Archivierung von Dokumenten

Die Rechtssichere Digitalisierung und Archivierung von Dokumenten bietet zahlreiche Vorteile gegenüber der herkömmlichen Ablage in Aktenordnern oder Hängemappen:

 

Durch die oben beschriebenen Abläufe verkürzen sich Durchlaufzeiten von Dokumenten im Unternehmen um ein vielfaches. Aus Tagen können hier im Idealfall Minuten werden. Durch klare Berechtigungs- und Zuständigkeits- Definitionen werden die zu bearbeitenden Vorgänge immer nach Erledigung eines Arbeitsschrittes sofort dem nächsten zuständigen Bearbeiter digital „vorgelegt“.

Nutzen Sie durch die elektronische Archivierung Ihrer Unterlagen Skontozeiten besser aus und optimieren Sie vor allem auch den Produktionsablauf indem Sie die interne Verwaltung und Administration erheblich verkürzen. Und letztlich verbessern Sie Ihren Kundenservice durch wesentlich schnellere Antwortzeiten und die unmittelbare Verfügbarkeit von Informationen.

 

Abschied von der Umlaufakte

Wenn Sie Ihre Belege mit Ihrem Steuerberater noch per Umlaufakte austauschen, können Sie durch die Digitalisierung Ihrer Buchführung, die Belege direkt in das revisionssichere DATEV System übertragen. Sprechen Sie hierzu Ihren Steuerberater an, inwiefern eine Umstellung Ihrer Buchführung auf digitalen Belegaustausch möglich ist. Setzt Ihr Steuerberater die Software von SAGE oder DATEV ein, kann er Ihnen Möglichkeiten der Datenübertragung zur Verfügung stellen.

Mit der Archivierung von Dokumenten Platz sparen und FINDEN statt Suchen

Die digitale Archivierung von Dokumenten spart 99% des Platzes im Vergleich zur herkömmlichen Ablage in Aktenordnern. Auf eine DVD passen beispielsweise bis zu 200.000 gescannte DIN-A4 Dokumente. In der Praxis werden digitale Dokumente auf firmeneigenen oder externen Servern gespeichert, hier ist die Speicherkapazität nahezu unbegrenzt. Das bedeutet alle Dokumente die der Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren und darüber hinaus unterliegen, können digital problemlos vorgehalten werden.

Und unabhängig von der Menge der Dokumente, dauert eine Recherche nach Informationen oder einzelnen Belegen selten länger als wenige Sekunden.

 

Zentraler Dokumentenpool

In einem Elektromnischen Archiv, speichern Sie ALLE Informationen die sowohl in Papier, als auch digital im Unternehmen anfallen. E-Mails, Office Dokumente, eingangs Belege wie Schriftverkehr, alles lässt sich digital an einem zentralen Punkt im Elektronischen Archiv verwalten und recherchieren

 

Mit digitaler Archivierung die gesetzlichen Vorgaben & Aufbewahrungsfristen der GOBD erfüllen

Die GOBD schreibt nicht nur die Dauer der Aufbewahrung von steuerlich relevanten Dokumenten vor, sie regelt darüber hinaus weitere Eckpunkte zur elektronischen Archivierung von Dokumenten.

MIt dem Schreiben des Bundesfinanzministreriums vom 8 März 2003, hat der Gesetzgeber durch die Änderung des §147 Abs.1 Nr.4a jedem Unternehmen erlaubt, Steuerlich relevante Unterlagen auch auf Bilddatenträgern aufzubewahren.

 

Revisionssichere Archivierung

Unter der revisionssicheren Archivierung versteht man unter anderem die Unveränderbarkeit der Dokumente. Dies erreicht man bei der Archivierung von Dokumenten unter anderem durch die Speicherung im PDF-A Format.

 

Nachvollziehbarkeit

Es muss jederzeit nachvollziehbar sein, WER WANN und WIE ein Dokument archiviert, bearbeitet oder verändert bzw. gelöscht hat. Ein DMS führt diese Protokollierung für digitale Dokumente automatisch durch.

 

Verfügbarkeit

Archivierte Dokumente müssen zeitnah verfügbar sein, insbesondere bei einer Betriebsprüfung. Aber auch für die eigenen, internen Zwecke garantiert ein DMS die unverzügliche Bereitstellung von digitalen Informationen, um beispielsweise bei Kundenanfragen schnell reagieren zu können.

Die Vorgaben der GOBD umfassen neben einer revisionssicheren und nachvollziehbaren Archivierung noch viele weitere Punkte, die ebenfalls durch die digitale Archivierung von Unterlagen leichter und schneller umzusetzen sind. Sprechen sie uns gerne an, wir beraten Sie wie auch Sie Ihre Dokumente GOBD konform archivieren können und vor allem sollten.

 

Ergebnis

Im Ergebnis kann durch die Archivierung von steuerlichen Unterlagen, die Umsetzung der gesetzlichen Anforderungen durch die GOBD, als auch der DSGVO, erheblich leichter und schneller erfolgen, als durch die analoge Ablage in Papierform.

Weitere Informationen finden Sie auch auf unserer Info Seite Gesetzliche Anforderungen

 

 

Archivierung von Dokumenten in Eigenregie oder durch Scanservice

Mit unserem Scanservice bieten wir Ihnen die Möglichkeit Ihre Dokumente extern zu Digitalisieren und Archivieren zu lassen. Kleinere Belegmengen bis zu 50 Blatt am Tag, können sicherlich nach guter Konzeption im Unternehmen selbst, beispielsweise in der Poststelle, eingescannt und archiviert werden. Sobald aber größere Belegmengen zu Archivieren sind, lohnt sich der Einsatz unseres Scanservices.

Wir konzipieren für Sie Ihr Elektronisches Archiv nach Ihren Bedürfnissen und Anforderungen. Neben der reinen Digitalisierung Ihrer Dokumente bieten wir Ihnen auch bei Bedarf ein eigenes CLOUD Archiv zu geringen monatlichen Pauschalen an. Setzen Sie bereits eine Archiv Software ein, liefern wie die Daten Importfähig für dieses System.

 

 

Wir übernehmen die Archivierung Ihrer Papiere als Fullservice Scandienstleister sicher & schnell. Wir sorgen für 100% Qualität und Vollständigkeit, die Revisionssichere Archivierung gemäß den gesetzlichen Vorgaben bilden wir u.a. durch unsere ISO Zertifizierung ab.

Folgende Dokumententypen eignen sich klassisch für die externe Digitalisierung und Archivierung durch einen Scanservice:

Wenn Sie wissen möchten, was die elektronische Archivierung Ihrer Unterlagen kostet, nutzen Sie gerne unseren Service einer kostenlosen Probearchivierung. Hierzu benötigen wir lediglich einen Belegquerschnitt Ihrer Unterlagen oder eines Ordners, den wir einmal komplett digitalisieren. Sie erhalten ausführliche Informationen anhand eines detaillierten Angebotes, und die elektronischen Daten auf Datenträger oder Online zum Download bereitgestellt.

Praxistip: Eine Probearchivierung eignet sich auch besonders, um Ihre Mitarbeiter von den Vorteilen elektronischer Ablage zu überzeugen. "Nehmen Sie Ihre Mitarbeiter mit" wenn Sie die Digitalisierung Ihrer Papierablage planen. Nur wenn die Digitale Lösung auch durch Ihre Mitarbeiter eingesetzt wird, profitieren Sie als Unternehmen.

Testen Sie uns kostenlos zur Digitalen Archivierung Ihrer Buchführung und erhalten wertvolle Informationen um beispielsweise die Anforderungen an Ihr zukünftiges Dokumenten Management in Ihrem Unternehmen zu ermitteln.

 

 

Dokumentenservice

Scanservice Deutschlandweit

Bevor Sie mit eigenem Personal und Hardware tätig werden, sprechen Sie uns gerne an. Eine externe Archivierung Ihrer Unterlagen macht in den meisten Fällen wirtschaftlich und vor allem qualitativ Sinn.

Wir arbeiten bereits für zahlreiche Unternehmen aus ganz Deutschland, von Hamburg bis Berlin, Köln bis Leipzig, oder München bis Freiburg. Wir kümmern uns um alle Belange der Archivierung und Digitalisierung und sorgen dafür das Sie sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren können.