Scanservice Kiel

Scanservice Kiel

Unser Scanservice für Kiel

Wir sind Ihr Scandienstleister für Aktenarchivierung, Scanservice und Digitalisierung in Kiel.

 

Akten belegen wertvollen Platz?

Die Suche nach Papieren nimmt zuviel Zeit in Anspruch?

Akten müssen 10 Jahre aufbewahrt werden?

Als Scandienstleister bieten wir Ihnen den Scanservice der Sie vom Papier befreit und Ihnen hilft Ihre Aktenordner und Dokumente im Elektronischen Archiv zu verwalten und zu Archivieren.

Dabei arbeiten streng nach Datenschutz Vorgaben, und sorgen für 100% rechtskonforme Digitale Archivierungen durch u.a. Revisionssicherheit, Unveränderbarkeit und zuverlässige Langzeitarchivierung. Eine Digitalisierung nach GOBD ist die Grundlage dafür, das Sie Ihre Original Ordner nach dem Scannen vernichten dürfen. Unser Scanservice und unsere Prozesse sind ISO- zertifiziert und bieten zuverlässige Qualität.

1. Preisermittlung durch Probearchivierung

  • Wir sichten die Ordner und Dokumente vor Ort, die zu Scannen sind, und machen gemeinsam mit Ihnen eine Bestandsaufnahme. Idealerweise überlassen Sie uns 2-3 Ordner für eine kostenlose Probearchivierung, auf deren Basis wir die exakten Kosten und Aufwände für die Digitalisierung Ihrer Dokumente ermitteln. Durchschnittlich berechnen wir 14€ bis 18€ pro Ordner für die Digitalisierung und Archivierung. Dieser Preis beinhaltet bis auf den Transport, alle notwendigen Tätigkeiten.

2. Aktenabholung / Belegtransport

  • Im Auftragsfall holen wir Ihre Akten und Belege in Kiel direkt mit eigenem Personal und Fahrdienst ab. Wir protokollieren genauestens welche Akten uns übergeben wurden und erstellen ein Übergabeprotokoll.

3. Zwischenlagerung & Belegabrufe

  • Die zu Digitalisierenden Unterlagen werden in unserem Sicherheits- Aktenlager zwischengelagert, und stehen Ihnen von dem Moment an unmittelbar zur Verfügung wenn Sie einmal dringend Belege benötigen die noch nicht Digitalisiert wurden.

4. Belegaufbereitung

  • Die eigentliche Digitalisierung beginnt immer mit der Vorbereitung der Belege für den Scanvorgang. Klammerungen und Heftungen werden entfernt, kleine Haftnotizen aufgeklebt und ggf. Vorsortierungen vorgenommen.
Scanservice Kiel

5. Scan / Digitalisierung

  • Der Scanvorgang findet an Hochleistungs- Dokumentenscannern statt, die bis zu 300 Seiten / 150 Blatt pro Minute Scannen. Vorder- und Rückseite gleichzeitig, Leer-seiten werden entfernt. Wir können Schwarz/Weiß Scans, Farbscans oder Graustufen Scans erzeugen. Die Belege werden automatisch nach Leserichtung ausgerichtet und gespeichert, Doppeleinzüge sind ausgeschlossen.

6. Großformate: Pläne & Zeichnungen

  • Enthalten die zu Scannenden Akten Pläne und Zeichnungen in den Format DIN-A2 bis DIN-A0 so können wir auch diese Scannen und später digital in der ursprünglichen Belegfolge im digitalen Dokument ablegen.

7. Datenerfassung & Indizierung

  • Nach dem Scanvorgang werden zu jedem digitalen Dokument die Suchbegriffe erfasst, die Sie benötigen um die Digitalen Daten schnell und einfach recherchieren und finden zu können. Diese Suchbegriffe sind im Falle von Buchhaltungsarchivierungen meist Rechnungsnummern, Jahrgänge oder Empfänger. Aufbau und Struktur der zu erfassenden Datenfelder wird individuell an die Belegart angepasst.

8. Ausgabeformate / Speicherung

  • Wenn Sie noch kein DMS (Dokumentenmanagement) im Einsatz haben, können wir Ihnen die digitalen Archivdaten in einer übersichtlichen, und leicht zu bedienenden PDF Verzeichnisstruktur liefern. Alle PDF Dateien sind dabei mit einer Texterkennung bearbeitet, die es leicht macht nach bestimmten Wörtern oder Daten innerhalb der Dateien und Dokumente zu suchen und schnell die benötigten Informationen zu finden. Die PDF Dateien (meist PDF-A zur Erfüllung der Revisionssicherheit), beinhalten im Dateinamen die relevanten Suchbegriffe die wir bei der Datenerfassung u.a. auch vom Ordnerrücken erfasst haben. Haben Sie bereits ein Dokumentenmanagement in Ihrem Unternehmen im Einsatz, so können wir Ihnen die Digitalisierten Dokumente problemlos in dem Format liefern, welches Ihr DMS zum Import benötigt. Sprechen Sie uns gerne an wenn Sie Fragen zum Dokumentenimport in DMS Systeme wie z.b. auch Datev haben.

9. Aktenvernichtung / Aktenrücklieferung

  • Nach 4 wöchiger Lagerfrist, die Ihnen die Möglichkeit einer eingehenden Kontrolle gibt, können die Original Dokumente Datenschutzrechtlich vernichtet werden. Wir haben bei der Digitalisierung auf alle gesetzlichen Vorgaben geachtet und garantieren Ihnen eine rechtskonforme Archivierung die eine Aktenvernichtung erlaubt.

Wir Scannen und Digitalisieren in Kiel für unsere Kunden:

  • Ein/Ausgangs-Rechnungen
  • Lieferscheine/Frachtpapiere
  • Buchhaltung
  • Zolldokumente
  • Personalakten
  • Technische Dokumentationen
  • uvm

Das Digitale Ergebnis

Die Digitalen Daten sparen 99% des Platzbedarfs, auf eine DVD können beispielsweise bis zu 400 Aktenordner gespeichert werden. Die Suche nach Digitalen Dokumente benötigt meist nur wenige Sekunden, und durch die übersichtliche Struktur können auch ungeübte Benutzer sich schnell zurecht finden. Gerne demonstrieren wir Ihnen anhand einer kostenlosen Probearchivierung wie einfach und günstig Elektronische Archivierung sein kann.

 Wir Scannen für Kunde in Kiel wie Color-Line, die Stadtwerke Kiel und das Universitätsklinikum. Wenn Sie sich für unseren Scanservice in Kiel interessieren freuen wir uns sehr auf Ihre Kontaktaufnahme.

Angebote für Kiel

Unsere Servicehotline für Kiel hilft Ihnen gerne weiter

Kostenlose Info Hotline0800 396 76 00
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