Die Verfahrensdokumentation für eine revisionssichere Archivierung nach Anforderungen der GoBD

Das Wichtigste auf einen Blick

• Die Verfahrensdokumentation protokolliert Prozesse (organisatorisch/technisch) in Ihrem Unternehmen
• Sie dient der Nachvollziehbarkeit und Transparenz im Falle von Steuer-/Betriebsprüfungen
• Die Vfd ist verpflichtend buchführungs- und aufzeichnungspflichtige Unternehmen
• Die Aufbewahrungsfrist nach HGB/AO beträgt 10 Jahre
• Mit unserem Scanservice erstellen wir Ihnen eine individuelle Verfahrensdokumentation

Eine Verfahrensdokumentation ist eine Arbeitsanweisung bzw. Organisationsunterlage der Prozesse in Ihrem Unternehmen und soll die Transparenz und Nachprüfbarkeit der elektronischen Buchhaltung für eine Betriebsprüfung durch die Finanzverwaltung sicherstellen.

Die Verfahrensdokumentation enthält eine Beschreibung der organisatorischen und technischen Maßnahmen für die Umsetzung eines revisionssicheren Archivsystems. Sachverständigen Dritten (z.B. Betriebsprüfern) dient die Verfahrensdokumentation als Ausgangspunkt und Orientierung für die Prüfung der Ordnungsmäßigkeit von Buchführung und Aufzeichnungen.

Es wird sehr detailliert beschrieben, wie ein Unternehmen den Umgang mit (elektronischen) Belegen und Unterlagen und deren Aufbewahrung organisiert und regelt. Die Verfahrensdokumentation soll eine genaue Beschreibung geben, wie Belege in einem Unternehmen verarbeitet, aufbewahrt und vernichtet werden.

• In welcher Form kommen Belege an
• Wie werden Belege erfasst, indiziert und gespeichert?
• Wie erfolgt die Weiterverarbeitung
• Wie können Unterlagen wiedergefunden werden?
• Wie ist die Absicherung gegen Datenverlust organisiert?

Auch die Beschreibung der eingesetzten technischen Geräte und Software und welche Mitarbeiter diese nutzen, sind Teil der Vfd.

• Welche Hardware wird eingesetzt?
• Welche Software wird verwendet?
• Welcher Mitarbeiter ist für welchen Prozess-Schritt zuständig?

Darüber sollen Mechanismen zur Kontrolle festgelegt werden, um eine ausreichende Qualität der Prozesse zu sichern.

Definition

In den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Buchführung in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) wird die Verfahrensdokumentation wie folgt definiert:

„Die Verfahrensdokumentation beschreibt den organisatorisch und technisch gewollten Prozess, z. B. bei elektronischen Dokumenten von der Entstehung der Informationen über die Indizierung, Verarbeitung und Speicherung, dem eindeutigen Wiederfinden und der maschinellen Auswertbarkeit, der Absicherung gegen Verlust und Verfälschung und der Reproduktion.“

Die Verfahrensdokumentation hat das Ziel, umfassende Nachvollziehbarkeit der Prozesse im Falle einer Steuer- oder Betriebsprüfung zu gewährleisten. Die angewandten Prozesse zur Buchführung und Belegablage müssen in akzeptabler Zeit durch Steuerprüfer, Finanzverwaltung oder Wirtschaftsprüfer überprüfbar sein.

Die prüfende Person soll Prozesse, Abläufe und verfahren mit Hilfe der Beschreibung leicht verstehen können, um die Betriebsprüfung zeitnah abzuschließen.

Wenn in einem Unternehmen für die Buchführung und Aufzeichnung steuerlich relevanter Tätigkeiten IT-gestützte Systeme und Software verwendet werden, erwartet die Finanzverwaltung, dass für dieses System ebenfalls die Nachvollziehbarkeit gewährleistet ist. Um dies nachzuweisen, ist es erforderlich, eine Verfahrensdokumentation zu erstellen.

Die Verfahrensdokumentation muss sowohl die aktuellen als auch vergangene Verfahrensabläufe für die gesamte Dauer der Aufbewahrungsfrist nachweisen und mit den tatsächlich verwendeten Versionen des Informationssystems übereinstimmen.

Eine Verfahrensdokumentation betrifft laut GoBD all diejenigen Steuerpflichtigen, die buchführungspflichtig und aufzeichnungspflichtig sind. In erster Linie also zumeist unternehmerisch tätige Steuerpflichtige.

Freiberufler und Einzelunternehmer sind zwar nicht verpflichtet, eine Verfahrensdokumentation anzufertigen, allerdings müssen Sie im Falle einer Betriebsprüfung alle Prozesse sehr genau beschreiben können. Auch in diesem Fall ist eine Verfahrensdokumentation zur Nachprüfbarkeit einer ordnungsmäßigen Buchführung und Aufzeichnungen von Vorteil.

Beim Einsatz des ersetzenden Scannens muss besonders der Einsatz von Software zur Archivierung und Verarbeitung von Daten und elektronischer Buchhaltung dokumentiert werden.

Im Grunde sagt der Gesetzgeber, dass eine digitale Archivierung von Dokumenten nur dann rechtskonform ist, sie anhand einer Verfahrensdokumentation beschrieben ist.

In der Praxis wird die Existenz einer solchen Verfahrensdokumentation nicht immer bei Betriebsprüfungen abgefragt, sodass der Eindruck entstehen könnte, es handele sich um eine freiwillige Leistung seitens des Unternehmens. Es kann und sollte jedoch davon ausgegangen werden, dass zukünftig bei Betriebsprüfungen vermehrt nach einer solchen Verfahrensdokumentation gefragt wird, wenn Dokumente digital archiviert werden.

Es kann also gesagt werden, wenn Belege und Unterlagen in einem Unternehmen digital verarbeitet und archiviert werden, muss eine Verfahrensdokumentation zwingend vorhanden sein. Ist diese Anforderung nicht erfüllt, ist die Buchführung im Sinne der GoBD nicht nachvollziehbar und nicht nachprüfbar, also entsprechend unvollständig und im schlimmsten Fall auch ungültig. Die Konsequenz kann die Schätzung der Besteuerungsgrundlage sein.

Die Verfahrensdokumentation ist ein Bestandteil der Arbeitsanweisungen und anderer Organisationsunterlagen gemäß § 257 Abs. 1 HGB / § 147 Abs. 1 AO. Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist beträgt demnach 10 Jahre. Inbegriffen sind sowohl die gegenwärtige als auch alle vorherigen Versionen während der Aufbewahrungsfrist.

Des Weiteren endet die Aufbewahrungsfrist nicht, solange die Frist zur Aufbewahrung der relevanten Unterlagen, für deren Verständnis sie benötigt werden, noch nicht abgelaufen ist.

Im Internet können Sie zahlreiche Muster zur Anfertigung einer Verfahrensdokumentation bekommen, diese müssen dann aber an Ihre individuellen Prozesse angepasst werden. Ein sehr zeitraubender und teilweise schwieriger Vorgang. Es gibt dazu auch entsprechende Schulungen und mittlerweile sogar Literatur. Wenn Sie das erste Mal mit der Erstellung einer solchen Verfahrensdokumentation beauftragt werden, ist dies ohne fremde Hilfe kaum umsetzbar. Ihr erster Ansprechpartner sollte neben Ihrem Scandienstleister, auch immer Ihr Steuerberater sein.

Die gute Nachricht: Übernehmen wir als Scandienstleister die Archivierung Ihrer Belege, erstellen wir Ihnen als Zusatzoption diese gesetzlich vorgeschriebene Verfahrensdokumentation!

Der Gesetzgeber in Form der Finanzverwaltung sieht ausdrücklich vor, dass ein ersetzendes Scannen auch bei einem externen IT-Dienstleister stattfinden kann.

Bei der Digitalisierung Ihrer Eingangsbelege in Eigenregie, sind Sie als Unternehmen bzw. Ihr Steuerberater laut GoBD dafür verantwortlich, die entsprechenden Unterlagen zu erstellen. Ihr Steuerberater sollte bereits über eine entsprechende Muster-Verfahrensdokumentation verfügen.

Als ISO zertifiziertes Unternehmen haben wir bereits alle internen Abläufe zur Digitalisierung und Archivierung genauestens dokumentiert. Teile dieser zertifizierten Dokumentation fließen dann in Ihre Verfahrensdokumentation ein. Nur so können Sie und wir sicherstellen, die Originale nach der Archivierung auch vernichten zu dürfen.