Akten digital aufbewahren

Durch die Digitalisierung Ihrer Ablage, insbesondere wenn Sie Ihre Akten digital aufbewahren, optimieren Sie Ihre internen Prozesse. Die Elektronische Archivierung bietet aber noch weitere Vorteile für Ihr Unternehmen:

Um Ihre Akten Digital aufzubewahren benötigen Sie nicht zwingend eine Software wie ein DMS (Dokumentenmanagement System), auch eine Archivierung als PDF Dateien in einem speziell für Sie konfiguriertem Verzeichnisaufbau kann völlig ausreichend sein.

Für die Digitale Archivierung Ihrer Akten und Dokumente benötigen Sie die Unterstützung einer Software wie einem DMS wenn Sie…

Wenn Sie bereits ein Dokumentenmanagement System im Einsatz haben, oder die Investition in eins DMS planen, liefern wir Ihnen als Scandienstleister Ihre digitalen Akten in dem Format, welches Ihr System benötigt um die digitalen Dokumente automatisiert importieren zu können. Wir erfassen die Suchkriterien die das DMS benötigt um die Dokumente ablegen und archivieren zu können.

Zukunftssicher: Auch wenn der Einsatz eines DMS erst zu einem späteren Zeitpunkt geplant ist, und eine Digitalisierung zu einem früheren Zeitpunkt notwendig ist, können wir Ihnen die Digitalen Daten und Dokumente zunächst als PDF Dateien liefern, und erst später (wenn das konkrete DMS System feststeht) als Importdaten bereitstellen.

Wenn Sie Ihre Akten Digital aufbewahren möchten aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungspflichten, oder wertvollen Platz & Raum besser und neu nutzen möchten, archivieren wir Ihre Akten & Dokumente als PDF Dateien in einer leicht zu bedienenden und überschaubaren Verzeichnisstruktur. Aus Ordnerrückenbeschriftungen, wie Belegart, Jahrgang und Betreffe erzeugen wir eine digitale Hierarchie die sich 1:1 an der bisherigen, analogen Ablagestruktur Ihrer Akten orientiert. 

Ohne spezielle Einweisung kann sich jeder Benutzer schnell im elektronischen Archiv orientieren und benötigte Belege und Akten schnell und gezielt recherchieren und anzeigen. Sie benötigen lediglich den ADOBE PDF Reader, welcher kostenlos erhältlich ist. Die PDF Dateien können selbstverständlich auch zentral auf einem Server abgelegt werden, und sind somit (Rechte abhängig) für jeden Benutzer in Sekundenschnelle einsehbar.

Wir Scannen und Digitalisieren seit mehr als 20 Jahren für unsere Kunden die unterschiedlichsten Belegarten und Dokumententypen. Nahezu ALLES was in einem Unternehmen in Papier aufbewahrt werden muss, können wir optimal Digital abbilden und Elektronisch Archiviert zur Verfügung stellen:

Jeder Unternehmer darf seine aufbewahrungspflichtigen Unterlagen und Dokumente wie Rechnungen und Buchhaltung alternativ zur Ablage in Papierform auch elektronisch vorhalten. Dies hat der Gesetzgeber unter anderem mit seinem Schreiben vom 8.März 2003 und der damit verbundenen Änderung des §147 Abs.1 Nr.4a jedem Steuerpflichtigem erleichtert.

Natürlich sind einige Punkte wie Revisionssicherheit, unmittelbarere Zugriff, Nachvollziehbarkeit und Dokumentationspflicht zu beachten, aber bei der Erfüllung der gesetzlichen Vorgaben  sind wir Ihnen als ISO zertifizierter Scandienstleister gerne behilflich.

Was kostet Akten digital aufbewahren? Wir ermitteln gerne anhand einer kostenlosen Probearchivierung von 1-3 Akten pro Belegart den Aufwand, um Ihre Akten zu digitalisieren. Unsere Preise um Ihre Akten digital zu archivieren geben wir immer pauschal pro Akte an, damit Sie bereits im Vorfeld ganz klar kalkulieren können welche Kosten auf Sie zukommen.

Je nach Aufwand und Menge berechnen wir pro Akte

ab 23,00 €

für die Digitalisierung & Archivierung

Ihr individuelles Angebot erfragen Sie gerne über unseren Preisrechner

Mehr Informationen finden Sie auf der Infoseite Scanservice Preise.

Als Full Service Scandienstleister bieten wir das gesamte Leistungspaket zur Digitalisierung und zur Elektronischen Archivierung:

Wir arbeiten und erbringen unseren Scanservice für Kunden aus ganz Deutschland und teilweise sogar aus ganz Europa. Unabhängig von Aktenmenge und Aktenart liefern wir die optimale digitale Lösung zur Verwaltung Ihrer Unterlagen und um Akten digital aufbewahren zu können.

Zögern Sie nicht uns anzusprechen wenn auch Sie Ihre Akten zukünftig Digital aufbewahren möchten.