Mietakten scannen und archivieren: Vorteile, Techniken und Kosten

Mietakten & Datenschutz: Was darf in die Mietakte?

Insbesondere was den Datenschutz betrifft, kann eine digitale Archivierung und das Scannen von Mietakten sehr hilfreich sein. Wurden früher nahezu alle Dokumente und Unterlagen, die ein Mieter zur Verfügung stellen konnte, auch in die Akten übernommen und aufbewahrt, schreibt der Datenschutz - insbesondere die DSGVO – heute sehr genau vor welche Dokumente, Daten und Informationen über einen Mieter in seiner Mieterakte gespeichert und archiviert werden dürfen.

Mithilfe der Digitalisierung können Sie Ihre Akten bereinigen und sich auf die wesentlichen Dokumente konzentrieren.

Wenn Sie uns mit der Digitalisierung – also dem Scannen – Ihrer Mietakten & Ordner beauftragen, bereiten wir die Mietakten entsprechend für den Scanvorgang vor. In diesem Arbeitsgang können wir gewisse Dokumente wie beispielsweise Personalausweiskopien, Lohnabrechnungen und Kontoauszüge aussortieren und NICHT mit in die digitale Akte übernehmen. Durch die Digitalisierung wird die Mietakte quasi nebenbei von unerwünschten Dokumenten und Daten bereinigt.

Darüber hinaus leisten wir bei einer Digitalisierung und Archivierung Ihrer Mietakten als Scandienstleister aber noch viel mehr als nur das Vorsortieren, Aussortieren und den Scan der Unterlagen. Denn laut Gesetzgeber darf der Großteil der Dokumente & Akten nach der Digitalisierung (scannen) vernichtet werden. Hierunter fällt unter Anderem der Schriftverkehr. Mietverträge dürfen im Grunde ebenfalls vernichtet werden, sofern sie nach gewissen Grundsätzen digitalisiert und archiviert wurden. Viele Haus- und Wohnungsverwaltungen möchten aber keinerlei Risiko eingehen und wünschen sich daher, dass die Verträge als Original erhalten bleiben. Auch dies können wir gewährleisten. Durch spezielle Vorsortierungen vor dem Scannen, sortieren wir auf Wunsch die Verträge aus, sorgen aber dafür, dass sie später in der digitalen Akten ebenfalls archiviert sind. Zusätzlich speichern wir in der digitalen Mietakte einen Verweis auf den Originalvertrag, den wir Ihnen entsprechend separat als Original abgeheftet zurück geliefert haben. Sie können also jederzeit problemlos von der digitalen Mietakte auf den zugehörigen Original Mietvertrag zugreifen. Den Original Schriftteil vernichten wir dann nach entsprechender Freigabe und die Verträge sowie ggf. weitere Dokumente erhalten Sie im Original zurück.

Wir liefern Ihnen die Digitalisierten Mieterakten in dem Format, das Sie benötigen. Entweder als PDF Dateien in einer übersichtlichen Verzeichnisstruktur, oder als Importdateien für Ihre Immobilien Verwaltungssoftware. Als weitere Alternative bieten wir eine Archiv Cloud zur Verwaltung der digitalen Unterlagen. In jedem Fall sorgen wir dafür, dass Sie selbst nicht mehr tätig werden müssen und mit den digitalen Dokumenten sofort arbeiten zu können.

Als Fullservice Anbieter im Archivierungsbereich übernehmen wir alle Tätigkeiten die notwendig sind um Ihre Mietakten digital zu archivieren. Ein kurzer Überblick:

Als ISO zertifizierter Scandienstleister sind wir für Wohnungsverwaltungen und Immobilienverwaltungen aus ganz Deutschland tätig. Zu unseren Kunden zählen Unternehmen wie die OPTIMA Hausverwaltung in Berlin, die NEULAND Wohnungsbaugesellschaft in Wolfsburg oder auch die GBN Wohnungsverwaltung in Nienburg