Dokument scannen und als PDF speichern mit Scanservice
Als professioneller Scandienstleister sind wir auf das Digitalisieren großer Aktenarchive mit teilweise bis zu 10.000 Akten spezialisiert. Wir bieten unseren Scanservice aber auch für das Scannen, Konvertieren und Speichern von kleineren Akten und Dokumentenmengen als PDF Dateien an.
Mit unserem Smart-Light Scanservice scannen wir auch einzelne Ordner und konvertieren sie zur PDF Datei (JPG optional möglich)
Wir setzen auf hochwertige Scanner für beste Qualität
Digitale Ordner = optimale Archivierung
Wenn wir Ihre Dokumente scannen und als PDF speichern, erstellen wahlweise pro Ordner eine PDF-Datei mit allen enthaltenen Seiten in der ursprünglichen Reihenfolge des analogen Ordners, oder wir erstellen pro enthaltenem Register eine Datei im PDF-Format. Ein Register entspricht dabei einem einsortiertem Trenner, beispielsweise einer „A BIS Z“ Unterteilung.
Unsere Scanner verarbeiten Ihre Dokumente mit einer Auflösung von 200DPI und scannen in Farbe. Die digitalen Daten enthalten alle Informationen des Dokumentes und entsprechen den gesetzlichen Anforderungen für eine digitale Archivierung.
Wir verfügen über moderne Scanner zum Scannen von Großformaten (Pläne, Zeichnungen etc.).
Um Ihnen ein strukturiertes Arbeiten mit Ihren digitalen Ordnern zu erleichtern, erzeugen wir pro Ordner ein Verzeichnis, in diesem Verzeichnis sind die enthaltenen Register bzw. der Ordnerinhalt jeweils als einzelne Datei im Format PDF in der ursprünglichen Reihenfolge gespeichert.
Wie finde ich meine digitalen Dokumente?
Die PDF-Dateien benennen wir 1:1 anhand der Ordnerrücken-Beschriftung. Und wenn Sie das Scannen Ihrer Dokumente pro Register wünschen, enthalten die Dateinamen zusätzlich die Beschriftung der Register.
Beispiel:
- Rechnungen-2008-A.PDF
- Rechnungen-2008-B.PDF
OCR: Volltextsuche für einfache Recherche
Alle gescannten Seiten werden von uns einer Software zur Texterkennung (OCR) ausgewertet, sodass Sie innerhalb der PDF-Dateien direkt mit einer Volltextsuche nach Stichworten, Textpassagen oder einzelnen Daten suchen können.
Diese einfache Recherche erleichtert Ihnen die Arbeit enorm gegenüber der Suche in Ihrer Papierakte. In Sekunden können Sie das betreffende Dokument finden und innerhalb des Dokuments nach der benötigten Information suchen.
Der durch die OCR ausgewertete Text wird dafür hinter dem Bild gespeichert. Sie brauchen lediglich eine entsprechende Software zum Öffnen und Anzeigen einer PDF, wie zum Beispiel den ADOBE-Reader (verfügbar für MAC und Windows).
Die Vorteile Dokumente als PDF zu speichern
Der Ablauf zum Scannen & speichern Ihrer Unterlagen als PDF
- Fordern Sie über unser Kontaktformular oder unseren Preisrechner Ihr individuelles Angebot für Ihre Anforderungen an.
- Zusammen mit dem Angebot erhalten Sie ein Auftragsformular, auf dem Sie Ihre Anforderungen präzisieren können. Das Formular legen Sie den Ordnern bei, die Sie uns zum Scannen zusenden
- Sie senden uns Ihre Ordner per Paketversand oder Kurier zu.
- Wir beginnen umgehend mit dem Scan nach den Anforderungen aus dem Auftragsformular.
- Nach erfolgreichem Scan erhalten Sie von uns 2 E-Mails mit den Zugangsdaten zu unserer abgesicherten Smart-Cloud. Dort können Sie Ihre PDF Dateien bequem herunterladen.
- Den Original Ordner können wir wahlweise nach 4 Wochen gemäß BDSG vernichten oder Ihnen im Original als gebündelte Unterlagen im Ordner zurücksenden.
- Ihre Rechnung erhalten Sie bequem als PDF per E-Mail.
Sie wollen Ihre Dokumente scannen und als PDF speichern? Testen Sie unseren Scanservice!
Jetzt Angebot anfordern!Kosten & Preise für das Scannen Ihrer Dokumente
Wir bieten unseren Scanservice „Smart-Light“ für Anforderungen von 1 Aktenordner bis max. 100 Aktenordnern an. Für alle darüber hinaus gehenden Mengen bieten wir weitere Services und speziellere Angebote an.
Der Scanservice "Smart-Light" bieten wir in 2 Varianten zur Digitalisierung an:
Beide Varianten beinhalten folgende Leistungen:
- Vorbereitung der Belege für das Scannen
- Entfernen von Heftungen wie Tackernadeln und Büroklammern
- Scan
- Scannen jeder Vorder- und Rückseite
- Löschen leerer Rückseiten
- Ausrichtung der Scans anhand Leserichtung
- Auflösung 200 DPI
- Farbscan
- Scanner zum konvertieren von Großformaten vorhanden (DIN A2 bis DIN A0)
- PDF Datei
- Speicherung als PDF Dateien (optional auch JPG möglich)
- Auswertung aller Texte mittels OCR (Software zur Texterkennung) und Speicherung in der PDF-Datei
- Erfassung der Suchkriterien für die Dateibenennung vom Ordnerrücken bzw. Registerbeschriftung
- Übergabe der PDF-Dateien auf gesicherter CLOUD
Wir berechnen unsere Scandienstleistung pauschal pro gescanntem Ordner. Auf Basis Ihrer Anforderungen und zu scannenden Ordnern oder Dokumenten kalkulieren wir Ihre individuelle Investition pro digitalem Ordner. Der Preis ist somit abhängig von Menge und Aufwand.
Für Ihr individuelles Angebot nutzen Sie bitte unseren PREISRECHNER
Wir scannen für Sie:
- Buchhaltungsunterlagen
- Bauunterlagen
- Jahresabschlüsse
- Verträge
- Schriftverkehr
Unsere hochwertigen und modernen Scanner verfügen über neueste Technik zur optimalen Imageerzeugung, und verarbeiten bis zu 250.000 Seiten pro Tag.
Hardware und Software sind optimal aufeinander abgestimmt und unsere Scan-Operatoren entsprechen qualifiziert.
Wenn Sie größere Mengen an Dokumenten oder Akten digitalisieren möchten, lesen Sie bitte hierzu unsere weiteren Artikel:
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