
Scanservice für Belege & Aufzeichnungen
Digitale Dokumente GoBD-konform aufbewahren
Verfahrensdokumentation
Elektronische Archivierung für jede Software (DMS)
Das wichtigste auf einen Blick:
- GoBD schreiben vor, wie Unternehmen aufbewahrungspflichtige Dokumente digital zu archivieren haben
- GoBD-konform zu archivieren bedeutet, Dokumente nachvollziehbar, vollständig, richtig, zeitnah, geordnet und unverändert aufzubewahren
- Revisionssicherheit ist eine Teilmenge einer GoBD-konformen Ablage
- Eine Verfahrensdokumentation ist verpflichtend für die GoBD-konforme Archivierung
- Mit unserem Scanservice können Sie auf GoBD-konforme digitale Archivierung umstellen
Wofür steht die Abkürzung GoBD?
Definition
Die Abkürzung GoBD steht für:
„Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form“.
Sie definieren Grundsätze und Anforderungen an eine rechtssichere digitale Archivierung steuerlich relevanter Geschäftsunterlagen.
Ziel:
Die GoBD sollen die Buchführung an zeitgemäße digitale Prozesse anpassen und einheitliche Standards für die Archivierung von Geschäftsunterlagen (sowohl in Papierform als auch digital) schaffen.
Warum gibt es die GoBD
Die GoBD wurden eingeführt, um klare Regeln für die digitale Buchführung und Archivierung festzulegen. Sie stellen sicher, dass Unternehmen steuerrelevante Daten ordnungsgemäß speichern und diese im Rahmen einer Betriebsprüfung oder Steuerprüfung dem Finanzamt in einer auswertbaren Form zur Verfügung stellen können.
Ein zentraler Aspekt der GoBD sind die Aufbewahrungsfristen, die vorschreiben, dass Geschäftsunterlagen – je nach Dokumententyp – bis zu 10 Jahre unverändert und lesbar archiviert werden müssen. Dadurch sollen Manipulationen verhindert und eine rechtssichere Nachvollziehbarkeit gewährleistet werden.
Jetzt GOBD-konform archivieren
Mehr erfahrenSeit wann gelten die GoBD?
Die GoBD wurden am 1. Januar 2015 eingeführt und zuletzt am 1. Januar 2020 aktualisiert.
Was wurde 2020 geändert?
- Erleichterungen für digitale Belegverarbeitung (z. B. Scanner-Apps)
- Belegdigitalisierung im Ausland
- Cloud-Archivierung & mobile Geräte
- Erweiterte Anforderungen an die Verfahrensdokumentation
Für wen gelten die GoBD?
Die GoBD betreffen alle Steuerpflichtigen, die elektronische Systeme für ihre Buchführung und Archivierung nutzen. Unabhängig von der Unternehmensgröße müssen sich sowohl Unternehmen, Selbstständige als auch Freiberufler an diese Vorgaben halten. Auch Kleinunternehmer und Einnahmen-Überschussrechner unterliegen den GoBD-Regelungen.
Wichtig: Selbst wenn Sie Ihre Buchhaltung an einen Steuerberater auslagern, bleiben Sie als Unternehmer für die Einhaltung der GoBD verantwortlich
GoBD-konform archivieren: Welche Software eignet sich?
Um GoBD-konform zu archivieren, brauchst du eine Software, die sicherstellt, dass deine digitalen Belege und Dokumente unveränderbar, nachvollziehbar und jederzeit verfügbar sind. Besonders wichtig sind Funktionen wie automatische Protokollierung, Zugriffskontrollen, Versionshistorie und Einhaltung der Aufbewahrungsfristen.
Wichtig: Das Finanzamt prüft bei einer Betriebsprüfung, ob deine Archivierungssoftware die GoBD-Anforderungen erfüllt. Achte daher darauf, dass die Lösung revisionssicher ist und eine ordnungsgemäße Dokumentation aller Änderungen ermöglicht.
Wichtige Funktionen eines GoBD-konformen DMS:
- Revisionssichere Speicherung – Keine nachträglichen Änderungen ohne Protokollierung
- Automatische Versionierung – Jede Änderung wird dokumentiert
- Zugriffsrechte & Sicherheit – Nur autorisierte Nutzer haben Zugriff
- Datenzugriff für das Finanzamt – Betriebsprüfungen sind problemlos möglich
Ein GoBD-konformes Dokumentenmanagement-System wie DocuWare macht die Archivierung effizient, sicher und rechtssicher – ideal für Unternehmen, die ihre Buchhaltung digital optimieren wollen.
Welche Folgen drohen bei einem Verstoß gegen die GoBD?
Ein Verstoß gegen die GoBD kann dazu führen, dass das Finanzamt die Buchführung als nicht ordnungsgemäß einstuft. In diesem Fall darf es die Besteuerungsgrundlagen schätzen, was oft zu höheren Steuerforderungen führt. Zudem können Steuernachzahlungen, Verzugszinsen und Bußgelder drohen. Bei schwerwiegenden Verstößen, wie absichtlicher Manipulation oder Vernichtung steuerrelevanter Daten, kann es sogar zu strafrechtlichen Konsequenzen kommen.
Was kostet die GoBD-konforme Archivierung?
Mehr erfahrenDie 7 wichtigsten Grundsätze einer GoBD-konformen Archivierung
Checkliste - Wie archiviere ich GoBD-konform?
1. Nachvollziehbarkeit
Ohne Beleg, keine Buchung!
- Jede Buchung muss mit einem Beleg verknüpft sein
- Belege müssen eindeutig gekennzeichnet und schnell auffindbar sein (z. B. durch Dokumenten-ID, Zeitstempel)
Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) ermöglicht eine sekundenschnelle Suche nach Belegen und die automatische Zuordnung zu Geschäftsvorfällen.
2. Vollständigkeit
Jeder Beleg zählt – Lücken in der Buchhaltung sind riskant!
- Im Sinne der GoBD bedeutet Vollständigkeit nicht nur, dass alle Unterlagen lückenlos archiviert werden müssen, sondern auch, dass sämtliche zugehörigen Daten und Aufzeichnungen vollständig erfasst sind
- Jeder Geschäftsvorfall muss durch einen entsprechenden Beleg dokumentiert sein
Bei einer Rechnung beispielsweise müssen mindestens folgende Informationen gespeichert werden:
- Eindeutige Belegnummer
- Datum
- Betrag & Menge
- Absender & Empfänger
Lösung: Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) erleichtert diesen Prozess, da es bei der Ablage automatisch die relevanten Informationen abfragt und eine korrekte Zuordnung sicherstellt.
3. Richtigkeit
Korrekte Daten für eine sichere Buchführung!
- Belege müssen den tatsächlichen Geschäftsvorfall korrekt wiedergeben
- Alle erforderlichen Angaben zur Kontierung müssen enthalten sein (z.B. USt-ID, Leistungsdatum und Belegdatum)
Lösung: Durch digitale Archivierung bleibt der IST-Zustand eines Dokuments vollständig erhalten.
4. Zeitnahe Archivierung
10-Tage-Frist beachten!
- Belege müssen innerhalb von 10 Tagen archiviert werden
- Für Kassensysteme und Bareinnahmen ist eine tägliche Buchung Pflicht
Lösung: Durch ersetzendes Scannen werden Papierbelege direkt digital archiviert. Als Scandienstleister übernehmen wir die Digitalisierung und sichere Speicherung Ihrer Eingangsbelege, sodass diese jederzeit schnell und zuverlässig abrufbar sind.
Lesen Sie hierzu auch unsere Infoseite „ersetzendes scannen“
5. Geordnete Ablage
Dokumente systematisch archivieren!
- Damit sich Betriebsprüfer und Steuerberater schnell in einer Buchführung zurechtfinden, muss sie einer strukturierten Ordnung folgen
- Bareinnahmen müssen separat von bargeldlosen Transaktionen gespeichert werden
- Dokumente sollten nach Datum, Absender, Empfänger oder Geschäftsbereich sortiert sein
Lösung: Ein digitales Archiv stellt sicher, dass alle Dokumente automatisch strukturiert gespeichert werden.
6. Unveränderlichkeit
Manipulationsschutz durch Revisionssicherheit!
- Einmal archivierte Belege dürfen nicht nachträglich verändert oder gelöscht werden
- Falls Änderungen nötig sind, müssen diese lückenlos protokolliert werden
Lösung: PDF-A ist nicht veränderbar und damit ein geeignetes Dateiformat für die elektronische Langzeitarchivierung. Ein DMS mit Versionierung und automatischer Protokollierung sichert zudem die Revisionssicherheit.
Lesen Sie hierzu auch unseren Artikel zu "Was ist Revisionssicherheit"
7. Verfahrensdokumentation
Klare Prozesse, klare Regeln – So bleibt Ihre Buchhaltung prüfungssicher!
- Unternehmen müssen schriftlich festhalten, wie sie mit digitalen Dokumenten umgehen
- Alle Schritte von der Erfassung über die Verarbeitung bis hin zur Aufbewahrung und möglichen Vernichtung von Dokumenten
- Welche Software wird genutzt?
- Wie werden Änderungen dokumentiert?
Lösung: Als ISO-zertifizierter Scandienstleister erstellen wir für Sie eine individuelle Verfahrensdokumentation.
Weitere Informationen finden Sie auf unserer Infoseite Verfahrensdokumentation.
GoBD-konform archivieren mit Scanservice - Ablauf
Ein beispielhafter Ablauf externer Scandienstleistung unter den Gesichtspunkten für eine GoBD-konforme Archivierung:
1. Definition der Datenstruktur
Wir erstellen Ihnen einen Zugang zum Online Archiv oder vereinbaren die Rahmenbedingungen für einen Export in Ihr eigenes System.
Im DMS definieren wir die nötigen Datenfelder. Am Beispiel von Eingangs - Rechnungen wären dies:
FELD | Beispiel |
Dokumenttyp | RG-Ein |
Belegdatum | 01-09-2018 |
Rechnungsnummer | 98051478 |
Absender | Schmidt GmbH & Co.KG |
Betrag | 100,-€ / 119,-€ |
Betreff | Büromaterial |
2. Belegübergabe
Gemeinsam legen wir fest, wie die Übergabe der zu digitalisierenden Dokumente, Belege und Aufzeichnungen erfolgt. Sie haben die Möglichkeit, unseren Abholservice zu nutzen oder uns die Unterlagen regelmäßig oder bei Bedarf zuzusenden. Wichtig ist, dass die Dokumentenstruktur klar erkennbar ist. Sie können die Belege selbst vorbereiten, indem Sie Klammerungen entfernen und Barcodes anbringen, oder wir übernehmen die Belegaufbereitung für Sie.
3. Scannen & Digitalisieren
Wir digitalisieren Ihre Dokumente mit einer Auflösung von 100 bis 600 DPI, wahlweise in Farbe oder Schwarz-Weiß. Dabei werden Vorder- und Rückseite gleichzeitig erfasst, wobei leere Rückseiten automatisch entfernt werden.
4. Datenerfassung
Für jedes digitale Dokument erfassen wir die entsprechenden Datenfelder gemäß den Vorgaben. Zusätzlich können wir einen Abgleich mit Ihrer Buchhaltung durchführen, indem Sie uns beispielsweise Kundendateien mit den zugehörigen Kundennummern bereitstellen.
Zudem wird jedes Dokument während der Datenerfassung mit einer Texterkennung (OCR) versehen und gespeichert, um eine schnelle und effiziente Durchsuchbarkeit zu gewährleisten.
5. Kontrolle
Die Ergebnisse der Digitalisierung werden in unserer Qualitätsprüfung nach diversen Kriterien, wie Vollständigkeit, Logik, Inhalt und Scanqualität überprüft.
6. Upload / Bereitstellung
Die fertigen digitalen Daten (gescannte Dokumente als PDF-A3 Dateien, Indizes als XML Daten) laden wir umgehend auf den Transferserver oder über einen entsprechenden Zugang in Ihr System. Sie können sofort auf die Daten zugreifen und ggf. weitere Workflows für Ihre Dokumente anstoßen.
Unser Scanservice ermöglicht Ihnen die revisionssichere und GoBD-konforme Archivierung steuerrelevanter Dokumente. Dank standardisierter Digitalisierungs-, Erfassungs- und Archivierungsprozesse stellen wir sicher, dass sämtliche GoBD-Anforderungen erfüllt werden.
Mit unserer GoBD-konformen Digitalisierungslösung erhalten Sie eine sichere, nachvollziehbare und gesetzeskonforme Archivierung Ihrer Belege und Geschäftsunterlagen. So minimieren Sie Steuerrisiken, reduzieren den Verwaltungsaufwand und gewährleisten, dass Ihre Buchhaltung einer Betriebsprüfung problemlos standhält.
FAQ: GoBD-konform archivieren
Gibt es Branchen, die von den GoBD ausgenommen sind?
Nein, die GoBD gelten für alle Branchen und Unternehmen, unabhängig von Größe oder Tätigkeitsfeld. Ob Handel, Dienstleistung, Industrie oder Handwerk – sobald ein Unternehmen steuerlich relevante Daten digital erfasst oder speichert, müssen die GoBD eingehalten werden.
Auch Selbstständige, Freiberufler und Kleinunternehmer unterliegen den Regelungen, wenn sie ein elektronisches Buchhaltungssystem nutzen.
Wie unterscheidet sich eine GoBD-konforme Archivierung von einer einfachen digitalen Ablage?
Eine einfache digitale Ablage bedeutet lediglich, dass Dokumente in einem Ordnersystem gespeichert werden, z. B. auf einem Server oder in einer Cloud. Diese Art der Ablage erfüllt jedoch nicht die GoBD-Anforderungen, da sie keine Manipulationssicherheit, Protokollierung oder revisionssichere Speicherung bietet.
Nur mit einem Dokumentenmanagement-System (DMS) oder einer entsprechenden Softwarelösung kann eine GoBD-konforme Archivierung sichergestellt werden.
Brauche ich unbedingt ein DMS oder reicht eine einfache Cloud-Speicherung?
Eine einfache Cloud-Speicherung reicht in der Regel nicht aus, da sie meist keine Revisionssicherheit, Protokollierung und Zugriffsverwaltung bietet. Wer sicherstellen will, dass seine Buchhaltung den GoBD-Anforderungen entspricht, sollte ein DMS oder eine zertifizierte Archivierungssoftware nutzen.
Wie sicher sind meine Daten in einem DMS?
Ein GoBD-konformes DMS erfüllt hohe Sicherheitsstandards und schützt Ihre Daten vor Verlust, Manipulation und unbefugtem Zugriff. Wenn das DMS in einer zertifizierten Cloud-Umgebung betrieben wird, sind Ihre Daten zusätzlich vor Ausfällen und technischen Defekten geschützt.
Welche Zugriffsrechte hat das Finanzamt auf mein digitales Archiv?
Im Rahmen einer Betriebsprüfung oder Steuerprüfung hat das Finanzamt das Recht, auf steuerlich relevante Unterlagen zuzugreifen. Dazu gehören:
- Direkter Datenzugriff – Prüfer können sich Daten im System ansehen
- Indirekter Zugriff über den Steuerpflichtigen – Unternehmen müssen benötigte Dokumente bereitstellen
- Datenträgerüberlassung – Falls erforderlich, müssen digitale Daten exportiert und dem Prüfer zur Verfügung gestellt werden
Wichtig: Das Finanzamt darf keine eigenständigen Änderungen im System vornehmen, sondern nur auf archivierte Belege und Buchhaltungsdaten zugreifen.




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