelegenheiten eines Unternehmens zu klären und zu schützen.

Die Beweispflicht für steuerentlastende oder – mindernde Tatsachen liegt in Deutschland beim Steuerpflichtigen. Daher ist die sorgfältige und regelkonforme Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen eine unverzichtbare Praxis für jedes seriöse Unternehmen.

Die geltenden Aufbewahrungsfristen für die jeweiligen Arten von Unterlagen und Dokumenten sind in verschiedenen Gesetzestexten festgelegt.

Hauptsächlich wird bei der Aufbewahrungspflicht zwischen zwei Bereichen unterschieden: Steuerrechtliche (AO) oder handelsrechtliche (HGB) Aufbewahrungspflichten

• Handelsgesetzbuch (HGB): § 257 HGB - Aufbewahrung von Unterlagen Aufbewahrungsfristen
• Abgabenordnung (AO): § 147 Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen

Weitere:

• Bürgerliches Gesetzbuch (BGB): Das BGB enthält Bestimmungen zur Aufbewahrung von Verträgen und anderen rechtlichen Dokumenten
• Sozialgesetzbücher (SGB): Je nachdem, ob es sich um Aufbewahrungspflichten im Zusammenhang mit Sozialversicherungsbeiträgen oder Leistungen handelt, können verschiedene SGBs relevant sein
• Umsatzsteuergesetz (UStG): Hier sind Aufbewahrungspflichten für Rechnungen und Belege im Zusammenhang mit der Umsatzsteuer festgelegt
• Gewerbeordnung (GewO): In der GewO finden sich unter anderem Vorschriften zur Aufbewahrung von handels- und gewerberechtlichen Unterlagen
• Arbeitsrechtliche Gesetze: Dazu gehören das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) und das Mindestlohngesetz (MiLoG), die Aufzeichnungspflichten für Arbeitszeiten und Lohnunterlagen festlegen

Welche steuerlich aufbewahrungspflichtigen Unterlagen und Daten jeder Steuerpflichtige aufbewahren muss, ist im § 147 der Abgabenordnung (AO) festgehalten. Dazu zählen grundsätzlich alle Bücher und Aufzeichnungen, welche für die Besteuerung von Bedeutung sind.

Laut § 147 Abs. 1 AO zählen dazu:

• Bücher und Aufzeichnungen
• Inventare
• Jahresabschlüsse (Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung)
• Lageberichte
• Eröffnungsbilanz
• Die zum Verständnis voriger Unterlagen erforderlichen Arbeitsanweisungen sowie sonstige Organisationsunterlagen
• Empfangene Handels- und Geschäftsbriefe
• Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe
• Buchungsbelege
• Unterlagen nach Artikel 15 Absatz 1 und Artikel 163 des Zollkodex der Union
• Sonstige für die Besteuerung relevante Unterlagen

Nach § 257 Abs. 1 HGB ist jeder Kaufmann zur Aufbewahrung der folgenden Unterlagen verpflichtet:

• Handelsbücher
• Inventare
• Eröffnungsbilanzen
• Jahresabschlüsse
• Einzelabschlüsse nach § 325 Abs. 2a
• Lageberichte
• Konzernabschlüsse
• Konzernlageberichte
• Alle zum Verständnis genannter Unterlagen erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstige Organisationsunterlagen
• Empfangene Handelsbriefe
• Wiedergaben abgesandter Handelsbriefe
• Buchungsbelege

Die vorgeschriebene Dauer der Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen variiert nach Dokumentenart. Die meisten Unterlagen müssen für einen Zeitraum von 6 bzw. 10 Jahren aufbewahrt werden. Es gelten in Sonderfällen auch längere Aufbewahrungszeiträume.

Was muss 6 und was 10 Jahre aufbewahrt werden?

10 Jahre Aufbewahrungsfrist Übersicht:

(nach § 147 Absatz 3 in Verbindung mit Absatz 1 Nr. 1, 4 und 4a der AO sowie § 14b Absatz 1 UstG)

• Bücher und Aufzeichnungen,
• Jahresabschlüsse,
• Inventare,
• Lageberichte,
• Eröffnungsbilanzen (mit den zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen),
• Buchungsbelege,
• Rechnungen
• Unterlagen, die einer mit EDV-Mitteln abgegebenen Zollanmeldung beigefügt sind (sofern Verzicht der Zollbehörden auf Vorlage besteht)

6 Jahre Aufbewahrungsfrist Übersicht:

Alle sonstigen in § 147 Absatz 1 AO aufgeführt Unterlagen sind für einen Zeitraum von 6 Jahren aufzubewahren. Dazu zählen:

• empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe,
• Wiedergaben der versendeten Handels- und Geschäftsbriefe,
• Sonstige für die Besteuerung relevante Unterlagen

Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist beginnen in der Regel mit Ablauf des 31. Dezembers des Jahres, in dem die letzte Eintragung oder Buchung erfolgte oder Aufzeichnungen gemacht wurden.

Bei Verträgen beginnt die Frist zur Aufbewahrung beginnt erst nach Ende der Vertragslaufzeit (z.B. Mietverträge).

Verlängerung des Aufbewahrungszeitraums

Eine Verlängerung der Aufbewahrungsfrist tritt dann ein, wenn Unterlagen relevant für die Steuerberechnung sind und die Fristsetzungsfrist für Steuern nach AO noch nicht abgelaufen ist. Die Fristsetzungsfrist bezieht sich auf den Zeitraum, innerhalb dessen eine Steuerbehörde die Bemessungsgrundlage sowie die Höhe der Steuern festlegen kann. Sie bestimmt, wie lange die Behörde nach Kenntnis eines steuerrelevanten Sachverhalts Zeit hat, um die Steuer festzusetzen und einen Steuerbescheid zu erlassen.

Sie beträgt - laut § 169 Absatz 2 S.1 AO:

• 1 Jahr für Verbrauchssteuern
• 4 Jahre für Steuern und Steuervergütungen, die keine Einfuhr- und Ausfuhrabgaben laut Artikel 5 Nr. 20 und 21 des Zollkodex der Union sind
• 10 Jahre bei Steuerhinterziehung
• 5 Jahre bei leichtfertiger Steuerverkürzung

Die Beweislast liegt bei Steuerangelegenheiten beim Steuerzahler bzw. Unternehmer. Ist bei einer Steuerprüfung eine Rechnung, welche die Steuerlast senkt, nicht mehr auffindbar, kann die Steuerbehörde die Besteuerungsgrundlage schätzen.

Nicht ordnungsgemäße Buchführung kann auch je nach Schweregrad mit Bußgeldern bis hin zu Freiheitsstrafen geahndet werden. Es ist wichtig zu betonen, dass die genaue Art der rechtlichen Konsequenzen von verschiedenen Faktoren abhängt, einschließlich der lokalen Gesetze und der Schwere des Verstoßes gegen die Buchführungsvorschriften.

Die Archivierung von aufbewahrungspflichtigen Unterlagen und Daten muss revisionssicher erfolgen. Bei korrekter Umsetzung von Anforderungen nach GoBD kann die Dokumentenablage auch digital umgesetzt werden - mit Ausnahmen.

Welche Dokumente müssen im Original (Papierform) aufbewahrt werden?

Folgende Unterlagen sind laut § 147 Abs. 2 AO im Original aufzubewahren:

• Jahresabschlüsse
• Eröffnungsbilanzen

Für Dokumente, die nach § 147 Abs. 2 AO im Original aufzubewahren sind, hat das Bundesministerium der Finanzen eine Erleichterung erlassen. Demnach können Papiere, die einer elektronischen Zollanmeldung beizufügen sind, alternativ in digitaler Form aufbewahrt werden.

Verträge sind nicht zwingend im Original aufzubewahren, allerdings ist zu beachten, dass die Beweiskraft digitalisierter Vertragsdokumente bei Rechtsstreitigkeiten von Gerichten angezweifelt werden kann. Hierbei handelt es sich um Einzelfallentscheidungen und die möglichen Konsequenzen müssten individuell beurteilt werden.

Urkunden und notariell beglaubigte Unterlagen (z.B. Zeugnisse, Geburtsurkunde, Heiratsurkunde, Genehmigungen usw.) sind in der Regel im Original aufzubewahren. Das Original gilt in diesem Fall als authentisches und rechtsgültiges Dokument.

Bei der bildlichen Wiedergabe von Dokumenten handelt es sich um die originalgetreue Abbildung eines Belegs auf einen Speichermedium, beispielsweise durch Scannen oder Kopieren. Sicht-, Kontroll- und Bearbeitungsvermerke des Originals müssen auf dem Bild enthalten sein. Alternativ kann auch die Farbe als Beweis dienen, um eine exakte bildliche Wiedergabe als solche zu bestätigen.

Eine bildliche analoge Wiedergabe kann beispielsweise eine Farbkopie sein, welche in Form und Farbgestaltung genau mit dem Original übereinstimmen.

Eine bildliche digitale Wiedergabe ist eine in Form und Farbe exakt übereinstimmende bildliche Darstellung auf einem elektronischen Speichermedium, angefertigt durch den Scan.

Folgende Dokumente können z.B. als bildlich digitale Wiedergabe aufbewahrt werden:

• Rechnungen
• Empfangene Handelsbriefe
• Empfangene Geschäftsbriefe

Ersetzendes Scannen und digitale Archivierung bieten hilfreiche Vorteile, die gesetzliche Aufbewahrungspflicht und geltende Aufbewahrungsfristen in Ihrem Unternehmen einfach und sicher umzusetzen. Die massive Platzersparnis ist nur einer der vielen Vorzüge. Die Originalen können im Anschluss an das ersetzende Scannen vernichtet werden.

Alle übrigen Belege, welche der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht unterliegen, können in Form einer inhaltlichen Wiedergabe aufbewahrt werden. Dafür ist eine vollständige und richtige Übernahme der aufbewahrungspflichtigen Informationen auf ein Speichermedium erforderlich. Der Inhalt darf über den Aufbewahrungszeitraum nicht verändert werden.

Dokumente, welche Sie als Unternehmer originär in elektronischer Form erhalten haben, müssen auch elektronisch archiviert werden, um als Original zu gelten. Dazu zählen beispielsweise e-Rechnungen im Format ZUGFeRD.

Zudem müssen elektronisch erzeugte Dokumente maschinell auswertbar sein, ein einfacher Scan ist hier nicht ausreichend. Beachten Sie, dass die Finanzbehörde berechtigt ist, für eine Außenprüfung das EDV-Systems eines Unternehmens zu nutzen. Das Zugriffsrecht ist dabei auf Daten beschränkt, welche auch für die Besteuerung relevant sind. Dazu zählen in erster Linie Unterlagen der Buchhaltung.