Archivierung von Dokumenten

Archivierung von Dokumenten

Dokumente Archivieren

Wenn das Papierlose Büro das Ziel ist

Wenn die gesetzlichen Vorgaben aus GOBD erfüllt werden sollen

Wenn die Ablage und Recherche in Unterlagen zu aufwendig ist

 

Dann ist die die digitale & elektronische Archivierung von Dokumenten die Lösung!

Die Digitalisierung und Archivierung von Dokumenten bietet zahlreiche Vorteile gegenüber der herkömmlichen Ablage in Aktenordnern oder Hängemappen:

Vorteiler Digitaler Dokumente:

  • Platz sparen
  • Schnellere Durchlauf- und Bearbeitungszeiten
  • Erfüllung der gesetzlichen Vorgaben gemäß GOBD & DSGVO
  • Steuerung von Prozessen über WorkFlows
  • Keine Mehrfachkopien : Zentraler Zugriff für Benutzer
  • Schutz vor Verlust oder unbefugtem Zugriff
  • Schnelles Finden statt langem Suchen

Wir als Scandienstleister unterstützen Sie bei der Archivierung Ihrer Dokumente und dem Erreichen dieser Ziele. Wir bieten Ihnen den vollen Service für die Elektronische Archivierung Ihrer Dokumente, Akten und Unterlagen wie beispielsweise in der papierlosen Buchführung.

 

Die Umstellung von Aktenordner auf Digitale Archivierung

Bei der Archivierung von Dokumenten entfällt die Ablage in Aktenordnern oder Hängeregistern komplett. Eingehende Dokumente werden zeitnah digitalisiert, entweder durch unseren Scanservice oder direkt im Unternehmen in der Poststelle. Sofort nach Belegeingang, werden die Unterlagen in das Elektronische Archiv übernommen.

Neben der nötigen Scan Hardware in Form von Dokumentenscannern, ist bei der Archivierung von Dokumenten daher auch eine entsprechende Software nötig. Ein Dokumentenmanagement System (DMS), dieses bildet das elektronische Archiv.

Dieses DMS steuert den weiteren Lauf der Digitalen Dokumente durch das Unternehmen über sog. WorkFlows.

Alle Arbeitsschritte (Freigaben, Anmerkungen, Buchungen) die ein Dokument auf seinem Digitalen WorkFlow durchläuft, werden dabei automatisch durch das Dokumentenmanagement dokumentiert und sind nachvollziehbar, und zurück zu verfolgen. Ist die Bearbeitung des Dokumentes und aller damit zusammenhängenden Aufgaben erledigt, ist es sofort dauerhaft im Elektronischen Archiv revisionssicher gespeichert, also archiviert. Zumindest solange bis dessen Aufbewahrungspflicht erlöscht und das Archivsystem die Löschung nach Freigabeaufforderung automatisiert durchführt.

Ein Dokumentenmanagement lässt sich in den meisten Fällen problemlos mit Ihrer anderen Software wie Buchführung und Personalverwaltung kombinieren und übernimmt dadurch ausgehende Belege weitgehend automatisch.

 

Schnellere Durchlaufzeiten

Durch die oben beschriebenen Abläufe verkürzen sich Durchlaufzeiten von Dokumenten im Unternehmen um ein vielfaches. Aus Tagen können hier im Idealfall Minuten werden. Durch klare Berechtigungs- und Zuständigkeits- Definitionen werden Digitale Dokumente immer nach Erledigung eines Arbeitsschrittes sofort dem nächsten zuständigen Bearbeiter digital „vorgelegt“.

Nutzen Sie durch die Elektronische Archivierung Ihrer Unterlagen Skontozeiten besser aus, steigern Sie aber vor allem auch den Produktionsablauf indem Sie die interne Verwaltung und Administration erheblich verkürzen. Und letztlich optimieren Sie Ihren Kundenservice durch wesentlich schnellere Antwortzeiten durch unmittelbare Verfügbarkeit von Informationen.

 

DATEV Schnittstelle: Umlaufakte adé

Wenn Sie Ihre Belege mit Ihrem Steuerberater noch per Umlaufakte austauschen, können Sie durch die Digitalisierung Ihrer Buchführung, die Belege direkt in das revisionssichere DATEV System übertragen. Sprechen Sie hierzu Ihren Steuerberater an, inwiefern eine Umstellung Ihrer Buchführung auf digitalen Belegaustausch möglich ist. Setzt Ihr Steuerberater die Software von SAGE oder DATEV ein, kann er Ihnen Möglichkeiten der Datenübertragung zur Verfügung stellen.

 

Mit der Archivierung von Dokumenten Platz sparen und FINDEN statt Suchen

Die Digitale Archivierung von Dokumenten spart 99% des Platzes im Vergleich zur herkömmlichen Ablage in Aktenordnern. Auf eine DVD passen beispielsweise bis zu 200.000 gescannte DIN-A4 Dokumente. In der Praxis werden Digitale Dokumente auf Firmen eigenen oder externen Servern gespeichert, hier ist die Speicherkapazität nahezu unbegrenzt. Das bedeutet alle Dokumente die der Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren und darüber hinaus unterliegen, können digital problemlos vorgehalten werden.

Und unabhängig von der Menge der Dokumente, dauert eine Recherche nach Informationen oder einzelnen Belegen selten länger als wenige Sekunden.

 

Mit Digitalen Dokumenten die gesetzlichen Vorgaben der GOBD erfüllen

Die GOBD schreibt nicht nur die Dauer der Aufbewahrung von steuerlich relevanten Dokumenten vor, sie regelt darüber hinaus weitere Eckpunkte zur Elektronischen Archivierung von Dokumenten.

                Revisionssichere Archivierung

Unter der Revisionssicherheit versteht man unter anderem die Unveränderbarkeit der Dokumente. Dies erreicht man bei der Archivierung von Dokumenten unter anderem durch die Speicherung im PDF-A Format.

Nachvollziehbarkeit

Es muss jederzeit nachvollziehbar sein WER WANN und WIE ein Dokument archiviert, bearbeitet oder verändert bzw. gelöscht hat. Ein DMS führt diese Protokollierung für Digitale Dokumente automatisch durch.

Verfügbarkeit

Archivierte Dokumente müssen zeitnah zur Verfügung gestellt werden, insbesondere bei einer Betriebsprüfung. Aber auch für die eigenen, internen Zwecke garantiert ein DMS die unverzügliche Bereitstellung von digitalen Informationen um beispielsweise bei Kundenanfragen schnell reagieren zu können.

Die Vorgaben der GOBD umfassen neben einer Revisionssicheren und Nachvollziehbaren Archivierung noch viele weitere Punkte, die ebenfalls durch die digitale Archivierung von Unterlagen leichter und schneller umzusetzen sind. Sprechen sie uns gerne an, wir beraten Sie wie auch Sie Ihre Dokumente GOBD konform archivieren können und vor allem sollten.

Im Ergebnis kann durch die Archivierung von Dokumenten die Umsetzung der gesetzlichen Anforderungen durch die GOBD als auch der DSGVO erheblich leichter und schneller umgesetzt werden als durch die analoge Ablage in Papierform.

Weitere Informationen finden Sie auch auf unserer Info Seite Gesetzliche Anforderungen

Archivierung von Dokumenten

Archivierung von Dokumenten in Eigenregie oder durch Scanservice

Mit unserem Scanservice bieten wir Ihnen die Möglichkeit Ihre Dokumente extern zu Digitalisieren und Archivieren zu lassen. Kleinere Belegmengen bis zu 50 Blatt am Tag, können sicherlich nach guter Konzeption im Unternehmen selbst, beispielsweise in der Poststelle, eingescannt und archiviert werden. Sobald aber größere Belegmengen zu Archivieren sind, lohnt sich der Einsatz unseres Scanservices.

Wir konzipieren für Sie Ihr Elektronisches Archiv nach Ihren Bedürfnissen und Anforderungen. Neben der reinen Digitalisierung Ihrer Dokumente bieten wir Ihnen auch bei Bedarf ein eigenes CLOUD Archiv zu geringen monatlichen Pauschalen an. Setzen Sie bereits eine Archiv Software ein, liefern wie die Daten Importfähig für dieses System.

Folgende Leistungen übernehmen wir für Sie bei der Archivierung Ihrer Dokumente:

  1. Konzeption

Wir erarbeiten eine komplettes Konzept zur Umsetzung Ihres Elektronischen Archivs. Dabei analysieren wir Ihre bisherige Ablagestruktur, erkennen Schwachstellen im aktuellen Belegfluss, und versuchen die optimale Digitale Lösung zu finden.

  1. Dokumentenlogistik

Senden Sie uns Ihre Dokumente regelmäßig zu, oder nutzen unseren Bundesweiten Abholservice durch unseren eigenen Kurierdienst oder durch unsere Kooperation mit unserem Partner Mailboxes.

Als weitere Alternative bieten wir Ihnen unseren Postfach Service, an den Ihre Lieferanten und Partner Ihre Post direkt an ein Postfach in unsere Nähe senden das wir täglich leeren.

  1. Tagesaktuelle Digitalisierung

Wir verarbeiten (Belegvorbereitung, Scannen) jedes Dokument das bei uns eingeht noch am selben Tag, und stellen es Digital zur Verfügung. Für die Digitalisierung bereiten wir die Belege entsprechend vor, wir entfernen Heftungen (Tackernadeln, Büroklammern), kleben kleine Bon´s und Haftnotizen auf separate Leerseiten und nehmen ggf. auch Vorsortierungen nach Dokumententyp, Niederlassung oder Abteilung vor.

  1. Indizierung & Datenerfassung

Wir übernehmen mit unserem Scanservice die Zuordnung der Dokumente zu Dokumententypen, erfassen die Suchbegriffe die Sie oder Ihr DMS benötigt um die Dokumente zu archivieren und zu FINDEN. Wir übernehmen auch den Abgleich mit bestehenden Datenbanken um so den Erfassungsaufwand zu reduzieren.

Enthalten die Belege Barcodes, oder wir bringen in Ihrem Auftrag Barcodes zur späteren Zuordnung an, so werten wir diese ebenfalls bei der Indizierung aus.

  1. Zeitnahe Bereitstellung Digitaler Dokumente

Die Digitalisierten Dokumente stellen wir Ihnen sofort nach Fertigstellung Digital zur Verfügung. Nutzen Sie unser CLOUD Archiv (Amagno), sind die Dokumente sofort für jeden berechtigten Benutzer im Elektronischen Archiv abrufbar, und befinden sich bereits mit einem entsprechendem Status im WorkFlow. Setzen Sie ein eigenes bzw. anderes DMS als Amagno ein, liefern wir die Daten im sofort Einsatzfähigem Importformat.

Zum Abruf der Daten stellen wir Ihnen unseren Sicherheits-FTP Server zur Verfügung oder wählen uns auf einem von Ihnen  bereitgestellten Zugang zu Ihrem System ein.

  1. Handling Originale

Als Scandienstleister kümmern wir uns nach der Digitalisierung und Archivierung der Dokumente natürlich auch um die Originale. Diese können wir Ihnen entweder zur eigenen Lagerung zurücksenden, in unserem Sicherheits- Aktenlager langfristig einlagern oder nach einer Frist von wenigen Wochen gemäß BDSG vernichten.

Archivierung Dokumente

Wir übernehmen die Archivierung Ihrer Dokumente als Fullservice Scandienstleister. Wir sorgen für 100% Qualität und Vollständigkeit, die Revisionssichere Archivierung gemäß den gesetzlichen Vorgaben bilden wir u.a. durch unsere ISO Zertifizierung ab.

Folgende Dokumententypen eignen sich klassisch für die externe Digitalisierung und Archivierung durch einen Scanservice:

  • Eingangsrechnungen
  • Allgemeine Buchführung
  • Lieferscheine und Versandpapiere
  • Transportscheine
  • Projektunterlagen
  • Handelsbriefe & Schriftverkehr
  • Bankbelege
  • Spesenabrechnungen & Reisekosten

 

Bevor Sie mit eigenem Personal und Hardware tätig werden, sprechen Sie uns gerne an. Eine externe Archivierung Ihrer Dokumente macht in den meisten Fällen wirtschaftlich und vor allem qualitativ Sinn.

Wir arbeiten bereits für zahlreiche Unternehmen aus ganz Deutschland, von Hamburg bis Berlin, Köln bis Leipzig, oder München bis Freiburg. Wir kümmern uns um alle Belange der Archivierung und Digitalisierung und sorgen dafür das Sie sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren können.

 

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