Digitale Aktenarchivierung

Digitale Aktenarchivierung

Digitale Aktenarchivierung vom Scandienstleister

Mit Digitaler Aktenarchivierung Platz & Zeit sparen

Räumen Sie Ihr Aktenarchiv mit uns auf

Die Digitale Aktenarchivierung kommt zum Einsatz wenn es darum geht alte Akten oder Aktenbestände die noch aufbewahrt werden müssen, wirtschaftlich zu speichern. Durch Digitalisierung, also dem Einscannen, von Akten kann bis zu 99% Platz im Vergleich zur herkömmlichen Ablage eingespart werden.

Die Digitale Aktenarchivierung kann aber noch mehr: Finden Sie digitale Dokumente anstatt im Papier zu suchen.

Jedes Digital archivierte Dokument ist innerhalb von Sekunden auffindbar, sofern eine gute Datenerfassung der Suchbegriffe stattgefunden hat.

Die Digitale Aktenarchivierung hilft auch bei der Erfüllung der gesetzlichen Vorgaben zur rechtssicheren Archivierung. Durch das PDF-A Format, welches vom Gesetzgeber zu Archivierungszwecken anerkannt ist, können digitale Dokumente Revisionssicher archiviert und gespeichert werden.

Neben der Platzersparnis, schnellem Finden und der Rechtssicherheit kann aber auch die Vernetzung von Standorten ein wichtiger Faktor für die Digitale Archivierung sein. DMS (Dokumentenmanagement System) Lösungen können als CLOUD Variante im Internet Dokumente für jeden Benutzer mit entsprechenden Zugriffsberechtigungen bereitstellen. Alle Mitarbeiter eines Unternehmens können somit auf den gleichen, zentralen Dokumentenpool zugreifen.

Durch Digitale Aktenarchivierung sind wichtige Informationen jederzeit schnell und an jedem Ort verfügbar.

Welche Akten können Digital archiviert werden?

Im Grunde alles was in einem Unternehmen an Papier anfällt. In erster Linie Akten die entweder von hohem Wert für ein Unternehmen sind, oder die aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungsfristen vorgehalten werden müssen. Als Scandienstleister haben wir in mehr als 20 Jahren Erfahrungen mit den unterschiedlichsten Belegarten sammeln können, und können somit auf funktionierende Konzepte für nahezu jeden Dokumententyp zurück greifen.

Wir Digitalisieren für Sie:

  • Ein/Aus- Rechnungen
  • Lieferscheine / Transportscheine
  • Buchhaltungsordner
  • Schriftverkehr / Korrespondenz
  • Bankbelege / Kontoauszüge
  • Personalakten
  • Technische Dokumentationen / Projektunterlagen
  • Posteingang / Briefe
  • uvm.

 Wie werden Akten Digital archiviert?

Sie können entweder in teure Hardware investieren, eigenes Personal binden und mühsam und Zeitaufwendig Ihre Akten und Ordner selber vorbereiten und einscannen oder Sie beauftragen unseren Scanservice. Wir übernehmen alle Tätigkeiten die notwendig sind um Akten, Ordner und Dokumente digital zu archivieren.

1. Belegaufbereitung

  • Zunächst müssen die Akten für den Scanvorgang vorbereitet werden. Hierbei müssen Tackernadeln, Büroklammern oder auch PostIT Haftnotizen entfernt werden. Eine Zeitaufwendige Fleissaufgabe die bei auch bei uns als Scandienstleister den Großteil der Digitalisierungsarbeit ausmacht. Pro Vorgang der später als PDF Datei archiviert werden soll müssen zusätzlich Trennkriterien angebracht werden. Hier kommen meistens Barcode Aufkleber zum Einsatz. Bei uns übernehmen bis zu 20 MitarbeiterInnen diese Aufgabe der Belegaufbereitung.

2. Scannen / Digitalisierung

  • Im Anschluss an die Belegaufbereitung werden die Einzelseiten Eingescannt, also Digitalisiert. Dies geschieht bei uns mittels Hochleistungsscannern, die bis zu 150 Blatt pro Minute weitgehend automatisch verarbeiten. Der Scanvorgang wird permanent von einem Mitarbeiter überwacht und mögliche Fehler im Bereich Scanqualität der Papiertransport werden umgehend behoben. Unsere modernen Scanner, digitalisieren Vorder- und Rückseite gleichzeitig. Wobei leere Rückseiten entsprechend gelöscht werden. Farbscans sind ebenso problemlos möglich wie Schwarz/Weiß oder Graustufen. Es sollte aber bedacht werden das Farbscans erheblich mehr Speicherplatz beanspruchen, und ggf. bei der Übertragung vom Dokumenten Server mehr Zeit benötigen. Bei der Digitalen Aktenarchivierung kommen im Grunde nur Auflösungen zwischen 200DPI bis 300DPI zum Einsatz, alle anderen Auflösungen ergeben nicht automatisch besser Qualität oder Lesbarkeit, verbrauchen aber Unmengen mehr an Speicherplatz.

3. Datenerfassung

  • Damit Sie Ihre Digitalen Dokumente schnell und einfach wieder finden können, müssen diese mit Indizes verschlag wortet werden. Also Suchbegriffe die Ihnen helfen die benötigten Informationen eindeutig zu recherchieren. Diese Suchbegriffe befinden sich nicht nru auf den Belegen selbst, für eine Aktenarchivierung werden auch die Daten vom Ordnerrücken und den eingehefteten Trennern/Registern herangezogen. Aus all diesen Begriffen wird eine übersichtliche, hierarchische Datenstruktur erzeugt. Die PDF-Dateien enthalten dann im Dateinamen die Bezeichnungen, die das Dokument eindeutig klassifizieren. Die Datenerfassung findet bei der Digitalen Aktenarchivierung meist manuell statt, eine automatische Auswertung ist aufgrund der inhomogenen Struktur meist nicht ausreichend.

4. Texterkennung / OCR

  • Zu den manuell erfassten Schlagwörtern sollte jede PDF Datei aber noch mit einer Texterkennung ausgewertet werden. Hierbei wird aus Grafik wieder durchsuchbarer Text. Das bedeutet die Digitalen Dokumente können nach Stichwörtern, Artikeln oder ganzen Wortpassagen durchsucht werden. Eine solche Suche funktioniert nicht nur innerhalb einer PDF Datei, sondern auch global über den gesamten Digitalen Datenbestand.
Digitale Aktenarchivierung

5. Speicherung / Archivierung

  • Die fertig Archivierten und Digitalisierten Akten und Dokumente werden zum Abschluss auf Datenträgern wie DVD oder externen Festplatten gespeichert. Entweder in dem oben beschriebenen hierarchischen Verzeichnisbaum, für dessen Nutzung außer dem ADOBE Viewer keinerlei Software notwendig ist. Oder in einem speziellen Importformat wie XML, das ein Dokumentenmanagementsystem benötigt um die Dokumente und Indizes zu importieren.

6. Aktenvernichtung

  • Wurden alle rechtlichen Vorgaben zur rechtssicheren Archivierung eingehalten, können die Originalunterlagen laut Gesetzgeber vernichtet werden. Wir beauftragen mit der Aktenvernichtung ein entsprechend zertifiziertes Unternehmen. Die erfolgreiche Aktenvernichtung wird Schlussendlich über entsprechende Zertifikate bestätigt.

Zum Schluss fehlt natürlich noch die wichtigste Frage: Was kostet die Digitale Aktenarchivierung eines Ordners?

Durchschnittlich können Sie von Kosten zwischen 14€ bis 18€ ausgehen. Einen exakten Preis können wir anhand einer Sichtung des Aktenarchivs und idealerweise einer Probearchivierung nennen. Eine Probearchivierung eines Ordners pro Belegart ist bei uns kostenlos.  Wir messen den genauen Aufwand pro Ordner, und machen in einem detaillierten Angebot auch Vorschläge zur Optimierung und somit ggf. Preissenkung.

Bei einer Probearchivierung erhalten Sie den Ordner Original abgeheftet wieder zurück, um die Digitalen Daten mit dem Original vergleichen zu können.

 Weitere Informationen zur kostenlosen Probearchivierung: HIER ZUR INFOSEITE

Zur Preisklakulation nutzen Sie auch gerne unseren PREISRECHNER

 

Wir Scannen und Archivieren für Kunden aus allen Branchen und Größen und vor allem aus ganz Deutschland. Unsere Kunden sind Industrieproduktionen, Konzerne, Handwerker oder auch kleine Handelsunternehmen. Sie stammen aus Hamburg, München, Berlin und Stuttgart genauso wie aus Dortmund, Leipzig und Köln.

Wir kümmern uns bei der Digitalen Aktenarchivierung auch um die Verpackung und den Transport der Akten.

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