Archivauflösung - digitalisieren, archivieren, vernichten

Das Aktenarchiv ist ein zentraler Bestandteil der internen Verwaltung von Unternehmen, Behörden und Organisationen. Aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungsfristen ist die langfristige Aufbewahrung von Dokumenten unumgänglich. Jedoch muss die Aufbewahrung nicht zwangsläufig anhand von Aktenordnern und Mappen etc. erfolgen.

Es gibt viele Gründe, die für die Digitalisierung und Auflösung Ihres physischen Archivs sprechen. Dazu gehören Beispielsweise:

• Fusionen oder Umstrukturierungen
• Insolvenz
• Liquidation eines Unternehmens
• Firmenumzüge ohne Akten
• Platzmangel

Insbesondere der ausufernde Platzbedarf sowie die damit verbundenen Kosten (Mietkosten, Energiekosten) für die Aufbewahrung von Papierakten sprechen häufig für eine Archivauflösung. Sie gewinnen wertvollen Raum, welchen Sie in Zeiten steigender Büromieten durchaus sinnvoller nutzen können als Papier zu lagern.

Zudem nehmen Eingang und Verwaltung elektronischer Dokumente (z.B. E-Rechnungen) kontinuierlich zu. Der Abbau von Medienbrüchen spielt eine entscheidende Rolle bei der Steigerung der Effizienz von Dokumentenmanagement und Workflows in Unternehmen.

TIPP: Mit unserem digitalen Posteingang erhalten Sie auch die tägliche Briefpost in digitaler Form!

Haben Sie einen Überblick über alle Unterlagen, die Sie im Archiv lagern?

Im Laufe der Geschäftstätigkeit sammeln sich große Mengen an Akten im Archiv von Unternehmen an. Oftmals haben Mitarbeiter keinen genauen Überblick über archivierte Unterlagen sowie deren Aufbewahrungsfristen. Die digitale Archivierung ermöglicht es Ihnen, Dokumente innerhalb von Sekunden zu finden.

Durch die datenbankgestützte Archivierung haben Sie schnellen und standortunabhängigen Zugriff auf all Ihre Geschäftsunterlagen und können mühelos eine Bereinigung der Bestände in Ihrem Dokumentenarchiv durchführen.

Als Full-Service-Scandienstleister mit ISO-Zertifizierung (9001:2015) übernehmen wir sämtliche Schritte zur Auflösung Ihres Aktenarchivs sowie der Digitalisierung Ihrer Geschäftsunterlagen.

Warum das Archiv auflösen?

Im Rahmen einer Archivanalyse entwickeln gemeinsam mit Ihnen eine maßgeschneiderte Digitalisierungsstrategie für Ihre Aktenbestände und formulieren eine genaue Zieldefinition für Ihre digitale Ablagestruktur.

Dafür orientieren wir uns an spezifischen Fragestellungen:

• Möchten Sie Ihr Archiv digitalisieren, um Platz zu sparen?
• Sollen Abteilungen und Standorte besser vernetzt werden?
• Sollen Akten vernichtet oder eingelagert werden?
• Nutzen Sie bereit ein DMS?
• Ist Ihr Archiv GoBD-konform?

Unter einer digitalen Akte ist die elektronische Version einer Papierakte zu verstehen. Sie enthält nicht nur gescannte Papierdokumente, sondern auch originär-elektronisch Dateien (z.B. PDF-Dateien, E-Mails etc.). Alle Geschäftsunterlagen werden in einem zentralen Dokumentenpool ohne Medienbrüche gespeichert.

Ein Dokumentenmanagement-System fungiert als zentraler Speicherort und Informationssystem, in dem strukturierte Daten neben dem visuellen Teil eines Dokuments hinterlegt sind. Ein digitaler Aktenplan bildet die organisatorische Struktur des digitalen Archivs.

Unser Scanservice erfolgt softwareunabhängig, d.h. wir scannen Ihre Akten und erstellen Importdaten für jedes gängige DMS. Neben der Digitalisierung der Dokumente erfassen wir nach Ihren Vorgaben Indizes (Schlagworte) und weitere Metadaten (z.B. Dokumententyp), welche für eine effiziente Verwaltung Ihrer Dokumente im DMS notwendig sind.

Sollten Sie bislang kein DMS einsetzen, beraten wir Sie gerne bei der Einführung einer Software für Ihr Dokumentenmanagement von DocuWare als Cloud-Version. Dafür benötigen Sie keine eigene Serverinfrastruktur.

PDF-Archiv

Die Archivierung in Form einer Verzeichnisstruktur mit PDF-Dateien bietet nicht den gleichen Umfang an Vorteilen wie der Einsatz einer Archivsoftware, allerdings ist die PDF-Archivierung beispielsweise bei der Archivräumung eines Archivs von Altakten absolut ausreichend. Schriftstücke sind weiterhin schnell verfügbar und nehmen keinen Lagerraum mehr ein.

Akten scannen und digital archivieren zu lassen, bietet eine Vielzahl attraktiver Vorteile und stellt einen wesentlichen Schritt zur Digitalisierung Ihres Dokumentenmanagements dar.

Platzersparnis

Digitale Akten beanspruchen keinen physischen Lagerraum, wodurch freiwerdender Platz neu genutzt werden kann.

Geringere Kosten

Die Auflösung des Archivs ermöglicht Kosteneinsparungen an verschiedenen Stellen. Zum einen sinken Mietkosten sowie Ausgaben für Energie für die Räumlichkeiten, in denen zuvor Akten und Ordner gelagert wurden. Zum anderen sparen Sie auch bei den Personalkosten, da Mitarbeiter erheblich weniger Zeit für die Ablage und Suche von Dokumenten benötigen und in dieser Zeit produktivere Aufgaben wahrnehmen können.

Effizienzsteigerung

Ein bestimmte Akte oder ein Dokument in einem hoffnungslos überfüllten Archiv zu suchen gleicht oft der Suche nach der Nadel im Heuhaufen. Die elektronische und datenbankgestützte Archivierung Ihrer Geschäftsunterlagen ermöglicht eine schnelle und effiziente Recherche. Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) bietet die Möglichkeit der Stichwort- und Volltextsuche sowie zahlreiche Filtermöglichkeiten. Die Automatisierung von Workflows minimiert zudem Fehler bei der Bearbeitung.

Datensicherheit und Compliance

Die elektronische Archivierung mit einem DMS erhöht die Sicherheit Ihrer Daten sowie den Datenschutz. Akten können durch Wasserschäden, Brände oder auch Diebstahl unwiederbringlich verloren gehen. Digitale Dokumente in der Cloud sind hingegen vor diesen Gefahren gesichert. Zudem sind viele Aktenarchive nicht ausreichend vor unbefugtem Zugriff gesichert. Ein digitales Archiv ermöglicht die Vergabe von Zugriffsrechten, um sensible Daten zuverlässig zu schützen.

GoBD-konforme elektronische Archivierung

Eine Archivauflösung und Digitalisierung aller Akten ermöglicht es Unternehmen, die Anforderungen der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) zu erfüllen. Durch die Einhaltung dieser gesetzlichen Vorgaben können Unternehmen rechtliche Risiken minimieren und die Compliance sicherstellen. Die Digitalisierung bietet Funktionen wie Revisionssicherheit, Manipulationsschutz und revisionssichere Langzeitarchivierung, die eine GoBD-konforme Aufbewahrung gewährleisten.

Kollaboration

Mitarbeiter können ortsunabhängig auf das digitale Archiv zugreifen, beispielsweise aus dem Homeoffice oder Außendienst. Durch Versionisierung ist sichergestellt, dass an der aktuellen Version eines Dokuments gearbeitet wird. Änderungen sind transparent und nachvollziehbar.

Ersetzendes Scannen

Der Gesetzgeber erlaubt, bei Einhaltung gewisser gesetzlicher Vorgaben die rein digitale Aufbewahrung von Akten und Geschäftsdokumenten (mit Ausnahmen).

Ersetzendes Scannen bezeichnet den Prozess der elektronischen Erfassung und Speicherung von Papierdokumenten durch Scannen. Die daraus resultierenden digitalen Abbilder werden rechtlich als gleichwertig zum Original betrachtet und können dauerhaft archiviert und weiterverarbeitet werden. Die physischen Papierdokumente werden zu Kopien und dürfen, mit einigen Ausnahmen, vernichtet werden.

Um eine einheitliche und rechtsgültige Vorgehensweise für das ersetzende Scannen zu schaffen, wurde 2015 die Technische Richtlinie 03138 Ersetzendes Scannen (Resiscan) erlassen. Unser Scanservice erfolgt TR-Resiscan-konform, sodass die Anforderungen für das Ersetzende Scannen verlässlich umgesetzt werden.

Die Integritätssicherung Ihrer Dokumente können wir u.a. anhand einer qualifizierten elektronischen Signatur sicherstellen.

GoBD

In den GoBD ist festgelegt, in welcher Form Unternehmen elektronische Geschäftsunterlagen zu archivieren haben. Unternehmen sind demnach verpflichtet, relevante Dokumente nachvollziehbar, vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet und unverfälscht archivieren.

Unser Scanservice erfolgt GoBD-konform. Beispielsweise erhalten Sie eine detaillierte Verfahrensdokumentation von uns.

Ausführliche Informationen zu diesem Thema finden Sie auf unserer Infoseite zum Thema GoBD-konforme Archivierung.