ELO Office Scanservice

Scanservice ELO Office

ELO Office befindet sich als Dokumentenmanagement in Ihrem Unternehmen im Einsatz und Sie möchten auch Ihre Bestandsakten digital archivieren ?

Die Digitalisierung der Ordner und Belege mit eigenem Personal und Hardware ist zu aufwendig?

Dann beauftragen Sie unseren Scanservice für das ELO Office Archiv.

Wir bieten als Scandienstleister unsere Scanservices für nahezu alle am Markt erhältlichen DMS- und Archivsysteme an. Unter anderem auch für das ELO Office Archiv.

Wir Scannen Ihre Akten, Ordner und Dokumente für den direkten Import in das ELO Office die Bilddaten und die Index-Daten in einem speziellen Format.  ELO kann sowohl PDF Dateien und XML Dateien importieren, als auch lediglich PDF Dateien welche im Dateinamen die Indizes enthalten unter denen das jeweilige Dokument in ELO abgelegt und archiviert werden soll.

Lassen Sie Ihre Aktenordner und Dokumente durch unseren Scanservice für Ihr ELO System Digitalisieren und sparen Zeit & Kosten.

ELO Office Scanservice

Aus zahlreichen Archivierungsaufträgen haben wir umfangreiche Erfahrungen sammeln können, so das wir Ihnen einen problemlosen und automatisierten Import digitaler Ordner garantieren können. Wir liefern die archivierten Aktenordner und Dokumente in der digitalen Form, die ELO mit nur wenigen Mausklicks sofort importieren kann, so das Sie sofort mit den Dokumenten arbeiten können.

Lesen Sie hier auch unseren Anwenderbericht der OPTIMA GmbH zum ELO Office Scanservice: ZUM ANWENDERBERICHT

Wenn Sie unseren Tagesaktuellen Scanservice nutzen, übertragen wir die digitalen Dokumente direkt Online in das ELO Office System.

Ob das Scannen und digitalisieren aktueller Ablage, oder die Archivierung von Bestandsakten, die elementaren Arbeitsschritte sind immer ähnlich.

Wie ein Scanservice für ELO beispielhaft aussehen kann:

 

- Beleg & Aktenabholung

  • Wir kommen mit eigenem Personal und holen Ihre Akten und Belege ab. Wir verpacken größere Mengen oder stellen Transportboxen für die Ablage zur Verfügung. Unser Transportservice arbeitet Bundesweit.

- Zwischenlagerung größerer Mengen

  • Bei der Archivierung von größeren Mengen eines Altarchivs, lagern wir die Akten zunächst Datenbankgestützt in unserem Aktenlager ein. Dies gibt Ihnen die Möglichkeit dringend benötigte Informationen zeitnah abfragen zu können.

- Belegaufbereitung

  • Im Ersten Arbeitsschritt der Digitalisierung bereiten wir die Belege für den Scanvorgang vor. Wir entfernen Heftklammern und sorgen mittels Barcodes für die spätere Digitale Heftung.

- Scannen & Digitalisieren

  • Wir Scannen die Einzelseiten mittels Hochleistungsscannern ein, die bis zu 200 Blatt pro Minute Digitalisieren können. Vorder- und Rückseite gleichzeitig (Leerseiten werden entfernt), in Auflösungen von 100DPI bis 600DPI, in Farbe, Schwarz/Weiß oder Graustufen.

- Indizierung

  • Zu jedem digitalen Dokument erfassen wir die Suchbegriffe wie Rechnungsnummern, Empfänger usw., die Sie später im ELO System benötigen um die Vorgänge schnell finden zu können.

- Archivierung / Übergabe ELO

  • Aus den digitalen Bildern und erfassten Suchbegriffen erzeugen wir schließlich die Datenstruktur, die ELO benötigt um die Daten automatisch importieren zu können. Die Archivierten Akten & Belege können Sie Online von unseren Servern abrufen, oder wir spielen diese direkt in Ihr System ein.

- Aktenvernichtung

  • Wenn Sie es wünschen, übernehmen wir im Anschluss auch die Vernichtung der Originaldokumente und Akten. Alternativ können wir Ihnen die Aktenordner & Belege zurückliefern oder diese für einen weiteren Zeitraum in unserem Aktenlager verwahren.

Rechtliche Aspekte

Als ISO zertifizierter Scandienstleister arbeiten wir streng nach Datenschutzvorgaben und auf Basis der GOBD. Das bedeutet wir liefern Ihnen zu 100% rechtlich anerkannte digitale Daten die auch jeder Finanzprüfung stand halten.

Preise Scanservice für ELO

Wir ermitteln gerne anhand einer kostenlosen Probearchivierung die Kosten für die Digitalisierung eines Aktenordner oder Belegquerschnitts. Altarchive können wir gerne zu vereinbarten festpreisen Digitalisieren.

 

Angebot zu ELO Office

Wir beraten Sie gerne zu unserem ELO Office Scanservice. Kontaktieren Sie uns.

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