Aufbewahrungsfristen für Vermieter

Das wichtigste auf einen Blick:

• Private Vermieter sollten Unterlagen grundsätzlich bis mind. 3 Jahre nach Ende des Mietverhältnisses aufbewahren (Verjährungsfrist)
• Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist von steuerrelevanten Mieterdokumenten beträgt nach AO 6 bis 8 Jahre
• Gewerbliche Vermieter (Kaufleute) müssen Unterlagen nach HGB ebenfalls 6 bis 8 Jahre aufbewahren
• Die Aufbewahrungspflicht für Vermieter kann analog oder digital erfüllt werden

Aufbewahrungsfristen gelten grundsätzlich für private als auch gewerblich tätige Vermieter.

Private Vermieter

Ein privater Vermieter ist eine natürliche Person oder ein kleines Unternehmen, das nur einen kleinen Bestand an Immobilien besitzt und vermietet, jedoch nicht primär zum Zweck der gewerblichen Immobilienvermietung tätig ist.

Private Vermieter verwalten ihre Immobilien oft selbst, ohne professionelle Hausverwaltungsdienste in Anspruch zu nehmen. Dies umfasst die Mietersuche, Mietvertragsgestaltung, Instandhaltung und Nebenkostenabrechnung.

Für Personen, welche privat Immobilien vermieten gelten keine expliziten gesetzlichen Aufbewahrungsfristen wie bei Unternehmen oder Gewerbetreibenden. Allerdings wird die Aufbewahrung von Unterlagen in der Regel empfohlen, um Ansprüche während der Verjährungsfrist nachweisen zu können oder sich gegen mögliche Forderungen zu schützen.

Gewerbliche Vermieter

Ein gewerblicher Vermieter ist eine natürliche Person, ein Unternehmen oder eine Organisation, die Immobilien als Haupt- oder wesentlichen Geschäftszweck vermietet und verwaltet. Gewerbliche Vermieter verfügen über einen größeren Immobilienbestand und betreiben das Vermietungsgeschäft professionell und in größerem Umfang.

Dazu zählen beispielsweise:

• Gewerbliche Vermieter
• Wohnungsbaugesellschaften
• Wohnungseigentümergemeinschaften (WEG)
• Gewerbeimmobilienvermieter
• Immobilieninvestmentgesellschaften (REITs)

Vermieter sind nicht an eine allgemeine Aufbewahrungsfrist gebunden, dennoch wird empfohlen, Mieterunterlagen aus rechtlichen Gründen mehrere Jahre lang aufzubewahren – auch nach Beendigung des Mietverhältnisses. Diese Dokumente sind nicht nur aus steuerlichen Gründen wichtig, sondern auch zur Absicherung im Falle von Rechtsstreitigkeiten.

Bürgerliches Gesetzbuch (BGB):

Die allgemeine Verjährungsfrist für zivilrechtliche Ansprüche - festgehalten in § 195 BGB - beträgt drei Jahre und regelt auch mietrechtliche Ansprüche. Dazu zählen beispielsweise Forderungen des Vermieters auf Nachzahlungen von Miete oder Betriebskosten bzw. Ansprüche des Mieters auf die Rückzahlung zu viel gezahlter Mieter oder Kaution etc.

Unter anderem folgende Dokumente sollten mind. bis zum Ablauf der Verjährungsfrist aufgehoben werden:

• Mietvertrag
• Nebenkostenabrechnungen
• Kautionsvereinbarungen
• Schriftverkehr/Korrespondenz mit dem Mieter
• Übergabeprotokoll

Wann beginnt die Verjährungsfrist?

Diese dreijährige Verjährungsfrist beginnt jeweils am Ende des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist und der Gläubiger von den maßgeblichen Umständen Kenntnis erlangt hat oder hätte erlangen müssen (§ 199 BGB).

Beispiel:

Frau Meier ist Vermieterin einer Wohnung. Sie hat einen Mietvertrag mit Herrn Weber abgeschlossen, der am 31. August 2021 endete. Im Falle von Herrn Weber endet das Mietverhältnis am 31. August 2021. Die Verjährungsfrist beginnt somit am 1. Januar 2022 und endet am 31. Dezember 2024.

Durch die Einhaltung dieser Aufbewahrungsfrist stellt Frau Meier sicher, dass sie im Falle von rechtlichen Auseinandersetzungen oder Ansprüchen von Herrn Weber, die innerhalb dieser Frist geltend gemacht werden könnten, alle notwendigen Dokumente zur Hand hat.

Abgabenordnung (AO):

Für steuerliche Zwecke müssen bestimmte Unterlagen länger aufbewahrt werden. Die Abgabenordnung sieht vor, dass Mieterunterlagen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, 6 bis 8 Jahre lang aufbewahrt werden müssen (§ 147 AO). Dazu gehören unter anderem Nebenkostenabrechnungen, Kautionsabrechnungen oder auch Rechnungen von Dienstleistern.

Handelsgesetzbuch (HGB):

Gewerbliche Vermieter, die als Kaufleute gelten, unterliegen den Vorschriften des HGB. Danach sind Geschäftsunterlagen, wie Betriebskostenabrechnungen, 8 Jahre lang aufzubewahren (§ 257 HGB).

Seit dem 1. Januar ist das Bürokratieentlastungsgesetz IV in Kraft, das die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege verkürzt. Eine 10-jährige Aufbewahrungsfrist bleibt nur für bestimmte Belegarten, wie beispielsweise Inventare, bestehen.

Welche Dokumente müssen Vermieter sechs Jahre aufbewahren?

Gewerbliche Vermieter müssen Belege, die nicht direkt steuerlich relevant sind, sondern geschäftliche Vorgänge dokumentieren – wie allgemeiner Schriftverkehr, Kündigungen, Übergabeprotokolle und Versicherungsunterlagen – lediglich 6 Jahre aufbewahren.

Welche Dokumente müssen Vermieter 8 Jahre aufbewahren?

Diese Frist gilt für alle Buchungsbelege, die für steuerliche Zwecke und die Buchführung relevant sind.

Aufbewahrungsfristen ausgewählter Mieterunterlagen:

Dokument	Aufbewahrungsfrist	Begründung
Mietverträge (steuerrelevante Anteile)	8 Jahre	Nachweis für Mieteinnahmen und steuerliche Dokumentation.
Nebenkostenabrechnungen	8 Jahre	Nachweis für Einnahmen und Ausgaben aus dem Mietverhältnis.
Rechnungen von Handwerkern/Dienstleistern	8 Jahre	Steuerlich relevante Ausgaben für Instandhaltung oder Modernisierung.
Betriebskostenabrechnungen	8 Jahre	Beleg für Umlagefähige Betriebskosten bei steuerlicher Prüfung.
Kontoauszüge mit Mietzahlungen	8 Jahre	Dokumentation der Mieteinnahmen für steuerliche Zwecke.
Verträge mit Dienstleistern (z. B. Hausmeister, Reinigungsdienste)	8 Jahre	Nachweis für Ausgaben im Rahmen des Gewerbebetriebs.
Allgemeiner Schriftverkehr	6 Jahre	Nicht steuerlich relevant, aber geschäftlich bedeutsam.
Übergabeprotokolle	6 Jahre	Dokumentation des Zustands der Mietsache bei Übergabe oder Rückgabe.
Schriftwechsel zu Kündigungen	6 Jahre	Dokumentation von Kündigungsprozessen und Nachweis für Streitfälle.

Für die Aufbewahrung der Dokumente, welche im Rahmen eines Mietverhältnissen anfallen, ist eine Mieterakte anzulegen.

Die Mieterakte kann analog in Papierform oder auch digital geführt werden. Die digitale Aufbewahrung von Mieterdokumenten bietet Vermietern zahlreiche Vorteile (Platzersparnis, schneller Zugriff, Schutz vor Verlust, langfristige Verfügbarkeit) gegenüber der Papierakte.

Voraussetzung für eine rechtssichere digitale Archivierung für Vermieter sind:

• Integrität und Authentizität der Dokumente
• Langfristige Zugänglichkeit und Lesbarkeit
• Datenschutzbestimmungen erfüllen (z.B. DSGVO)
• Unterlagen vor Fremdzugriff schützen