Hängemappen Scannen und Archivieren

Wenn Sie uns mit der Archivierung und dem Scannen Ihrer Hängemappen beauftragen, bilden wir Ihre analoge Ablagestruktur 1:1 Digital ab. Wir übernehmen die aktuelle Sortierung aus den Aktenschränken und Archivboxen. Jede Hängemappe wird exakt unter ihrer Beschriftung als PDF Datei gespeichert. Die notwendigen Ablage- und Suchkriterien erfassen wir direkt vom Mappenreiter (Beschriftungsschildchen).

Dabei entsteht eine Baumstruktur die wir entweder als Verzeichnisbaum abbilden, oder Ihnen die digitalen Dokumente zum Import in Ihr DMS (Dokumenten Management System) liefern.

Durch die Digitalisierung Ihrer Hängemappen können Sie Ihre Verwaltung und Ablage in vielen Bereichen optimieren und effizienter gestalten:

Die digitalen Dokumente der Hängemappe speichern wir als vollindizierte PDF Dateien. Das bedeutet, wir hinterlegen in der PDF Datei eine Texterkennung. Mithilfe dieser Texterkennung (OCR) können Sie nach allen Stichwörtern, Begriffen und Daten suchen die sich in der Akte befinden. Die Fundstellen werden direkt „angesprungen“.

Eine sog. Volltextsuche funktioniert ab Windows7 sogar über den gesamten Aktenbestand, wenn sie die Daten in die Windows Bibliothek übernehmen.

Wenn wir die Akten zum Import in ein bestehendes Dokumenten Management System liefern, sind diese natürlich ebenfalls mit einer Texterkennung als vollindizierte PDF oder PDF-A Dateien gespeichert.

Digital Archivierte Hängemappen sparen mehr als 99% des Platzbedarfs von analogen Akten. Nutzen Sie wertvollen Büroraum neu und Digitalisieren Ihr Archiv. Eine DVD kann beispielsweise bis zu 200.000 Belege digital speichern, dies entspricht ca. 2.000 Hängemappen. Auf Servern im Netzwerk ist das Speichervolumen nahezu unbegrenzt.

Sinn und Zweck einer Hängeregistratur bzw. der Aufbewahrung von Dokumenten in Hängemappen war und ist oft die relativ leichte Einsortierung und Aussortierung von Vorgängen. Im Vergleich zur Ablage in herkömmlichen Aktenordnern stimmt dies auch, sieht man sich jedoch die Möglichkeiten der Digitalen Archivierung an, so bietet diese weit mehr Vorteile bei der Ablage und Verwaltung von Unterlagen und Dokumenten.

Neue Dokumente sortieren sich in einem Elektronischen Archiv quasi automatisch selber ein. Aber noch viel mehr: Sortieren Sie jederzeit digital um, nach den Kriterien und Suchbegriffen die Sie aktuell benötigen.

Aussortieren funktioniert ähnlich wie die Suche nach Vorgängen, und innerhalb von Sekunden sind Dokumente gelöscht oder in eine andere Ablage verschoben.

Nahezu alle Dokumente die Sie in Hängemappen ablegen, dürfen Sie auch Digital archivieren und aufbewahren. Die Originale dürfen in den meisten Fällen nach der Digitalisierung sogar vernichtet werden.

Ausgenommen sind Urkunden und amtliche Verträge. Der Gesetzgeber hat mit einem Schreiben vom März 2003 und der Anpassung des §147 Abs.1 Nr.4a jedem Steuerpflichtigen die Erlaubnis erteilt, seine Unterlagen auch Digital vorzuhalten.

In vereinzelten Fällen sind Verfahrensdokumentationen zu erstellen, was wir als Scandienstleister ebenfalls gerne für Sie übernehmen. Wir achten bei unserem Scanservice streng auf die Einhaltung der gesetzlichen Grundlagen zur Aufbewahrung von Dokumente, dies bezieht sich u.a. auf die  Revisionssicherheit, die Eindeutigkeit und auch das technische Format (PDF-A).

Wir berechnen unseren Scanservice immer pro Hängemappe mit einem vorher vereinbarten Preis. So wissen Sie im Vorfeld bei einer Beauftragung sehr genau welche Kosten auf Sie zukommen. Den Preis zur Digitalisierung einer Hängemappe ermitteln wir idealerweise anhand einer kostenlosen Probearchivierung von 2-3 repräsentativen Hängemappen, oder anhand einer Sichtung vor Ort.

Wir ermitteln durch den Testscan die durchschnittliche Blattstärke einer Hängemappe.

Der kalkulierte Preis beinhaltet alle Tätigkeiten die notwendig sind um Ihre Hängemappen elektronisch zu archivieren. Belegvorbereitung, Scannen, Datenerfassung und Archivierung sind genauso enthalten wie die Texterkennung und auf Wunsch auch die Aktenvernichtung. Lediglich die Verpackung und Abholung Ihrer Hängemappen berechnen wir separat.

Durchschnittlich berechnen wir

2,-€ bis 5,-€ pro Hängemappe

Als ISO9001:2015 zertifizierter Scandienstleister übernehmen wir den kompletten Digitalisierungs Service für das Scannen und Archivieren Ihrer Hängemappen

Im Folgenden Skizzieren wir Ihnen den groben Ablauf einer Hängemappen Digitalisierung:

Wir arbeiten für Kunden aus allen Branchen und aus dem gesamten Bundesgebiet. Wir Scannen und Archivieren Hängemappen für Bauämter, Industrieunternehmen, Versicherungsagenturen, Vereine und Mittelständische Unternehmen. Wir haben sicherlich auch die passende Lösung für Ihre Hängemappen, sprechen Sie uns gerne an.