Revisionssichere Archivierung

Die Digitalisierung schreitet voran, und in diesen digitalen Zeiten ist das Thema Datensicherheit wichtiger denn je. Webbasierte Lösungen, wie Cloud Anwendungen, kommen in Zeiten von Home Office verstärkt zum Einsatz, damit sind aber auch immer Dokumente und Daten der Manipulation ausgesetzt. Daher muss der Gesetzgeber sicherstellen, das alle steuerlich relevanten Unterlagen nicht manipuliert werden können. Hierzu wurden die Grundsätze der Revisionssicherheit geschaffen.

Unter Revisionssicherheit versteht man im Grunde die „Unveränderbarkeit“ von Dokumenten. Da in Deutschland jedes Unternehmen und jeder Steuerpflichtige seine Unterlagen bis zu 10 Jahre und teilweise darüber hinaus aufbewahren muss, hat der Gesetzgeber dazu einige Regeln und Anforderungen aufgestellt. Revisionssicher bedeutet in diesem Zusammenhang, dass alle Dokumente und Belege, die nach der Bearbeitung abgelegt, also aufbewahrt werden, von diesem Zeitpunkt an nicht mehr verändert werden dürfen.

Die Grundsätze für eine revisionssichere Archivierung sind in der GOBD (Grundsatz zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen) geregelt. In der GOBD wird der Begriff revisionssicher zwar nicht explizit verwendet, aber alle diesbezüglichen Vorgaben und Anforderungen in der GOBD, werden im Allgemeinen unter dem Begriff Revisionssicherheit zusammengefasst. Die GOBD bezieht sich weitgehend auf die Aufbewahrung steuerlich relevanter Unterlagen in elektronischer Form, also auch einem elektronischen Archiv bzw. der Speicherung als digitale Dokumente in einem Dokumentenmanagement System (DMS).

Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, kurz GOBD gibt 10 Merkmale bzw. Anforderungen vor, die strikt einzuhalten sind, um eine revisionssichere elektronische Archivierung zu gewährleisten:

Auch wenn die digitale Archivierung zahlreiche Vorteile bringt, so ist sie doch auch mit einem gewissen Invest und Arbeit verbunden. Wozu also der Aufwand wenn die Papiere danach doch aufbewahrt werden müssen ? Oder dürfen die gescannten Unterlagen vernichtet werden?

Ja, sie dürfen die Papiere vernichten. Unter gewissen Voraussetzungen:

1. Kein Gesetzt besagt, das Unterlagen im Original aufzubewahren sind
2. Ihre digitale Archivierugn erfüllt alle oben erwähnten Kriterien, insbesondere die der Verfahrensdokumentation
3. Das digitale Bild muss so gespeichert werden, das es inhaltlich und bildlich mit dem Original übereinstimmt.

Einer Vernichtung, idealerweise nach DIN66399 steht also im Grunde nichts im Wege.

In vielen Unternehmen herrscht hier Unsicherheit, und es werden zur Sicherheit alle Originale weiterhin archiviert und eingelagert. Das muss aber definitiv nicht sein, wenn Sie sich ebenfalls unsicher sind, überprüfen wir gerne gemeinsam mit Ihnen Ihr digitales Archiv auf Revisionssicherheit, unsere Kunden bekommen im Übrigen immer die Gewissheit das unser Scanservice alle Grundsätze der Revisionssicherheit beachtet.

Die heutigen Dokumenten-Management-Systeme unterstützen Unternehmen aktiv bei der Umsetzung der Anforderungen einer revisionssicheren Archivierung. Zahlreiche technische Funktionen stellen sicher, dass die Dokumente und das digitale Archiv als Ganzes der GOBD und somit der Revisionssicherheit entsprechen.

Wie die Revisionssicherheit durch ein Dokumenten-Management-System wie beispielsweise unserem Online Archiv Docuware gewährleistet wird, erklären wir im Einzelnen:

Unveränderbarkeit, Aufbewahrungsfristen & Sicherung vor Verlust

In einem DMS wie Docuware wird durch eine Versionierung sichergestellt, dass Änderungen an Dokumenten nachvollzogen werden können. Das bedeutet, die Ursprungsversion eines Dokumentes kann jederzeit angezeigt und wiederhergestellt werden. Jeder elektronischen Ablage bzw. jedem Dokumententyp kann technisch die jeweilige Aufbewahrungsfrist hinterlegt werden. Das DMS stellt während dieser Frist sicher, dass digitale Dokumente NICHT aus Versehen gelöscht werden können. Es informiert aber auch über den Ablauf der Frist und sorgt über entsprechende Funktionen dafür, dass nicht mehr aufbewahrungspflichtige Dokumente insgesamt gelöscht werden können. Der Aufwand für die Einhaltung der Aufbewahrungsfrist, sowie die Löschung der Dokumente reduziert sich durch den Einsatz von beispielsweise Docuware enorm.

Berechtigungen, Schutz vor Manipulation & Sicherheit des Gesamtverfahrens

In einem Dokumentenmanagement wie Docuware muss jeder Mitarbeiter, der mit dem elektronischen Archiv arbeiten soll/darf im System eingerichtet werden. Zu dieser Einrichtung gehört die Einstellung entsprechender Zugriffsrechte. Bis auf Dokumentenebene kann detailliert geregelt werden, ob digitale Dokumente angezeigt, verändert, gedruckt oder gespeichert werden dürfen. Teil dieses Berechtigungskonzeptes ist es dann auch, entstehende Dokumente umgehend automatisiert in das Archiv zu übernehmen. Daten aus FIBU, Office oder jeder anderen Software können automatisiert im Hintergrund importiert werden, dies stellt die Forderung der GOBD nach frühestmöglicher Archivierung sicher.

Für analoge Belege, die per Scan archiviert werden, sind ebenfalls entsprechende Regeln zu hinterlegen, die eine automatische Weiterbearbeitung und Archivierung der Scans sicherstellen.

Dokumentation, Nachvollziehbarkeit und Prüfbarkeit

Dokumente in einem digitalen Archiv können meist frei nach unterschiedlichen Kriterien dargestellt werden. Dabei können zu jedem Vorgang zahlreiche Datenfelder definiert werden, die das Dokument umfänglich beschreiben. Dadurch ist in einem DMS sichergestellt, dass es für den Finanzprüfer leicht nachvollziehbar und somit auch prüfbar ist. Dokumente können somit innerhalb von Sekunden gefunden und angezeigt werden.

Durch eine entsprechende Verfahrensdokumentation der Archivierungsabläufe, welche klar durch die technischen Grundlagen des DMS geregelt und definiert sind, wird auch der Pflicht nach Dokumentation nachgekommen.

Wir übernehmen die Scandienstleistung, also die Digitalisierung Ihrer Belege zur Sicherstellung der Revisionssicherheit. Wir scannen Ihre Dokumente, erfassen die nötigen Suchkriterien und Indizes und liefern Ihnen die digitalen Daten zur automatischen Übernahme in jedes am Markt erhältliche DMS und elektronische Archiv.

Wenn Sie in Ihrem Unternehmen bereits ein Dokumentenmanagementsystem im Einsatz haben, können wir das Scannen und erfassen der Dokumente im tagesaktuellen, wöchentlichen oder monatlichen Service übernehmen. Sie erhalten die digitalen Daten Online in Ihre DMS noch am selben Tag des Eingangs in unserem Scanzentrum.

Wenn Sie noch über keine Archivierungssoftware verfügen, bieten wir Ihnen unser Online Archiv Docuware zur digitalen Archivierung und täglichen Arbeit mit Ihren Dokumenten an. Auch hier liefern wir tagesaktuelle Scans zum sofortigen Einsatz und Arbeit in Docuware.

Revisionssicherheit kann durchaus auch ohne den Einsatz eines DMS hergestellt werden, in dem Fall sollten Sie aber die Unterstützung eines Spezialisten nutzen. Wir als Scandienstleister beraten Sie gerne, wie Sie ohne den Einsatz teurer Software eine revisionssichere Archivierung herstellen können, und den Anforderungen der GOBD nachkommen.

Um Dokumente revisionssicher ohne den Einsatz eines DMS digital zu archivieren, gehen wir als Scandienstleister wie folgt vor:

Als ISO zertifizierter Scandienstleister ist es Teil unseres Services für unsere Kunden entsprechende Verfahrensdokumentationen zu erstellen. Wenn Sie uns mit der Digitalisierung und Archivierung Ihrer Unterlagen beauftragen, übernehmen wir die komplette Sicherstellung der Revisionssicheren Archivierung. Unsere Prozesse sind detailliert in unserem QM Handbuch dokumentiert und durch den TÜV Rheinland überprüft und zertifiziert. Teile dieser Prozessdokumentation fließen entsprechend in Ihre individuelle Verfahrensdokumentation ein.

Wir bieten Ihnen sowohl unser Online Archiv Docuware als Cloud Lösung und On-Premise Lösung an, als auch die Digitalisierung und Archivierung Ihrer Dokumente im Sinne der Revisionssicheren Archivierung auf Datenträgern ohne entsprechendes DMS.

Für weitere Informationen kontaktieren Sie uns gerne.

Digital zu archivieren bietet Ihrem Unternehmen neben der Erfüllung der gesetzlichen GOBD Anforderungen natürlich noch weitere Vorteile:

Wir arbeiten für Kunden aus allen Branchen und jeder Größenordnung, der Gesetzgeber macht in seinen Vorgaben keinen Unterschied zwischen der Unternehmensart und der Unternehmensgröße. Wir auch nicht.

Und eine digitale Archivierung in Zusammenhang mit der Umsetzung der gesetzlichen Vorgaben der GOBD, macht umso mehr Sinn.

Sprechen Sie uns noch heute an und wir helfen Ihnen dabei nicht nur Revisionssicher zu Archivieren, sondern dabei noch Platz, Zeit und Kosten zu sparen.