Aufbewahrungsfristen von Verträgen: Was Unternehmen wissen müssen

Für Unternehmer, Selbstständige und Buchhaltungsverantwortliche ist die ordnungsgemäße Archivierung steuerrelevanter Unterlagen gesetzlich vorgeschrieben. Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit sind daher bei Betriebsprüfungen durch das Finanzamt von zentraler Bedeutung.

Was ist ein Vertrag?

Ein Vertrag ist eine rechtsverbindliche Vereinbarung zwischen zwei oder mehreren Parteien. Er dient dazu, Leistungen, Pflichten und Rechte verbindlich zu regeln. Beispielsweise zu Lieferbeziehungen, Beschäftigungsverhältnissen oder Geschäftskooperationen.

Warum müssen Vertragsunterlagen archiviert werden?

Verträge enthalten daher häufig steuerlich relevante Informationen, etwa zu Zahlungen, Leistungen oder buchhalterischen Vorgängen, und müssen deshalb über einen bestimmten Zeitraum archiviert werden.

Die genaue Aufbewahrungsfrist hängt davon ab, welche Funktion der Vertrag im Unternehmen einnimmt: Verträge können beispielsweise als Buchungsbeleg oder als Geschäftsbrief gelten.

Nicht jeder Vertrag unterliegt derselben Aufbewahrungsfrist. Entscheidend ist, ob der Vertrag:

• als Buchungsbeleg nach § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO gilt

• als Geschäftsbrief im Sinne von § 257 Abs. 1 Nr. 2 HGB betrachtet wird

Wie lange muss ein Vertrag in Unternehmen aufbewahrt werden?

Buchungsbelege umfassen z. B. Rechnungen, Zahlungsbelege oder Verträge, die unmittelbar mit Buchungsvorgängen in Zusammenhang stehen.
Geschäftsbriefe sind Schriftstücke, die ein Geschäft vorbereiten, abschließen oder rückgängig machen, auch das betrifft viele Vertragsarten.

Je nach Zuordnung ergibt sich daraus eine Aufbewahrungsfrist von 6 (Geschäftsbrief) oder 8 Jahren (Buchungsbeleg).

Vertrag als Buchungsbeleg: 8 Jahre Aufbewahrungsfrist

• Kaufverträge: Dokumentieren den Erwerb von Waren oder Dienstleistungen, meist mit direktem Bezug zu einer Rechnung/Zahlung.
• Leasingverträge: Enthalten regelmäßige Zahlungsvereinbarungen, die buchhalterisch erfasst werden.
• Darlehensverträge: Regeln Auszahlung, Rückzahlung sowie Zinsen (steuerlich relevante Buchungsvorgänge)
• Miet- und Pachtverträge für gewerblich genutzte Immobilien: Enthalten Informationen zu steuerrelevanten Mieteinnahmen.

Diese Vertragsarten sind 8 Jahre aufzubewahren, da sie nach § 147 Abs. 1 AO einen unmittelbaren Bezug zur Buchführung haben.

Vertrag als Geschäftsbrief: 6 Jahre Aufbewahrungsfrist

• Kooperationsverträge: Regeln die Zusammenarbeit zwischen Unternehmen, ohne direkte Zahlungsflüsse oder Buchungsvorgänge.
• Vertraulichkeitsvereinbarungen (NDA): Enthalten rechtliche Rahmenbedingungen ohne Buchungsrelevante Informationen.
• Rahmenverträge: Definieren längerfristige Geschäftsbeziehungen ohne konkrete Einzelbuchungen zu beinhalten.
• Vertragskorrespondenz (Kündigungen, Nachträge zum Vertrag etc.): Dokumentieren beispielsweis Änderungen eines Vertragsverhältnisses ohne Buchhaltungsfunktion.

Diese Vertragsarten gelten als geschäftsbezogene Korrespondenz, die der Nachvollziehbarkeit von Geschäftsvorgängen dient und nach § 257 Abs. 1 Nr. 2 HGB für 6 Jahre zu archivieren sind.

Die Aufbewahrungsfrist beginnt nicht mit dem Datum des Vertragsabschlusses, sondern mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Vertrag endet oder die letzte relevante Änderung erfolgt ist, beispielsweise ein Nachtrag.

Ein Beispiel:

Ein Vertrag wird am 01.03.2020 geschlossen und am 30.09.2023 gekündigt. Die Aufbewahrungsfrist beginnt am 1. Januar 2024 und endet am 31. Dezember 2032 (bei einem Vertrag als Buchungsbeleg)

Eine vorzeitige Entsorgung von Vertragsunterlagen kann bei Prüfungen oder Rechtsfragen zu Nachteilen führen.

• Beweislast im Streitfall: Ohne archivierte Verträge fehlen im Konfliktfall wichtige Nachweise zur Durchsetzung oder Abwehr von Ansprüchen.

• Steuerliche Risiken: Fehlen relevante Vertragsunterlagen bei einer Betriebsprüfung, kann das Finanzamt eine Schätzung der Besteuerungsgrundlagen vornehmen.

• Verstoß gegen Aufbewahrungspflichten: Die vorzeitige Vernichtung kann als Verletzung der Buchführungs- und Aufbewahrungspflichten gewertet werden.

• Strafrechtliche Konsequenzen: In schweren Fällen kann ein Verstoß gegen § 283b StGB (Verletzung der Buchführungspflicht) strafrechtlich verfolgt werden.