Mietakten Scannen und Archivieren

Mietakten Scannen und Archivieren: Vorteile, Techniken und Kosten

Mietakten Scannen und Archivieren

Mietakten unterliegen keiner speziellen Aufbewahrungspflicht, lediglich einzelne Dokumente müssen laut Gesetzgeber aufbewahrt werden. Daher archivieren Haus- Wohnungs- und Immobilienverwaltungen oftmals die gesamte Mietakte über viele Jahre hinaus.

Bei entsprechender Objektanzahl kann hier ein riesiges Archiv an Mietakten entstehen.

Zur Archivierung gibt es verschiedene Techniken mit unterschiedlichen Vorteilen und Kosten

Mietakten Scannen & Archivieren unsere Tips:

Das Scannen und Archivieren von Mietakten bietet hier riesiges Optimierungspotential:

  • Platzersparnis durch Digitale Mietakte = 99%
  • Verwaltungsaufwand reduziert sich um bis zu 30%
  • Dokumente suchen & Finden in Sekunden
  • Erfüllung der Datenschutzvorgaben

Mietakten & Datenschutz: Was darf in die Mietakte?

  • Insbesondere was den Datenschutz betrifft, kann eine Digitale Archivierung und das Scannen von Mietakten sehr hilfreich sein. Denn wurden früher nahezu alle Dokumente die ein Mieter zur Verfügung stellen konnte, auch in die Mietakte übernommen und aufbewahrt, schreibt der Datenschutz - insbesondere die DSGVO – heute sehr genau vor welche Dokumente, Daten und Informationen über einen Mieter in seiner Mieterakte gespeichert und archiviert werden dürfen.

Mietakten durch Digitalisierung bereinigen

  • Wenn Sie uns mit der Digitalisierung – also dem Scannen – Ihrer Mietakten beauftragen, bereiten wir die Mietakten entsprechend für den Scanvorgang vor. In diesem Arbeitsgang können wir gewisse Dokumente wie beispielsweise Personalausweiskopien, Lohnabrechnungen und Kontoauszüge aussortieren und NICHT mit in die Digitale Akte übernehmen. Durch die Digitalisierung wird die Mietakte quasi nebenbei von unerwünschten Dokumenten und Daten bereinigt.

Die spezielle Struktur von Haus- und Mietakten

  • Die Akten einer Immobilien- und Hausverwaltung sind nach speziellen Kriterien abgelegt und sortiert. Neben einem Vertragsteil gibt es auch immer einen sog. Schriftteil. Und dieser Schriftteil enthält wiederum oftmals weitere Untereilungen wie Nebenkosten, Schriftwechsel mit dem Mieter, Übergabeprotokolle und Objektdaten. Bei einer Digitalisierung können wir diese speziellen Strukturen ebenfalls digital abbilden. So das zu jedem Objekt und Mieter die benötigten Dokumente schnell recherchiert und angezeigt bzw. bearbeitet werden können.

Mehr als nur Digitalisieren: Original Mietverträge aufbewahren

  • Darüber hinaus leisten wir bei einer Digitalisierung und Archivierung Ihrer Mietakten als Scandienstleister aber noch viel mehr als nur das Vorsoertieren, Aussortieren und Scannen. Denn laut Gesetzgeber darf der Großteil der Dokumente nach der Digitalisierung vernichtet werden. Hierunter fällt unter Anderem der Schriftverkehr. Mietverträge dürfen im Grunde ebenfalls vernichtet werden, sofern sie nach gewissen Grundsätzen Digitalisiert und archiviert wurden. Viele Haus- und Wohnungsverwaltungen möchten aber keinerlei Risiko eingehen, und wünschen sich daher das die Verträge als Original erhalten bleiben. Auch dies können wir gewährleisten. Durch spezielle Vorsortierungen vor dem Scannen, sortieren wir auf Wunsch die Verträge aus, sorgen aber dafür das sie später in der Digitalen Akten ebenfalls archiviert sind. Zusätzlich speichern wir in der digitalen Mietakte einen Verweis auf den Originalvertrag den wir Ihnen entsprechend separat als Original abgeheftet zurück geliefert haben. Sie können also jederzeit problemlos von der Digitalen Mietakte auf den zugehörigen Original Mietvertrag zugreifen. Den Original Schriftteil vernichten wir dann nach entsprechender Freigabe und die Verträge sowie ggf. weitere Dokumente erhalten Sie im Original zurück.
Mietakten Archivieren

Digitalisierte Mieterakten verwalten

  • Wir liefern Ihnen die Digitalisierten Mieterakten in dem Format wie Sie es benötigen. Entweder als PDF Dateien in einer übersichtlichen Verzeichnisstruktur, oder als Importdateien für Ihre Immobilien Verwaltungssoftware. In jedem Fall sorgen wir dafür das Sie selbst nicht mehr tätig werden müssen und mit den Digitalen Dokumenten sofort arbeiten zu können.

Beispiel für das Scannen und Archivieren von Mietakten

  • Als Fullservice Anbieter im Archivierungsbereich übernehmen wir alle Tätigkeiten die notwendig sind um Ihre Mietakten Digital zu archivieren. Ein kurzer Überblick:

Aktenlogistik

Verpackung & Transport der zu Scannenden Mietakten

Zwischenlagerung:

Übernahme in unser Sicherheitsaktenlager und Bereitstellung von Akten im Bedarfsfalls

Aufbereitung:

Vorbereitung der Dokumente für de Scanvorgang. Aussortieren von Belegen, vorsortieren nach Dokumententyp, Entklammern sowie Aufkleben von Notizzetteln.

Scannen & Digitalisieren:

Scannen als PDF, in Farbe oder Schwarz/weiß, Alle Formate von DIN-A7 bis DIN-A0 (auch Baupläne, Grundrisse usw.).

Indexierung:

Erfassung von Daten wie Objektnummer, Lage, Ort, Mieter usw. zur späteren

Recherche im Elektronischen Archiv.

Texterkennung (OCR):

Auswertung aller Dokumente mit Texterkennung

Archivierung:

Speicherung als PDF, PDF-A sowie weiterer Formate. Ausgabe inkl. Index Daten im XML Format oder anderen Importformaten zur Archivierung in Verwaltungssystemen.

Rücklieferung:

Auf Wunsch Rücklieferung der Originalverträge, oder der gesamten Mietakten

Aktenvernichtung:

Auf Wunsch Vernichtung aller Mietakten oder nur Teile davon

Als ISO zertifizierter Scandienstleister sind wir für Wohnungsverwaltungen und Immobilienverwaltungen aus ganz Deutschland tätig. Zu unseren Kunden zählen Unternehmen wie die OPTIMA Hausverwaltung in Berlin, die NEULAND Wohnungsbaugesellschaft in Wolfsburg oder auch die GBN Wohnungsverwaltung in Nienburg

Lesen Sie hierzu auch unsere Referenzberichte aus dem Bereich Mietakten Scannen und Archivieren:

ZU DEN REFERENZBERICHTEN

 

Sprechen Sie uns gerne an. Mit unserer mehr als 20 jährigen Erfahrung als Scandienstleister im Bereich der Mietakten Archivierung stehen wir auch Ihnen gerne bei der Umsetzung Ihres Digitalisierungsprojektes zur Seite.

 

 

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