Die logistische Akten Herausforderung

Als Scandienstleister sind wir auch immer öfter Zulieferer für datenverarbeitende Unternehmen. Bei immer mehr Projekten steht nicht die Platzersparnis oder das gezielte Finden von Dokumenten im Vordergrund, sondern die Auswertung von Daten.

Eines unserer Partnerunternehmen hat in den vergangenen Jahren eine Software entwickelt, die es Firmen ermöglicht sehr große Datenmengen gezielt auszuwerten. Die Software stellt selbständig Beziehungen zwischen Datensätzen her und liefert Auswertungen und Erkenntnisse zu vielen Fragestellungen.

Hierzu werden zum Einen die vorhandenen digitalen Daten, beispielsweise aus der FIBU, dem CRM und ERP oder auch dem Mailserver ausgewertet, zum Anderen aber auch die Unmengen an Informationen die auf Papier vorhanden sind.

Und hier kommt Smart-Store ins Spiel.

Wir übernehmen in solch spannenden Projekten den Part die analogen Informationen zu digitalisieren. Wir liefern die hochwertigen Scans, die notwendig sind, um mithilfe von Texterkennung (OCR) eine möglichst hohe Erkennungsquote der Texte zu liefern.

Die Datenmengen, die in solchen Projekten verarbeitet werden sind teilweise gigantisch und die Zeit, die dafür zur Verfügung steht ist oft denkbar knapp. Hier können wir mit unserer langjährigen Erfahrung als Scandienstleister und mit unserer guten internen Organisation unsere volle Leistung ausspielen.

Wir scannen bis zu 200 Aktenordner pro Tag, was 100.000 Blatt entspricht, alle Scans werden tagesaktuell auch per OCR ausgewertet und den Auftraggebern als PDF Dateien online zum Download bereitgestellt.

Unser aktuelles Projekt allerdings fordert uns in besonderem Maße logistisch heraus. Teil unseres Auftrags ist es, bei insgesamt mehr als 65 Anlaufstellen unterschiedliche Mengen (zwischen 2-500) an Aktenordnern zu verpacken und abzuholen um sie in unser Scanzentrum nach Osterholz-Scharmbeck zu bringen.

Insgesamt sind 3.300 Aktenordner einzusammeln.

Hierbei ist es wichtig jeden Aktenordner, jederzeit der Anlaufstelle zuordnen zu können, von der er abgeholt wurde. Hierzu setzen wir speziell codierte Barcodes ein.

Wir fahren mit eigenen Fahrzeugen innerhalb von 4 Tagen mehr als 5.000 Kilometer, um mit eigenen Mitarbeitern die Akten persönlich abzuholen.

Planen wir unsere ansonsten auch nicht gerade kleinen Touren noch mit Google Maps, benötigen wir in diesem Fall Profisoftware. Mithilfe eines professionellen Routenplaners in der wir alle 65 Anlaufstellen eingepflegt haben, wurde uns die optimale Route als „Rundkurs“ berechnet.

Diese Route haben wir in zwei Teile für zwei Transportfahrzeuge aufgeteilt, die beide am gleichen Punkt beginnen und sich „im Kreis“ entegenfahren.

Zu den reinen Fahrzeiten haben wir anhand der jeweiligen Aktenmengen den Aufwand für die Verpackung addiert und einen konkreten Zeitplan erstellt.

Schließlich wurde den Ansprechpartner vor Ort an jeder Anlaufstelle ein Zeitfenster für die Abholung mitgeteilt.

Obwohl teilweise bei den Anlaufstellen nur wenig Zeit für die Verpackung zur Verfügung steht , ist es wichtig das alles genau dokumentiert und protokolliert wird. Jeder Aktenordner erhält von uns einen eindeutigen Barcode. Und jeder Kunde erhält vor Ort ein Übernahmeprotokoll zum Nachweis.

All dies will bereits im Vorfeld gut vorbereitet sein. Die Planungen laufen bereits seit Wochen in enger Abstimmung mit allen Beteiligten.

Unsere langjährige Erfahrung im Bereich der Aktenlogistik kommt uns hier zu gute.

Am 3. September startet unsere „Große Aktenabholung“ und wird hoffentlich bis 6. September erfolgreich abgeschlossen sein.

Wir möchten Sie auf dieser Seite gerne immer wieder über unsere Planungen und den Verlauf der Aktion auf dem Laufenden halten.

Schauen Sie gerne wieder rein.

Der erste Tag unseres Projektes besteht aus Karton´s falten und Anreise.

Insgesamt 300 Kartons wurden vorgefaltet damit wir vor Ort beim Verpacken Zeit sparen. Denn unser Tourplan ist eng. Bis zu 15 Stationen fahren wir pro Team & Tag an.

Den Rest des Tages sind wir mit 2 Teams und 2 Transportern die 650km in den Süden gefahren. Da unsere Abholtour quasi eine Rundreise ist, übernachten beide Teams an unterschiedlichen Orten. Ab Morgen fahren sich beide Fahrzeuge quasi entgegen.

Team 2 startet gleich bei der ersten Station mit 200 Akten die zu verpacken und zu verladen sind.

Zwar sind die anzufahrenden Stationen und der Zeitplan gut organisiert, aber es gibt soviele Eventualitäten unterwegs, das es nicht möglich war die nächste Übernachtungsstation für den 2 Tag fest zu reservieren.

Da es sich aber um eine touristisch gut besuchte Gegend handelt, gehen wir nicht davon aus, obdachlos zu werden.

Ab Morgen wird es Ernst.

 

04.09.2018  Erstens kommt es anders, zweitens als man denkt

Unser „Abenteuer“ der großen Aktenabholung ist nun endlich heute gestartet.

Der Folgende Tagesbericht sollte eigentlich den Hintergrund einer umfangreichen Aktenabholung bei Smart-Store darstellen. Es ist aber gefühlt nicht nur wie eine Rally, der folgende Tagesbericht liest sich auch mehr wie ein Tourenwagenbericht.

Lassen Sie sich nicht täuschen!
Wir sind Scandienstleister! Wir Scannen Akten! Die Akten zu verpacken und abzuholen ist schon lange Teil unserer Dienstleistung. Aber das aktuelle Projekt ist im Bereich Aktenlogistik wirklich besonders.

 

Was heute geschah

Insgesamt standen heute 30 Anlaufstellen für die beiden Abhol-Teams auf dem Programm, die gute Nachricht zu Beginn: Es wurden alle Stellen angefahren und alle Ordner (heute insgesamt fast 1.000) wurden abgeholt.

Team 1 hatte allerdings zu Beginn das „PECH“ , was Team 2 wiederum gleich zu Beginn motivierte und mehr als 1 Stunde im Zeitplan nach vorne brachte:

Das Akten verpacken!

 

Denn Team 1 musste leider gleich an Station 1 mehr Ordner verpacken als gemeldet wurden. Als wenn das nicht schon terminlich ein Problem ist, mussten die Kartons auch noch aus dem Keller nach oben getragen werden. Aber auch das ist nun mal unser Service als Scandienstleister.

Team 2 hatte da erheblich mehr Glück. Gleich bei Station 1 sollten 200 Ordner abgeholt werden, und der Kunde empfang unsere Mitarbeiter mit dem Satz „Ach, Sie bringen Kartons mit? Wir haben bereits alles verpackt!“ Tja, 10 Minuten später war Team 2 mit verladen fertig, und 1 Stunde vor dem Zeitplan.

Aber das sollte sich rächen!

Team 2 hatte das Glück die folgenden 3 Stunden gepachtet, und musste lediglich bereits verpackte Akten verladen, während Team 1 trotz mehrmaliger, vorheriger Terminankündigungen immer wieder auf ratlose Mandanten traf die sich fragten „Wer holt da meine Akten und warum?“

 

Das Blatt wendete sich, als Team 2 beschloss schon die ersten drei Termine des Folgetages ebenfalls am ersten Tourentag abzuholen. In der Region NAGOLD schienen sich alle Straßenmeistereien einen Wettbewerb zu liefern, es ist schier unglaublich wie viele Straßen innerhalb eines Umkreises von 10Km gleichzeitig gesperrt werden können. NAGOLD war abgeriegelt! Vergessen Sie Bielefeld, NAGOLD gab es heute de facto NICHT! Team 2 benötigte geschlagene 1,5 Stunden um die Ortschaft NAGOLD überhaupt zu erreichen. 5(!) Umleitungen, 2(!) Vollsperrungen.

Team 1 hingegen schloss den Tourentag wie geplant um 17Uhr ab.

Morgen geht es weiter

Weit mehr als die Hälfte der Akten die abzuholen sind, wurden heute am ersten Tag verladen. Wir sind sehr zuversichtlich Morgen alle weiteren 30 Mandanten zu erreichen und das Projekt am Nachmittag abzuschließen, um dann auch die Heimreise antreten zu können

Wir werden berichten!

 

 

An Tag 3 unserer großen Akten Abholaktion ging es für beide Teams in das Herz des Schwarzwaldes. Erneut standen ca. 30 Anlaufstationen mit insgesamt ca. 500 Akten auf dem Plan.

Die Erfahrungen aus Tag 1 wurden gleich Morgens vor der Abfahrt umgesetzt: Einen Großteil der bereits vorgefalteten Kartons wurden wieder „entfaltet“. Denn bei den meisten Kunden waren die Akten bereits verpackt.

Wenn wir beauftragt werden Akten abzuholen, gehört es aber zu unserer Aufgabe auch Kartons mitzubringen, diese mit Barcode zu codieren, und somit notieren zu können welcher Ordner sich in welchem Karton befindet. Das ist u.a. auch nötig, um später Akten und Belege schnell auf Abruf zur Verfügung stellen zu können.

Bei schönstem Sonnenschein machten sich also beide Teams auf die jeweils ca. 300km lange Strecke in das Herz des Schwarzwaldes. Wer nun an Berge, Holzhäuser und lustige Hüte denkt, mag nicht ganz falsch liegen. Wer dort aber schon mal Auto gefahren ist, und sich dann vorstellt die teilweise nur 2Meter breiten Serpentin Straßen mit einem 3,5T Transporter zu fahren, kann sich nur ansatzweise vorstellen welchen „Spaß“ wir hatten.

12% Steigung sind für einen Norddeutschen schon eine Herausforderung, 18% Steigung wiederum fühlen sich nicht nur an wie 90Grad Senkrecht, sie sehen auch so aus!

Es floss also reichlich Adrenalin. Aber unterm Strich konnte die gesamte Abholaktion bei insgesamt mehr als 60 Kunden an Tag 2 erfolgreich abgeschlossen werden.

Alle Akten & Kartons sind wohlbehalten in unserem Scanzentrum angekommen. Wir können jede Akte und jeden Karton eindeutig dem Absender/Kunden zuordnen.

Nun beginnt unsere eigentliche Aufgabe: Die Vorbereitung der Belege und das Scannen. Für 3.000 Ordner haben wir nun 3-4 Wochen Zeit zum Scannen und auch zum Erholen.

Als Resume unserer Abholaktion bleibt festzuhalten:

Ja, wir können Aktenlogistik

Ja, wir holen auch große Mengen Akten in ganz Deutschland ab

Und Ja, Dem Schwaben ist seine Mittagspause heilig