Digitale Archivierung

Archivieren bedeutet, Unterlagen so aufzubewahren, dass sie über einen längeren Zeitraum sicher und zugänglich bleiben. Entscheidend ist dabei die Struktur: Nur wer seine Ablage systematisch aufbaut, findet später auch wieder, was er sucht.

Digitale Archivierung überträgt genau dieses Prinzip ins Digitale: Statt im Aktenregal abgeheftet, liegen Geschäftsdokumente zentral und durchsuchbar als eindeutig benannte Dateien vor.

Das gilt sowohl für digital entstandene Dokumente wie E-Mails als auch für digitalisierte Dokumente wie gescannte Aktenordner, alles an einem gemeinsamen Speicherort.

Dabei geht es um mehr als Scannen und Ablage: Ohne Indexierung wäre ein digitales Archiv nur eine Bildergalerie. Erst die Indexierung macht aus einzelnen Scans ein durchsuchbares, geordnetes Archiv, in dem sich jedes Dokument gezielt wiederfinden lässt.

Für steuerlich relevante Geschäftsunterlagen besteht eine Aufbewahrungspflicht in Deutschland. Der Gesetzgeber möchte sicherstellen, dass Geschäftsvorgänge nachträglich überprüfbar sind, insbesondere für das Finanzamt im Rahmen von Betriebsprüfungen.

Die Rechtsgrundlagen dafür sind §147 AO und §257 HGB. Sie schreiben vor, welche Unterlagen wie lange aufbewahrt werden müssen (6, 8 oder 10 Jahre, je nach Art). Wird dagegen verstoßen, drohen steuerliche Nachteile bis hin zur Schätzung der Besteuerungsgrundlage durch das Finanzamt, weil die Buchführung dann nicht mehr als ordnungsgemäß gilt.

Ausführliche Informationen zu diesem Thema, finden Sie auf unserer Infoseite Aufbewahrungsfristen für Geschäftsunterlagen.

Neben der gesetzlichen Pflicht bringt digitale Archivierung auch handfeste praktische Vorteile für den Arbeitsalltag:

• Platzersparnis: Keine Aktenlagerung mehr notwendig
• Zeitersparnis: Dokumente in Sekunden auffindbar
• Schutz vor Verlust: Kein Risiko durch Wasserschaden, Brand oder Schimmelbefall
• Problemlose Prüfungen: Alle Unterlagen sind schnell auffindbar und langfristig lesbar
• Datenschutz: DSGVO-Anforderungen einfach umsetzbar mit Sicherheitsfunktionen (Zugriffsbeschränkung etc.)
• Ortsunabhängiger Zugriff: Greifen Sie von überall auf das Archiv zu

Digital archivieren lässt sich nahezu jede Art von Geschäftsunterlage. Am häufigsten digitalisieren wir für unsere Kunden:

• Personalakten
• Mieterakten
• Bauakten
• Patientenakten
• Buchhaltungsordner
• Großformate
• Altakten

Ist Ihre Aktenart nicht dabei? Sprechen Sie uns an, wir digitalisieren nahezu jede Belegart.

Damit ein digitales Archiv vor Gericht oder bei einer Betriebsprüfung als Nachweis anerkannt wird, muss es bestimmte rechtliche Anforderungen erfüllen, allen voran die GoBD. Fehlt es daran, gilt die Buchführung im Zweifel als nicht ordnungsgemäß, selbst wenn alle Unterlagen eigentlich vorhanden sind.

Mit unserem Scanservice können Sie sich darauf verlassen, dass Ihr Archiv diese Anforderungen von Anfang an erfüllt:

• Maschinelle Auswertbarkeit: Durch die Indexierung jedes Dokuments sind Ihre Unterlagen elektronisch auswertbar, auch für die Finanzverwaltung bei einer Prüfung
• Unveränderbarkeit: Durch den Export als PDF/A sind Ihre Dokumente vor nachträglicher Veränderung geschützt
• Verfahrensdokumentation: Wir dokumentieren unseren gesamten Digitalisierungsprozess schriftlich
• TR-RESISCAN-Konformität: Für rechtssicheres ersetzendes Scannen setzen wir die Anforderungen der BSI-Richtlinie um
• Qualifizierte elektronische Signatur: Auf Wunsch sichern wir Ihre Scans zusätzlich ab, etwa wenn die Papieroriginale vernichtet werden sollen

Weitere Informationen finden Sie auf der Seite Gesetzliche Anforderungen.

Wir digitalisieren sowohl mit als auch ohne Software. Ein DMS erfüllt die GoBD-Anforderungen dabei durch spezielle Funktionen wie automatisierten Schreibschutz, Zugriffsprotokollierung und integrierte Verfahrensdokumentation.

Wir scannen softwareunabhängig für alle gängigen Systeme und liefern die Daten für den direkten Import, etwa in d.velop, WoWiport oder D3, sowie per SFTP für alle anderen. Wenn Sie kein DMS einsetzen, erhalten Sie stattdessen vollindizierte PDF-Dateien in einer klaren Verzeichnisstruktur, das eignet sich besonders für Altakten, die nur selten genutzt werden.

Welche Lösung zu Ihnen passt, erfahren Sie im Detail auf unserer Infoseite zum digitalen Archiv.

Der Preis für die digitale Archivierung Ihrer Akten und Ordner hängt zum einen von Ihren individuellen Anforderungen an die Archivierung ab, etwa dem gewünschten Grad der Dokumententrennung.

Zum anderen spielen Umfang und Zustand der zu scannenden Unterlagen eine wichtige Rolle bei der Preisbildung. Unser Preisrechner gibt Ihnen eine erste Einschätzung der zu erwartenden Kosten.

Zusätzlich bieten wir eine kostenlose, unverbindliche Probearchivierung an. Dabei scannen wir einen Belegquerschnitt Ihres Archivs, um uns mit den Eigenheiten Ihrer Unterlagen vertraut zu machen und den Digitalisierungsaufwand realistisch einzuschätzen. Auf dieser Grundlage erstellen wir Ihnen ein maßgeschneidertes, verlässliches Angebot.

Ist digitale Archivierung gesetzlich vorgeschrieben?
Für steuerlich relevante Geschäftsunterlagen besteht eine Aufbewahrungspflicht nach §147 AO und §257 HGB, unabhängig vom Medium.

Digital ist dabei ausdrücklich zulässig, sofern die Anforderungen der GoBD erfüllt werden.

Darf ich meine Papierunterlagen nach dem Scannen vernichten?
Ja, sofern die Archivierung revisionssicher erfolgt und beim ersetzenden Scannen die Anforderungen von TR-RESISCAN eingehalten werden.

Ausgenommen sind Urkunden und bestimmte Originale, die weiterhin im Original aufbewahrt werden müssen.

Was ist der Unterschied zwischen einem digitalen Archiv und einem Dokumentenmanagementsystem (DMS)?
Ein digitales Archiv speichert Dokumente revisionssicher und durchsuchbar ab.

Ein DMS geht darüber hinaus und steuert zusätzlich Workflows, etwa Freigabeprozesse oder die Anbindung an andere Systeme.

Muss ich meine Unterlagen vor der Abholung selbst sortieren?
Nein, die Aufbereitung übernehmen wir für Sie: Wir entfernen Heftungen und Tackernadeln und sortieren die Belege für den Scanvorgang vor.