Immobilienakten Scannen und Archivieren

Die Digitalisierung von analogen Unterlagen und Dokumenten bringt in jedem Bereich zahlreiche Vorteile. Bezüglich der Immobilienakten sind dies im Speziellen:

• Schnelle Auskunftsfähigkeit

Im Ernstfall sind Informationen und Daten jederzeit und überall schnell zur Verfügung, speichern Sie Ihre Immobilienordner in unserer CLOUD, oder einem Dokumenten Management System, ist der Zugriff weltweit möglich.

• Auch Baupläne und Zeichnungen Platzsparend und übersichtlich verwalten

Wir Scannen Ihre Immobilienakten inklusive der Großformate von DIN-A2 bis DIN-A0. Verwalten und Sichten Sie unhandliche Pläne bequem am Monitor.

• Dokumente jederzeit schnell bereit stellen

Benötiget Dokumente per E-Mail versenden, oder als DownLoad Link zur Verfügung stellen.

• Schneller Überblick und Auswertung der Sachstände

Digitale Analyse und Auswertung der Dokumente sowie Bereitstellung der Ergebnisse in übersichtlichen Listen und Tabellen u.a. zur schnellen Bewertung der Immobilie

• Mehrwert bei Veräußerung durch digitale Aktenübergabe

Übergeben Sie beim Verkauf einer Immobilie alle notwendigen Dokumentationen und Unterlagen Digital auf Datenträger und steigern so den Verkaufserlös zusätzlich.

• Schnelle Information durch Stichwortsuche über alle Dokumente

Alle Dokumente archivieren wir als PDF Dateien inklusive Texterkennung (OCR), das bedeutet alle Belege sind nach Stichworten, Daten und Textpassagen durchsuchbar. Sekundenschnell.

Mit digitalen Dokumenten und insbesondere Immobilienakten, optimieren Sie auch Ihre Immobilienverwaltung. Alle zu einem Objekt gehörenden Dokumente wie Verträge, Gutachten, Schriftverkehr und Abrechnungen werden zentral an einem Punkt verwaltet. Geben Sie jedem Mitarbeiter die Zugriffsrechte auf die Dokumente, die er für seine Arbeit benötigt. Aktuelle Dokumente werden automatisiert in die jeweiligen Kategorien und Dokumentenarten einsortiert.

Eine Digitale Immobilienakte ist somit immer auf dem aktuellsten Stand. Für die Werterhaltung und effektive Verwaltung einer Immobilie ein wertvoller Baustein.

Durch die Digitale Verfügbarkeit, können Sie Dokumente schnell externen Stellen zur Verfügung stellen. Aber auch intern müssen Papiere nicht mehr aufwendig von Büro zu Büro wandern und sind im Bedarfsfall nicht greifbar. Durch die Digitalisierung Ihrer Immobilienordner sind alle Informationen jederzeit und überall in Sekunden abrufbar.

Vor allem aber spart eine Digitale Archivierung von Immobilienakten auch immens Platz. Eine DVD kann beispielsweise bis zu 400 Standard Ordner speichern, auf Servern ist die Speicherkapazität auf Akten und Ordner bezogen nahezu unbegrenzt.

Wir setzen zum Scannen Ihrer Dokumente Hochleistungs- Scanner der neuesten Genration ein, und erzeugen somit digitale Abbilder die nicht nur höchster Qualität entsprechen, sondern auch Scandaten erzeugen die nur minimalen digitalen Speicherplatz benötigen. Pro Immobilienakte werden ca. 15MB Speicherplatz benötigt.

Für das Erstellen eines Exposés oder die Übergabe einzelner Dokumente an einen externen Dienstleister eignet sich die Digitale Immobilienakte ebenfalls. Durch unterstützende Software wie einem Dokumenten Management System oder einer Immobilienverwaltungssoftware können spezielle Dokumente mit wenigen Mausklicks zu neuen Akten kombiniert, und umgehend weitergeleitet werden.

Wichtiger Bestandteil von Immobilienordner sind immer auch die Großformatigen Pläne und Bauzeichnungen. In der Handhabung und Bearbeitung eher unhandlich, sind sie als Digitales Abbild leicht zu sichten und zu verwalten. Unser Scanservice scannt auch diese Großformatigen Vorlagen für Sie ein. Auf Wunsch auch in Farbe damit keine wichtigen Informationen verloren gehen.

Eine DIN-A0 Zeichnung benötigt als PDF Datei weniger als 5MB Speicherplatz, sie lässt sich somit sogar auf einem Mobilgerät sichten.

Um Immobilienakten möglichst effektiv digital zu verwalten und dauerhaft zu archivieren, ist der Einsatz einer Software, wie einem Dokumenten Management sinnvoll. Im Immobilienbereich gibt es zahlreiche Anbieter spezieller Software zur Verwaltung von Immobilien, hier gibt es auch immer die Möglichkeit Dokumente zu speichern. Als Scandienstleister liefern wir Ihnen die Daten und Dokumente in dem Format, das Ihre Software benötigt um einen reibungslosen Import sicher zu stellen.

Aber auch spezielle Software lassen sich Immobilienordner in digitaler Form ablegen und verwalten. Auf Wunsch erzeugen wir für Sie eine individuelle digitale Aktenstruktur in Form von Verzeichnissen und PDF Dateien.

Hierarchien als Baumstruktur, mit Benennung nach Objekt-Nummer, Objektbezeichnung (Straße Hausnummer) und Dokumentenarten (Vertrag, Bauplan, Statik usw.) bilden hier die Grundlage. Sie geben uns die benötigten Suchkriterien vor, und wir erzeugen die optimale Dateistruktur die Ihnen eine schnelle Recherche ermöglicht.

Den Aufwand für das Scannen und Digitalisieren Ihrer Immobilienakten kalkulieren wir entweder anhand von einigen Eckdaten die Sie uns nenne, oder idealerweise auf Basis einer kostenlosen und unverbindlichen Probearchivierung. Dafür benötigen wir lediglich 1-2 Akten oder eine vollständige Dokumentation einer Immobilie, die wir einmal komplett für Sie Digitalisieren. Die Original Unterlagen erhalten Sie selbstverständlich zurück. Zusammen mit einem detaillierten Angebot und den Digitalen Daten.

Durchschnittlich berechnen wir zwischen 13€ bis 19€ für die Digitalisierung von Immobilienakten.

Wir übernehmen alle Leistungen die notwendig sind, um Ihre Immobilienordner Digital zu archivieren:

Unsere Arbeitsabläufe sind nach DIN ISO9001:2015 zertifiziert. Wir arbeiten streng nach den Vorgaben und Grundlagen des Datenschutzes wie auch der DSGVO. Alle unsere Mitarbeiter sind auf Geheimhaltung und Datenschutz verpflichtet. Unser Räumlichkeiten sowie technische Ausstattung sind auf höchste Datensicherheit ausgerichtet.

Wir bieten unseren Scanservice inklusive der Aktenabholung bundesweit an. Für kleine Hausverwaltungen ebenso wie für Konzerne mit großem Immobilien Portfolieau.

Zu unseren Kunden zählen NEULAND WOHNUNGSBAU Wolfsburg, OPTIMA Hausverwaltung, Wohnstätte Krefeld und auch GBN Wohnungsunternehmen sowie viele weitere Immobilienverwaltungen udn Facility Manager.

Nehemn Sie gerne Kontakt zu uns auf, und wir schauen wie wir Ihre Immobilienakten durch Digitalisierung optimieren können.