Digitale Archivierung

Digitale Archivierung

Digitale Archivierung

Akten, Ordner & Dokumente digital archivieren

Unser Scanservice für die Digitale Archivierung

Und so einfach ist es:

Schritt1: IST & SOLL Aufnahme

Warum möchten Sie die digitale Archivierung? Um Platz zu sparen oder um digitale Dokumente und Informationen elektronisch schnell finden zu können? Haben wir diese Fragen geklärt, stellen wir Ihnen die für Ihre Anforderungen effektivste Archivierungslösung vor.

Schritt2: Preisfindung

Anhand eines Belegquerschnitts oder eines Testordners ermitteln wir den tatsächlichen Aufwand und nennen Ihnen einen konkreten Preis pro Ordner oder Vorgang zur Digitalisierung und elektronischen Archivierung. Wir bieten diesen Service im Rahmen einer kostenlosen Probearchivierung an.

Schritt3: Akten- und Belegabholung

Wir holen Ihre Akten und Dokumente aus Ihrem Archiv, verpacken und Transportieren mit eigenem Personal direkt in unser Scanzentrum.

Schritt4: Vorbereitung

Unser Team bereitet Ihre Akten und Dokumente für den Scanvorgang vor. Wir entklammern und entheften. Kleben ggf. kleine Notizzettel wie Post-It´s auf leere Seiten und kleben Risse und Falten. Die chronologische Reihenfolge der Dokumente bleibt dabei immer erhalten. Wir nennen dies Belegaufbereitung.

Schritt5: Scannen & Digitalisieren

Zum Scannen Ihrer Dokumente setzen wir Hochleistungsscanner ein, die alle Formate von DIN-A7 (Tankbelege) bis DIN-A0 (Pläne & Zeichnungen) mit einem Durchsatz von bis zu 150 Blatt pro Minute verarbeiten. Farbscans sind ebenso möglich wie Schwarz/Weiß Scans. Der Preis ist identisch. Wichtig ist, dass Ihre Dokumente optimal digitalisiert werden. Keine Information geht verloren.

Dafür scannen wir auch Vorder- und Rückseite gleichzeitig und löschen leere Rückseiten.

Schritt6: Schlagwörter und Suchbegriffe

Haben wir Ihre Dokumente als PDF Dateien digitalisiert, erfassen wir anschließend noch die Indexkriterien und sonstigen Informationen, die Sie benötigen, um die digitalen Daten schnell und unkompliziert im elektronischen Archiv suchen zu können. Neben der manuellen Erfassung der wichtigsten Suchkriterien erzeugen wir auch eine Volltexterkennung. Mit Hilfe der Volltexterkennung (OCR) können Sie nach einzelnen Schlagwörtern innerhalb aller digitalen Akten & Dokumente suchen.

Schritt7: Das Digitale Archiv

Die PDF Dateien inklusive Dateinamensbenennung mit den Schlagwörtern, speichern wir auf Datenträgern, wie DVD oder externe Festplatte, in einer übersichtlichen und leicht zu bedienenden Verzeichnisstruktur. Alternativ stellen wir Ihnen die digitalen Dokumente Online, zum Abruf und Import in Ihr DMS System, zur Verfügung.  Eine weitere Alternative stellt unser Online-Archiv in der Cloud zur direkten Arbeit mit einem elektronischen Archiv dar.

Schritt8: Vernichten oder zurückliefern

Nach erfolgreicher digitaler Archivierung Ihrer Akten und Dokumente können wir diese für Sie vernichten, oder auf Wunsch auch zurück liefern.

Digitale Archivierung

Die rechtlichen Grundlagen der Archivierung

Selbstverständlich arbeiten wir mit unserem Scanservice auf Basis der rechtlichen Grundlagen und garantieren Ihnen eine volle Rechtsgültigkeit, der von uns digitalisierten Dokumente. Die elektronischen Daten sind gemäß GOBD revisionssicher und für eine entsprechende Finanzprüfung geeignet.

Unser zertifizierter Scanservice

Wir sind nach ISO Norm 9001:2015 zertifiziert und überprüfen alle unsere Arbeitsschritte während der Digitalisierung Ihrer Unterlagen gemäß unseren Qualitätsstandards. Wir richten unsere Services streng nach den datenschutzrechtlichen Vorgaben aus und bestätigen Ihnen dies durch entsprechende Dokumente und Nachweise.

Vorteile Digitale Archivierung

  • 99% Platzersparnis
  • Schnelles Finden statt langem Suchen
  • Erfüllung rechtlicher Aufbewahrungspflichten
  • Revisionssicherheit aller Informationen
  • Workflows für elektronische Buchhaltung
  • Gemeinsamer Dokumentenpool für Abteilungen und Niederlassung
  • Fullservice aus einer Hand

Konzentrieren Sie sich auf Ihr Kerngeschäft und überlassen uns die digitale Archivierung Ihrer täglichen Ablage und die Digitalisierung Ihres Archives. Wir beraten Sie gerne zu den Themen:

  • Rechtssichere Archivierung
  • Revisionssicherheit
  • Digitaler Posteingang
  • Selber scannen oder scannen lassen
  • Aktenlagerung oder digitale Archivierung

Wenn Sie weitere Informationen zur Archivierung Ihrer Buchhaltung oder anderen Dokumenten benötigen, nehmen Sie gerne Kontakt zu uns auf.

Was kann digital archiviert werden:

Wir scannen und archivieren nahezu alles, was in einem Unternehmen an Papier anfällt. Von der Buchhaltung mit Rechnungseingang, Bankbelegen und Auftragsunterlagen, bis hin zu Projektunterlagen mit technischen Dokumentationen und auch Zeichnungsarchive.

 

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