Easy Archiv Scanservice

Scanservice Easy Archiv

Sie setzen EASY Archiv in Ihrem Unternehmen als Dokumentenmanagement zur Archivierung ein?

Neben dem Scannen der aktuellen Ablage sollen auch Alte Akten in EASY Archiv archiviert werden?

Oder ist der Aufwand für das aktuelle Scannen der Dokumente zu hoch und Sie benötigen Scandienstleistung?

 

Dann ist unser Scanservice für EASY Archiv das richtige für Sie.

Wir sind Scandienstleister und bieten unseren Scanservice unabhängig von Softwaresystemen an, das bedeutet wir können unsere Leistungen auch für das EASY Archiv erbringen, und konnten in den letzten Jahren zahlreiche Projekte zur Archivierung von Aktenordnern und Dokumenten erfolgreich umsetzen.

Wir Scannen Ihre Aktenordner & Dokumente ein und archivieren diese im EASY Archiv DMS Importformat, damit Sie die Daten automatisiert in EASY Archiv ablegen können.

Als eines der etabliertesten Dokumentenmanagement Systeme Deutschlands, bietet die EASY Archiv Software  verschiedene Möglichkeiten um Digitalisierte Dokumente von externen Quellen automatisiert zu übernehmen. Es können sowohl PDF Dateien mit speziellen XML Dateien – die die Indizes enthalten – archiviert werden, als auch PDF Dateien die im Dateinamen die notwendigen Suchbegriffe und Indizes enthalten.

Ihre tagesaktuelle, wöchentliche oder monatliche Belegablage Scannen wir tagesaktuell ein und liefern Digitale Daten und Dokumente am selben Tag. Größere Mengen an bestehenden Aktenordnern archivieren und digitalisieren wir innerhalb kürzester Zeiträume.

Im Grunde ist der Ablauf bei beiden Anforderungen immer sehr Ähnlich.

 

Easy Archiv Scanservice

Ein Beispiel für den Ablauf eines Scanservice für Easy Archiv:

- Beleg und Aktenlogistik

  • Aktuell und zeitnah zu scannende Belege können Sie uns per Paket zusenden oder nutzen unseren Abholservice. Größere Mengen an Aktenordnern verpacken wir mit eigenem Personal vor Ort und transportieren mit eigenen Transportern in unser Unternehmen.

- Zwischenlagerung von Akten

  • Mengen ab 200 Ordner werden zunächst in unserem Aktenlager Datenbankgestützt zwischengelagert, dadurch können wir kurzfristig benötigte Informationen schnell zur Verfügung stellen.

- Belegaufbereitung

  • Vor dem Scanvorgang bereiten wir Ihre Akten und Belege vor. Es werden Heftklammern und weitere störende Gegenstände entfernt, wir bringen ersetzend Barcodes an, die für die spätere Digitale Heftung sorgen.

- Scannen & Digitalisieren

  • Die so entstandenen Einzelseiten werden mit Dokumentenscannern mit einem Scandurchsatz von bis zu 200 Blatt pro Minute digitalisiert. Wir Scannen Vorlagen farblich, Schwarz/Weiß oder in Graustufen. Rückseiten werden gleichzeitig mit Vorderseiten gescannt, wobei Leere Rückseiten gelöscht werden. Moderne Scantechnik sorgt für 100% vollständige und lesbare Digitale Informationen.

- Datenerfassung

  • Damit Sie die Daten in EASY Archiv ablegen können und später schnell finden können, erfassen wir zu jedem digitalen Vorgang die Indizes die Sie uns vorgeben. Ob Rechnungsnummern, Empfänger/Absender oder Beträge, vieles ist möglich. Wichtig sind Indexdaten die ein Dokument eindeutig klassifizieren.

- Archivierung in EASY DMS

  • Der so entstandene Datenbestand aus Scan-Images und Indexkriterien wird schließlich in das EASY Archiv Importformat exportiert, so das EASY Archiv die Daten vollautomatisiert übernehmen kann. Diesen Datenbestand können Sie von einem unserer Server Online abrufen oder Sie geben uns einen Zugang zu Ihrer EASY Archiv Software, indem wir die Daten direkt einspielen.

Belegvernichtung & Rechtliche Aspekte

Da wir streng nach gesetzlichen Vorgaben wie der GOBD arbeiten, dürfen Ihre gescannten Originale nach der Digitalisierung gemäß BDSG vernichtet werden. Ist dies nicht gewünscht, liefern wir die Akten auch an Sie zurück oder lagern diese für einen längeren Zeitraum in unserem Aktenlager ein.

PREISE Easy DMS Scanservice

Was kostet der Scanservice für EASY Archiv? Diese Frage beantworten wir gerne anhand einer kostenlosen Probearchivierung eines Aktenordners oder eines Belegquerschnitts.

Oder Sie nennen uns Belegarten und Mengen und erhalten unverbindlich ein erstes Angebot.

Eine digitale Archivierung durch Scandienstleistung ist in jedem Fall wirtschaftlicher und bzgl. Qualität verlässlicher als eine Digitalisierung in Eigenregie. Sprechen Sie uns an und wir errechnen Ihre Ersparnis.

 

Angebot zu Easy DMS

Wir beraten Sie gerne zu unserem Easy Archiv DMS Scanservice. Kontaktieren Sie uns.

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