Digitale Archivierung

Schritt für Schritt

ins papierlose Büro

Akten, Ordner & Dokumente digital archivieren

und mit unserem Scanservice ganz einfach ins papierlose Büro

Aufbewahrungsfristen und Auflagen nach BDSG, GOBD und DSGVO

mit digitaler Archivierung ganz leicht erfüllen

Akten, Ordner und Dokumente kostengünstig und komfortabel einscannen lassen

Aktenordner bereits ab 18€ und Einzelbelege schon ab 0,03€ pro Blatt

Transport und Verpackung. Die Logistik übernehmen wir.

Sicher und zu einem fairen Preis

Digitale Archivierung - in 8 einfachen Schritten!

Digitale Archivierung klingt zunächst kompliziert und nach eine großen Aufgabe. Zwar bedeutet digitale Archivierung mehr als nur seine Akten Ordner und Dokumente zu scannen oder scannen zu lassen, aber mit unserem Scanservice für die digitale Archivierung und unserem Know How rund um die Digitalisierung, ist die Umsetzung absolut nicht schwer. Wir zeigen Ihnen, wie Sie mit wenigen Schritten den Weg ins papierlose Büro starten.

Digitale Archivierung Schritt1: IST & SOLL Aufnahme

Warum möchten Sie die digitale Archivierung? Um Platz zu sparen? Um digitale Dokumente und Informationen elektronisch schnell finden zu können? Um in Zukunft papierlos zu arbeiten?

Sind diese Fragen geklärt, stellen wir Ihnen die für Ihre Anforderungen effektivste Archivierungslösung vor.

Digitale Archivierung Schritt2: Preisfindung

Anhand eines Belegquerschnitts oder eines Testordners ermitteln wir den tatsächlichen Aufwand und nennen Ihnen einen konkreten Preis pro Ordner oder Vorgang zur Digitalisierung und elektronischen Archivierung. Wir bieten diesen Service im Rahmen einer kostenlosen Probearchivierung an.

Digitale Archivierung Schritt3: Akten- und Belegabholung

Wir holen Ihre Akten und Dokumente aus Ihrem Archiv, verpacken und Transportieren mit eigenem Personal direkt in unser Scanzentrum.

Digitale Archivierung Schritt4: Vorbereitung

Unser Team bereitet Ihre Akten und Dokumente für den Scanvorgang vor. Wir entklammern und entheften. Kleben ggf. kleine Notizzettel wie Post-It´s auf leere Seiten und kleben Risse und Falten. Die chronologische Reihenfolge der Dokumente bleibt dabei immer erhalten. Wir nennen dies Belegaufbereitung.

Digitale Archivierung Schritt5: Scannen & Digitalisieren

Zum Scannen Ihrer Dokumente setzen wir Hochleistungsscanner ein, die alle Formate von DIN-A7 (Tankbelege, Kassenbons) bis DIN-A0 (Pläne & Zeichnungen) mit einem Durchsatz von bis zu 150 Blatt pro Minute verarbeiten. Farbscans sind ebenso möglich wie Schwarz/Weiß Scans. Der Preis für Farb- und Schwarz-Weißscans ist identisch. Wichtig ist, dass Ihre Dokumente optimal digitalisiert werden. Keine Information geht verloren.

Dafür scannen wir auch Vorder- und Rückseite gleichzeitig und löschen leere Rückseiten.

Digitale Archivierung Schritt6: Schlagwörter und Suchbegriffe

Haben wir Ihre Dokumente als PDF Dateien digitalisiert, erfassen wir anschließend noch die Indexkriterien und sonstigen Informationen, die Sie benötigen, um die digitalen Daten schnell und unkompliziert im elektronischen Archiv suchen zu können. Neben der manuellen Erfassung der wichtigsten Suchkriterien erzeugen wir auch eine Volltexterkennung. Mit Hilfe der Volltexterkennung (OCR) können Sie nach einzelnen Schlagwörtern innerhalb aller digitalen Akten & Dokumente suchen.

Digitale Archivierung Schritt7: Das digitale Archiv

Die PDF-Dateien inklusive Dateinamensbenennung mit den Schlagwörtern, speichern wir auf Datenträgern, wie DVD oder externe Festplatte, in einer übersichtlichen und leicht zu bedienenden Verzeichnisstruktur. Alternativ stellen wir Ihnen die digitalen Dokumente online, zum Abruf und Import in Ihr DMS System, zur Verfügung. Eine weitere Alternative stellt unser Online-Archiv in der Cloud zur direkten Arbeit mit einem elektronischen Archiv dar.

Digitale Archivierung Schritt8: Vernichten oder zurückliefern

Nach erfolgreicher digitaler Archivierung Ihrer Akten und Dokumente können wir diese für Sie vernichten, oder auf Wunsch auch zurück liefern.

Digitale Archivierung? Machen Sie jetzt den ersten Schritt!

Wir freuen uns auf Ihre E-Mail

Was kann digital archiviert werden?

Wir scannen und archivieren nahezu alles, was in einem Unternehmen an Papier anfällt. Von der Buchhaltung mit Rechnungseingang, Bankbelegen und Auftragsunterlagen, bis hin zu Projektunterlagen mit technischen Dokumentationen und auch Zeichnungsarchive.

Fullservice aus einer Hand

Konzentrieren Sie sich auf Ihr Kerngeschäft und überlassen uns die digitale Archivierung Ihrer täglichen Ablage und die Digitalisierung Ihres Archives. Wir beraten Sie gerne zu den Themen:

Rechtssichere Archivierung
Revisionssicherheit
Digitaler Posteingang
Selber scannen oder scannen lassen
Aktenlagerung oder digitale Archivierung

Wenn Sie weitere Informationen zur Archivierung Ihrer Buchhaltung oder anderen Dokumenten benötigen, nehmen Sie gerne Kontakt zu uns auf.

Vorteile digitale Archivierung

99% Platzersparnis
Schnelles Finden statt langem Suchen
Erfüllung rechtlicher Aufbewahrungspflichten
Revisionssicherheit aller Informationen
Workflows für elektrische Buchhaltung
Gemeinsamer Dokumentenpool für Abteilungen und Niederlassungen

Die rechtlichen Grundlagen der digitalen Archivierung

Selbstverständlich arbeiten wir mit unserem Scanservice auf Basis der rechtlichen Grundlagen und garantieren Ihnen eine volle Rechtsgültigkeit, der von uns digitalisierten Dokumente. Die elektronischen Daten sind gemäß GOBD revisionssicher und für eine entsprechende Finanzprüfung geeignet.

Digitale Archivierung deutschlandweit

Wir bieten die digitale Archivierung für Kunden aus allen Branchen, Geschäfts- und Industriezweigen deutschlandweit an. Unsere Kunden sind große Konzerne oder auch Handwerker und kleine Handelsunternehmen. Sie stammen aus Hamburg, München, Berlin und Stuttgart, genauso wie aus Dortmund, Leipzig und Köln. Gemeindeverwaltungen, Stadtverwaltungen oder Landkreise vertrauen ebenso auf unsere zuverlässigen Services.

Wir kümmern uns bei der digitalen Archivierung um alles und bieten einen rund um Service an. Das beginnt schon bei der Logistik, also der Verpackung und dem Transport der Akten.

Digitale Archivierung & Scanservice

Melden Sie sich noch heute bei uns.

Wir freuen uns Sie zu beraten!

Persönliche Beratung unter: 04791 985 37-0

E-Mail: info@smart-store.de

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