Scanservice für Augsburg

Digitale Akten reduzieren Archivkosten und beschleunigen Abläufe. Ihre Teams greifen standortunabhängig (remote oder Homeoffice etc.) auf digitale Dokumente zu. Sie erfüllen GoBD-Vorgaben leichter und behalten gesetzliche Aufbewahrungsfristen im Blick. OCR und klare Indexfelder ermöglichen die schnelle Suche nach Vorgängen, Personen oder Aktenzeichen.

• Schneller Zugriff & Suche: Volltext (OCR) und Indexfelder machen Dokumente in Sekunden auffindbar.
• Mehr Platz, weniger Kosten: Wegfall von Archivflächen, geringere Lager- und Verwaltungskosten.
• Compliance: GoBD-konforme Ablage, Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen, Protokolle für Audits.
• Maximale Datensicherheit: Zugriffskontrollen, Verschlüsselung, Backups; Schutz vor Brand, Wasser und Verlust.
• Effizientere Prozesse: Digitale Workflows (z.B. Freigaben), kürzere Durchlaufzeiten, weniger Medienbrüche

Wir scannen sämtliche Aktenarten, Pläne und Belege. Großformate bis A0 sind möglich.

Dazu zählen:

• Bauakten, Statik, technische Zeichnungen und Pläne
• Mieterakten, Immobilienakten
• Personalakten
• Patientenakten, Klientenakten
• Buchhaltungsunterlagen wie Rechnungen, Lieferscheine, Verträge und Steuerakten
• Verwaltungsakten

Die GoBD regeln, wie Unternehmen Buchführung und Aufzeichnungen in elektronischer Form aufzubewahren haben.

Unser Scanservice für Augsburg erfüllt die rechtlichen Anforderungen nach GoBD und gewährleistet Datenzugriff sowie Nachvollziehbarkeit in einer Betriebsprüfung.

• Revisionssichere Archivierung
• Verfahrensdokumentation
• DSGVO-konforme Verarbeitung
• Vernichtung nach DIN 66399
• Qualifizierte elektronische Signatur möglich

Digitale Akten entfalten durch die Nutzung eines Dokumentenmanagement-System (DMS) ihren vollen Nutzen. Ein DMS ist Ihr digitales, revisionssicheres Archiv.

Wir liefern Ihnen digitale Dokumente samt der Importdaten für Ihr DMS, sodass alle Dokumentenscans problemlos in Ihr digitales Archiv integriert werden können.

Für ausgewählte DMS (wie d.velop) bieten wir zudem den Direktimport digitaler Daten über die API.

• Importdaten für jedes gängige DMS
• Formate nach Vorgabe wie XML, JSON und CSV etc.
• Indexfelder nach Bedarf wie Aktenzeichen, Personalnummer, Kostenstelle, Laufzeit

Sie haben noch kein DMS?

Mit dem Dokumentenmanagement-System von DocuWare bieten wir Ihnen eine etablierte Lösung für revisionssichere Ablage, schnelle Suche, Zugriffsberechtigungen und Workflow-Steuerung.

Jetzt anfragen und DocuWare kostenlos testen!

PDF-Archivierung ohne DMS

Wir speichern Ihre Dokumentenscans als vollindizierte PDF/A-Dateien und legen eine übersichtliche Verzeichnisstruktur an. Dateibenennung und Ordnerlogik orientieren sich an Ihren analogen Ordnern, sodass die Suche im digitalen Archiv intuitiv funktioniert.

Wir rechnen pro Ordner ab. Der konkrete Preis ergibt sich aus Umfang und Anforderungen des Projekts.

Preisfaktoren im Überblick

• Dokumententrennung: Wie viele PDFs sollen pro gescanntem Ordner erstellt werden?
• Ausgabeform: PDF mit oder ohne Importdaten für Ihr DMS?
• Zustand der Belege: Z. B. Heftungen, Knicke, Beschädigungen?
• DIN-Formate: Viele unterschiedliche Formate wie Großformate oder Kassenbons?

Konkrete Spanne gewünscht?
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