DATEV Scanservice

DATEV Scanservice

Ersetzendes Scannen – Ziel vieler Unternehmen, um endlich papierlos arbeiten zu können.

Unser Scanservice: Ihre Dokumente Digital in DATEV Online

 

Ihr Steuerberater möchte Ihre Buchhaltungsbelege zukünftig Digital?

Die „Umlaufmappe“ hat ausgedient?

Sie arbeiten mit DATEV und suchen einen Scanservice?

 

Unser DATEV Scanservice hilft Ihnen bei der tagesaktuellen Digitalisierung Ihrer Buchhaltung. Als Scandienstleister Scannen wir nicht nur Akten und Ordner, wir unterstützen auch bei der Digitalisierung aktueller Belege. Unter Anderem natürlich auch bei der digitalen Ablage in DATEV Unternehmen Online.

Wenn Sie nicht selber Scannen möchten oder Können, übergeben Sie uns Ihre Belege und wir übernehmen alle Leistungen zur Archivierung in DATEV Online.

 

Die Digitale Kanzlei

Das DATEV System ist der führende deutsche Anbieter für Software Dienstleistungen im Steuerberater und Wirtschaftsprüfer Bereich. Immer mehr Steuerberater bearbeiten die Belege Ihrer Mandanten digital. Die langjährige Umlaufmappe mit Quittungen, Rechnungen und Kassenbelegen hat ausgedient. Die Mandanten scannen Ihre Belege selbst, und übertragen die PDF Dateien digital ins DATEV Online System. Im DATEV System kontiert der Steuerberater, bucht und erstellt entsprechende Auswertungen und Steuererklärungen.

Der Papierfluss zwischen Steuerpflichtigen und Steuerberater nimmt immer mehr ab.

 

Scannen in DATEV, und dann?

Im Grunde ist es ein guter Ansatz und ein großer Schritt in Richtung Papierloses Büro und Digitalisierung im Unternehmen. Die Praxis zeigt aber, das viele Unternehmen Ihre Belege zwar scannen und direkt in DATEV Online speichern, danach selbst aber keinerlei Zugriff mehr auf die Belege haben bzw. nicht wissen wie sie die digitalen Dokumente in DATEV recherchieren oder anzeigen lassen können.

Dabei ist mit dem Einscannen der steuerlich relevanten Unterlagen der wichtigste Schritt getan, um digital mit den Belegen arbeiten zu können.

Unsere Smart-Cloud von Amagno und unser Scan-Service helfen Ihnen bei der Digitalisierung

Die Lösung: Amagno & Smart-Cloud

Mit unserer Lösung, Scannen Mandanten Ihre Belege zunächst in unsere Smart-Cloud von Amagno. Dort kann jeder Nutzer die Belege sowohl nach den DATEV spezifischen Kriterien wie Belegart (Kasse, Eingangs- und Ausgangsrechnung, Schriftverkehr) ablegen, als auch eigene Schlagwörter vergeben.

Dies vereinfacht die Suche und die tägliche Arbeit mit digitalen Dokumenten. Der Mandant kann Belege nach seinen eigenen Kriterien ablegen und finden, unabhängig von DATEV Kriterien. Am Ende des Monats werden alle Belege per Mausklick an das DATEV System übertragen. Der Steuerberater erhält quasi seine Kopie der Belege in der Form wie er sie benötigt.

Das Unternehmen selbst baut sich ein eigenes Elektronisches Archiv auf, in dem jeder Benutzer sich schnell und unkompliziert zurecht findet. Belege sind nach Stichworten zu finden, genauso wie nach Rechnungsnummern, Empfänger und Betreff. 

Und der Scanvorgang im Unternehmen unterscheidet sich bis dahin NICHT von dem für DATEV.

Und auf Wunsch kann der Steuerberater auch auf das Elektronische Archiv ohne DATEV zugreifen.

Scanservice für DATEV

Wenn Sie Ihre Belege nicht selber für DATEV oder unsere Smart-Cloud Lösung Scannen können oder möchten, übernehmen wir dies mit unserem Scan-Service. Sowohl für die Smart-Cloud die wir nach Ihren Wünschen konzipieren, als auch direkt in DATEV Online. Wir Scannen tagesaktuell ALLE Belege die bei uns eingehen, indizieren die Dokumente und stellen sie noch am selben Tag in der Smart-Cloud oder in DATEV Online bereit.

Wir holen Ihre Belege auf Abruf ab, oder zu fest vereinbarten Terminen. Alternativ senden Sie uns Ihre Belege wann immer Sie möchten oder am Monatsende.

Nutzen Sie unsere Scandienstleistung für DATEV Online, und wir scannen und Verschlagworten die Belege so, wie Ihr Steuerberater es benötigt. Nach Dokumentenarten.

Nutzen Sie unsere Smart-Cloud, archivieren wir Ihre Belege zusätzlich nach Kriterien wie:

  • Rechnungsnummer
  • Betreff
  • Datum
  • Betrag
  • Kundennummer
  • Artikel & Bestellnummer
  • uvm.
Datev Online Scanservice

Mehrwert zu DATEV

Wenn Sie neben DATEV Online auch unsere Smart-Cloud zur Archivierung nutzen, können Sie auf zahlreiche weitere Vorteile zählen:

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  • Zusätzliche Digitalisierung weiterer Geschäftsvorgänge wie Kundenarchiv, Lieferscheine, Schriftverkehr und E-Mail.
  • Workflows zur Steuerung vom internen Belegfluss
  • Gesteuerte Ausnutzung von Skonto
  • Schnelle Auskunftsfähigkeit gegenüber Lieferanten, Kunden und Steuerberater
  • Digitalisierung und „papierloses Büro“
  • Digitale Archivierung von Bestandsakten die der Aufbewahrungspflicht unterliegen

Ablauf eines Scanservice für DATEV

  • Sie übersenden uns Ihre Belege oder lassen diese durch unseren Kurierdienst abholen
  • Wir bereiten die Dokumente für den Scanvorgang vor
  • Wir Scannen & Digitalisieren nach Ihren Vorgaben:
    1. Dokumententrennung
    2. Auflösung
    3. Modus: Farbe oder Schwarz/Weiß
    4. Rückseiten Scannen
    5. Qualitätskontrolle
  • Wir erfassen die nötigen Suchkriterien wie Belegart, Datum, Kunde, Auftragsnummer usw.
  • Wir archivieren Ihre Dokumente in der Smart-Cloud von Amagno oder übertragen direkt ins DATEV Online
  • Nutzen Sie die Smart-Cloud entscheiden Sie WANN Sie WELCHE Belege ins DATEV übertragen, mit nur wenigen Mausklicks
  • Auf Wunsch übernehmen wir auch die Aktenvernichtung

 

Rechtliche Grundlagen

Wenn Sie unseren Scan-Service für Amagno und die Smart-Cloud nutzen, entspricht dies rechtlich ebenfalls dem ersetzendem Scannen. Das bedeutet wir erstellen auch für Sie eine Verfahrensdokumentation wie sie der Gesetzgeber für elektronisch archivierte Dokumente fordert. Nur damit, und weiteren technischen Kriterien die wir für Sie 1:1 umsetzen, erfüllen sie die Grundlagen der GOBD und dürfen Ihre Buchhaltung Digital archivieren.

Auf dieser Basis können wir dann auch auf Wunsch die Vernichtung der Originalbelege für Sie übernehmen.

Konzentrieren Sie sich zukünftig auf Ihr Kerngeschäft und nutzen unseren Scan-Service zur Digitalisierung und Archivierung Ihrer Buchhaltung im DATEV Online Unternehmen.

 

Beratung anfordern

Wir beraten Sie gerne zum Thema Datev Scanservice.

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