Digitale Archivierung

Digitale Archivierung bezeichnet den Prozess der Speicherung und Verwaltung von elektronischen Dokumenten und Daten für eine langfristige revisionssichere Aufbewahrung.

Der Platzaufwand für ein physisches Archiv ist enorm und die Recherche ausgesprochen zeitintensiv. Zudem sind Papierdokumente anfällig für Umwelteinflüsse und Beschädigungen. Durch die Integration ihrer physischen Aktenordner in ein datenbankgestütztes digitales Archivierungssystem, gewinnen Sie die Möglichkeit des zentralen Managements rein elektronischer Daten und gescannter Geschäftsbelege in einem gemeinsamen Dokumentenpool.

Im Klartext: Sie haben den Inhalt Ihrer Aktenschränke auf dem Computer bzw. im Cloud-Speicher.

Digitale Archivierung soll Ihnen den Arbeitsalltag auf vielen Ebenen erleichtern und Sie einem modernen papierlosen Büro ein bedeutendes Stück näherbringen.

Es sind häufig (unbegründete) Bedenken bezüglich der Erfüllung von gesetzlichen Vorgaben, Revisionssicherheit und des Datenschutzes, welche Unternehmen davon abhalten, Papierdokumente digital zu archivieren. Für alle angesprochenen Punkte gibt es sichere und praktische Lösungen.

Darüber hinaus profitieren Sie in vielen weiteren Bereichen von den Vorteilen einer digitalen Ablage:

Wie in jedem anderen Bereich, gibt es auch bei der elektronischen Archivierung von Dokumenten in Unternehmen Aspekte, die es bedenken zu gilt.

Der Gesetzgeber fordert im Rahmen der geltenden Aufbewahrungsfristen eine revisionssichere digitale Aktenarchivierung von bis zu 10 Jahren. Diese Fristen gelten auch für digital gespeicherte Dokumenten. Physische Speichermedien und Datenträger haben nur eine begrenzte Lebensdauer, wodurch die langfristige Verfügbarkeit von Daten gefährdet werden könnte. Die Lösung liegt hier im Bereich Cloud-Computing und georedundanten Serverstrukturen, welche die Gefahr von Datenverlust minimieren.

Des Weiteren stellt die Umstellung auf eine papierlose Archivierung auch einen Kulturwandel in Unternehmen dar. Die Schulung und Weiterbildung von Mitarbeitern stellt sicher, dass Digitalisierungsprozesse von der Belegschaft angenommen, umgesetzt und geschätzt werden.

Die Kosten, die mit der digitalen Aufbewahrung von Belegen verbunden sind, halten viele Unternehmen davon ab, diesen Ansatz zu wählen. Die elektronische Datenarchivierung ist eine nachhaltige Investition in die Zukunftsfähigkeit Ihres Unternehmens und spart langfristig Kosten.

Belege digital archivieren klingt zunächst kompliziert und nach eine großen Aufgabe. Zwar bedeutet digitale Archivierung mehr als nur seine Akten Ordner und Dokumente zu scannen oder scannen zu lassen, aber mit unserem Scanservice für die digitale Archivierung und unserer Expertise rund um die Archivierung digitaler Unterlagen, ist die Umsetzung absolut nicht schwer. Wir zeigen Ihnen, wie Sie mit wenigen Schritten den Weg ins papierlose Büro starten.

Wir scannen und archivieren nahezu alles, was in einem Unternehmen an Papier anfällt. Sie können können jegliche Beleg- oder Dokumentenart in einem elektronischen Dokumentenarchivierungssystem speichern. Der Paragraph 147 der Abgabenordnung (AO) regelt dabei die vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen steuerrelevanter Unterlagen, variierend nach Art der Belege. Die Aufbewahrungsfristen liegen in der Regel zwischen sechs und zehn Jahren.

Die Aufbewahrungsfristen für Geschäftsbelege sind im Handelsgesetzbuch niedergeschrieben und liegen ebenfalls, variierend nach Belegart, zwischen sechs und zehn Jahren. Der Gesetzgeber erlaubt im Zuge des ersetzenden Scannens (mit Ausnahmen) die rein digitale Archivierung von gescannten Papierdokumenten und die Vernichtung der Originale. Ausgenommen vom ersetzende Scannen sind unter anderem notariell beglaubigte Verträge, Urkunden oder auch Dokumente mit Wasserzeichen. Diese Dokumente müssen auch weiterhin im Original vorgehalten werden.

Die gesetzlichen Vorschriften zur digitalen Ablage sind durch die "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)" zusammen gefasst.

Im Rahmen unseres Scanservices bieten wir Ihnen unter anderem die digitale Archivierung von:

• Korrespondenz & Schriftverkehr
• Frachtpapiere & Lieferscheine
• Rechnungen, Zahlungsbelege und sonstigen Finanzdaten
• Technische Unterlagen & Dokumentationen
• Kranken- und Patientenakten sowie weitere medizinische Aufzeichnungen
• Bauakten und Baupläne
• Mietakten
• Insolvenzakten
• Kundenakten
• Prozessakten
• Handakten
• Verträge
• Personalakten
• Immobilienakten
• Großformate bis A0 (Pläne & Zeichnungen)

Ein weiterer gewichtiger Vorteil der digitalen Aufbewahrung von Geschäftsbelegen liegt in der Zusammenführung verschiedener Medienarten in einem gemeinsamen Dokumentenpool. In einem elektronischen Archivierungssystem können sowohl digitalisierte Papierunterlagen als auch digital erzeugte Dokumente, wie beispielsweise Bilder, Fotos sowie Audio- und Videodateien ohne Medienbrüche gemeinsam gespeichert werden.

Digitale Archivierung ist auch ein effektiver Schutz vor Datenverlust. Das gilt für jegliche Papierdokumente, welche durch Umwelteinflüsse, wie Schimmel, Feuer, Verschmutzung oder Beschädigung bedroht sind und insbesondere für unwiederbringliche historische Dokumente oder kulturelles Erbe und Kunstwerke.

Briefpost digital erhalten

Unser Digitaler Posteingang stellt die perfekte Ergänzung zu allen computerbasierten Archivierungssystemen dar und bietet zahlreiche Vorteile für Ihr Unternehmen. Wir scannen Ihre tägliche Eingangspost und archivieren sie digital. Durch die elektronische Verwaltung der Briefpost Ihres Unternehmens sparen Sie Zeit und Kosten beim Sortieren und Verteilen der Post. Zudem erhalten Mitarbeiter ortsunabhängigen Zugriff auf Briefsendungen, beispielsweise im Homeoffice oder Außendienst. Der Digitale Posteingang ermöglicht die gemeinsame revisionssichere Aufbewahrung von Briefpost und E-Mails.

Die rechtlichen Anforderungen an die digitale Archivierung sind, wie im vorigen Abschnitt bereits angerissen, durch die GoBD geregelt. Da Geschäftsbelege bis zu 10 Jahren aufbewahrt werden müssen, ist eine revisionssichere digitale Archivierung vorgeschrieben. Unter dem Begriff Revisionssicherheit ist zusammenfassend die Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit elektronisch archivierter Dokumente über den gesamten Zeitraum zu verstehen, um Authentizität und Integrität vollständig zu gewährleisten. Die revisionssichere digitale Archivierung umfasst zudem folgende Anforderungen:

• Ordnungsmäßigkeit
• Vollständigkeit
• Sicherheit des Gesamtverfahrens
• Dokumentation des Verfahrens
• Sicherung vor Verlust
• Nutzung nur durch Berechtigte
• Schutz vor Veränderung und Verfälschung
• Nachvollziehbarkeit
• Einhaltung der Aufbewahrungsfristen
• Prüfbarkeit

Selbstverständlich arbeiten wir mit unserem Scanservice auf Basis der rechtlichen Grundlagen und garantieren Ihnen eine volle Rechtsgültigkeit, der von uns digitalisierten Dokumente. Die elektronischen Daten sind gemäß GoBD revisionssicher und für eine entsprechende Finanzprüfung geeignet. Gescannte Dokumente speichern wir im Dateiformat PDF/A, welches eine Veränderbarkeit ausschließt. Gerne erstellen wir Ihnen eine detaillierte Dokumentation des Verfahrens, bestehend aus strengen Protokollen der Digitalisierung.

Neben der Rechts- und Revisionssicherheit, ist auch der Datenschutz bei der digitalen Archivierung im Rahmen unseres Scanservices ein Thema mit oberster Priorität. Wir garantieren Ihnen bei jedem Arbeitsschritt die Sicherheit Ihrer Daten. Anhand eines Auftragsverarbeitungs-Vertrags (AVV) wird der Umgang mit Ihren persönlichen Daten genau geregelt. Vorgaben nach Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) werden gewissenhaft eingehalten.

Darüber hinaus wird eine gegenseitige Geheimhaltungsvereinbarung (Non-Disclosure-Agreement) geschlossen. Auch unsere Mitarbeiter im Scanzentrum sind der Verschwiegenheit verpflichtet. Unsere interne Datenschutzbeauftragte ist bei der IHK registriert sowie zertifiziert und Ansprechpartner für alle Anliegen rund um das Thema Datenschutz. Der Zutritt zu unserem Sicherheitsaktenlager ist nur berechtigten Personen erlaubt. Wir sind ein nach ISO 9001:2015 zertifizierter Scandienstleister und pflegen höchste Ansprüche in Bezug auf Qualitätsmanagement und Service.

Der Einsatz von Archivierungssoftware bietet zahlreiche Möglichkeiten, digital archivierte Dokumente dezentral, effizient und sicher verwalten zu können. In einem Dokumentenmanagement System (DMS) werden alle digitalisierten und elektronisch erzeugten Belege und Daten in einem gemeinsamen Dokumentenpool archiviert. Dadurch lassen sich alle Informationen standortunabhängig verarbeiten.

Das genannte Beispiel am Anfang dieser Seite hat Ihnen den immensen Vorteil der Recherchefähigkeit ihres digitalen Archivs vor Augen geführt. Um bestimmte Informationen oder ein Dokument zu finden, können sie einfach die Suchfunktion nutzen. Die Volltextsuche wird durch den Einsatz von Software zur automatischen Zeichenerkennung (OCR), die Erfassung von Indizes (Schlagwörtern) und Metadaten der Belege sowie deren Kategorisierung ermöglicht.

Suchen Sie gezielt nach bestimmten Belegarten (z.B. Verträge), Datum der Erstellung des Originaldokuments oder dem Autor eines Dokuments sowie den Dokumentenstatus. Digitale Archivierung in Verbindung mit dem Einsatz von Software zur Dokumentenverwaltung verkürzt die Durchlaufzeiten von Dokumenten auf ein Minimum und trägt massiv zur Effizienzsteigerung und Prozessoptimierung bei.

Softwareunabhängig für jedes DMS

Wir scannen und archivieren Ihre Aktenordner für jede am Markt übliche Archivierungssoftware. Dazu zählen beispielsweise Software-Lösungen von DocuWare, Easy Archiv, ELO, D3.develop, SAP, Enaio, Windream, Hyperarchiv, Amagno oder auch DATEV. Unser Anspruch ist es, stets eine für Ihre individuellen Vorstellungen und Ansprüche passende Lösung anzubieten.

Die Images der gescannten Papierbelege erstellen wir wahlweise in den Formaten PDF, TIFF, BMP oder JPG. Die Importdateien liefern wir in der Form, wie es für die Einspeisung von Dokumenten samt Indizes für Ihr Dokumentenmanagement System erforderlich ist. Abhängig von der genutzten Archivierungssoftware, können wir Ihnen Importdateien in den Dateiformaten XML, CSV, Excel oder in Form einer speziellen DAT-Datei zur Verfügung stellen.

Die Übergabe der Daten erfolgt per Download über unseren gesicherten SFTP-Server. Alternativ ist auch eine Datenübergabe mittels physischen Datenträger möglich.

Cloudspeicher und Online-Archiv - DocuWare DMS

Wenn Sie noch keine Software zur digitalen Archivierung Ihrer Akten und Ordner einsetzen, beraten wir Sie gerne bei der Einführung eines DMS. Als DocuWare Cloud Partner übernehmen wir zusätzlich zur Digitalisierung ihres physischen Archivs auch den Aufbau eines Online-Archivs in der DocuWare Cloud. Bei dem Dokumentenmanagement System von DocuWare handelt es sich um eine der leistungsstärksten und renommiertesten Softwarelösung zur digitalen Archivierung.

Elektronische Rechnungen revisionssicher archivieren

Archivieren Sie Eingangsrechnungen digital und revisionssicher. Legen Sie praktische Workflows fest, um Abläufe zu automatisieren und Prozesse zu verschlanken. Beispielsweise kann ein Workflow zur automatischen Übermittlung von Rechnungen an die zuständige Abteilung zur Überprüfung und Freigabe etabliert werden. Es können feste Zuständigkeiten zugeteilt und Vertreterregelungen getroffen werden. Archivierungssoftware von DocuWare ermöglicht eine intuitive Workflow-Organisation für das Management von Rechnungen, Verträgen, HR-Angelegenheiten oder E-Mails.

Gesetzliche Vorgaben problemlos erfüllen

Der Einsatz des DMS von DocuWare unterstützt Ihr Unternehmen bei der Erfüllung gesetzlicher Anforderungen zur revisionssicheren Archivierung umzusetzen. Dokumentensicherheit ist einer der wichtigsten Aspekte in Bezug auf das elektronische Dokumentenmanagement. Zugriffskontrollen verhindern den Zugriff unbefugter Benutzer auf Dokumente, Backup- und Wiederherstellungslösungen verhindern verlässlich den Verlust von Daten. Die Versionierung stellt die Aktualität der Daten sicher. Zudem werden Änderungen protokolliert und sind langfristig nachvollziehbar. Außerdem lässt sich jedes Dokument verschlüsseln. Mit DocuWare setzen Sie GoBD, Aufbewahrungsfristen sowie Datenschutz- und Compliance-Anforderungen spielend um.

Digitale Archivierung ohne Software

Wir empfehlen den Einsatz eines Dokumentenmanagement Systems, wie DocuWare, doch auch ohne Software bietet die digitale Archivierung Ihrer Aktenordner enorme Vorzüge gegenüber einem analogen Archiv. Die Datenausgabe erfolgt bei unserem Scanservice im PDF-Format. Erfasste Metadaten und Indizes, beispielsweise Informationen vom Ordnerrückenschild oder Registeraufschriften, nutzen wir unter anderem für die klare Benennung der Dateien.

Im einfachsten Fall, ist die digitalisierte Ablage strukturell identisch mit Ihrem Archiv. Wir erstellen Ihnen eine übersichtliche Verzeichnisstruktur (Baumstruktur), in der sich auch ungeübte Nutzer intuitiv zurechtfinden. Darüber hinaus können Sie für Ihre Recherche auch die Suchfunktion nutzen und nach erfassten Indizes suchen.

Der Preis für die elektronische Archivierung Ihrer Akten und Ordner, hängen zum einen von Ihren individuellen Vorstellungen und Ansprüchen an die Archivierung ab. Zum anderen spielen auch Umfang und Zustand der zu scannenden Belege eine gewichtige Rolle bei der Preisbildung. Unser Preisrechner gibt Ihnen eine erste Vorstellung von den zu erwartenden Kosten für die digitale Archivierung.

Zudem bieten wir jeden Interessenten eine kostenlose und unverbindliche Probearchivierung an. Dafür scannen wir einen Belegquerschnitt Ihres Archivs, um uns mit den individuellen Eigenheiten vertraut zu machen und den Aufwand der Digitalisierung einschätzen zu können. Darüber hinaus, erhalten Sie die Möglichkeit anhand des Ergebnisses der Probearchivierung weitere Alternativen mit uns besprechen zu können. Auf Grundlage der Probearchivierung erstellen wir Ihnen ein maßgeschneidertes und verlässliches Angebot für die digitale Archivierung Ihrer Aktenbestände.

Wir bieten die digitale Archivierung für Kunden aus allen Branchen, Geschäfts- und Industriezweigen deutschlandweit an. Unsere Kunden sind große Konzerne oder auch Handwerker und kleine Handelsunternehmen. Sie stammen aus Hamburg, München, Berlin und Stuttgart, genauso wie aus Dortmund, Leipzig und Köln. Gemeindeverwaltungen, Stadtverwaltungen oder Landkreise vertrauen ebenso auf unsere zuverlässigen Services.

Wir kümmern uns bei der digitalen Archivierung um alles und bieten einen rund um Service an. Das beginnt schon bei der Logistik, also der Verpackung und dem Transport der Akten.