Digitale Mieterakte

Die digitale Transformation der Wohnungswirtschaft bewirkt weitreichende und nachhaltige Veränderungen in der Verwaltung von Mieterdaten und der Mieterkommunikation. Zentrales Kernelement dieser sich wandelnden Branche ist die Umstellung auf die digitale Mieterakte. Sie ermöglicht die zentrale und medienbruchfreien elektronische Archivierung gescannter Papierunterlagen von Mietern zusammen mit rein elektronisch erzeugten Daten.

Die rein bildhafte Ablage in Form von PDF-Dateien ist zwar platzsparend und bietet die Möglichkeit einer Volltextsuche in den Dokumenten- digitale Schriftstücke zu durchsuchen ist allerdings nur bedingt effizienter als Akten zu wälzen.

Das digitale Management von Mieterbelangen ermöglicht hingegen die effiziente Organisation und gezielte Abfrage strukturierter Daten. Durch die Erfassung von Indizes und Metadaten sowie der Kategorisierung von Unterlagen nach Dokumententyp nutzen Sie alle Vorteile der digitalen Mieterkommunikation und elektronischen Hausverwaltung.

Digitale Transformation beschreibt nicht nur einen technologischen Wandel, sondern vielmehr auch einen Wandel der Unternehmenskultur.  Anstatt zeitintensive Suchen nach Informationen zu Mietern anzustellen, geht es darum Daten gezielt abzufragen und eine zentrale Intelligence einzurichten. Holen Sie das Maximum aus den Daten heraus, die Ihnen zur Verfügung stehen.

Neue Technologien in der Wohnungswirtschaft

Der digitale Wandel in der Wohnungs- und Immobilienwirtschaft wird getrieben durch:

• Mobile Endgeräte
• Online-Plattformen und Cloud-Computing
• Vernetzung von Systemen

Nutzer tauschen ortsunabhängig und in Echtzeit von verschiedenen Endgeräten Inhalte aus. Mieter reichen Ihre Selbstauskunft per Smartphone bei einem Immobilienportal ein, stellen Anfragen für Reparaturen an eine digitale Hausverwaltung und erhalten auch Abrechnungen in digitaler Form. Fotos einer Wohnungsabnahme können vor Ort archiviert und der jeweiligen Akte zugeordnet werden. Wohnungsunternehmen können Rechnungen in Workflows einbinden und automatisiert über eine Schnittstelle an DATEV senden.

Datenbankgestützte Archivierung von Mieterdaten

Entscheidend ist die Erfassung strukturierter und maschinenlesbarer Daten von Mietern sowie die Archivierung in einem elektronischen Dokumentenmanagement Systems (DMS). Ein DMS bildet ein zentrales Informationssystem, in welchem für jeden Dokumentenscan (Image), verschiedene Indizes (Schlagworte) und Metadaten (z.B. Dokumententyp) hinterlegt werden.

Anstatt aufwendig zu suchen, erlaubt Ihnen ein DMS gezielte Datenabfragen durchzuführen, Workflows zu automatisieren und Analysen zu erstellen.

In unserer langjährigen Geschäftstätigkeit als Scandienstleister haben wir umfangreiche Erfahrung im Scannen und elektronischen Archivieren von Mieterakten gesammelt sind mit den Besonderheiten vertraut. Die digitale Transformation geht weit über das bloße Einscannen von Papier hinaus. Ausschlaggebend sind der Zugriff auf Dokumente sowie die Dauer für das gezielte Finden von Informationen.

Entscheidend für ein effizientes elektronische Management von Mieterdaten ist die Bereitstellung strukturierter und maschinenlesbarer Daten.

Mieterdokumente können in Echtzeit ortsunabhängig verwaltet, geteilt und in Anwendungen des IT-Ökosystems (DMS, ERP, ECM, CRM, BI etc.) integriert werden. Sie profitieren von einer gesteigerten Effizienz, Kostenreduktion, einem erhöhten Schutz personenbezogener Daten sowie einer besseren Servicequalität und Mieterkommunikation.

Folgende Indizes können beispielsweise erfasst werden:

• Mieterinformationen: Name, Adresse, Kontaktdaten
• Vertragsdaten: Mietbeginn, Mietdauer
• Informationen zum Mietobjekt: Adresse, Größe Immobilienart
• Rechnungsdaten: Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Rechnungsbetrag

Folgende Kategorisierungen und Klassifizierungen nach Dokumententyp können wir unter anderem für Sie vornehmen:

• Verträge
• Zahlungsbelege
• Rechnungen
• Kündigung
• Einkommensnachweise

Wir können jeden Vorgang, z.B. pro Rechnung, als eine einzelne PDF/A-Datei speichern.

Möglichkeiten der Datenübergabe:

• Download von SFTP-Server (passwortgesichert, verschlüsselter Datenverkehr)
• Datenträger (z.B. DVD, CD-Rom, externe Festplatte)

Digitales Mietermanagement mit DocuWare

Als DocuWare Cloud Partner beraten wir Sie auch gerne bei der Einführung einer Software für Ihr elektronisches Dokumentenmanagement. Bei DocuWare handelt es sich um eines der führenden DMS am Markt als cloud-basiertes Online-Archiv.

PDF-Archivierung

Für die platzsparende Lagerung von Altarchiven und Unterlagen, welche nur selten benötigt werden, ist die rein bildhafte Archivierung in Form von PDF-Dateien oftmals ausreichend. Wir speichern Ihre Mieterakten im unveränderbaren PDF/A-Format und erstellen eine Übersichtliche Verzeichnisstruktur (Baumstruktur).

Eine digitale Mieterakte ist mehr als nur eine Sammlung gescannter Papierunterlagen. Ihre Vorteile und Nutzen entfaltet Sie durch die elektronische Archivierung in einem DMS.

Die digitale Mieterakte ist:

• Vollständig: Alle Dokumenten (Schriftstücke, Pläne, Videos, Bilder) werden medienbruchfrei an einem Ort digital gespeichert
• Aktuell: Dokumente können in Echtzeit hinzugefügt, bearbeitet oder geteilt werden
• Schnell: Unterlagen schnell finden statt lange suchen dank gezielter Datenbankabfragen
• Integriert: Problemloser Datenaustausch mit Fachanwendungen wie Aareon Wodis, Haufe Wowinex oder Flowfact
• Intelligent: Strukturierte Daten und Indexierung vereinfachen die Auswertung von Daten, z.B. Rechnungen
• Sicher: DMS verfügen über Sicherheitsfunktionen für maximale Datensicherheit und Datenintegrität

Digitale Transformation beschreibt nicht nur einen technologischen Wandel, sondern vielmehr auch einen Wandel der Unternehmenskultur.  Anstatt zeitintensive Suchen nach Vorgängen mit Mietern anzustellen, geht es darum, Daten gezielt abzufragen und eine zentrale Intelligence einzurichten. Holen Sie das Maximum aus den Daten heraus, die Ihnen zur Verfügung stehen.

Neben der effizienteren Mieterkommunikation über digitale Kanäle, bietet auch die statistische Auswertung der Daten von Mietern und Wohnobjekten wertvolle Erkenntnisse.

Bei der Archivierung von Mieterakten sind einige rechtliche Aspekte zu beachten. Zum einen unterliegen einige Belege der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht sowie den Vorgaben zur revisionssicheren Aufbewahrung nach GoBD. Dazu sind beispielsweise Abrechnungen zu zählen.

Die Einhaltung rechtlicher Vorgaben werden durch den Einsatz eines DMS aufgrund spezieller Sicherheitsfunktionen stark vereinfacht.

Folgende Funktionen wären hier u.a. zu nennen:

• Versionisierung
• Audit-Trail
• Schutz vor Manipulation
• Protokollierung

Zum anderen nimmt der Schutz sensibler personenbezogener Daten der Mieter und Einhaltung von Richtlinien im Rahmen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) einen besonderen Stellenwert ein.

Die DSGVO sieht u.a. vor, persönliche Daten nur so lange vorzuhalten, wie sie wirklich benötigt werden. Im Anschluss sind sensible Daten und Dokumenten aus der Akte zu entfernen. analoge Mietakten zu scannen und elektronisch zu archivieren vereinfacht die Bereinigung Ihrer Akten immens.

Des Weiteren haben Mieter das Recht Ihre Daten einzusehen. Es müssen einer betroffenen Person alle personenbezogenen Daten unverzüglich, lückenlos und transparent aufgeführt werden können.

Zunächst Kategorisieren (z.B. Urkunden, Lohnnachweise, Ausweiskopien) wir Belege und Schriftstücke, wodurch kritische Daten deutlich schneller und einfacher identifiziert werden können. Darüber hinaus lassen sich mit Dokumentenmanagement Systemen wie DocuWare von uns erfasste Metadaten und Indizes nutzen, um intelligente Regelungen, beispielsweise für die fristgerechte Löschung von Unterlagen.

Auch für diesen Zweck macht die Erfassung strukturierter Daten den entscheidenden Unterschied.

Die Einführung der digitalen Mieterakte ist für alle Unternehmen und Behörden gewinnbringen, welche mit größeren Mengen an Mieterunterlagen arbeiten und die Kommunikation mit den Mietparteien digital gestalten möchten.

Dazu zählen unter anderem:

• Wohnungsunternehmen
• Wohnungsgenossenschaften / Wohnungsbaugenossenschaften
• Wohnungsgesellschaft / Wohnungsbaugesellschaft
• Fremdverwaltung / WEG-Verwalter (Wohn-Eigentümer-Gemeinschaft)
• Property, Asset, Facility Manager
• Immobilienmakler
• Hausverwaltungen / Immobilienverwaltungen
• Kommunale Verwaltung (Wohnungsamt / Amt für Wohnungswesen)

Das DMS fungiert als zentrale Datenbank, aus der Daten abgerufen und über Importschnittstellen in andere Softwareanwendungen Ihres IT-Ökosystems integriert werden können.

Enterprise Resource Planning ERP:

• AAreon Wodis Sigma
• AAreon Wodis Yuneo
• Haufe Wowinex Axera
• Domus 1000 / Domus ERP
• SAP for Real Estate

Enterprise Content Management ECM:

• enaio
• ELO ECM Suite
• Architrave

Customer Relationship Management CRM:

• Flowfact
• OpenEstate
• onOffice

Software für digitale Hausverwaltung:

• Haufe Powerhaus
• sevDesk Immobilien

Die Kosten für unsere Scandienstleistungen berechnen wir stets pro Ordner. Der spezifische Preis pro Ordner hängt von verschiedenen Faktoren ab, wie zum Beispiel der Art der Dokumente, dem Zustand der Unterlagen und den Formaten der Belege.

Auch die Dokumententrennung, d.h. die Anzahl der PDF-Daten pro Akte, hat Einfluss auf den Ordnerpreis.

Wir bieten Ihnen dazu 4 Varianten an:

1. Ein PDF für die gesamte Akte
2. Pro Register/Trenner wird ein PDF erstellt
3. Für jeden abgelegten Vorgang wird ein PDF erstellt (für jeden Mietvertrag, jede Abrechnung etc. eine PDF)
4. Ein PDF pro Vorgang inklusive Klassifizierung nach Dokumententyp (Metadaten werden der PDF hinzugefügt)

Um den Aufwand und den Preis für Ihren Scanauftrag unkompliziert zu bestimmen, bieten wir Ihnen eine kostenlose Probearchivierung an. Dabei scannen wir einige Ihrer Ordner probeweise ein und präsentieren Ihnen das zu erwartende Ergebnis. Auf diese Weise lernen wir die Besonderheiten Ihrer Dokumente kennen und können Ihnen darauf basierend ein maßgeschneidertes Angebot erstellen.

Gerne können Sie auch unseren Preisrechner nutzen, um die voraussichtlichen Kosten für das Scannen von Patientenakten zu ermitteln.

Hinweis: Die Auswahl der jeweiligen Kategorie der Dokumententrennung ist vom jeweiligen Anwendungszweck abhängig. Wenn Sie nur Altakten platzsparend aufbewahren möchten, kann ein einzelnes PDF pro Akte ausreichend sein.

Möchten Sie jedoch die elektronische Mieterakte einführen, empfiehlt sich Variante 4, um eine nahtlose Integration von Mieterdokumenten in Workflows und weitere Anwendungen zu gewährleisten.

Als ISO zertifizierter Scandienstleister digitalisieren wir Mieteraktenbestände für Wohnungsverwaltungen, Immobilienverwaltungen und sonstige Unternehmen aus der Wohnungswirtschaft aus ganz Deutschland. Zu unserem Kundenkreis zählen Unternehmen wie die OPTIMA Hausverwaltung in Berlin, die NEULAND Wohnungsbaugesellschaft aus Wolfsburg oder auch die GBN Wohnungsverwaltung in Nienburg