Habel Archiv

Habel Archiv Scanservice: Scannen für Ihr Habel Archiv!

Das HABEL ist als DMS bei Ihnen im Einsatz und Sie möchten auch Ihre alten Akten in Habel archivieren?

Der Aufwand für das Scannen der eigenen Belege und Aktenordner rechnet sich nicht?

Dann ist unser Scanservice für das HABEL Dokumentenmanagement genau das richtige.

Als Scandienstleister bieten wir unseren Scanservice für zahlreiche DMS und Archivsysteme an. Hierzu zählt auch das Habel Dokumentenmanagement.

Größere Aktenmengen oder eine größere Menge an täglich eingehenden Dokumenten selber zu scannen, kann unter Umständen sehr Zeit und Kostenintensiv sein. Mit unserem Scanservice für Habel digitalisieren wir Ihre Ordner und Belege und erstellen das spezielle Datenformat, welches Habel benötigt um die Digitalen Daten importieren zu können.

Habel benötigt zum Import von extern erzeugten Scans und Indizes pro Dokument eine PDF Datei. Zu jeder PDF Datei erstellen wir eine genau definierte Index Datei, welche die Schlagwörter und Indizes beinhaltet unter denen Habel das Dokument ablegen und archivieren soll.

Mit unserem Scanservice für Habel Dokumentenmanagement sorgen wir dafür, das Sie die digitalen Daten sofort ohne weiteren Aufwand in Habel übernehmen können. Die importierten Dokumente stehen Ihnen dann sofort zur Bearbeitung in Habel zur Verfügung.

Unabhängig ob Sie uns mit dem Tagesaktuellen Scannen oder der Archivierung größerer Aktenmengen beauftragen, die durchzuführenden Arbeitsschritte sind nahezu gleich.

Wie ein Scanservice für Habel beispielhaft aussehen kann:

  • AKTEN UND BELEGLOGISTIK Aktuelle Belege können Sie uns als Paket zusenden oder lassen die Dokumente durch unseren Kurierdienst abholen. Größere Aktenmengen verpacken wir in Ihrem Unternehmen und transportieren mit eigenem Personal und Fahrzeugen
  • LAGERUNG VON BESTANDSAKTEN Wir Scannen bis zu 200 Akten pro Tag, damit Sie auf dringend benötigte Informationen zeitnah Zugriff haben, lagern wir größere Mengen Akten zunächst Datenbankgestützt in unserem Aktenlager ein.
  • BELEGAUFBEREITUNG Im ersten Arbeitsschritt zur Digitalisierung, bereiten wir die Dokumente für das Scannen vor. Es werden Klammerungen entfernt, und Barcodes für die spätere Digitale Heftung angebracht.
  • SCANNEN & DIGITALISIEREN Die bei der Belegaufbereitung entstandenen Einzelseiten werden mittels Hochleistungsscannern digitalisiert. Wir Scannen in Auflösungen von 100DPI bis 600DPI, 200 Blatt pro Minute und Scanner, Vorder- und Rückseite gleichzeitig, wobei leere Rückseiten gelöscht werden. Farbscans, Schwarz/Weiß oder auch Graustufen sind möglich.
  • DATENERFASSUNG Damit Sie die digitalen Dokumente im HABEL Archiv schnell und zuverlässig finden können, erfassen wir zu jedem Vorgang die Indizes die dafür nötig sind. Datefelder wie Rechnungsnummer, Empfänger/Absender und viele weitere Daten  könne von uns erfasst werden.
  • ARCHIVIERUNG & SPEICHERUNG Das so entstandene Elektronische Archiv, bestehend aus Scans und Indexdaten wird nun in das spezielle HABEL Importformat exportiert. Die komplette Importstruktur können Sie Online von einem unserer Server abrufen oder wir spielen die Daten direkt in Ihr System ein, sofern uns ein Zugang zur Verfügung steht. In jedem Fall können die Daten automatisiert in Habel importiert werden und stehen umgehend zur Recherche und Bearbeitung zur Verfügung.
  • AKTENVERNICHTUNG, LAGERUNG, RÜCKGABE Die Originalunterlagen können wir am Ende auf Wunsch gemäß BDSG vernichten, alternativ liefern wir Ihnen die Belege & Aktenordner zurück oder lagern diese für einen weiteren, auch längeren Zeitraum in unserem Aktenlager ein.

Rechtliche Aspekte

Wir Scannen und Digitalisieren streng nach den Vorgaben des Datenschutzes und der GOBD. Das bedeutet wir liefern Ihnen komplett Revisionssichere Daten die auch in allen anderen Punkten den Vorgaben des Gesetzgebers entsprechen, und somit von Finanzprüfern anerkannt werden.

Preise

Gern können wir anhand einer kostenlosen Probearchivierung eines Ordners oder eines Belegquerschnitts den Aufwand und die Kosten für die Digitalisierung Ihrer Akten und Belege kalkulieren.

Beratung anfordern

Kontaktieren Sie uns für mehr Informationen zum Scanservice für Ihr Habel Archiv. Wir freuen uns auf Sie!

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