Ordner Archivierung

In Deutschland muss jeder Steuerpflichtige seine steuerlich relevanten Unterlagen und somit Ordner bis zu 10 Jahre aufbewahren. Trotz steigender E-Mail Flut und Digitalisierung in vielen Unternehmensbereichen, werden Dokumente meist noch in Ordnern abgelegt.

Mit der Ordner Archivierung in digitaler Form sparen Sie bis zu 99% des Platzbedarfs, sparen Zeit durch Sekundenschnelles Finden und senken die Kosten Ihrer Ablage um mehr als 70%.

Um den gesetzlichen Anforderungen Genüge zu tun, und Revisionssicher im Sinne der GOBD aufzubewahren, ist es ausreichend die Ordner Archivierung in PDF Dateien vorzunehmen.

Zumindest wenn Sie selbst nicht mehr allzu häufig auf die Ordner und Belege zugreifen müssen. Wenn Sie sich das papierlose Büro zum Ziel gesetzt haben, ist der Einsatz einer speziellen Archivsoftware wie einem Dokumenten Management System sinnvoll.

Wenn Sie sich für die Ordner Archivierung in PDF Form entscheiden, weil Sie in erster Linie Platz sparen wollen und Ihrer Aufbewahrungspflicht nachkommen müssen, unterstützen wir Sie als Scandienstleister bei der Umsetzung Ihres Elektronischen Archivs.

Wir holen Ihre Aktenordner ab, bereiten sie für den Scanvorgang vor (Entklammern) und Scannen/Digitalisieren die Ordner Blatt für Blatt mit Hochleistungs- Scannern. Wir Scannen bis zu 200 Seiten pro Minute.

Die Digitalen Ordner speichern wir als PDF Dateien. Für den Dateinamen erfassen wir zu jedem Digitalen Ordner oder Vorgang die notwendigen Suchkriterien anhand der Ordnerrücken und eingelegten Registern/Trennern.

Aus diesen Daten erzeugen wir eine digitale Baumstruktur und bilden diese in Form von Verzeichnissen ab wie im folgenden Bild zu sehen:

Zusätzlich hinterlegen wir in jeder PDF Datei eine Texterkennung (OCR) mit deren Hilfe Sie nach Stichworten, einzelnen Daten oder ganzen Texten Suchen und Sekundenschnell Finden können. Die Fundstellen der Dokumente werden angezeigt und die Belege können digital angezeigt, gemailt oder ausgedruckt werden.

Wenn Sie bereits ein DMS (Dokumenten Management System) im Einsatz haben, oder diese Investition planen, können wir Ihre Ordner für jedes am Markt erhältliche  System Scannen und archivieren. Wir erfassen die Indizes die Ihr System vorgibt und die Sie zur Recherche benötigen. Diese Daten übergeben wir zusammen mit den Digitalen Dokumenten in dem Format, welches Ihr DMS zum sofortigen automatischen Import benötigt.

Wenn Sie uns Ihre Ordner zur Archivierung übergeben, haben Sie nichts weiter zu tun.

Mit unserem Online Archiv Amagno können wir Ihnen auch eine CLOUD Lösung zur Ordner Archivierung anbieten. Zu geringen monatlichen pauschalen speichern wir Ihre Digitalisierten Dokumente in einem deutschen Rechenzentrum, und berechtigte Benutzer können bequem per Client Software darauf zugreifen.

Durch Versionierung, umfangreiche Suchfunktionen und WorkFlows verfügen Sie mit unserem Online Archiv über ein vollwertiges DMS.

Die Aufbewahrung von Ordnern in Digitaler Form ist mittlerweile grundsätzlich vom Gesetzgeber anerkannt. Mit einem Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 08. März 2003, wurde es jedem Steuerpflichtigen erlaubt, seine aufbewahrungspflichtigen Unterlagen auch Digital vorzuhalten. Die Original Dokumente dürfen entsprechend vernichtet werden.

Einige technische und organisatorische Maßnahmen sind allerdings zu treffen, damit die Revisionssicherheit im Sinne der GOBD gewährleistet ist.

Als IOS zertifizierter Scandienstleister achten wir streng auf die Einhaltung dieser gesetzliche Anforderungen und garantieren Ihnen somit eine völlige rechtskonforme Archivierung Ihrer Ordner und Belege.

Neben den genannten Vorteilen wie Platzersparnis und Zeitersparnis bei der Suche, bietet eine Digitale Ordner Archivierung noch zahlreiche weitere Vorteile:

Mit mehr als 20 Jahren Erfahrung in der Archivierung der unterschiedlichsten Dokumenten- und Ordnertypen bieten wir Ihnen einen Fullservice für die Digitale Ordner Archivierung.

Unser Digitalisierungsservice im Überblick:

Bei Interesse an unserem Scanservice zur Digitalisierung Ihrer Ordner nutzen Sie gerne unseren Preisrechner

Sollten Sie Mengen im Bereich von 1-50 Ordner digitalisieren lassen wollen, lesen Sie hierzu gerne unser spezielles Angebot.

Wir arbeiten für Kunden jeder Größenordnung aus nahezu allen Branchen. Unseren Service bieten wir Deutschlandweit an.

Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme.