Die Verfahrensdokumentation - Fundament einer revisionssicheren Archivierung nach GoBD

Eine Verfahrensdokumentation ist eine Arbeitsanweisung bzw. Organisationsunterlage. In einer solchen Arbeitsanweisung wird sehr detailliert beschrieben, wie ein Unternehmen den Umgang mit Belegen und Unterlagen organisiert und regelt. Es wird detailliert beschrieben, wie Belege ankommen, erfasst werden, weiterverarbeitet werden und aufbewahrt werden, bis hin zur Vernichtung der Belege.

In den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Buchführung in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) wird die Verfahrensdokumentation wie folgt definiert:

„Die Verfahrensdokumentation beschreibt den organisatorisch und technisch gewollten Prozess, z. B. bei elektronischen Dokumenten von der Entstehung der Informationen über die Indizierung, Verarbeitung und Speicherung, dem eindeutigen Wiederfinden und der maschinellen Auswertbarkeit, der Absicherung gegen Verlust und Verfälschung und der Reproduktion.“

Werden also steuerlich relevante Unterlagen digital archiviert, um später auch vernichtet zu werden, schreibt der Gesetzgeber mit der GoBD zwingend eine solche "Verfahrensdokumentation" vor. Wer rechtskonform scannen und digitalisieren möchte, sollte zwingend eine Verfahrensdokumentation erstellen.

Das Ziel einer solchen Verfahrensdokumentation ist es, einem Steuerprüfer, der Finanzverwaltung oder Wirtschaftsprüfer die Möglichkeit zu geben, die angewandten Prozesse zur Buchführung und Belegablage in annehmbarer Zeit nachvollziehen und prüfen zu können. Werden also für die Buchführung und Aufzeichnung der steuerlich relevanten Tätigkeiten IT gestützte Systeme eingesetzt, so geht die Finanzverwaltung davon aus, dass auch dieses System die Nachprüfbarkeit sicherstellt. Um diese nachweisen zu können, ist eine Verfahrensdokumentation zu erstellen.

In einer solchen Verfahrensdokumentation wird sehr detailliert jeder Arbeitsschritt dokumentiert und beschrieben, der bei der Digitalisierung der betreffenden Dokumente durchgeführt wird:

• Beschreibung der Organisationsstruktur
• Rechtliche Grundlagen der Archivierung das Unternehmen betreffend
• Dokumentation der Einweisung der zuständigen Mitarbeiter
• Rechtekonzept / Zuständigkeiten
• Beschreibung der eingesetzten Hard- und Software
• Beschreibung Kontrollsysteme
• Beschreibung & Eignung der eingesetzten Archivsoftware
• Datenschutzrelevante Verfahren & Abläufe
• Löschung der digitalen Daten / Vernichtung der Originale

Alle diese Punkte und vor allem Prozesse müssen detailliert beschrieben und erläutert werden. Nur dann ist das sogenannte "ersetzende Scannen" und somit Ihre digitale Belegablage rechtlich abgesichert.

Im Grunde sagt der Gesetzgeber, dass eine digitale Archivierung von Dokumenten nur dann rechtskonform ist, wenn diese digitale Archivierung in einer Verfahrensdokumentation beschrieben ist.

In der Praxis wird die Existenz einer solchen Verfahrensdokumentation noch nicht immer bei Betriebsprüfungen abgefragt, sodass der Eindruck entstehen könnte, es handele sich um eine freiwillige Leistung seitens des Unternehmens. Dem ist aber nicht so, und es kann und sollte davon ausgegangen werden, dass zukünftig bei Betriebsprüfungen vermehrt nach einer solchen Verfahrensdokumentation gefragt wird, wenn Dokumente digital archiviert werden.

Es kann also gesagt werden, wenn Belege und Unterlagen in einem Unternehmen digital verarbeitet und archiviert werden, muss eine Verfahrensdokumentation zwingend vorhanden sein. Ist diese Anforderung nicht erfüllt, ist die Buchführung im Sinne der GoBD nicht nachvollziehbar und nicht nachprüfbar, also entsprechend unvollständig und im schlimmsten Fall auch ungültig.

Im Internet können Sie zahlreiche Muster-Verfahrensdokumentationen bekommen, diese müssen dann aber an Ihre individuellen Prozesse angepasst werden. Ein sehr zeitraubender und teilweise schwieriger Vorgang. Es gibt dazu auch entsprechende Schulungen und mittlerweile sogar Literatur. Wenn Sie das erste Mal mit der Erstellung einer solchen Verfahrensdokumentation beauftragt werden, ist dies ohne fremde Hilfe kaum umsetzbar. Ihr erster Ansprechpartner sollte neben Ihrem Scandienstleister, auch immer Ihr Steuerberater sein.

Die gute Nachricht: Übernehmen wir als Scandienstleister die Archivierung Ihrer Belege, erstellen wir Ihnen als Zusatzoption diese gesetzlich vorgeschriebene Verfahrensdokumentation!

Der Gesetzgeber in Form der Finanzverwaltung sieht ausdrücklich vor, dass ein ersetzendes Scannen auch bei einem externen IT-Dienstleister stattfinden kann.

Bei der Digitalisierung Ihrer Eingangsbelege in Eigenregie, sind Sie als Unternehmen bzw. Ihr Steuerberater laut GoBD dafür verantwortlich, die entsprechenden Unterlagen zu erstellen. Ihr Steuerberater sollte bereits über eine entsprechende Muster-Verfahrensdokumentation verfügen.

Als ISO zertifiziertes Unternehmen haben wir bereits alle internen Abläufe zur Digitalisierung und Archivierung genauestens dokumentiert. Teile dieser zertifizierten Dokumentation fließen dann in Ihre Verfahrensdokumentation ein. Nur so können Sie und wir sicherstellen, die Originale nach der Archivierung auch vernichten zu dürfen.