Die Preise für unseren Scanservice setzen sich aus den einzelnen Arbeitsschritten zusammen, die notwendig sind um Aktenordner zu digitalisieren & archivieren oder auch lose Belege zu scannen (Scanservice für digitalen Posteingang).
Im Schnitt liegt der Scanservice Preis pro Ordner (breiter Leitz-Ordner) zwischen 20,00 € bis 32 € zzgl. MwSt.
Die Scanpreise variieren, abhängig von der jeweiligen Belegart. Beispiel: Sogenannte „Kassenordner“, die viele kleine Bon's und Quittungen enthalten, sind weitaus aufwendiger zu digitalisieren, als beispielsweise ein Ordner, der nur DIN-A4 Schriftverkehr enthält. Entsprechend günstig oder teuer ist der Preis für die Digitalisierung. Rein für den Scan berechnen wir 0,02 € bis 0,04 € pro Blatt.
Preis Ermittlung durch unverbindliche Probearchivierung
Um Ihnen für die Digitalisierung Ihrer Ordner, Unterlagen und Dokumente die optimalen Preise nennen zu können, bieten wir bei Bedarf gerne eine kostenlose und unverbindliche Probearchivierung bzw. Testscans an. Dazu benötigen wir lediglich einen Ordner pro Dokumententyp bzw. einen Querschnitt Ihrer Unterlagen und Dokumente.
Diese scannen und digitalisieren wir inklusive Belegvorbereitung, komplett Blatt für Blatt, für Sie ein. Erfassen, die von Ihnen benötigten Indizes und erstellen das gewünschte Datenformat. Entweder als PDF Aufbau oder zum Import in Ihr DMS (Dokumenten Management System).
Die Originalunterlagen und Dokumente erhalten Sie im Original und abgeheftet wieder zur weiteren Verwendung zurück. Die bei der Digitalisierung erzeugten Daten erhalten Sie zum Download oder wahlweise auf Datenträger zur Verfügung gestellt.
Des Weiteren erstellen wir Ihnen ein ausführliches und detailliertes Angebot auf Basis der Probearchivierung. Diesen Service bieten wir völlig kostenfrei und unverbindlich an.
Welche Faktoren haben Einfluss auf die Preisgestaltung
Neben der Belegart ist natürlich der Umfang (Blatt Zahl) pro Ordner für die Preise entscheidend.
Den größten Einfluss auf die Preise hat aber neben der Belegvorbereitung (Entklammern), die Datenerfassung. Wie viele Dokumente sollen pro Akten Ordner erzeugt werden? Enthalten die Akten Ordner sog. „Register“, so entstehen meist 5-20 Dokumente pro Akten Ordner.
Soll pro Vorgang (Beispielsweise pro Rechnung) ein PDF Dokument erzeugt werden, so entstehen pro Akten Ordner bis zu 300 und mehr Dokumente. Der Aufwand pro Dokument die nötigen Suchbegriffe (Bsp. Rechnungsnummer) zu erfassen, ist natürlich größer als bei 15 Registern einen „Betreff“ zu erfassen.
Rückseiten haben wiederum keinen Einfluss auf den Preis. Wir scannen bei jedem Blatt Vorder- und Rückseiten gleichzeitig und löschen leere Seiten automatisch.
Ebenso berechnen wir Farb- oder Schwarz/Weiß Scans nicht unterschiedlich, entscheiden Sie frei, welcher Scan Modus für Sie der richtige ist.
Scanservice auch für Privat & Kleine Mengen
Wir bieten unseren Scanservice in erster Linie für Unternehmen an, aber auch für Privat Anwender haben wir spezielle, vereinfachte Lösungen entwickelt um auch wichtige Private Unterlagen wirtschaftlich digitalisieren zu können.
Lesen Sie hierzu bitte unsere speziellen weiteren Informationen
Notwendige Arbeitsschritte
Welche Arbeitsschritte sind notwendig und wie werden Sie berechnet?
Nicht jeder Arbeitsschritt ist bei jeder Aktenarchivierung notwendig. Manche Aufgaben zur Digitalisierung können auch vom Kunden übernommen werden (beispielsweise die Verpackung). Andere Tätigkeiten wiederum sollten idealerweise vom Scandienstleister übernommen werden.
Im Folgenden stellen wir Ihnen die einzelnen Prozessschritte vor, die im Allgemeinen bei jedem Scanauftrag anfallen und für die wir entsprechend die Scanservice Preise kalkulieren:
Verpackung und Transport der Akten und Belege
Beauftragen Sie uns als Scandienstleister mit der Abholung und der Verpackung der Aktenordner & Belege, kommen wir der Aktenmenge entsprechend mit ausreichend Personal zu Ihnen und bringen außerdem alle notwendigen Materialien mit. Vor Ort sorgen wir für eine genaue Protokollierung des verpackten Archivgutes.
Pro Stunde berechnen wir 35,-€ pro Mitarbeiter.
Wobei ein Mitarbeiter pro Stunde ca. 150 Ordner verpacken kann.
Für den Transport mit unseren Firmeneigenen Transportern berechnen wir 1,00 € pro Km, pro Anfahrt.
Zwischenlagerung & Scan-on-Demand
Nach Eingang der verpackten Aktenordner lagern wir diese datenbankgestützt in unserem Sicherheitsaktenlager ein.
Durch diese frühe Erfassung entsteht unsere Auftragsdatei, die zu Protokollzwecken Ihr Ordner bis zum Auftragsende begleitet. Außerdem haben wir durch diese Datenbank die Möglichkeit Ihnen Ordner und auch einzelne Belege während der Archivierung bei uns zeitnah zur Verfügung zu stellen.
Dieser Service ist bei uns inklusive und wird nicht separat berechnet.
Belegaufbereitung
Unter der Belegaufbereitung verstehen wir das Vorbereiten der Belege für das Scannen mittels Einzugsscanner. Das bedeutet es müssen Einzelseiten erzeugt werden. Entsprechend werden Tackernadeln und ähnliche Gegenstände entfernt, sowie ggf. Trennkriterien in Form von Barcodes angebracht. Auch Vorsortierungen sind möglich.
Wir berechnen einen Preis von 0,005 € bis 0,03 € (zzgl. MwSt.) pro Blatt (NICHT pro Seite!).
Scannen / Digitalisieren (Scanservice)
Wir setzen ausschließlich Hochleistungsscanner ein, die über ein Scanvolumen von bis zu 200 Blatt pro Minute verfügen. Vorder- und Rückseite der Dokumente scannen wir gleichzeitig, sodass wir hier keinen gesonderten Preis pro erkannter Rückseite (Leerseiten werden gelöscht) berechnen. Auch ist es preislich irrelevant, ob wir farblich oder schwarz/weiß einscannen. Der Preis für diesen Scanservice ist identisch. Beachten Sie aber bitte, dass Seiten in Farbe mehr Speicher benötigen und auch eine Texterkennung liefert bei schwarz/weiß Scan im PDF bessere Ergebnisse als beim digitalisieren in Farbe.
Pro gescanntem Blatt berechnen wir zwischen 0,019 € und 0,04 € (zzgl. MwSt.)
Datenerfassung
Nach dem Scannen der Dokumente erfassen wir anhand der Scans die Suchbegriffe und Indizes, die notwendig sind, damit Sie Ihre digitalisierten Belege und Dokumente schnell und zuverlässig recherchieren können. Hierfür setzen wir sowohl auf manuelle Datenerfassung, als auch auf Barcode Technik und Texterkennung (OCR). Der Preis für die Datenerfassung richtet sich nach der Anzahl der zu erfassenden Dokumente pro Aktenordner, sowie nach der Anzahl der zu erfassenden Datenfelder (z.B. Rechnungsnummer, Absender, Datum usw.).
Siehe hierzu auch oben die Erläuterung zur Trennung der Dokumente pro Ordner (1 Dokument pro Register VS. 1 Dokument pro Vorgang).
Daher können wir Ihnen an dieser Stelle nur einen sehr groben Preis zwischen 0,01 € und 0,10 € (zzgl. MwSt.) pro Feld & Dokument nennen.
Ausgabe / Archivierung
Schließlich werden die digitalisierten Daten und Dokumente in dem Format archiviert, das Sie benötigen, um mit den archivierten Dokumenten arbeiten zu können. Dies können entweder PDF-Dateien in einer speziell für Sie erzeugten Verzeichnisstruktur sein oder ein spezielles Importformat das Ihr DMS (Siehe auch Dokumentenmanagementsystem) zum Import der Daten benötigt.
Dieser Arbeitsschritt ist ebenfalls im Preis pro digitalisiertem Ordner enthalten und wird NICHT separat berechnet.
Aktenvernichtung
Als letzten optionalen Arbeitsschritt nach dem Digitalisieren, bieten wir den Service der Aktenvernichtung Ihrer Dokumente an. Diese Leistung muss immer zusätzlich schriftlich beauftragt werden, da Sie als Auftraggeber weiterhin der Eigentümer der Unterlagen und Aktenordner, bzw. der darin enthaltenen Informationen und Daten sind. Nach erfolgreicher Aktenvernichtung gemäß BDSG erhalten Sie ein entsprechendes Zertifikat für Ihre Unterlagen.
Für die Vernichtung berechnen wir 0,001 € / Blatt. Als Mengenrabatt ist die Aktenvernichtung möglicherweise im Scanservice Preis enthalten.
Weitere Scanservice Preise
Zu den oben genannten Dienstleistungen rund um unseren Scanservice bieten wir weitere Dienstleistungen an. Viele davon werden nach Aufwand abgerechnet, was wir im Vorfeld der Auftragsvergabe genau mit Ihnen absprechen. Viele weitere Dienstleistungen rund ums Handling zur Aktendigitalisierung sind aber bereits im Preis pro Aktenordner enthalten. Die Protokollierung und viele Nebentätigkeiten werden zum Beispiel ab einer gewissen Auftragsgröße nicht gesondert berechnet. Bei Kleinaufträgen berechnen wir eine kleine Pauschale pro Auftrag für die Verwaltungskosten. Für eine individuelle Aufstellung Ihrer Kosten oder einen Kostenvoranschlag, erstellen wir Ihnen gerne ein Angebot.
Scansevice Preise pro Ordner beinhalten:
Zwischenlagerung
Scan-on-Demand (Belege auf Abruf)
Belegaufbereitung / Belegvorbereitung
Scan / Digitalisierung mit einer Auflösung von 200DPI bis 600DPI
Datenerfassung
Texterkennung / OCR
Ausgabe / Archivierung
Qualitätskontrolle (QM Management nach ISO9001:2015)
Verfahrensdokumentation
Archivierungsprotokoll
Vernichtungszertifikat
Kostenlose Probearchivierung
Einen exakten Preis für die Digitalisierung Ihrer Aktenordner kalkulieren wir Ihnen sehr gerne anhand einer kostenlosen Probearchivierung. Alternativ nutzen Sie gerne unseren Preiskalkulator zur Ermittlung Ihrer individuellen Preise.
Scanservice Preise Informationen
Für weitere Informationen zu unseren Scanservice Preisen:
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