GoBD-konforme Archivierung: Anforderungen, Pflichten und sichere Umsetzung

GoBD: „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form“.

Die GoBD sind eine Verwaltungsvorschrift des Bundesfinanzministeriums. Sie legen fest, wie steuerrelevante Unterlagen digital geführt und archiviert werden müssen.

Die Vorgaben gelten für alle Unternehmen (unabhängig von Größe und Branche) und betreffen sowohl elektronische Dokumente (z.B. E-Rechnungen, E-Mails) als auch gescannte Papierbelege.

GoBD-konforme Archivierung bedeutet, dass Unterlagen so gespeichert werden, dass sie nachvollziehbar, vollständig, richtig, zeitnah, geordnet und unverändert bleiben. Zusätzlich müssen sie während der gesamten Aufbewahrungsfrist lesbar und maschinell auswertbar bleiben, damit das Finanzamt sie im Rahmen einer Betriebsprüfung maschinell auswerten kann.

Wichtig: Auch wenn Prozesse an einen Steuerberater oder andere Dienstleister ausgelagert werden, bleibt jedes Unternehmen selbst dafür verantwortlich steuerrelevante Unterlagen GoBD-konform zu archivieren.

Quelle: Bundesministerium der Finanzen

1. Nachvollziehbarkeit & Nachprüfbarkeit

Keine Buchung ohne Beleg

Archivierte Geschäftsvorfälle müssen für den Prüfer nachvollziehbar sein. Für jede Buchung muss daher ein entsprechender Beleg auffindbar sein. Der gesamte Lebenszyklus eines Dokuments muss dokumentiert sein.

Ein Prüfer muss jeden Vorgang sowohl vom Beleg zur Steuererklärung (progressiv) als auch zurück (retrograd) nachvollziehen können. Voraussetzung dafür ist eine vollständige, aktuelle Verfahrensdokumentation, die den tatsächlichen Ablauf sowie die eingesetzten Systeme beschreibt.

2. Vollständigkeit

Jeder Beleg zählt – Lücken in der Buchhaltung sind riskant!

Alle steuerrelevanten Unterlagen müssen vollständig archiviert werden. Dazu gehört nicht nur der sichtbare Inhalt, sondern auch alle steuerlich relevanten Metadaten wie Belegnummer, Datum, Betrag, Geschäftspartner und der Zeitpunkt der Erfassung. Auch systemseitige Informationen eines DMS wie Indexfelder, Versionen oder technische Metadaten müssen erhalten bleiben.

Zusätzlich müssen Verknüpfungen zwischen Dokumenten wie Rechnungen und Zahlungsnachweisen sowie Bestellungen und Lieferscheinen erhalten bleiben.
Unterlagen müssen während der gesamten Aufbewahrungsfrist vollständig, lesbar, abrufbar und unverändert bleiben.

3. Richtigkeit

Nur ein unverfälschter Beleg ist ein gültiger Beleg

Digitale Dokumente müssen den tatsächlichen Geschäftsvorfall korrekt wiedergeben. Ein Beleg darf beim Scannen nicht verfälscht werden. Inhalte wie Beträge, Positionen oder Vertragsinformationen müssen vollständig und richtig erfasst sein.

Auch Metadaten müssen korrekt sein, da sie Bestandteil der steuerlichen Beurteilung sind. Fehlerhafte Scans oder unlesbare Inhalte gelten als nicht richtig und gefährden die Nachvollziehbarkeit eines Vorgangs.

4. Zeitgerechte Erfassung & Buchung

10-Tage-Frist beachten!

Dokumente müssen zeitnah digital archiviert werden, damit sie nachvollziehbar und unverändert dokumentiert sind. Für unbare Vorgänge gilt eine Frist von etwa zehn Tagen. Bareinnahmen müssen täglich erfasst werden.

Auch die Übergabe an die buchhalterische Verarbeitung muss zeitnah erfolgen. Ziel ist eine schnelle und transparente Dokumentation des Geschäftsvorfalls, damit nachträgliche Manipulationen ausgeschlossen werden.

5. Unveränderbarkeit

Jede Änderung braucht eine Geschichte

Ein digital archiviertes Dokument darf nach der Erfassung nicht mehr verändert oder gelöscht werden. Jede nachträgliche Änderung muss als solche erkennbar sein und vollständig protokolliert werden.

Stornos und Korrekturen müssen eindeutig auf die ursprüngliche Buchung zurückführen. Für die Archivierung sind technische Maßnahmen wie Konzept für Zugriffsberechtigung, Protokolle von Zugriffen und Änderungen.

6. Ordnung

Dokumente systematisch archivieren!

Geschäftsunterlagen müssen systematisch und eindeutig geordnet werden. Eine ordnungsgemäße Ablage ermöglicht es, Dokumente jederzeit zu finden und Geschäftsvorfälle lückenlos nachzuvollziehen. Die Archivstruktur muss logisch aufgebaut und dokumentiert sein. Das umfasst die eindeutige Benennung, sortierte Ablage, strukturierte Indexierung und eine klare Trennung verschiedener Dokumentarten.

Damit diese Ordnung nicht nur nachvollziehbar, sondern auch technisch vor Manipulation geschützt ist, spielt der Aspekt der Revisionssicherheit eine zentrale Rolle.

Neben den sechs offiziellen GoBD-Grundsätzen gibt es weitere technische und organisatorische Vorgaben, die notwendig sind, um digitale Archive wirklich prüfungssicher zu machen.

1. Protokollierung und Versionierung

Manipulationssichere Audit-Trails dokumentieren jede Aktion im digitalen Archiv (Zugriffe, Änderungen etc.). Dadurch werden Unveränderbarkeit und Nachprüfbarkeit ermöglicht.

2. Maschinelle Auswertbarkeit

Für Betriebsprüfungen müssen archivierte Unterlagen maschinell auswertbar sein. Prüfer benötigen dafür einen exportierbaren Datenbestand, z.B. im IDEA-Format (Interactive Data Extraction and Analysis). Voraussetzung dafür sind eine saubere Datenstruktur, eindeutige Metadaten sowie eine geeignete Archivsoftware.

3. Verfahrensdokumentation

Die Verfahrensdokumentation ist verpflichtend und beschreibt, wie Dokumente erfasst, verarbeitet, gespeichert und archiviert werden sowie welche Systeme dafür eingesetzt werden und welche Mitarbeiter verantwortlich sind. Sie macht Prozesse nachvollziehbar und ist Voraussetzung für eine prüfbare GoBD-Archivierung.

4. Belegketten & Verknüpfungen

Prüfer bewerten nicht einzelne Belege, sondern zusammenhängende Vorgänge. Typische Belegketten wie Bestellung - Lieferschein - Rechnung - Zahlung müssen digital vollständig abbildbar sein. Zugehörige Dokumente müssen verknüpft werden, damit der Ablauf eines Geschäftsfalls nachvollziehbar bleibt.

5. Berechtigungen und Zugriffskontrollen

Nur autorisierte Personen dürfen auf archivierte Dokumente zugreifen. Ein Berechtigungskonzept sowie protokollierte Zugriffe verhindern Manipulation archivierter Daten.

6. Langzeitlesbarkeit und Datenerhalt

Dokumente müssen über die gesamte Aufbewahrungsfrist von bis zu 10 Jahren lesbar bleiben. Formate wie PDF/A, sichere Speicherkonzepte und gegebenenfalls Formatmigration stellen sicher, dass Unterlagen dauerhaft geöffnet und verstanden werden können.

Unser Scanservice gewährleistet eine vollständig GoBD-konforme Archivierung. Alle abgeholten Akten werden beim Eingang im Scanzentrum eindeutig erfasst und inventarisiert. In einer Inventarliste halten wir genau fest, welche Unterlagen digitalisiert werden und wie sie im Einzelnen verarbeitet werden.

Die Digitalisierung erfolgt nach TR-Resiscan und liefert damit dokumentenechte Scans; auf Wunsch auch mit qualifizierter elektronischer Signatur. Jedes Dokument wird per OCR durchsuchbar gemacht, mit den notwendigen Metadaten und einem Zeitstempel versehen und im unveränderbaren PDF/A-Format für die Langzeitarchivierung bereitgestellt. So bleiben Ihre Unterlagen maschinell auswertbar und über die gesamte Aufbewahrungsfrist lesbar.

Ein Übergabeprotokoll zeigt transparent, welche Akten gescannt und welche Daten bereitgestellt wurden. Die digitalisierten Unterlagen können entweder mit passenden Importdaten ausgeliefert oder per API direkt in Ihr DMS übertragen werden.

Auf Wunsch erstellen wir zusätzlich eine Verfahrensdokumentation, die den gesamten Scan- und Archivierungsprozess nachvollziehbar beschreibt. Weitere Informationen finden Sie auf unserer Infoseite Verfahrensdokumentation.

Aktendigitalisierung im Detail

Ein ausführliche Erklärung der Aktendigitalisierung finden Sie auf unserem Youtube-Channel!

Um GoBD-konform zu archivieren, brauchst du eine Software, die sicherstellt, dass deine digitalen Belege und Dokumente unveränderbar, nachvollziehbar und jederzeit verfügbar sind. Besonders wichtig sind Funktionen wie automatische Protokollierung, Zugriffskontrollen, Versionshistorie und Einhaltung der Aufbewahrungsfristen.

Wichtig: Das Finanzamt prüft bei einer Betriebsprüfung, ob deine Archivierungssoftware die GoBD-Anforderungen erfüllt. Achte daher darauf, dass die Lösung revisionssicher ist und eine ordnungsgemäße Dokumentation aller Änderungen ermöglicht.

Wichtige Funktionen eines GoBD-konformen DMS:

• Revisionssichere Speicherung – Keine nachträglichen Änderungen ohne Protokollierung
• Automatische Versionierung – Jede Änderung wird dokumentiert
• Zugriffsrechte & Sicherheit – Nur autorisierte Nutzer haben Zugriff
• Datenzugriff für das Finanzamt – Betriebsprüfungen sind problemlos möglich

Ein GoBD-konformes Dokumentenmanagement-System wie DocuWare macht die Archivierung effizient, sicher und rechtssicher – ideal für Unternehmen, die ihre Buchhaltung digital optimieren wollen.

Gibt es Branchen, die von den GoBD ausgenommen sind?

Nein, die GoBD gelten für alle Branchen und Unternehmen, unabhängig von Größe oder Tätigkeitsfeld. Ob Handel, Dienstleistung, Industrie oder Handwerk – sobald ein Unternehmen steuerlich relevante Daten digital erfasst oder speichert, müssen die GoBD eingehalten werden.

Auch Selbstständige, Freiberufler und Kleinunternehmer unterliegen den Regelungen, wenn sie ein elektronisches Buchhaltungssystem nutzen.

Wie unterscheidet sich eine GoBD-konforme Archivierung von einer einfachen digitalen Ablage?

Eine einfache digitale Ablage bedeutet lediglich, dass Dokumente in einem Ordnersystem gespeichert werden, z. B. auf einem Server oder in einer Cloud. Diese Art der Ablage erfüllt jedoch nicht die GoBD-Anforderungen, da sie keine Manipulationssicherheit, Protokollierung oder revisionssichere Speicherung bietet.

Nur mit einem Dokumentenmanagement-System (DMS) oder einer entsprechenden Softwarelösung kann eine GoBD-konforme Archivierung sichergestellt werden.

Brauche ich unbedingt ein DMS oder reicht eine einfache Cloud-Speicherung?

Eine einfache Cloud-Speicherung reicht in der Regel nicht aus, da sie meist keine Revisionssicherheit, Protokollierung und Zugriffsverwaltung bietet. Wer sicherstellen will, dass seine Buchhaltung den GoBD-Anforderungen entspricht, sollte ein DMS oder eine zertifizierte Archivierungssoftware nutzen.

Wie sicher sind meine Daten in einem DMS?

Ein GoBD-konformes DMS erfüllt hohe Sicherheitsstandards und schützt Ihre Daten vor Verlust, Manipulation und unbefugtem Zugriff. Wenn das DMS in einer zertifizierten Cloud-Umgebung betrieben wird, sind Ihre Daten zusätzlich vor Ausfällen und technischen Defekten geschützt.

Welche Zugriffsrechte hat das Finanzamt auf mein digitales Archiv?

Im Rahmen einer Betriebsprüfung oder Steuerprüfung hat das Finanzamt das Recht, auf steuerlich relevante Unterlagen zuzugreifen. Dazu gehören:

• Direkter Datenzugriff – Prüfer können sich Daten im System ansehen
• Indirekter Zugriff über den Steuerpflichtigen – Unternehmen müssen benötigte Dokumente bereitstellen
• Datenträgerüberlassung – Falls erforderlich, müssen digitale Daten exportiert und dem Prüfer zur Verfügung gestellt werden

Wichtig: Das Finanzamt darf keine eigenständigen Änderungen im System vornehmen, sondern nur auf archivierte Belege und Buchhaltungsdaten zugreifen.