
Was ist die GOBD?
GOBD steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Die GOBD löst seit dem 01. Januar 2015 die bis dahin geltenden GDPdU und GoBS ab und gilt somit für alle Unternehmer.
Setzen Sie in Ihrem Unternehmen eine elektronische Buchhaltung ein, müssen also die Kriterien und Anforderungen der GOBD eingehalten werden. Im Kern geht es darum, wie steuerlich relevante Dokumente und Belege erfasst, bearbeitet und archiviert werden sollten.
Die GOBD bezieht sich dabei also nicht nur auf die eigenen, ausgehenden Buchungsbelege, sondern auch auf eingehende Belege wie Geschäftsbriefe und Eingangsrechnungen. Teil der Archivierung sollten in diesem Zusammenhang auch E-Mails sein, sofern diese Geschäftsbriefe und Vorgänge beinhalten.
Eine GOBD - konforme Archivierung betrifft also die gesamte Buchhaltung und ist insbesondere für Betriebsprüfungen durch das Finanzamt wichtig. Sind die Dokumente und Daten im Falle einer Betriebsprüfung nicht GOBD - konform archiviert, kann dies für Unternehmer schlimme Konsequenzen haben.
Was schreibt die GOBD vor?
Die GOBD schreibt vor, dass Sie alle Geschäftsvorfälle, ob digital oder auf Papier, nachvollziehbar, vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet und unverfälscht aufbewahren und abbilden können. Und das über den gesamten Zeitraum der Aufbewahrungspflicht der jeweiligen Dokumente (auch E-Mail).
Was diese Anforderungen im Detail bedeuten und wie Sie die Richtlinien in der Praxis für eine GOBD konforme Archivierung umsetzen können, möchten wir im Folgenden näher erläutern.
Für wen gilt die GOBD?
Die GOBD gilt für alle Unternehmen in Deutschland die der Aufbewahrungspflicht unterliegen. Hierunter fallen auch Freiberufler und Kleinunternehmer, die eine Einnahmen- Überschuss Rechnung anwenden.
Die 7 wichtigsten Punkte
Im Folgenden geben wir Ihnen eine Übersicht über die 7 wichtigsten Punkte und Grundsätze. Was Sie im Wesentlichen beachten müssen und wie Sie die Archivierung und Aufbewahrung Ihrer Unterlagen GOBD-konform mithilfe eines DMS (Dokumenten Management Systems) umsetzen können.
Punkt 1: Nachvollziehbar
Keine Buchung ohne Beleg. Das ist ein Grundprinzip der GOBD. Das bedeutet jede Buchung muss nachvollziehbar sein und dies kann nur durch entsprechende Belege gewährleistet werden. Sie müssen also dafür Sorge tragen, dass Sie zu jeder Buchung den entsprechenden Beleg zeitnah vorlegen können.
Lösung: Mithilfe eines Dokumenten-Management-Systems, wie unserem Online Archiv kann dies sichergestellt werden. Eine Suche nach einem Dokument dauert in einem elektronischen Archiv in der Regel nur wenige Sekunden. Außerdem können zusätzlich schnell und einfach alle weiteren, zum Geschäftsvorfall gehörenden Vorgänge wie Auftrag, Bestellung oder Lieferschein in einem DMS abgerufen werden.
Punkt 2: Vollständig
Vollständig bedeutet im Sinne der GOBD nicht nur, dass Sie ALLE Unterlagen lückenlos aufbewahren müssen, sondern auch, dass Ihre Aufzeichnungen und erfassten Daten zu jedem Beleg vollständig sein müssen. Zu jedem Geschäftsvorfall gehört ein Beleg und zu jedem Beleg, wie beispielsweise einer Rechnung sind mindestens folgende Informationen zu erfassen und zu speichern:
- Eindeutige Belegnummer
- Datum
- Betrag & Menge
- Absender & Empfänger
Lösung: Setzen Sie hierfür eine einfache Buchführung ein, müssen Sie sicherstellen, die Verbindung von diesen erfassten Informationen zu Ihren Belegen jederzeit herstellen zu können. In Aktenordnern kann dies aufwendig und Fehleranfällig sein. In einem Dokumentenmanagement System (DMS) ist dies automatisch sichergestellt, da zu jedem Beleg die entsprechenden Informationen bei der Ablage abgefragt werden und somit eingegeben werden müssen. Die Verbindung INFORMATIONEN zu BELEGE ist für das elektronische Archiv jederzeit gegeben.
Punkt 3: Richtigkeit
Die Belege, die Sie archivieren und aufbewahren, müssen die tatsächlichen Verhältnisse des Geschäftsvorfalls abbilden. Die Dokumentation des Geschäftsvorfalls muss also wahrheitsgemäß sein. Damit meint die GOBD beispielsweise, auch dass alle notwendigen Angaben zur Kontierung enthalten sind. Selbstverständlich gehören dazu auch Daten wie, USTID, Leistungsdatum, Belegdatum usw.
Lösung: Mit einer digitalen Archivierung Ihrer Buchhaltung bilden Sie immer den gesamten IST Zustand ab, durch Kombination verschiedener Belege zu einem Vorgang (über entsprechende Datenfelder), ist auch immer der gesamte Vorgang dokumentiert und darstellbar.
Punkt 4: Zeitnah
Unter dem Begriff ZEITNAH definiert die GOBD den Zeitraum in dem Dokumente sowohl archiviert, als auch verfügbar gemacht werden müssen. Das bedeutet, es ist klar geregelt, dass Belege unmittelbar nach Eingang gebucht werden müssen. Dies soll mögliche Manipulationen verhindern. Die Anforderungen der GOBD sind in diesem Fall sogar sehr konkret und geben einen Zeitraum von 10 Tagen vom Eingang bis zur eindeutigen Buchung und Archivierung vor. Für Kassensysteme und Bareinnahmen gilt sogar die tägliche Buchung.
Lösung: Im Bereich der digitalen Archivierung spricht man in diesem Zusammenhang von „ersetzendem scannen“. Buchhalterische Unterlagen, wie Rechnungen werden gar nicht erst in Aktenordnern abgelegt, sondern unmittelbar gescannt und digital im DMS archiviert. Als Scandienstleister bieten wir Ihnen eine tagesaktuelle Digitalisierung und elektronische Archivierung Ihrer Eingangsbelege an.
Lesen Sie hierzu auch unsere Infoseite „ersetzendes scannen“
Punkt 5: Geordnet
Damit Betriebsprüfer und Steuerberater sich schnell innerhalb einer Buchführung orientieren können, muss die Buchführung einer gewissen Ordnung unterliegen. Das bedeutet, die Aufbewahrung muss nachvollziehbar sein. Im Einzelnen heißt das beispielsweise, dass BAR Einnahmen getrennt von bargeldlosen Vorfällen gespeichert werden müssen. Eine Ordnung bedeutet aber auch eine klare Sortierung nach Datum, Absender, Empfänger und ggf. Geschäftsbereichen. Kurzum: Das System Ihrer Buchführung muss klar nachvollziehbar sein.
Lösung: In einem elektronischen System kann man klare Regeln, Datenstrukturen und Abläufe definieren, an die sich sowohl jeder Nutzer halten muss, in die aber auch jedes Dokument eindeutig zugeordnet werden muss. Die Sortierung und Ordnung entsteht dann quasi „nebenbei“ automatisch bei der Ablage eines Dokumentes in das DMS.
Punkt 6: Unveränderlich
Im Zusammenhang mit der Buchführung und Archivierung wird die Unveränderlichkeit auch als revisionssicher bezeichnet. Das bedeutet im Grunde ganz einfach, dass die archivierten Dokumente nicht mehr verändert werden dürfen. Sie müssen den Zustand des Zeitpunktes der Archivierung abbilden, also den Originalzustand. Änderungen oder Löschungen müssen lückenlos dokumentiert sein. Jede Änderung muss nachvollziehbar und gekennzeichnet sein. Die GOBD fordert an dieser Stelle eine lückenlose Protokollierung.
Lösung: Eine der wichtigsten Grundfunktionen digitaler Archivierung und Dokumenten Management Systemen im Speziellen, ist die unveränderbare Speicherung von Dokumenten und Informationen. Erreicht wird dies u.a. durch Dateiformate wie zum Beispiel PDF/A3 oder ZUGFeRD, die auch vom Gesetzgeber als unveränderbar und rechtskonform anerkannt sind.
Müssen doch einmal Änderungen an Dokumenten vorgenommen werden, sollte die Archivlösung wie beispielsweise das Online Archiv über eine sogenannte Versionierung verfügen. Hierbei werden alle Änderungen automatisch protokolliert und sind somit nachvollziehbar.
Lesen Sie hierzu auch unseren Artikel zu "Was ist Revisionssicherheit"
Punkt 7: Verfahrensdokumentation
Für eine GOBD - konforme Aufbewahrung müssen alle Prozesse und Abläufe dokumentiert und protokolliert werden. Dies alles ist in einer Verfahrensdokumentation zu beschreiben. Sie ist Grundlage für das ersetzende Scannen. Vorlagen oder Formulare gibt es vom Gesetzgeber nicht. Der beste Ansprechpartner dafür ist Ihr Steuerberater oder ein Dienstleister mit entsprechenden Kenntnissen.
Lösung: Als ISO zertifizierter Scandienstleister sind alle unsere Prozesse genauestens in unserem QM Handbuch dokumentiert. Teile dieser Dokumentation nutzen wir, um eine auf Ihre Anforderungen und Bedürfnisse zugeschnittene Verfahrensdokumentation zu erstellen. Dies ist Teil unserer Dienstleistung.
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Mehr erfahrenResume & Zusammenfassung
Die Vorgaben und Richtlinien der GOBD beschreiben sehr genau, wie Sie Ihre Buchführung (ob nun als elektronische Ablage oder analog) organisieren müssen, um bei einer Betriebsprüfung nicht Schiffbruch zu erleiden. Nahezu alle Kriterien, die die GOBD vorgibt, sind mithilfe eines elektronischen Archivs (Dokumenten Management System) problemlos umsetzbar und verursachen keinen Mehraufwand in der Praxis. Dabei entstehen durch den Einsatz der digitalen Archivierung zusätzlich zahlreiche Mehrwerte und Vorteile für die eigene Arbeit:
- 99% Platzersparnis
- Schnelles finden von Dokumenten & Informationen
- Vernetztes arbeiten, auch standortübergreifend
- Digitalisierung von Prozessen als WorkFlows
- Verringerung der Durchlaufzeiten von Belegen
- E-Mail archivieren
Scandienstleistung & GOBD
Ein beispielhafter Ablauf externer Scandienstleistung unter den Gesichtspunkten der GOBD konformen Archivierung:
1. Definition der Datenstruktur
Wir erstellen Ihnen einen Zugang zum Online Archiv oder vereinbaren die Rahmenbedingungen für einen Export in Ihr eigenes System.
Im DMS definieren wir die nötigen Datenfelder. Am Beispiel von Eingangs - Rechnungen wären dies:
FELD | Beispiel |
Dokumenttyp | RG-Ein |
Belegdatum | 01-09-2018 |
Rechnungsnummer | 98051478 |
Absender | Schmidt GmbH & Co.KG |
Betrag | 100,-€ / 119,-€ |
Betreff | Büromaterial |
2. Belegübergabe
Gemeinsam vereinbaren wir die Belegübergabe. Sie können unseren Abholservice nutzen oder uns die Unterlagen regelmäßig oder bei Bedarf zusenden. Für uns muss die Dokumentenheftung klar erkennbar sein. Entweder bereiten Sie die Dokumententrennung selbst - entfernen bereits die Klammerungen und bringen Barcodes an oder wir übernehmen diese Belegvorbereitung.
3. Scannen & Digitalisieren
Wir scannen alle Papiere die bis 14Uhr bei uns eingehen tagesaktuell ein. Aktuell verfügen wir über ein Scanvolumen von bis zu 200.000 Seiten pro Tag.
Wir scannen in den Auflösungen 100DPI bis 600DPI, in Farbe oder Schwarz-Weiß. Vorder- und Rückseite werden gleichzeitig gescannt, wobei leere Rückseiten gelöscht werden.
4. Datenerfassung
Zu jedem Dokument erfassen wir die jeweiligen Datenfelder, wie oben angegeben. Wir können an dieser Stelle auch Abgleiche anhand Ihrer Buchhaltung vornehmen, indem Sie uns beispielsweise zu Kundennummern entsprechende Kundendateien zur Verfügung stellen.
In der Datenerfassung wird ebenfalls jedes Dokument mit einer Texterkennung (OCR) versehen und gespeichert.
5. Kontrolle
Die Ergebnisse der Digitalisierung werden in unserer Qualitätsprüfung nach diversen Kriterien, wie Vollständigkeit, Logik, Inhalt und Scanqualität überprüft.
6. Upload / Bereitstellung
Die fertigen Daten (gescannte Dokumente als PDF-A3 Dateien, Indizes als XML Daten) laden wir umgehend in das Online Archiv oder über einen entsprechenden Zugang in Ihr System. Sie können sofort auf die Daten zugreifen und ggf. weitere Workflow´ s anstoßen.
Das Ergebnis
Im Ergebnis dieses Workflows, entsprechen die digitalisierten Dokumente zu 100 % einer GOBD konformen Archivierung. Jede elektronische Rechnung ist eindeutig zugeordnet, nachvollziehbar und unveränderbar gespeichert. Die Rechnungen können anhand der erfassten Daten in Sekunden angezeigt werden. Zusätzlich können Skontofristen hinterlegt werden und entsprechende Erinnerungen stattfinden.
Aus dem Archivsystem können die Rechnungen ebenfalls problemlos exportiert und einem Finanzprüfer auf Datenträger zur Verfügung gestellt werden.
Auf Wunsch erstellen wir für Unternehmer anhand des obigen Szenarios eine entsprechende Verfahrensdokumentation, die vom Gesetzgeber für eine GOBD - konforme Archivierung gefordert wird.




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