Aufbewahrungsfristen in der Landwirtschaft

Gesetzliche Grundlage

Die Pflicht zur Aufbewahrung von Unterlagen ist in Deutschland vor allem in zwei Gesetzen geregelt:

Abgabenordnung (AO)

Die Abgabenordnung (§ 147 AO) regelt, welche steuerlich relevanten Unterlagen – wie z. B. Rechnungen, Buchungsbelege oder Geschäftsbriefe – aufbewahrt werden müssen, und wie lange. Diese Vorgaben betreffen alle Betriebe, die steuerlich erfasst sind.

Die Vorschriften der Abgabenordnung gelten für alle Landwirte, die steuerlich erfasst sind und somit also nahezu jeden Betrieb mit Einkünften aus Land- und Forstwirtschaft.

Handelsgesetzbuch (HGB)

Das Handelsgesetzbuch (§ 257 HGB) gilt zusätzlich für Betriebe, die als Kaufleute gelten, also z. B. landwirtschaftliche GmbHs oder Betriebe, die zur Bilanzierung verpflichtet sind. Hier werden vor allem Anforderungen an die Aufbewahrung von Bilanzen, Inventaren und Handelsbüchern geregelt.

Das HGB gilt nur für Landwirte, wenn einer der folgenden Punkte zutrifft:

• Der Betrieb ist freiwillig im Handelsregister eingetragen (z. B. GmbH, KG)

• Der Betrieb überschreitet die Buchführungsgrenzen und wird dadurch bilanzierungspflichtig

  • Umsatz > 600.000 € oder Gewinn > 60.000 € (§ 141 AO)

 

Zudem betroffen sind:

• Betriebe mit Fördermitteln, z. B. Agrarumweltmaßnahmen oder EU-Zahlungen

• Betriebe mit Tierhaltung oder Pflanzenschutz, da gesetzliche Dokumentationspflichten greifen

• Landwirtschaftliche GmbHs oder GbRs, die bilanzierungspflichtig sind (HGB + AO)

Auch wer nur eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) abgibt, muss Belege und Aufzeichnungen aufbewahren.

10 Jahre Aufbewahrungsfrist

• Bücher und Aufzeichnungen
• Jahresabschlüsse
• Lageberichte
• Inventare
• Eröffnungsbilanzen

8 Jahre Aufbewahrungsfrist - Buchungsbelege (neu ab 2025)

• Rechnungen
• Quittungen
• Kostenbelege
• Zollunterlagen mit Buchungsbezug (z.B. Zollanmeldungen, Einfuhrrechnungen, ATLAS-Dokumente, Zollbescheide mit Einfuhrumsatzsteuerbezug)

Gültig für alle Buchungsbelege, deren Aufbewahrungsfrist zu Beginn des Jahres 2025 noch nicht abgelaufen ist.

6 Jahre Aufbewahrungsfrist

• Geschäftskorrespondenz
• empfangene Handelsbriefe
• versandte Handelsbriefe
• zollbezogene Schriftstücke (ohne Buchung)

Quelle: IHK München

Hinweis: Die hier dargestellten Fristen gelten nach § 147 AO für alle steuerpflichtigen Landwirte. Nur in seltenen Fällen – etwa bei landwirtschaftlichen GmbHs oder freiwilligem Handelsregistereintrag – gelten zusätzlich Aufbewahrungspflichten nach dem Handelsgesetzbuch (HGB). Diese unterscheiden sich in den Fristen nur marginal.

Neben den allgemeinen steuerlichen Aufbewahrungspflichten nach § 147 AO gibt es in der Landwirtschaft zahlreiche zusätzliche Unterlagen, die aus fachrechtlichen Gründen (z. B. Umwelt-, Förder- oder Tierschutzrecht) über mehrere Jahre aufbewahrt werden müssen.

Aufbewahrungsfristen Tierhaltung & Milcherzeugung

Tierbestand allgemein

• Bestandsregister (Schweine, Rinder, Schafe oder Ziegen): 3 Jahre
• Aufzeichnung über Tierverluste: 3 Jahre
• Tierkörperbeseitigungsscheine: 3 Jahre
• Aufzeichnung zur Tierbestandskontrolle: 3 Jahre
• Besamungsscheine: 3 Jahre
• Bestandsuntersuchungen (Analyseergebnisse, Statusfeststellung): 3 Jahre
• Rationsberechnung Tierfutter: 3 Jahre

Milcherzeugung

• Untersuchungsergebnisse Eutergesundheit: 2 Jahre
• Prüfprotokoll Melkanlage: 2 Jahre
• Milchuntersuchungen (Zell- und Keimzahlergebnisse, Rückstands-/Hemmstoffbefunde): 3 Jahre
• Qualitätsmanagement Milch / Qualität und Sicherheit (QS): 3 Jahre
• Unterlagen zur Milcherzeugung, Milchvermarktung, Berechnung/Höhe der Überschussabgaben: 10 Jahre
• Unterlagen zu Direktverkäufen (inkl. Bestandsbuchhaltung): 6 Jahre

Tiergesundheit & Arzneimittel

• Arzneimittelanwendungsdokumentation (Rohmilchüberwachung): 5 Jahre
• Rechnungen/Lieferscheine zu Erwerb von Tierarzneimitteln: 5 Jahre
• Tierärztliche Verordnungen/Anweisungen
• Anwendungsdokumentationen (Behandlungsnachweis)
• Angaben zur Tiergruppe, Dosierung, Datum

 

Weitere Aufbewahrungsfristen im Agrarsektor

Düngemittelverordnung

• Düngebedarfsermittlung: 7 Jahre
• Dokumentation durchgeführte Düngemaßnahmen: 7 Jahre

Klärschlammverordnung

• Lieferscheine: 12 Jahre*
• Analyse des Klärschlamminhalts: 10 Jahre*

Stoffstrombilanz-Verordnung

• Stoffstrombilanz: 7 Jahre

Bundes-Bodenschutz- und Altlastenverordnung

• Gärsubstrate Untersuchungsergebnisse: 10 Jahre

Bioabfallverordnung

• Lieferscheine für Kompost und Biogasgärsubstrat: 10 Jahre*
• Bodenuntersuchungsergebnisse beim Einsatz: 10 Jahre*

Förderung & Subventionen

• De-minimis-Bescheinigungen (Zuschüsse an kleinere Betriebe): 10 Jahre
• Agrardiesel: Bescheide, Buchführungsbelege: 8 Jahre (ab Januar 2025)
• Agrarumweltmaßnahmen (AUM): 5 Jahre (nach Ende)

 

*Zur Absicherung bei möglichen Umwelthaftungsfällen wird eine 30-jährige Aufbewahrung empfohlen.

Diese Übersicht wurde nach bestem Wissen erstellt und dient lediglich der allgemeinen Orientierung. Sie ersetzt keine rechtliche oder steuerliche Beratung und erhebt auch keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Für verbindliche Auskünfte wenden Sie sich bitte an einen Rechtsanwalt oder Steuerberater.

Quellen:

Top Farmplans, LAVES Niedersachsen, MilchQoutV § 45, THAMNV § 1, Investitionsbank Berlin, Düngebehörde NDS, BBodSchV § 26, BioAbV § 13, AbfKlärV § 18, § 32, StoffBilV § 8

Der Gesetzgeber erlaubt die elektronische Aufbewahrung vieler betrieblicher Unterlagen – auch in der Landwirtschaft. Mit dem sogenannten ersetzenden Scannen können Papierdokumente digitalisiert und danach rechtssicher elektronisch archiviert werden – die Papierablage ist nicht mehr nötig.

Gerade für landwirtschaftliche Betriebe bietet das enorme Vorteile: Platz sparen, schneller Zugriff, Schutz vor Verlust und optimale Vorbereitung auf Prüfungen und Förderkontrollen.

Wichtig ist dabei die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben:

• Revisionssichere, GoBD-konforme Archivierung

• Schutz vor unbefugtem Zugriff (z. B. DSGVO)

• Dauerhafte Lesbarkeit und Nachvollziehbarkeit

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Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen sind kein „Kann“, sondern ein „Muss“.

Wer sie missachtet, riskiert mehr als nur Unordnung im Büro: Fehlen bei Prüfungen wichtige Unterlagen, kann das Finanzamt eine Schätzung vornehmen – mit dem Ergebnis einer deutlich höheren Steuerlast.

Auch Rückforderungen von Fördermitteln oder Probleme bei QS- und Tierwohlkontrollen sind möglich.

Papierdokumente verblassen, gehen verloren oder sind im Ernstfall unauffindbar – und genau dann, wenn der Nachweis entscheidend wäre. Digitale Archivierung schützt Sie davor. Mit unserem Service sind Ihre Unterlagen revisionssicher, vollständig und jederzeit griffbereit – auch Jahre später.

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