Scanservice für Ihre übernommenen
Akten, Ordner & Dokumente
Archivierung als PDF auf Datenträger
ab 15€ pro Akte
Bundesweiter Abholservice
Wir verpacken Ihre Akten
Transportieren Datenschutzgerechet
Lagern Ihre Akten in unserem Lager zwischen
Firmenübernahme: Akten Digital als PDF übernehmen
Wenn ein Betrieb oder ein Unternehmen bei einer Firmenübernahme den Besitzer wechseln, gehen auch die bestehenden Akten und Ordner an den neuen Besitzer über.
Das bedeutet sowohl die Aufbewahrungspflicht als auch die gesetzlichen Regelungen zum Datenschutz, wie DSGVO und GOBD behalten Ihre Gültigkeit, und müssen vom neuen Eigentümer eingehalten und erfüllt werden.
In der Praxis ist es aber oft nicht damit getan die Akten weiterhin aufzubewahren, oder von einem Archiv in das neue Archiv zu transportieren. Es geht auch vielmehr um die in den Akten und Ordnern enthaltenen Informationen und Daten. In vielen Fällen sind diese Kunden- und Produktionsdaten sogar wertvoller als die erworbenen Maschinen und Güter.
Bei Betriebsübernahmen geht es also auch darum, das Wissen und wertvolle Produktions- oder Kundendaten möglichst schnell und einfach aus den Akten und Ordnern zu erkennen.
Wichtige Daten ermitteln
Nutzen Sie die Digitalisierung um wichtige Daten aus "unbekannten" Akten zu ermitteln
Eine Digitalisierung der Dokumente und Akten bei Firmenübernahme ist ein überaus wichtiges Werkzeug. Als Scandienstleister scannen und digitalisieren wir jede Akte Blatt für Blatt. Nach dem Scannen werten wir die digitalen Dokumente mit einer Texterkennung (OCR) aus. Mithilfe dieser Texterkennung kann dann im gesamten Datenbestand – als PDF Dateien digitalisiert – nach Stichworten und Daten recherchiert werden.
Recherchen nach Kundennamen, Seriennummern, Typbezeichnungen und allem, was in Maschinenschrift auszuwerten war, können auch über große Seitenmengen in Sekunden gefunden und angezeigt werden.
Akten Strukturen schaffen
Neben der Texterkennung und die dadurch unkomplizierte Recherche nach Stichworten, bietet eine Digitalisierung und somit Elektronische Archivierung aber noch weitere Vorteile. Hierzu zählt die klare Strukturierung die bei einer Digitalen Speicherung entsteht.
Mit unserem Scanservice erfassen wir zu jeder Akte die relevanten Indizes (Suchbegriffe). Im Grunde sind dies immer Dokumententyp (Belegart), Jahrgang und Betreff.
Aus diesen Daten erzeugen wir eine übersichtliche und einfach zu bedienende Verzeichnisstruktur. Jede Akte ist danach eindeutig zuzuordnen, und auch ungeübte Benutzer bzw. auch die neuen Besitzer/Bearbeiter der Akten können sich schnell und einfach zurechtfinden und benötigte Informationen erheblich schneller finden.
Wohin mit den Akten bei Firmenübernahme?
Ein weiterer wichtiger Aspekt bei einer Betriebsübernahme ist die physische Aufbewahrung der Akten und Ordner. Wenn das bestehende Archiv des übernommenen Unternehmens örtlich aufgelöst werden muss, müssen die Akten verpackt und in ein neues Archiv transportiert, und dort aufwendig einsortiert werden, sofern der notwendige Platz für die weitere Aufbewahrung der Akten zur Verfügung steht.
Auch hier ist die Digitalisierung und Elektronische Archivierung die ideale Alternative. Digital Archivierte Akten benötigen nur einen Bruchteil des Platzes von analogen Akten. Auf eine DVD passen beispielsweise bis zu 400 gescannte Aktenordner. Auf externen Festplatten ist der Speicherplatz für Digitale Akten nahezu unbegrenzt.
Als Full Service Scandienstleister übernehmen wir auch die Verpackung und den Transport der Akten in unser Scanzentrum. Wir kommen in das Unternehmen und bringen alle notwendigen Materialien mit, eigenes Personal verpackt protokolliert alle Unterlagen und wir transportieren mit eigenem Fuhrpark. Sie können sich bei der Firmenübernahme auf Ihr Kerngeschäft und die aktuell anstehenden Veränderungen konzentrieren, wir kümmern uns um die Aktenlogistik und Aktendigitalisierung.
Wir übernehmen ebenfalls nach Abschluss der Digitalen Archivierung die Aktenvernichtung.
Wir helfen bei der Aktenübernahme, hier Angebot einholen
KontaktformularScandienstleistung
Wir Scannen alle Unterlagen, Dokumente, akten & Ordner die in einem Unternehmen anfallen:
- Rechnungen
- Buchhaltung
- Projektordner
- Zeichnungs- und Planarchive
- Kundenakten
- Personalakten
- Grundsätzlich alles was im Unternehmen an papier anfällt
Erfüllung gesetzlicher Pflichten
Und schließlich dient die Digitale Archivierung der Akten bei Firmenübernahme auch der Pflicht zur Aufbewahrung und weiterer gesetzlicher Vorgaben.
Hierunter fällt u.a. auch die Revisionssichere Speicherung der Dokumente, die Nachvollziehbarkeit der Archivierung und die Dokumentation der Aufbewahrung und Archivierung. Und gerade diese Punkte sind nicht immer gegeben, wenn der vorherige Besitzer oder Geschäftsführer seinen Pflichten nicht in vollem Umfang nachgekommen ist.
Aber selbst wenn das vorhandene Archiv gut gepflegt und strukturiert ist, bedarf es meist viel Zeit der Einarbeitung und Aufbau der Dokumentation. Wenn Sie uns mit dem Scanservice beauftragen, erzeugen wir die entsprechende Dokumentation bei der Digitalisierung, und stellen diese u.a. als Verfahrensdokumentation zur Verfügung.
Darüber hinaus sorgen wir für die Revisionssicherheit der Dokumente, sowie für eine klare Nachvollziehbarkeit der Archivierung, und somit auch für die vom Gesetzgeber geforderte unmittelbare Verfügbarkeit von Informationen.
Das Bundesministerium für Finanzen hat in einem Schreiben vom 8. März 2003 durch §147 Abs.1 Nr.4a eine Regelung erlassen, die es Steuerpflichtigen ermöglicht, aufbewahrungspflichtige Unterlagen auch in digitaler Form auf Datenträgern zu speichern. Es gibt jedoch eine Ausnahme für amtliche Urkunden wie Zeugnisse, Bescheinigungen und Genehmigungen.
Praxisbeispiel
Ein Mittelständisches Handwerksunternehmen kauft einen kleineren Betrieb auf, der aus Altersgründen abgegeben wird. Das bestehende Aktenarchiv umfasst mehr als 1.000 Kundenakten. Teils sortiert, teilweise eine lose Blattsammlung.
Aber gerade der bestehende Kundenstamm soll für den neuen Besitzer gewonnen, der Service reibungslos aufrecht erhalten werden.
Durch die Digitalisierung der Akten werden alle Kundendaten wie Name, Adresse und Auftrag ausgewertet und stehen zur Recherche bereit. Sobald nun also ein Kundenanruf eingeht, stehen alle notwendigen Informationen innerhalb von Sekunden zur Verfügung.
Fazit
Wenn Sie vor der Übernahme eines Betriebs oder Unternehmens stehen und aktuell das Problem der Aktenaufbewahrung zu lösen haben, sprechen Sie uns gerne an. Wir erarbeiten die für Sie ideale und einfachste Lösung. Wir Digitalisieren bis zu 200 Aktenordner pro Tag und können im Bedarfsfall zeitnah Archive auflösen und zunächst in unser Aktenlager übernehmen.
Wir berechnen durchschnittlich 15€ für die Digitalisierung und Archivierung von Akten und Ordnern.
Bei Firmenübernahmen und Archivierungen bieten wir folgende Leistungen:
Aktenlogistik
Verpackung & Transport der Akten & Ordner inklusive
Zwischenlagerung
Aktenlagerung und zeitnaher Abruf wichtiger Unterlagen und Dokumente (Scan on Demand)
Belegvorbereitung
Entklammern der Belege und ggf. Vorsortieren für den Scanvorgang
Scannen & Digitalisieren
Scan in Farbe oder Schwarz/Weiß, alle Formate bis DIN-A0 als PDF, JPG oder TIF
Datenerfassung
Erfassung der Indizes und Suchbegriffe für die Recherche
Texterkennung / OCR
Auswertung der Texte, Daten & Stichworte. Speicherung als volldurchsuchbare PDF
Archivierung
Ausgabe auf Datenträger oder in DMS (Dokumenten Management System)
Aktenvernichtung / Lagerung
Datenschutzrechtliche Vernichtung der Originale oder Langzeitlagerung im Aktenlager
Referenzen
Unser Kunden stammen aus dem gesamten Bundesgebiet, und aus allen Branchen. Wir Digitalisieren angefangen von kleineren Aktenmengen mit 10 Ordnern bis hin zu größeren Aktenbeständen mit mehreren Tausend Akten.
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