GoBD-konforme Archivierung: Alles, was Sie wissen müssen

Definition

Die Abkürzung GoBD steht für:

„Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form“.

Sie definieren Grundsätze und Anforderungen an eine rechtssichere digitale Archivierung steuerlich relevanter Geschäftsunterlagen.

Ziel:

Die GoBD sollen die Buchführung an zeitgemäße digitale Prozesse anpassen und einheitliche Standards für die Archivierung von Geschäftsunterlagen (sowohl in Papierform als auch digital) schaffen.

Die GoBD wurden am 1. Januar 2015 eingeführt und zuletzt am 1. Januar 2020 aktualisiert.

Was wurde 2020 geändert?

• Erleichterungen für digitale Belegverarbeitung (z. B. Scanner-Apps)
• Belegdigitalisierung im Ausland
• Cloud-Archivierung & mobile Geräte
• Erweiterte Anforderungen an die Verfahrensdokumentation

Die GoBD betreffen alle Steuerpflichtigen, die elektronische Systeme für ihre Buchführung und Archivierung nutzen. Unabhängig von der Unternehmensgröße müssen sich sowohl Unternehmen, Selbstständige als auch Freiberufler an diese Vorgaben halten. Auch Kleinunternehmer und Einnahmen-Überschussrechner unterliegen den GoBD-Regelungen.

Wichtig: Selbst wenn Sie Ihre Buchhaltung an einen Steuerberater auslagern, bleiben Sie als Unternehmer für die Einhaltung der GoBD verantwortlich

Um GoBD-konform zu archivieren, brauchst du eine Software, die sicherstellt, dass deine digitalen Belege und Dokumente unveränderbar, nachvollziehbar und jederzeit verfügbar sind. Besonders wichtig sind Funktionen wie automatische Protokollierung, Zugriffskontrollen, Versionshistorie und Einhaltung der Aufbewahrungsfristen.

Wichtig: Das Finanzamt prüft bei einer Betriebsprüfung, ob deine Archivierungssoftware die GoBD-Anforderungen erfüllt. Achte daher darauf, dass die Lösung revisionssicher ist und eine ordnungsgemäße Dokumentation aller Änderungen ermöglicht.

Wichtige Funktionen eines GoBD-konformen DMS:

• Revisionssichere Speicherung – Keine nachträglichen Änderungen ohne Protokollierung
• Automatische Versionierung – Jede Änderung wird dokumentiert
• Zugriffsrechte & Sicherheit – Nur autorisierte Nutzer haben Zugriff
• Datenzugriff für das Finanzamt – Betriebsprüfungen sind problemlos möglich

Ein GoBD-konformes Dokumentenmanagement-System wie DocuWare macht die Archivierung effizient, sicher und rechtssicher – ideal für Unternehmen, die ihre Buchhaltung digital optimieren wollen.

Ein Verstoß gegen die GoBD kann dazu führen, dass das Finanzamt die Buchführung als nicht ordnungsgemäß einstuft. In diesem Fall darf es die Besteuerungsgrundlagen schätzen, was oft zu höheren Steuerforderungen führt. Zudem können Steuernachzahlungen, Verzugszinsen und Bußgelder drohen. Bei schwerwiegenden Verstößen, wie absichtlicher Manipulation oder Vernichtung steuerrelevanter Daten, kann es sogar zu strafrechtlichen Konsequenzen kommen.

Ein beispielhafter Ablauf externer Scandienstleistung unter den Gesichtspunkten für eine GoBD-konforme Archivierung:

1. Definition der Datenstruktur

Wir erstellen Ihnen einen Zugang zum Online Archiv oder vereinbaren die Rahmenbedingungen für einen Export in Ihr eigenes System.

Im DMS definieren wir die nötigen Datenfelder. Am Beispiel von Eingangs - Rechnungen wären dies:

2. Belegübergabe

Gemeinsam legen wir fest, wie die Übergabe der zu digitalisierenden Dokumente, Belege und Aufzeichnungen erfolgt. Sie haben die Möglichkeit, unseren Abholservice zu nutzen oder uns die Unterlagen regelmäßig oder bei Bedarf zuzusenden. Wichtig ist, dass die Dokumentenstruktur klar erkennbar ist. Sie können die Belege selbst vorbereiten, indem Sie Klammerungen entfernen und Barcodes anbringen, oder wir übernehmen die Belegaufbereitung für Sie.

3. Scannen & Digitalisieren

Wir digitalisieren Ihre Dokumente mit einer Auflösung von 100 bis 600 DPI, wahlweise in Farbe oder Schwarz-Weiß. Dabei werden Vorder- und Rückseite gleichzeitig erfasst, wobei leere Rückseiten automatisch entfernt werden.

4. Datenerfassung

Für jedes digitale Dokument erfassen wir die entsprechenden Datenfelder gemäß den Vorgaben. Zusätzlich können wir einen Abgleich mit Ihrer Buchhaltung durchführen, indem Sie uns beispielsweise Kundendateien mit den zugehörigen Kundennummern bereitstellen.

Zudem wird jedes Dokument während der Datenerfassung mit einer Texterkennung (OCR) versehen und gespeichert, um eine schnelle und effiziente Durchsuchbarkeit zu gewährleisten.

5. Kontrolle

Die Ergebnisse der Digitalisierung werden in unserer Qualitätsprüfung nach diversen Kriterien, wie Vollständigkeit, Logik, Inhalt und Scanqualität überprüft.

6. Upload / Bereitstellung

Die fertigen digitalen Daten (gescannte Dokumente als PDF-A3 Dateien, Indizes als XML Daten) laden wir umgehend auf den Transferserver oder über einen entsprechenden Zugang in Ihr System. Sie können sofort auf die Daten zugreifen und ggf. weitere Workflows für Ihre Dokumente anstoßen.

Unser Scanservice ermöglicht Ihnen die revisionssichere und GoBD-konforme Archivierung steuerrelevanter Dokumente. Dank standardisierter Digitalisierungs-, Erfassungs- und Archivierungsprozesse stellen wir sicher, dass sämtliche GoBD-Anforderungen erfüllt werden.

Mit unserer GoBD-konformen Digitalisierungslösung erhalten Sie eine sichere, nachvollziehbare und gesetzeskonforme Archivierung Ihrer Belege und Geschäftsunterlagen. So minimieren Sie Steuerrisiken, reduzieren den Verwaltungsaufwand und gewährleisten, dass Ihre Buchhaltung einer Betriebsprüfung problemlos standhält.

Gibt es Branchen, die von den GoBD ausgenommen sind?

Nein, die GoBD gelten für alle Branchen und Unternehmen, unabhängig von Größe oder Tätigkeitsfeld. Ob Handel, Dienstleistung, Industrie oder Handwerk – sobald ein Unternehmen steuerlich relevante Daten digital erfasst oder speichert, müssen die GoBD eingehalten werden.

Auch Selbstständige, Freiberufler und Kleinunternehmer unterliegen den Regelungen, wenn sie ein elektronisches Buchhaltungssystem nutzen.

Wie unterscheidet sich eine GoBD-konforme Archivierung von einer einfachen digitalen Ablage?

Eine einfache digitale Ablage bedeutet lediglich, dass Dokumente in einem Ordnersystem gespeichert werden, z. B. auf einem Server oder in einer Cloud. Diese Art der Ablage erfüllt jedoch nicht die GoBD-Anforderungen, da sie keine Manipulationssicherheit, Protokollierung oder revisionssichere Speicherung bietet.

Nur mit einem Dokumentenmanagement-System (DMS) oder einer entsprechenden Softwarelösung kann eine GoBD-konforme Archivierung sichergestellt werden.

Brauche ich unbedingt ein DMS oder reicht eine einfache Cloud-Speicherung?

Eine einfache Cloud-Speicherung reicht in der Regel nicht aus, da sie meist keine Revisionssicherheit, Protokollierung und Zugriffsverwaltung bietet. Wer sicherstellen will, dass seine Buchhaltung den GoBD-Anforderungen entspricht, sollte ein DMS oder eine zertifizierte Archivierungssoftware nutzen.

Wie sicher sind meine Daten in einem DMS?

Ein GoBD-konformes DMS erfüllt hohe Sicherheitsstandards und schützt Ihre Daten vor Verlust, Manipulation und unbefugtem Zugriff. Wenn das DMS in einer zertifizierten Cloud-Umgebung betrieben wird, sind Ihre Daten zusätzlich vor Ausfällen und technischen Defekten geschützt.

Welche Zugriffsrechte hat das Finanzamt auf mein digitales Archiv?

Im Rahmen einer Betriebsprüfung oder Steuerprüfung hat das Finanzamt das Recht, auf steuerlich relevante Unterlagen zuzugreifen. Dazu gehören:

• Direkter Datenzugriff – Prüfer können sich Daten im System ansehen
• Indirekter Zugriff über den Steuerpflichtigen – Unternehmen müssen benötigte Dokumente bereitstellen
• Datenträgerüberlassung – Falls erforderlich, müssen digitale Daten exportiert und dem Prüfer zur Verfügung gestellt werden

Wichtig: Das Finanzamt darf keine eigenständigen Änderungen im System vornehmen, sondern nur auf archivierte Belege und Buchhaltungsdaten zugreifen.