Das wichtigste auf einen Blick:
- Revisionssicherheit stellt sicher, dass digitale Dokumente unveränderbar, vollständig, nachvollziehbar und jederzeit prüfbar archiviert werden.
- Ein revisionssicheres Archiv muss sechs zentrale Anforderungen erfüllen.
- Eine Verfahrensdokumentation ist gesetzlich vorgeschrieben
- Unser Scanservice garantiert eine revisionssichere Archivierung
Was bedeutet revisionssichere Archivierung?
Revisionssicherheit bedeutet, dass Dokumente nach ihrer Ablage nicht mehr verändert oder manipuliert werden können. Da Unternehmen und Steuerpflichtige in Deutschland ihre Unterlagen bis zu 10 Jahre oder länger aufbewahren müssen, hat der Gesetzgeber klare Anforderungen für eine sichere Archivierung definiert.
Eine revisionssichere Archivierung stellt sicher, dass digitale Dokumente unveränderbar, vollständig, nachvollziehbar und jederzeit prüfbar gespeichert werden. Sie muss den GoBD-Vorgaben entsprechen und garantieren, dass Daten während der gesamten Aufbewahrungsfrist vor Manipulation oder Verlust geschützt sind.
Was sind die GoBD?
Die GoBD („Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form“) regeln, wie digitale steuerrelevante Daten in einem elektronischen Archiv gespeichert, aufbewahrt und vor Veränderungen geschützt werden müssen.
Sie stellen sicher, dass Buchführungs- und Archivierungssysteme den steuerlichen Anforderungen entsprechen. Die GoBD wurden vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) im Jahr 2015 erlassen und 2019 aktualisiert.
Revisionssichere Archivierung und GoBD - Unterschied
Die GoBD sind ein Regelwerk, das die ordnungsgemäße digitale Buchführung und Archivierung steuerrelevanter Daten vorschreibt. Revisionssicherheit ist eine Teilmenge dieser Vorgaben und stellt sicher, dass Dokumente unveränderbar, vollständig, nachvollziehbar und prüfbar archiviert werden.
Wer GoBD-konform archiviert, erfüllt automatisch die Anforderungen der Revisionssicherheit.
6 Anforderungen der Revisionssicherheit
1. Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit
Alle Geschäftsvorfälle müssen so dokumentiert werden, dass sie lückenlos nachvollziehbar sind. Jede Buchung oder Änderung muss belegt werden können, sodass ein sachkundiger Dritter die Abläufe jederzeit prüfen kann. Dazu gehört auch eine Verfahrensdokumentation, die beschreibt, wie die Daten erfasst, gespeichert und verarbeitet werden.
2. Vollständigkeit
Alle relevanten Geschäftsvorfälle müssen lückenlos aufgezeichnet werden. Kein Dokument darf fehlen oder versehentlich gelöscht werden. Dies gilt auch für Barzahlungen und andere Einnahmen. Zudem darf derselbe Vorgang nicht mehrfach erfasst werden, um Verzerrungen zu vermeiden.
3. Richtigkeit
Die gespeicherten Daten müssen der Realität entsprechen. Dokumente dürfen nicht verändert oder falsch erfasst werden. Auch beim Digitalisieren von Papierbelegen muss sichergestellt werden, dass der Inhalt originalgetreu erhalten bleibt.
4. Zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen
Geschäftsvorfälle müssen zeitnah erfasst werden. Bargeschäfte sind täglich zu dokumentieren, andere Geschäftsvorfälle innerhalb von zehn Tagen. Verzögerungen könnten Manipulationen ermöglichen und sind daher zu vermeiden.
5. Ordnung
Die Ablage von Dokumenten muss systematisch und nachvollziehbar sein. Unsortierte oder unstrukturierte Ablagen sind nicht zulässig, da sie eine schnelle Prüfung erschweren. Dokumente sollten klar bezeichnet und einer logischen Struktur zugeordnet werden.
6. Unveränderbarkeit
Einmal gespeicherte Dokumente dürfen nicht nachträglich geändert oder gelöscht werden, ohne dass diese Änderungen nachvollziehbar dokumentiert werden. Jede Bearbeitung muss protokolliert werden, sodass die Originaldaten erhalten bleiben und im Zweifel wiederhergestellt werden können.
Diese Anforderungen stellen sicher, dass eine digitale Archivierung den gesetzlichen Vorgaben entspricht und Manipulationen ausgeschlossen sind.
TIPP: Anschauliche Beispiele für die korrekte revisionssichere Archivierung von Rechnungen bzw. häufige Fehler finden Sie in unserem Blogartikel Rechnungen revisionssicher archivieren.
Benötige ich eine Verfahrensdokumentation?
Ja, für die Revisionssicherheit ist eine Verfahrensdokumentation erforderlich.
Warum ist eine Verfahrensdokumentation nötig?
Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) fordern eine nachvollziehbare und überprüfbare Dokumentation des Archivierungsprozesses.
Ja, eine Verfahrensdokumentation ist unerlässlich, um die Revisionssicherheit eines DMS nach GoBD sicherzustellen. Sie dient als Nachweis gegenüber den Finanzbehörden und hilft, den gesamten Archivierungsprozess transparent zu machen.
Wichtig: Als ISO-zertifizierter Scanservice liefern wir Ihnen eine maßgeschneiderte Verfahrensdokumentation zu Ihrem Scanauftrag.
Ausführliche Informationen zu diesem Thema finden Sie auf unserer Infoseite Verfahrensdokumentation.
Welche Unterlagen müssen revisionssicher archiviert werden?
Nach § 147 Abgabenordnung (AO) müssen alle steuerlich relevanten Unterlagen revisionssicher archiviert werden. Dazu gehören insbesondere:
- Bücher und Aufzeichnungen
- Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte und Eröffnungsbilanzen (inkl. Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen)
- Buchungsbelege (z. B. Rechnungen, Zahlungsnachweise, Kontoauszüge)
- Empfangene und versandte Geschäfts- und Handelsbriefe
- Für die Zollabwicklung erforderliche Unterlagen
- Weitere steuerlich relevante Unterlagen (z. B. Personalunterlagen, Steuerbescheide, Lohnkonten)
Müssen auch E-Mails revisionssicher archiviert werden?
Ja, E-Mails müssen revisionssicher archiviert werden, wenn sie steuerlich oder geschäftlich relevant sind. Nach § 147 Abgabenordnung (AO) zählen dazu insbesondere:
- E-Mails mit Rechnungen oder Buchungsbelegen
- Auftragsbestätigungen, Angebote und Vertragsdokumente
- Geschäftskorrespondenz mit steuerlicher Relevanz
Werden E-Mails jedoch nur für die interne Kommunikation genutzt und enthalten keine steuerlich oder handelsrechtlich relevanten Informationen, müssen sie nicht archiviert werden.
TIPP: Ein ausführliche Übersicht zu den Aufbewahrungspflichten von Geschäftsunterlagen und weiteren Dokumentenarten finden Sie auf unserer Übersichtssichte Aufbewahrungsfristen.
Revisionssicher Archivieren? Wir helfen Ihnen dabei! Jetzt Kontakt aufnehmen!
Beratung anfordernScandienst für DMS
Unser Scanservice schafft die Grundlage für eine revisionssichere digitale Archivierung, indem er Dokumente originalgetreu und unveränderbar digitalisiert, mit OCR-Technologie durchsuchbar macht, und durch strukturierte Metadaten eine rechtskonforme, nachvollziehbare und manipulationssichere Speicherung gewährleistet.
Wir liefern Ihnen zu den digitalen Dokumenten auch Importdaten für den Import in Ihr DMS. Bei Nutzern von d.velop können wir Ihre Daten auch direkt per API importieren.
Wichtige Funktionen eines DMS für revisionssichere Archivierung
Mit diesen Funktionen erfüllt ein DMS alle gesetzlichen Anforderungen der GoBD und sorgt für eine rechtssichere, revisionssichere Archivierung.
- Audit-Trail & Protokollierung – Änderungen und Zugriffe werden dokumentiert
- Verfahrensdokumentation – Archivierungsprozesse werden klar definiert und nachvollziehbar festgehalten
- Automatische Erfassung & Indexierung – Dokumente aus E-Mails, Scans oder ERP-Systemen werden direkt archiviert
- Löschschutz & Aufbewahrungsfristen – Dokumente können während der gesetzlichen Fristen nicht versehentlich gelöscht werden
- Versionierung & Änderungsverfolgung – Änderungen werden nur als neue Version gespeichert, Original bleibt erhalten
- Automatische Ablage in Echtzeit – Dokumente werden sofort nach Eingang revisionssicher gespeichert
- Zugriffskontrolle – Nur autorisierte Personen können auf Dokumente zugreifen oder Änderungen vornehmen
- Strukturierte Ablage & Suchfunktionen – Dokumente sind logisch geordnet, leicht auffindbar und jederzeit abrufbar
Revisionssicher archivieren ohne DMS
Revisionssicherheit kann durchaus auch ohne den Einsatz eines DMS hergestellt werden, in dem Fall sollten Sie aber die Unterstützung eines Spezialisten nutzen. Wir als Scandienstleister beraten Sie gerne, wie Sie ohne den Einsatz teurer Software eine revisionssichere Archivierung herstellen können, und den Anforderungen der GoBD nachkommen.
Um Dokumente revisionssicher ohne den Einsatz eines DMS digital zu archivieren, gehen wir als Scandienstleister wie folgt vor:
FAQ - Revisionssicherheit
Dürfen Papiere gemäß der Revisionssicherheit vernichtet werden?
Ja, Papierdokumente dürfen nach dem Scannen vernichtet werden, sofern die digitale Archivierung revisionssicher erfolgt. Entscheidend sind Unveränderbarkeit, Vollständigkeit und eine Verfahrensdokumentation.
Zudem muss das digitale Abbild inhaltlich und bildlich dem Original entsprechen. Die Vernichtung sollte idealerweise nach DIN 66399 erfolgen.
Wie unterscheidet sich eine revisionssichere Archivierung von einer normalen digitalen Ablage?
Eine normale digitale Ablage speichert Dokumente einfach elektronisch, oft ohne Schutz vor Veränderungen. Eine revisionssichere Archivierung hingegen stellt sicher, dass Dokumente unveränderbar, vollständig, nachvollziehbar und jederzeit prüfbar sind. Sie erfüllt gesetzliche Vorgaben wie die GoBD und schützt vor Manipulation oder Verlust.
Welche Dateiformate sind für eine revisionssichere Archivierung zulässig?
Für eine revisionssichere Archivierung sind langzeitstabile und unveränderbare Formate erforderlich. Dazu zählen beispielsweise PDF/A, TIFF, XML (für Metadaten).
Welche Vorteile hat eine revisionssichere Archivierung für mein Unternehmen?
Eine revisionssichere Archivierung bietet Ihrem Unternehmen folgende Vorteile:
- Platzersparnis
- Rechtssicherheit
- Schnelle Recherche von Dokumenten und Daten
- Kostenersparnis
- Zeitersparnis
- Sicherheit für Betriebsprüfungen
Revisionssichere Dokumentenarchivierung
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