Wir scannen Bankordner, Kontoauszüge & Belege
Obwohl Kontoauszüge heutzutage überwiegend elektronisch ausgestellt und übermittelt werden, befinden sich in vielen Archiven nach wie vor umfangreiche Bestände an papierbasierten Bankauszügen.
Die Digitalisierung von analogen Bankunterlagen, wie etwa Kontoauszüge, spart Platz, erfüllt die gesetzlichen Anforderungen an eine revisionssichere Archivierung und bietet zahlreiche weitere Vorteile.
Wir scannen Ihre Bankordner, Kontoauszüge, Belege und sonstige finanzbezogene Dokumente und stellen Ihnen Importdaten für jedes Dokumentenmanagementsystem (DMS) zur Verfügung. Durch die Verwendung von OCR (Optische Zeichenerkennung) wird eine bequeme Volltextsuche in Ihren Bankunterlagen ermöglicht.
Vorteile
Für Unternehmen gibt es zahlreiche Gründe, Kontoauszüge digitalisieren zu lassen:
- Automatisierte Verarbeitung: Der Scan eines Bankauszugs kann automatisch in Buchhaltungs- und ERP-Systeme integriert werden.
- Schnelle Suche und Zugriff: Digitalisierte Bankunterlagen lassen sich dank OCR leicht durchsuchen und sind schneller zugänglich als physische Bankbelege
- Platz sparen, Kosten senken: Durch die Digitalisierung entfällt die Notwendigkeit großer Archivräume, was Miet- und Lagerkosten senkt.
- Reduzierte Verwaltungskosten: Automatisierte Prozesse senken laufende Kosten und Personalaufwand.
- Schutz gegen Verlust: Digitale Bankdokumente können leicht gesichert und vor Verlust oder Beschädigung geschützt werden.
- Erfüllung gesetzlicher Anforderungen: Digitale Archivierung hilft effektiv, gesetzliche Aufbewahrungspflichten einfacher und sicherer zu erfüllen.
JETZT Bankordner digitalisieren lassen
AnfragenBankdokumente zentral speichern - DMS
Der Einsatz eines Dokumentenmanagement-Systems (DMS) wie DocuWare ermöglicht eine effiziente und sichere Verwaltung Ihrer digitalisierten Kontoauszüge und Bankdokumente, indem es automatisierte Workflows, zentrale Speicherung, eine schnelle Suche und umfangreiche Sicherheitsfunktionen bietet.
Erfassung Ihrer Belege
Wir scannen Ihre analogen Kontoauszüge sowie Bankbelege und konvertieren Sie in ein elektronisches Format (z.B. PDF). Zusätzlich können wir nach Ihren Vorgaben Suchbegriffe (Indizes) erfassen und in einem strukturierten Dateiformat (z.B. XML) speichern. Durch die Bearbeitung mit einer OCR sind digitalisierte Bankauszüge zudem vollständig durchsuchbar.
Sie erhalten Importdaten für jedes Dokumentenmanagement-System (DMS) und können gescannte Kontoauszüge strukturiert gemeinsam mit elektronischen Bankauszügen speichern und verwalten.
Workflow-Optimierung
Eingehende Bankdokumente können automatisch bestimmten Workflows zugeordnet werden, z.B. zur Freigabe oder Weiterverarbeitung in der Buchhaltung.
Kollaboration
Mitarbeiter haben unabhängig vom Standort – z.B. aus dem Homeoffice – Zugriff auf die Bankordner, können Dokumente hinzufügen oder bearbeiten. Alle Vorgänge werden nachvollziehbar dokumentiert.
Sicherheit und Compliance
Sicherheitsfunktionen helfen gesetzliche und regulatorische Anforderungen an eine revisionssichere digitale Archivierung nach GoBD zu erfüllen.
Dazu zählen beispielsweise:
- Zugriffskontrollen
- Verschlüsselung
- Audit-Trails
- Versionisierung
- Backup Ihrer Daten
PDF-Archivierung
Falls Sie die Scans Ihrer papierbasierten Kontoauszüge oder Belege nur selten nutzen und lediglich gegen Verlust sichern möchten, kann eine PDF-Archivierung ausreichend sein. Wir digitalisieren Ihre Kontoauszüge oder Bankdokumente und speichern sie als PDF-Dateien in einer übersichtlichen Verzeichnisstruktur.
Was kostet die Digitalisierung meiner Bankordner?
Preis berechnenAblauf Scanservice
Bankordner digitalisieren lassen
Beenden Sie das Belegchaos
in Ihrer Dokumentenablage!
Mit der digitalen Archivierung Ihrer
Kontoauszüge und Bankdokumente!
Jetzt Anfragen
Kostenlose Info Hotline
