Effiziente Aktendigitalisierung für Betriebe und Behörden in Karlsruhe
Smart-Store GmbH bringt Ordnung ins Papierchaos: Wir digitalisieren Akten für Unternehmen aller Branchen und öffentliche Einrichtungen in Karlsruhe und Umgebung. Vom einzelnen Aktenordner bis hin zu kompletten Archiven.
Digitale Akten bedeuten schnelleren Zugriff, weniger Medienbrüche und mehr Sicherheit bei der Einhaltung gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Zusätzlich sparen Sie wertvollen Lagerplatz, senkst Archivkosten und gewinnst spürbar mehr Freiraum im Alltag.
Full-Service: Alles aus einer Hand
- Sichere Abholung überall in Deutschland oder Transport per Kurier
- Dokumente sekundenschnell auffindbar durch Indexierung und OCR
- Auch Großformate bis A0 (z.B. Mischakten wie Bauakten)
- Importdaten für jedes DMS
- Revisionssicherheit inkl. Verfahrensdokumentation
Die Digitalisierung Ihrer Akten erfolgt in unserem modernen Scanzentrum in Osterholz-Scharmbeck. In Karlsruhe und Umgebung übernehmen wir die Abholung persönlich oder lassen die Akten sicher per Kurier zu uns bringen.
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Scanservice Karlsruhe: Das ist der Ablauf
Vorteile digitaler Aktenarchivierung für Kunden in Karlsruhe
Mit digitalen Akten senken Sie Ihre Archivkosten und sorgen für reibungslosere Abläufe. Ihre Teams können standortunabhängig (im Büro, Homeoffice oder unterwegs) auf wichtige Dokumente zugreifen. GoBD-Vorgaben werden einfacher eingehalten, Aufbewahrungsfristen transparent kontrolliert. Mit OCR und strukturierten Indexfeldern finden Sie sofort die passenden Informationen.
- Schneller Zugriff und einfache Suche: Mit OCR und Indexfeldern finden Sie jedes Dokument in Sekunden.
- Mehr Platz und geringere Kosten: Archive entfallen, dadurch sinken Lager- und Verwaltungsausgaben.
- Rechtssichere Ablage: Sie archivieren GoBD-konform, halten gesetzliche Aufbewahrungsfristen ein und haben Protokolle für Audits zur Hand.
- Maximale Datensicherheit: Zugriffskontrollen, Verschlüsselung und Backups schützen zuverlässig vor Fremdzugriff Datenverlust.
- Effizientere Prozesse: Digitale Workflows wie Freigaben verkürzen Durchlaufzeiten und vermeiden Medienbrüche.
Akten, die wir für Kunden in Karlsruhe scannen:
Wir digitalisieren alle Arten von Akten, Plänen und Belegen. Auch Großformate bis A0 verarbeiten wir problemlos.
Dazu zählen:
- Verwaltungsakten
- Personalakten
- Bauakten, Statik, technische Zeichnungen und Pläne
- Mieterakten, Immobilienakten
- Patientenakten, Klientenakten
- Buchhaltungsunterlagen wie Rechnungen, Lieferscheine, Verträge und Steuerakten
- Verwaltungsakten
GoBD-konform archivieren
Die GoBD legen fest, wie Unternehmen ihre Buchführung und Aufzeichnungen elektronisch aufbewahren müssen.
Unser Scanservice für Karlsruhe berücksichtigt alle rechtlichen Vorgaben und stellt sicher, dass Datenzugriff und Nachvollziehbarkeit in einer Betriebsprüfung gewährleistet sind.
- Revisionssichere Archivierung Ihrer Unterklagen
- Verfahrensdokumentation
- DSGVO-konforme Verarbeitung
- Vernichtung nach DIN 66399
- Qualifizierte elektronische Signatur (QES) möglich
Integration in Ihr DMS
Den vollen Mehrwert entfalten digitale Akten, wenn sie in einem Dokumentenmanagement-System genutzt werden. Ein DMS bildet Ihr sicheres, digitales Archiv. Wir liefern Ihnen sämtliche Dokumente zusammen mit den passenden Importdaten, damit die Integration in Ihr System reibungslos funktioniert.
Für bestimmte DMS-Lösungen wie d.velop bieten wir zusätzlich einen direkten Datenimport über die API an.
- Importdaten für jedes gängige DMS
- Formate nach Vorgabe (XML, JSON und CSV etc.)
- Indexfelder wie Aktenzeichen, Personalnummer, Kostenstelle, Laufzeit nach Vorgabe
Sie nutzen noch kein DMS?
Mit dem Dokumentenmanagement-System von DocuWare erhalten Sie eine bewährte Lösung für die revisionssichere Ablage. Sie profitieren von schneller Suche, klaren Zugriffsrechten und einer effizienten Steuerung Ihrer Workflows.
Fragen Sie jetzt an und starten Sie Ihren kostenlosen DocuWare-Test.
Digitale Archivierung im PDF-Format ohne DMS
Wir archivieren Ihre gescannten Dokumente als vollindizierte PDF/A-Dateien und erstellen eine klare Verzeichnisstruktur. Die Dateibenennung und Ordnerlogik richten wir nach Ihren bestehenden Aktenordnern aus. Dadurch gelingt die Suche im digitalen Archiv ganz intuitiv.
Was kostet der Scanservice Karlsruhe?
Der konkrete Preis pro Aktenordner resultiert aus Umfang und Anforderungen Ihres Scanauftrags.
Preisfaktoren im Überblick
- Dokumententrennung: Anzahl PDFs sollen pro gescanntem Ordner
- Ausgabeform: Benötigen Sie zu den Dokumentenscans Importdaten für Ihr DMS?
- Zustand der Belege: Wie groß ist der Aufbereitungsaufwand?
- DIN-Formate: Viele unterschiedliche Formate wie Großformate oder Kassenbons vorhanden?
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