Dokumente scannen und elektronisch signieren lassen?
Angebot anfordern!Das Wichtigste auf einen Blick:
- Eine digitale Signatur bestätigt die Echtheit eines elektronischen Dokuments
- QES stellt die sicherste Stufe digitaler Signaturen dar
- Geregelt durch EU-Verordnung elDAS
- Empfohlen beim ersetzenden Scannen nach TR-RESISCAN
Was ist eine qualifizierte elektronische Signatur (QES)?
Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) ist die sicherste Form der elektronischen Unterschrift. Grundlage ist ein qualifiziertes Zertifikat, das ein staatlich anerkannter Vertrauensdiensteanbieter ausstellt. Damit ist die QES in der gesamten EU der handschriftlichen Unterschrift rechtlich gleichgestellt.
Sie beweist zweierlei: wer ein Dokument signiert hat (Authentizität) – und dass es seitdem nicht verändert wurde (Integrität).
Was ist ein Vertrauensdienstleister?
Ein Vertrauensdienstleister (VDA) stellt die Zertifikate und Siegel für elektronische Signaturen aus und liefert zudem den Zeitstempel. Für die qualifizierte elektronische Signatur muss der Vertrauensdienstanbieter von der Bundesnetzagentur geprüft und überwacht sein.
Der VDA ist eine neutrale Stelle, welche bestätigt, wer hinter einer elektronischen Signatur steht.
Wozu eine elektronische Signatur?
Ein Scan ist zunächst nur eine Bilddatei. Sie lässt sich kopieren und unbemerkt bearbeiten. Solange die Originale in Papierform im Schrank liegen ist das kein Problem. Sollen die Originale hingegen vernichtet werden, muss das digitale Dokument zum Original werden und seine Echtheit auch nachweisen können.
Die QES belegt, dass der Scan nach der Signatur nicht verändert wurde (Integrität), wer ihn signiert hat (Authentizität) und wann das war (Nachweisbarkeit).
Wann Sie eine qualifizierte Signatur brauchen
Nicht jeder Scan muss signiert werden. Entscheidend ist eine Frage: Soll das Papier danach weg? Dann sprechen wir vom ersetzenden Scannen. Der Gesetzgeber erlaubt, aufbewahrungspflichtige Unterlagen rein digital zu speichern und das Papier zu vernichten. Voraussetzung: Der Scan muss nachweisbar dem Original entsprechen.
Die TR-Resiscan verlangt eine Integritätssicherung durch einen Vertrauensdienst.
Die drei Arten elektronischer Signaturen
Je nach Anwendungszweck und rechtlichen Verordnungen sind unterschiedliche Arten an digitalen Unterschriften zu nutzen.
Welche digitale Signatur für welchen Anwendungszweck zu verwenden ist, wird durch die Verordnung "elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen im Binnenmarkt und zur Aufhebung der Richtlinie 1999/93/EG" (kurz eIDAS) der Europäischen Union geregelt.
1. Einfache elektronische Signatur (SES):
- Einfachste Form, ohne besondere Anforderungen (z. B. E-Mail-Signatur)
- Geringe Beweiskraft
- Für Vorgänge mit geringem Risiko wie Urlaubsanträge oder Rechnungsfreigaben
2. Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES):
- Eindeutig einer Person zugeordnet, Änderungen am Dokument werden erkennbar
- Mittlere Beweiskraft
- Für Vorgänge mit mittlerem Risiko wie Handelsverträge
3. Qualifizierte elektronische Signatur (QES)
- Basiert auf einem qualifizierten Zertifikat eines Vertrauensdienstanbieters
- Höchste Beweiskraft, rechtlich wie eine handschriftliche Unterschrift
- Für Vorgänge mit hohem Risiko, z. B. das ersetzende Scannen
Scannen, signieren und archivieren - der Ablauf
1. Digitalisierung der Dokumente
Die physischen Dokumente in Papierform werden mithilfe von Einzugsscannern in digitale Formate umgewandelt. Diese digitalen Kopien dienen als elektronische Abbilder der ursprünglichen Dokumente.
2. Sichtkontrolle der elektronischen Dokumente
Vor der digitalen Signatur erfolgt eine visuelle Überprüfung des gescannten Dokuments. Der Scanoperator stellt sicher, dass die Digitalisierung korrekt erfolgt ist und das elektronische Dokument vollständig mit dem Original übereinstimmt.
Der Prozess der qualifizierten digitalen Signatur kann auch für die Stapelverarbeitung von mehreren Dokumenten optimiert werden. Dabei können mehrere Dokumente in einem Arbeitsgang signiert werden, um den Workflow effizienter zu gestalten. Dies ist besonders relevant, wenn es um die Massenverarbeitung von Dokumenten geht.
3. Elektronische Signatur der Dokumente
Der Unterzeichner authentifiziert sich gegenüber dem Signaturverfahren mithilfe der eines Signaturerstellungsgeräts in Form einer Smartcard (D-Trust Card) und dem dazugehörigen PIN-Code (PIN-Caching technisch ausgeschlossen). Diese Authentifizierung stellt sicher, dass die digitale Signatur nur von der autorisierten Person erstellt wird. Nach der Authentifizierung platziert der Unterzeichner die digitale Signatur an der vorher ausgewählten Stelle im elektronischen Dokument.
Unter Verwendung des privaten Schlüssels, der auf der Smartcard gespeichert ist, wird die qualifizierte elektronische Signatur generiert. Diese Signatur wird mit dem Dokument verknüpft und sichert die Integrität sowie Authentizität des Dokuments.
Um die Qualität und Gültigkeit der qualifizierten elektronischen Signatur zu gewährleisten, wird die Signatur mit dem im qualifizierten Zertifikat enthaltenen öffentlichen Schlüssel überprüft. Dies stellt sicher, dass die Signatur korrekt ist und das Dokument nicht manipuliert wurde.
4. Elektronische Archivierung
Nach gründlicher Kontrolle der digitalisierten Dokumente sowie der elektronischen Signaturen, werden die Dokumente gemäß der rechtlichen Anforderungen archiviert und können für den Abruf bereitgestellt werden.
Digitale Signatur für das ersetzende Scannen
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