GoBD-konforme Archivierung

1. Nachvollziehbar

Keine Buchung ohne Beleg. Das ist ein Grundprinzip der GoBD. Das bedeutet, dass Buchungen und Aufzeichnungen nachvollziehbar sein müssen und dies kann nur durch entsprechende Belege gewährleistet werden.

Sie müssen also dafür Sorge tragen, dass Sie zu jeder Buchung den entsprechenden Beleg zeitnah vorlegen können. Zudem müssen archivierte digitale Daten nachvollziehbar indexiert (Dokumenten-ID, Dokumentenart, Zeitstempel etc.) sein, um eindeutig recherchiert werden zu können.

Lösung: Mithilfe einer Software zur Archivierung Ihrer digitalen Dokumente, einem Dokumenten-Management-Systems, kann dies sichergestellt werden. Eine Suche nach einem Dokument dauert in einem elektronischen Archiv in der Regel nur wenige Sekunden. Außerdem können zusätzlich schnell und einfach alle weiteren, zum Geschäftsvorfall gehörenden Vorgänge wie Auftrag, Bestellung oder Lieferschein in einem DMS abgerufen werden.

2. Vollständig

Vollständig bedeutet im Sinne der GoBD nicht nur, dass Sie ALLE Unterlagen lückenlos aufbewahren müssen, sondern auch, dass Ihre Aufzeichnungen und erfassten Daten zu jedem Beleg vollständig sein müssen. Zu jedem Geschäftsvorfall gehört ein Beleg und zu jedem Beleg, wie beispielsweise einer Rechnung sind mindestens folgende Informationen zu erfassen und zu speichern:

• Eindeutige Belegnummer
• Datum
• Betrag & Menge
• Absender & Empfänger

Lösung: Setzen Sie hierfür in Ihrem Unternehmen eine einfache Buchführung ein, müssen Sie sicherstellen, die Verbindung von diesen erfassten Informationen zu Ihren Belegen jederzeit herstellen zu können. In Aktenordnern kann dies aufwendig und Fehleranfällig sein. In einem Dokumentenmanagement System (DMS) ist dies automatisch sichergestellt, da zu jedem Beleg die entsprechenden Informationen bei der Ablage abgefragt werden und somit eingegeben werden müssen.

Die Verbindung INFORMATIONEN zu BELEGE ist für das elektronische Archiv jederzeit gegeben.

3. Richtigkeit

Digitale Belege, die Sie archivieren und aufbewahren, müssen die tatsächlichen Verhältnisse des Geschäftsvorfalls abbilden. Die Dokumentation des Geschäftsvorfalls muss also wahrheitsgemäß sein. Damit meint die GoBD beispielsweise, auch dass alle notwendigen Angaben zur Kontierung enthalten sind. Selbstverständlich gehören dazu auch Daten wie, USTID, Leistungsdatum, Belegdatum usw.

Lösung: Durch die digitale Archivierung Ihrer Buchhaltung bilden Sie immer den gesamten IST Zustand ab, durch Kombination verschiedener Belege zu einem Vorgang (über entsprechende Datenfelder), ist auch immer der gesamte Vorgang dokumentiert und darstellbar.

4. Zeitnah

Unter dem Begriff ZEITNAH definiert die GoBD den Zeitraum in dem Dokumente sowohl archiviert, als auch verfügbar gemacht werden müssen. Das bedeutet, es ist klar geregelt, dass Belege unmittelbar nach Eingang gebucht werden müssen. Dies soll mögliche Manipulationen verhindern. Die Anforderungen an eine GoBD-konforme Archivierung sind in diesem Fall sogar sehr konkret und geben einen Zeitraum von 10 Tagen vom Eingang bis zur eindeutigen Buchung und Archivierung vor. Für Kassensysteme und Bareinnahmen gilt sogar die tägliche Buchung.

Lösung: Im Bereich der digitalen Archivierung spricht man in diesem Zusammenhang von „ersetzendem Scannen“. Buchhalterische Dokumente, wie Rechnungen werden gar nicht erst in Aktenordnern abgelegt, sondern unmittelbar gescannt und digital im DMS archiviert. Als Scandienstleister bieten wir Ihnen eine tagesaktuelle Digitalisierung und elektronische Archivierung Ihrer Eingangsbelege an.

Lesen Sie hierzu auch unsere Infoseite „ersetzendes scannen“

5. Geordnet

Damit Betriebsprüfer und Steuerberater sich schnell innerhalb einer Buchführung orientieren können, muss die Buchführung einer gewissen Ordnung unterliegen. Das bedeutet, dass die Aufbewahrung relevanter Dokumente nachvollziehbar sein muss.

So müssen beispielsweise, BAR Einnahmen getrennt von bargeldlosen Vorfällen gespeichert werden. Eine Ordnung bedeutet aber auch eine klare Sortierung nach Datum, Absender, Empfänger und ggf. Geschäftsbereichen. Kurzum: Das System Ihrer Buchführung muss klar nachvollziehbar sein.

Lösung: In einem digitalen System kann man klare Regeln, Datenstrukturen und Abläufe definieren, an die sich sowohl jeder Nutzer halten muss, in die aber auch jedes Dokument eindeutig zugeordnet werden muss. Die Sortierung und Ordnung entsteht dann quasi „nebenbei“ automatisch bei der Ablage eines Dokumentes in die Software (DMS).

6. Unveränderlich

Im Zusammenhang mit der Buchführung und Archivierung wird die Unveränderlichkeit von Aufzeichnungen und Belegen auch als revisionssicher bezeichnet. Das bedeutet im Grunde, dass die archivierten Dokumente in Ihrem Unternehmen nicht mehr verändert werden dürfen. Sie müssen den Zustand des Zeitpunktes der Archivierung abbilden, also den Originalzustand. Änderungen oder Löschungen müssen lückenlos dokumentiert sein. Jede Änderung muss nachvollziehbar und gekennzeichnet sein. Eine GoBD-konforme Archivierung fordert an dieser Stelle eine lückenlose Protokollierung.

Lösung: Eine der wichtigsten Grundfunktionen eines digitalen Archivs und Dokumentenmanagement Systemen im Speziellen, ist die unveränderbare Speicherung von Dokumenten und Informationen. Erreicht wird dies u.a. durch Dateiformate wie zum Beispiel PDF/A3 oder ZUGFeRD, die auch vom Gesetzgeber als unveränderbar und rechtskonform anerkannt sind.

Müssen doch einmal Änderungen an Dokumenten vorgenommen werden, sollte die Archivlösung wie beispielsweise das Online Archiv über eine sogenannte Versionierung verfügen. Hierbei werden alle Änderungen automatisch protokolliert und sind somit nachvollziehbar.

Die Unveränderbarkeit bezieht sich auch auf die eingesetzte Hardware, beispielsweise in Form fälschungssicherer Datenträger.

Lesen Sie hierzu auch unseren Artikel zu "Was ist Revisionssicherheit"

7. Verfahrensdokumentation

Für eine GOBD-konforme Aufbewahrung müssen alle Prozesse und Abläufe dokumentiert und protokolliert werden. Dies alles ist in einer Verfahrensdokumentation zu beschreiben. Sie ist Grundlage für das ersetzende Scannen. Vorlagen oder Formulare gibt es vom Gesetzgeber nicht. Der beste Ansprechpartner dafür ist Ihr Steuerberater oder ein Dienstleister mit entsprechenden Kenntnissen.

Auch die eingesetzte Software und Hardware in Ihrem Unternehmen muss in der Verfahrensdokumentation verständlich erklärt werden. Im Falle einer Betriebsprüfung ist der Prüfer befugt, der interne Software in Ihrem Unternehmen für eine Einsichtnahme zu nutzen. beispielsweise über die Volltextsuche oder Methoden der maschinellen Auswertung.

Lösung: Als ISO zertifizierter Scandienstleister sind alle unsere Prozesse genauestens in unserem QM Handbuch dokumentiert. Teile dieser Dokumentation nutzen wir, um eine auf Ihre Anforderungen und Bedürfnisse zugeschnittene Verfahrensdokumentation zu erstellen. Dies ist Teil unserer Dienstleistung.