Homeoffice für Unternehmen

Flexible Arbeitsmodelle und moderne Workflows erleichtern Ihnen die ortsunabhängige Zusammenarbeit und bieten Ihrem Unternehmen viele weitere Vorteile.

In Zeiten von Fachkräftemangel und einem hart umkämpften Arbeitskräftemarkt ist es für Unternehmen enorm wichtig in das Arbeitgeber-Image und Mitarbeiterbindung zu investieren. Dazu bieten Arbeitgeber ihren Mitarbeitern immer mehr Benefits und Goodies an. Neben der rein finanziellen Entlohnung ist für die Arbeitnehmer eine gewisse Lebensqualität, Zufriedenheit während der Arbeit und eine gesunde Work-Life-Balance immer wichtiger. Flexible Arbeitszeitmodelle und eine familienfreundliche Firmenpolitik sind nur zwei Punkte auf der Liste.

Da die Vereinbarkeit von Familie und Beruf immer wieder eine übergeordnete Rolle spielt, sollten Unternehmen da mitgehen und ihren Mitarbeitern entgegenkommen. Flexible Arbeitszeit- und Arbeitsplatzmodelle sind ein wichtiger Baustein für die Mitarbeiterbindung. Der klassische 9-to-5 Job ist nicht mehr zeitgemäß. Gleitzeitregelungen, Überstundenausgleich und auch die Möglichkeit für mobiles Arbeiten im Homeoffice sind schlagende Argumente für die Bindung und Gewinnung von qualifizierten Arbeitskräften. Wenn dann noch die Unternehmenskultur stimmt, steht einer Zukunft mit loyalen und zufriedenen Mitarbeitern nichts mehr im Weg.

Um erfolgreich im Homeoffice oder von unterwegs zu arbeiten, benötigt man alle wichtigen Belege in digitaler Form. Nur durch ein digitales Archiv kann ein ortsunabhängiger Zugriff gewährleistet werden. In einigen Unternehmen stehen die Regale voller Ordner mit unterschiedlichsten Papieren, denn die Belege erreichen Unternehmen noch immer oft auf dem Papier. Der übliche Prozess war bisher die Ablage in Ordern, allerdings kann man diese Akten nicht mit nach Hause nehmen. Belege und Vorgänge gemeinsam von verschiedenen Standorten zu verarbeiten, ist mit den Papierakten auch nicht möglich.

Ein Scanservice ist die beste Lösung für dieses Problem. Alle Unterlagen werden durch den Scanservice nach vorher geklärten und einheitlichen Anforderungen eingescannt und digital zur Verfügung gestellt. Im Idealfall passiert die Bereitstellung über ein Cloudbasiertes DMS, denn diese Systeme bieten größtmögliche Flexibilität und Sicherheit für Ihre Unterlagen. Sie können von überall, wo Sie Internet haben, mit einem PC oder sogar Smartphone auf Ihre Dateien und die enthaltenen Informationen zugreifen. Durch die Sicherung mit Passwort und Benutzer sind die Dateien nur für Sie bzw. berechtigte Benutzer einzusehen.

Leider flattern immer noch sehr viele Belege in Papierform ins Haus. Rechnungen, Lieferscheine, Quittungen und viele weitere Dokumente erreichen die Unternehmen auf Papier. Zum Beispiel per Post oder auch als Bestätigungsbeleg direkt mit einer Lieferung durch eine Spedition. Hinzu kommen Belege, die durch die tägliche Arbeit in der Firma in den einzelnen Abteilungen erzeugt werden. Arbeitsverträge oder andere Belege die zur Unterschrift vorgelegt werden müssten, ebenso wie die tägliche Post eingescannt und ins elektronische Archiv eingepflegt werden. Nur so bleibt die ortsunabhängige Verfügbarkeit der Informationen und Dokumente erhalten.

Sollten Sie in Ihrer Firma jedoch kein Budget oder Personal für diese Aufgabe haben, ist ein Scanservice und der digitale Posteingang eine ideale Lösung. Die Tagespost kann per Weiterleitung an ein Postfach gehen. Selbst erzeugte Dokumente schicken Sie direkt an den Scandienstleister oder ebenso an das Postfach. So haben Sie keine weitere Arbeit. Die Sortierung, das Öffnen der Briefe und das Einscannen übernimmt der Scanservice. Nach Ihren Anforderungen und Vorgaben werden die Dokumente in digitaler Form in Ihrem digitalen Archiv also Ihrem Dokumentenmanagementsystem (DMS) bereitgestellt. Durch die Indizierung im Rahmen der Digitalisierung kann im DMS durch automatische Workflows jedes Dokument direkt den zuständigen Mitarbeitern zugeordnet werden.

Um seinen Mitarbeitern flexibles zeitgemäßes Arbeiten im Homeoffice zu ermöglichen, müssen zunächst die technischen Voraussetzungen geschaffen werden. Dazu sollte feststehen, welche Software Komponenten zur Arbeit verwendet werden sollen. Alle Mitarbeiter sollten zur Verwendung einer Software oder zumindest einer einheitlichen Software Zusammenstellung angehalten werden. Das macht die Arbeit einheitlich und verhindert Dateninseln, auf die keiner oder nur wenige Mitarbeiter Zugriff haben.

Welche Software passt zum Unternehmen?

Man sollte möglichst auch eine Software aussuchen, die nicht zu komplex ist. Nicht alle Mitarbeiter in allen Abteilungen können intuitiv und selbstverständlich mit jeder Software umgehen. Altersunterschiede und Berufserfahrung beeinflussen die Fähigkeit, wie schnell sich ein Mitarbeiter an neue Prozesse und eine neue Software gewöhnt. Um Chancengleichheit zu gewährleisten, sollte vorab überlegt werden, was man seinen Mitarbeitern zumuten kann. Welche Software ermöglicht einen einfachen Einstieg, ohne übermäßig viele Stunden und viel Geld in die Einweisung zu investieren? Grundsätzlich soll Digitalisierung schließlich Prozesse optimieren und die Abläufe in Ihrer Firma nicht behindern.

Investition, Preise und Kosten

Der Preis ist grundsätzlich eine wichtige Überlegung. Wie viel möchte ich ausgeben und welche Lösung ist durch den Nutzen wirtschaftlich vertretbar? Bei der Preisfrage sind neben den reinen Anschaffungskosten und Einrichtungskosten auch mögliche Wartungskosten, Kosten für Schulungen und bei einer Verwendung von einer Cloud monatliche Lizenz oder Servergebühren einzubeziehen.

Wofür soll die Software eingesetzt werden?

Man sollte sich über die Funktion der Software im Unternehmen bewusst sein.  Was möchte ich mit der Software erreichen und verbessern? Die Struktur und die Prozesse innerhalb der Software-Landschaft sollten sich an der bisherigen Arbeit orientieren, aber hier ist auf jeden Fall auch der Zeitpunkt für einen Optimierungsgedanken. Ein schlechter Prozess, den man digitalisiert, wird zu einem schlechten digitalen Prozess. Machen Sie sich also am besten vorher Gedanken, welche Arbeitsschritte Sie digital abbilden wollen, was Sie optimieren können und auch wie und wo im Unternehmen die Software zum Einsatz kommt.

Für den Einsatz zur ortsunabhängigen Arbeit, wie zum Beispiel im Homeoffice, ist es wichtig, dass die Software auch überall verwendet werden kann. Alle Daten und Dateien, die man benötigt, müssen auch online in einer Cloud oder zum Beispiel per Verbindung über VPN in einem gesicherten Netzwerk verfügbar sein. Ob man eine Cloud bevorzugt oder die Software lieber lokal installiert, ist für die mobile Arbeit relativ egal. Aspekte wie Verfügbarkeit, Sicherheit und teilweise auch der Preis für Anschaffung, Lizenzen und Wartung sind meist eher ausschlaggebend. Für eine lokale Installation muss natürlich eine gewisse IT-Infrastruktur vorhanden sein oder angeschafft werden. Viele Anwendungen sind unterm Strich als Cloud Variante günstiger.

Hier noch einmal kurz und knapp die Fragen vor der Anschaffung einer Software:

• Welche Prozesse sollen durch die Software abgebildet und optimiert werden?
• Was darf/soll die Software kosten?
• Wer benutzt die Software?
• In der Cloud oder lokal installiert?