DATEV Scanservice

Das DATEV System ist der führende deutsche Anbieter für Software Dienstleistungen im Steuerberater und Wirtschaftsprüfer Bereich. Immer mehr Steuerberater bearbeiten die Belege Ihrer Mandanten digital. Die langjährige Umlaufmappe mit Quittungen, Rechnungen und Kassenbelegen hat ausgedient. Die Mandanten scannen Ihre Belege selbst und übertragen die PDF-Dateien digital ins DATEV Online System. Im DATEV System kontiert der Steuerberater, bucht und erstellt entsprechende Auswertungen und Steuererklärungen.

Der Papierfluss zwischen Steuerpflichtigen und Steuerberater nimmt immer mehr ab und wird komplett auf digital umgestellt.

Unterlagen und Belege zu scannen und digital im DATEV zu speichern ist ein guter Ansatz. Es ist der erste große Schritt in Richtung papierloses Büro und ein Wegbereiter für die Digitalisierung im Unternehmen. Die Praxis zeigt aber leider, dass viele Unternehmen Ihre Belege zwar scannen und direkt in DATEV Online speichern, danach mit den digitalen Dokumenten aber nicht arbeiten. Oft haben die Mitarbeiter nach der Ablage in DATEV selbst keinerlei Zugriff mehr auf die Belege, bzw. wissen nicht, wie sie die digitalen Dokumente in DATEV recherchieren sollen oder sich Belege anzeigen lassen können.

Mit dem Einscannen der steuerlich relevanten Unterlagen ist zwar schon der wichtigste Schritt getan, um digital mit den Belegen arbeiten zu können. Mithilfe einer passenden Software und einem digitalen Konzept klappt die Umsetzung der Digitalisierung garantiert. Dem papierlosen Büro steht somit nichts mehr im Weg.

Die DocuWare Cloud und unser Scan-Service helfen Ihnen bei der Umsetzung der Digitalisierung.

Wenn Sie Ihre Belege nicht selber für DATEV oder Ihre DocuWare Cloud Archiv Lösung scannen können oder möchten, übernehmen wir dies mit unserem Scan-Service. Sowohl für die DocuWare Cloud, die wir nach Ihren Wünschen konzipieren, als auch direkt in DATEV Online. Wir scannen tagesaktuell ALLE Belege, die bei uns eingehen. Direkt danach indizieren wir die Dokumente und stellen sie noch am selben Tag in der DocuWare Cloud oder in DATEV Online bereit.

Wir holen Ihre Belege auf Abruf ab oder zu fest vereinbarten Terminen. Alternativ senden Sie uns Ihre Belege wann immer Sie möchten oder am Monatsende.

Nutzen Sie unsere Scandienstleistung für DATEV Online und wir scannen und verschlagworten die Belege so, wie Ihr Steuerberater es benötigt, zum Beispiel, nach Dokumentenarten.

• Sie übersenden uns Ihre Belege oder lassen diese durch unseren Kurierdienst abholen
• Wir bereiten die Dokumente für den Scanvorgang vor
• Wir scannen & digitalisieren nach Ihren Vorgaben:
  1. Dokumententrennung
  2. Auflösung
  3. Modus: Farbe oder Schwarz/Weiß
  4. Rückseiten scannen
  5. Qualitätskontrolle
• Wir erfassen die nötigen Suchkriterien wie Belegart, Datum, Kunde, Auftragsnummer usw.
• Wir archivieren Ihre Dokumente in der DocuWare Cloud oder übertragen direkt ins DATEV Online
• Nutzen Sie die DocuWare Cloud und entscheiden Sie selbst wann Sie welche Belege ins DATEV übertragen, mit nur wenigen Mausklicks
• Auf Wunsch übernehmen wir auch die Aktenvernichtung

Wenn Sie unseren Scan-Service für die DocuWare Cloud nutzen, entspricht dies rechtlich ebenfalls dem ersetzendem Scannen. Das bedeutet wir erstellen auch für Sie eine Verfahrensdokumentation wie sie der Gesetzgeber für elektronisch archivierte Dokumente fordert. Nur mit dieser Verfahrensdokumentation und bestimmten technischen Kriterien die wir für Sie 1: 1 umsetzen, erfüllen sie die Grundlagen der GOBD und dürfen Ihre Buchhaltung digital archivieren.

Auf dieser Basis können wir dann auch auf Wunsch die Vernichtung der Originalbelege für Sie übernehmen.

Konzentrieren Sie sich zukünftig auf Ihr Kerngeschäft und nutzen unseren Scan-Service zur Digitalisierung und Archivierung Ihrer Buchhaltung im DATEV Online Unternehmen.