Digitale Aktenarchivierung vom Scandienstleister

Mit digitaler Aktenarchivierung Platz & Zeit sparen

Räumen Sie Ihr Aktenarchiv mit uns auf

Digitale Aktenarchivierung durch unseren Scanservice

streng nach Qualitätsmanagement-Handbuch Gemäß ISO 9001:2015

Gesetzliche Aufbewahrungsfrist erfüllen mit digitaler Aktenarchivierung

Nach Vorgaben des BDSG, der GOBD und der DSGVO

Komplette Aktenordner scannen lassen ab 18€

Inklusive aller nötiger Leistungen zur digitalen Aktenarchivierung

Abholung Ihrer Akten, deutschlandweit zu besten Konditionen

sicher, fair, unkompliziert

Digitale Aktenarchivierung hat viele Vorteile

Die digitale Aktenarchivierung kommt zum Einsatz, wenn es darum geht alte Akten oder Aktenbestände, die noch aufbewahrt werden müssen, wirtschaftlich zu speichern. Durch Digitalisierung, also dem Einscannen, von Akten kann bis zu 99% Platz im Vergleich zur herkömmlichen Ablage eingespart werden.

Die digitale Aktenarchivierung kann aber noch mehr: Finden Sie digitale Dokumente, anstatt im Papier zu suchen.

Jedes digital archivierte Dokument ist innerhalb von Sekunden auffindbar, sofern eine gute Datenerfassung der Suchbegriffe stattgefunden hat.

Die digitale Aktenarchivierung hilft auch bei der Erfüllung der gesetzlichen Vorgaben zur rechtssicheren Archivierung. Durch das PDF-A Format, welches vom Gesetzgeber zu Archivierungszwecken anerkannt ist, können digitale Dokumente revisionssicher archiviert und gespeichert werden.

Neben der Platzersparnis, schnellem Finden und der Rechtssicherheit kann aber auch die Vernetzung von Standorten ein wichtiger Faktor für die digitale Archivierung sein. DMS (Dokumentenmanagement System) Lösungen können als CLOUD Variante im Internet Dokumente für jeden Benutzer mit entsprechenden Zugriffsberechtigungen bereitstellen. Alle Mitarbeiter eines Unternehmens können somit auf den gleichen, zentralen Dokumentenpool zugreifen.

Platz sparen
Schnellere Durchlauf- und Bearbeitungszeiten
Erfüllung der gesetzlichen Vorgaben gemäß GOBD & DSGVO
Steuerung von Prozessen über WorkFlows
Keine Mehrfachkopien : Zentraler Zugriff für Benutzer
Schutz vor Verlust oder unbefugtem Zugriff
Schnelles Finden statt langem Suchen

Welche Akten können digital archiviert werden?

Die digitale Aktenarchivierung betrifft im Grunde alles, was in einem Unternehmen an Papier anfällt. In erster Linie Akten, die entweder von hohem Wert für ein Unternehmen sind oder die aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungsfristen vorgehalten werden müssen. Als Scandienstleister haben wir in mehr als 20 Jahren Erfahrungen mit den unterschiedlichsten Belegarten sammeln können und können somit auf funktionierende Konzepte für nahezu jeden Dokumententyp zurück greifen.

Wir digitalisieren für Sie:

Ein- und Ausgangs- Rechnungen
Lieferscheine / Transportscheine
Buchhaltungsordner
Schriftverkehr / Korrespondenz
Bankbelege / Kontoauszüge
Personalakten
Technische Dokumentationen / Projektunterlagen
Posteingang / Briefe
uvm.

Wie werden Akten digital archiviert?

Sie können entweder in teure Hardware investieren, eigenes Personal binden und mühsam und zeitaufwendig Ihre Akten und Ordner selber vorbereiten und einscannen oder Sie beauftragen unseren Scanservice. Wir übernehmen alle Tätigkeiten, die notwendig sind, um Akten, Ordner und Dokumente digital zu archivieren.

Digitale Aktenarchivierung durch den Profi. Jetzt Angebot anfordern!

Wir freuen uns auf Ihre E-Mail

Belegaufbereitung

Zunächst müssen die Akten für den Scanvorgang vorbereitet werden. Hierbei müssen Tackernadeln, Büroklammern und Heftungen entfernt werden. Post- IT Haftnotizen und andere notizzettel werden umgeklebt. Wichtig ist, dass alle Informationen sichtbar sind und nbeim Scan erfasst werden können. Das ist eine zeitaufwendige Fleissaufgabe, die bei auch bei uns als Scandienstleister einen großen Teil der Digitalisierungsarbeit ausmacht. Pro Vorgang, der später als PDF Datei archiviert werden soll, müssen zusätzlich Trennkriterien angebracht werden. Hier kommen Barcode Aufkleber oder Trennblätter zum Einsatz. Bei uns übernehmen bis zu 20 MitarbeiterInnen gleichzeitig die Aufgabe der Belegaufbereitung.

Scannen / Digitalisierung

Im Anschluss an die Belegaufbereitung werden die Einzelseiten eingescannt, also digitalisiert. Dies geschieht bei uns mittels Hochleistungsscannern, die bis zu 150 Blatt pro Minute weitgehend automatisch verarbeiten. Der Scanvorgang wird permanent von einem Mitarbeiter überwacht. Mögliche Fehler im Bereich der Scanqualität oder beim Papiertransport / Papiereinzug werden umgehend behoben. Unsere modernen Scanner digitalisieren Vorder- und Rückseite gleichzeitig. Leere Rückseiten werden durch den automatischen Weißabgleich gelöscht. Farbscans sind ebenso problemlos möglich wie Schwarz/Weiß oder Graustufen. Es sollte aber bedacht werden das Farbscans erheblich mehr Speicherplatz beanspruchen. Gegebenenfalls benötigen die Dateien bei der Übertragung vom Dokumenten Server mehr Zeit. Bei der digitalen Aktenarchivierung kommen im Grunde nur Auflösungen zwischen 200DPI bis 300DPI zum Einsatz, alle anderen Auflösungen sind für diesen Zweck nicht sinnvoll. Sie ergeben nicht automatisch eine bessere Qualität oder Lesbarkeit, verbrauchen aber Unmengen mehr an Speicherplatz.

Datenerfassung

Damit Sie Ihre digitalen Dokumente schnell und einfach wieder finden können, müssen diese mit Indizes verschlagwortet werden. Dazu erfassen wir Suchbegriffe, die Ihnen helfen die benötigten Informationen eindeutig zu recherchieren. Diese Suchbegriffe befinden sich nicht nur auf den Belegen selbst. Für eine Aktenarchivierung werden auch die Daten vom Ordnerrücken und den eingehefteten Trennern/Registern herangezogen. Aus all diesen Begriffen wird eine übersichtliche, hierarchische Datenstruktur erzeugt. Die PDF-Dateien enthalten dann im Dateinamen die Bezeichnungen, die das Dokument eindeutig klassifizieren. Die Datenerfassung findet bei der digitalen Aktenarchivierung meist manuell statt, eine automatische Auswertung ist aufgrund der inhomogenen Struktur meist nicht ausreichend.

Texterkennung / OCR

Zu den manuell erfassten Schlagwörtern sollte jede PDF Datei zusätzlich noch mit einer Texterkennung ausgewertet werden. Hierbei wird aus der Grafik wieder durchsuchbarer Text. Das bedeutet die digitalen Dokumente können nach Stichwörtern, Artikeln oder ganzen Wortpassagen durchsucht werden. Eine solche Suche funktioniert nicht nur innerhalb einer PDF Datei, sondern auch global über den gesamten digitalen Datenbestand.

Speicherung / Archivierung

Die fertig archivierten und digitalisierten Akten und Dokumente werden zum Abschluss im gewünschten Format gespeichert und Ihnen auf Datenträgern wie DVD oder externen Festplatten oder per SFTP Server zum Download bereit gestellt. Die Daten werden je nach Wunsch entweder in dem oben beschriebenen hierarchischen Verzeichnisbaum, für dessen Nutzung außer dem ADOBE Viewer keinerlei Software notwendig ist, ausgegeben. Oder als Dateien in einem Format Ihrer Wahl in einem speziellen Importformat wie XML, das ein Dokumentenmanagementsystem benötigt, um die Dokumente und Indizes zu importieren.

Aktenvernichtung

Wurden alle rechtlichen Vorgaben zur rechtssicheren Archivierung eingehalten, können die Originalunterlagen laut Gesetzgeber vernichtet werden. Wir beauftragen mit der Aktenvernichtung ein zertifiziertes Partner-Unternehmen. Die erfolgreiche Aktenvernichtung wird schlussendlich über entsprechende Zertifikate bestätigt.

Kosten digitale Aktenarchivierung

Zum Schluss fehlt natürlich noch die wichtigste Frage: Was kostet die digitale Aktenarchivierung eines Ordners?

Durchschnittlich können Sie von ungefähren Kosten zwischen 17€ bis 21€ ausgehen. Einen exakten Preis können wir anhand einer Sichtung des Aktenarchivs und idealerweise einer Probearchivierung nennen. Eine Probearchivierung eines Ordners pro Belegart ist bei uns kostenlos. Wir messen den genauen Aufwand pro Ordner und machen in einem detaillierten Angebot bei Bedarf auch Vorschläge zur Optimierung des Prozesses und zeigen Ihnen mögliche Preissenkungen auf.

Bei einer Probearchivierung erhalten Sie den Ordner original abgeheftet wieder zurück, um die digitalen Daten mit dem Original vergleichen zu können.

Weitere Informationen zur kostenlosen Probearchivierung: PROBEARCHIVIERUNG INFOSEITE

Zur Preisklakulation nutzen Sie auch gerne unseren PREISRECHNER

Docuware Cloud Archiv

Die digitalisierten Dokumente stellen wir Ihnen je nach Vereinbarung nach Fertigstellung oder in Teillieferungen digital zur Verfügung. Das kann natürlich über einen Datenträger oder einen gesicherten Download passieren, aber besonders für Akten, auf die Sie noch zugreifen, haben wir eine noch attraktivere Variante.

Mit der Docuware Cloud wird die Datenübergabe weitaus agiler, kann in kleinen Paketen passieren und Sie erhalten regelmäßig nach einem Teilabschnitt diret die Möglichkeit mit den Daten zu arbeitern, alles zu überprüfen und in Ihre gewünschte Workflows zu integrieren. In den Vorgesprächen legen wir mit Ihnen für die spätere Ablage und Recherche entsprechende Schlagwörter und Kategorien fest. In der Docuware Cloud werden diese Informationen über Importdateien direkt automatisch eingepflegt, damit für Sie kein Mehraufwand entsteht.

Digitale Aktenarchivierung für ganz Deutschland

Wir scannen und archivieren für Kunden aus allen Branchen und Größen und vor allem aus ganz Deutschland. Unsere Kunden sind Industrieproduktionen, Konzerne, Handwerker oder auch kleine Handelsunternehmen. Sie stammen aus Hamburg, München, Berlin und Stuttgart, genauso wie aus Dortmund und Köln.

Wir kümmern uns bei der digitalen Aktenarchivierung auch um die Verpackung und den Transport der Akten.

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Persönliche Beratung unter: 04791 985 37-0

E-Mail: info@smart-store.de

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