Dokumente digitalisieren

In zahlreichen Unternehmen werden Informationen weiterhin in Papierform empfangen und durch verschiedene Zuständigkeiten im Büro geleitet, was zu langsamen und fehleranfälligen Prozessen führt. Die Ablage von Papierdokumenten in einem Archiv erfordert eine Menge Platz, welcher häufig sinnvoller genutzt werden könnte.

Zudem ist die Recherche in analogen Archiven mühselig und zeitintensiv. Die Beschädigung von Akten durch Umwelteinflüsse wie Feuchtigkeit (Schimmel) oder Brände ist einer der größten Nachteile bei der Aufbewahrung von Papierdokumenten.

Die Digitalisierung von Dokumenten zahlreiche Vorteile

Wenn Sie Ihre Dokumente digitalisieren (lassen), können die digitalen Unterlagen automatisiert den jeweiligen Mitarbeitern zum richtigen Zeitpunkt zur Bearbeitung bereitgestellt werden. Durchlaufzeiten verringern sich um ein vielfaches.

Durch automatisiertes Auslesen relevanter Begriffe in den Dokumenten und die eindeutige Klassifizierung, werden die meisten Ablagefehler einfach ausgeschlossen und der manuelle Aufwand für die Ablage tendiert gegen „0“.

Und ganz nebenbei können Sie beim Dokumente digitalisieren die rechtlichen Anforderungen der GOBD und AO erfüllen und sind auch rechtlich auf der sicheren Seite.

So erreichen auch Sie das papierlose Büro und können alle Vorteile nutzen.

Wir scannen Ihre Papiere, Unterlagen und Dokumente und realisieren mit Ihnen die elektronische Archivierung Ihrer Papierdokumenten.

Aber was ist nötig und welche Dokumente können und dürfen digitalisiert werden?

Im Grunde können und dürfen Sie alle Dokumente, welche in Ihrem Unternehmen in Papierform vorliegen digitalisieren und elektronisch archivieren.

Die Arbeit mit digitalen Dokumenten ist um ein vielfaches schneller und komfortabler als mit Papierunterlagen.

Als Scandienstleister digitalisieren wir u.a. folgende Dokumente im Kundenauftrag:

Digitalisieren und elektronisch archivieren dürfen Sie also alle Unterlagen die als Papier vorliegen. Was aber danach im Original vernichtet werden darf, das formuliert der Gesetzgeber leider nicht zu 100 % genau.

Laut GoBD müssen Urkunden weiterhin im Original aufbewahrt werden. Zu Urkunden zählen ganz klar Geburtsurkunden, Heiratsurkunden, Fahrzeugpapiere und auch Kaufverträge.

Im Einzelfall sollte sicherlich eine rechtliche Auskunft über einen Anwalt oder das Finanzamt eingeholt werden. In der Praxis hat sich aber gezeigt, dass in mehr als 50 Jahren Archivierung (beginnend mit Mikrofilm, heute in digitaler Form), es noch zu keinem Fall kam, in dem es ein Nachteil war, lediglich über eine digitale Kopie oder eine Mikrofilm-Aufnahme vom Original Papier zu verfügen. Digitale Dokumente haben gegenüber den Finanzbehörden genügend Beweiskraft und können Ihre Papierdokumente ersetzen.

Wenn Sie Ihre Dokumente digitalisieren lassen und die Papierdokumente vernichten, ist das der erste gute Schritt ins papierlose Büro.

Es muss nicht immer gleich das papierlose Büro sein. Sie dürfen gerne mit Ihren Originalen arbeiten. Ein elektronisches Archiv bietet aber weitere Vorteile: Ihre Ordner, Verträge und Urkunden werden vor Beschädigung und Verlust geschützt.

Durch das Digitalisieren von Dokumenten und Unterlagen können Sie wichtige Informationen und Daten dauerhaft sichern. Nicht nur vor Verlust, Beschädigung oder Diebstahl, sondern auch vor unberechtigtem Zugriff. Die digitalen Dokumente können als PDF entweder über eine Software, wie ein Dokumentenmanagement-System oder über speziell gesicherte Datenträger (verschlüsselt und mit Passwort geschützt) vor unbefugten Zugriff gesichert werden.

Vor allem aber sind elektronisch gespeicherte Dokumente im Ernstfall (Brand, Wasserschaden, Einbruch) besser gegen Verlust geschützt, als Daten auf Papier. Insbesondere große Mengen an Dokumenten lassen sich durch Digitalisierung einfacher und günstiger schützen als dies bei Papier Unterlagen möglich wäre.

Unser Scanservice für Ihre Dokumentensicherung: Im Bedarfsfall liefern wir die Originalordner auch wieder an Sie zurück.

Digitale Dokumente benötigen im Grunde keinen physischen Platz, im Vergleich zum herkömmlichen Archiv in Papierform. Haben wir einen Aktenordner mit beispielsweise 500 Blatt digitalisiert , benötigt er lediglich 15 MB Speicherplatz. Auf eine DVD passen so bis zu 400 Aktenordner. Bezogen auf die Speicherkapazitäten moderner Server ist die Speicherkapazität um digitale Dokumente abzulegen, also nahezu unbegrenzt.

Der Einsatz eines Dokumentenmanagement Systems (DMS) ist immer sinnvoll. Eine solche Software bietet nicht nur eine Vielzahl an Funktionen, um Dokumente digital abzulegen und zu speichern, auch bei der Recherche nach Informationen und Belegen ist es eine Software eine wertvolle Hilfe die Zeit und Kosten spart. Eine DMS Software übernimmt dabei aber auch wichtige Funktionen, die Ihnen helfen die gesetzlichen Anforderungen vollumfänglich umzusetzen. Hierzu zählt auch die Löschung nach Ablauf der Aufbewahrungspflicht, die Dokumentationspflicht über die Versionierung sowie die Steuerung der Zugriffsberechtigungen.

Neben unserem Scanservice bieten wir Ihnen mit unserer Archiv-Cloud auch ein Dokumentenmanagement in der Cloud an, das Sie zu geringen monatlichen Gebühren nutzen können.

Wenn es aber lediglich darum geht Dokumente zu digitalisieren, um Informationen zu sichern und/oder Platz in der Aufbewahrung von Akten und Ordnern zu sparen, so ist nicht zwingend eine Software nötig.

Als Scandienstleister können wir Ihre Dokumente digitalisieren und in einer einfachen und übersichtlichen digitalen Ablagestruktur speichern, ohne das Sie für die spätere Recherche und Verwaltung eine Software benötigen. Es ist lediglich ein Windows System und der Adobe PDF Reader notwendig. Dabei erzeugen wir einen Verzeichnisbaum, der sich an der analogen Ablagestruktur orientiert und sich meist aus Daten wie JAHRGANG, BELEGART, ABTEILUNG und BETREFF aufbaut.

Bei der Digitalisierung von Dokumenten werden jedem Vorgang eindeutige Artikel zugeordnet. Diese Artikel kennzeichnen das Dokument und dienen zur Recherche. Die Artikel können bei der Recherche untereinander kombiniert werden oder dienen der hierarchischen Suche.

Zusätzlich speichern wir jedes Dokument, das digitalisiert wurde, als PDF Datei inklusive OCR (Texterkennung). Eine OCR bietet Ihnen die Möglichkeit nach Stichworten, Daten oder Textpassagen zu suchen und Sekunden schnell anzuzeigen.

Zwar können Sie Ihre Dokumente selber digitalisieren und elektronisch speichern, wir empfehlen Ihnen aber sich auf Ihr Kerngeschäft zu konzentrieren und unseren Scanservice zu nutzen.

Wir scannen alle Belege tagesaktuell ein, die entweder durch unseren Abholservice bei uns eingehen, oder uns von Kunden zugesandt werden.

Die von uns eingesetzten Scanner der neuesten Generation sorgen durch eine zuverlässige Doppeleinzugskontrolle für 100 % Vollständigkeit. Vorder- und Rückseite werden gleichzeitig digitalisiert (Leerseiten werden gelöscht), die Scanqualität wird durch spezielle Scansoftware pro Seite angepasst so das optimale digitale Kopien der Dokumente erzeugt werden.

Nach der Digitalisierung mit bis zu 150 Blatt pro Minute, erfassen wir in der Datenerfassung alle Indizes und Schlagwörter die Sie benötigen, um die Belege digital recherchieren und anzeigen zu können.

Und schließlich erzeugen wir das Format, das Sie benötigen, um die Dokumente revisionssicher und für den entsprechenden Zeitraum der Aufbewahrungspflicht und auch darüber hinaus archivieren zu können. Entweder ist dieses Format so aufgebaut wie Ihre DMS Software es erfordert – sofern Sie eines einsetzen – oder wir laden die Dokumente in unsere Archiv-Cloud. Als weitere Alternative speichern wir die Dokumente nach der Digitalisierung auf einem Datenträger in der oben erwähnten Verzeichnisstruktur.

Wir berechnen den Preis zur Digitalisierung Ihrer Dokumente entweder nach einer Sichtung Ihrer Akten & Ordner vor Ort oder anhand einer kostenlosen Probearchivierung. Sie können unseren Scanservice unverbindlich testen und erhalten neben einem ausführlichen Angebot und den digitalisierten Dokumenten, auch einen exakt kalkulierten Preis pro Ordner.

Im Rahmen einer Probearchivierung unterbreiten wir Ihnen auch gerne weitere Vorschläge zur Lösung Ihrer digitalen Ablage.

Für ein konkretes Angebot für Ihre Anforderungen sprechen Sie uns gerne an und wir erstellen Ihnen ein Angebot. Das papierlose Büro ist günstiger und kostensparender als Sie denken.

Der Gesetzgeber erlaubt eine digitale Ablage von Unterlagen seit Änderung der AO (Abgabenordnung) im Jahre 2004 sowie der Erweiterung aus dem Jahr 2017. Die Originale dürfen vernichtet werden. Ausnahmen sind Urkunden.

Das Bundesministerium für Finanzen (BMF) hat in seinem Schreiben vom 8. März 2003 durch §147 Abs.1 Nr.4a eine Regelung erlassen, die es Steuerpflichtigen ermöglicht, aufbewahrungspflichtige Unterlagen auch in digitaler Form auf Datenträgern zu speichern. Ausnahmen von dieser Regelung bilden amtliche Urkunden wie Zeugnisse, Bescheinigungen und Genehmigungen.

Wenn Sie uns mit der Digitalisierung Ihrer Dokumente beauftragen, sorgen wir zu 100 % für die Einhaltung aller rechtlichen Vorgaben und Regelungen.

Wir arbeiten für ganz verschiedenste Kunden. Firmen, mittelständische Unternehmen, Gewerbetreibende und öffentliche Verwaltung in ganz Deutschland.

Unseren Service für die Aktenverpackung und Abholung und anschließende Digitalisierung bieten wir deutschlandweit an. Wenn Sie Kontakt zu einer Referenz wünschen, um Erfahrungen austauschen zu können, sprechen Sie uns gerne an.