Scanservice für Kiel
zertifiziert nach ISO 9001: 2015
rechtskonform & revisionssicher nach GOBD
Durch unseren Scanservice:
- Arbeiten Sie standortunabhängig
- In der Cloud oder lokal
- Mit höchster Datensicherheit
Mit Scanservice für Kiel das Papier los werden
Als Scandienstleister bieten wir Ihnen den Scanservice der Sie vom Papier befreit und Ihnen hilft Ihre Aktenordner und Dokumente im elektronischen Archiv zu verwalten und zu archivieren.
Dabei arbeiten streng nach Datenschutz Vorgaben, und sorgen für 100 % rechtskonforme digitale Archivierungen durch u.a. Revisionssicherheit, Unveränderbarkeit und zuverlässige Langzeitarchivierung. Eine Digitalisierung nach GOBD ist die Grundlage dafür, das Sie Ihre Original-Ordner nach dem Scannen vernichten dürfen. Unser Scanservice und unsere Prozesse sind ISO zertifiziert und bieten zuverlässige Qualität.
Scanservice - Ablauf:
Preisermittlung / Probearchivierung
Wir sichten die Ordner und Dokumente vor Ort, die zu Scannen sind und machen gemeinsam mit Ihnen eine Bestandsaufnahme. Idealerweise überlassen Sie uns 1-2 Ordner für eine kostenlose Probearchivierung. Auf deren Basis ermitteln wir die exakten Kosten und Aufwände für die Digitalisierung Ihrer Dokumente. Durchschnittlich berechnen wir 23 € bis 32 € pro Ordner für die Digitalisierung und Archivierung. Dieser Preis beinhaltet bis auf den Transport, alle notwendigen Tätigkeiten.
Aktenabholung / Belegtransport
Im Auftragsfall holen wir Ihre Akten und Belege in Kiel direkt mit eigenem Personal und Fahrdienst ab. Wir protokollieren genauestens welche Akten uns übergeben wurden und erstellen ein Übergabeprotokoll.
Zwischenlagerung & Belegabrufe
Die zu digitalisierenden Unterlagen werden in unserem Sicherheits-Aktenlager zwischengelagert und stehen Ihnen von dem Moment an unmittelbar zur Verfügung, wenn Sie einmal dringend Belege benötigen, die noch nicht digitalisiert wurden.
Belegaufbereitung
Die eigentliche Digitalisierung beginnt immer mit der Vorbereitung der Belege für den Scanvorgang. Klammerungen und Heftungen werden entfernt, kleine Haftnotizen aufgeklebt und ggf. Vorsortierungen vorgenommen. Während der Aufbereitung werden auch Barcodes zur Dokumententrennung geklebt.
Scanservice für Kiel - zertifiziert, revisionssicher und datenschutzkonform? Bekommen Sie bei uns!
Jetzt Kontakt aufnehmen!Indizierung / Datenerfassung
Der Scanvorgang findet an Hochleistungs-Dokumentenscannern statt, die bis zu 300 Seiten / 150 Blatt pro Minute scannen. Vorder- und Rückseite gleichzeitig, Leer-Seiten werden entfernt. Wir können Schwarz/Weiß Scans, Farbscans oder Graustufen Scans erzeugen. Die Belege werden automatisch nach Leserichtung ausgerichtet und gespeichert. Doppeleinzüge sind ausgeschlossen.
Großformate: Pläne & Zeichnungen
Enthalten die zu scannenden Akten Pläne und Zeichnungen in den Format DIN-A2 bis DIN-A0 können wir diese auch scannen und später digital in der ursprünglichen Belegfolge im digitalen Dokument ablegen.
Datenerfassung & Indizierung
Nach dem Scanvorgang werden zu jedem digitalen Dokument die Suchbegriffe erfasst, die Sie benötigen um die digitalen Daten schnell und einfach recherchieren und finden zu können. Diese Suchbegriffe sind im Falle von Buchhaltungsarchivierungen meist Rechnungsnummern, Jahrgänge oder Empfänger. Aufbau und Struktur der zu erfassenden Datenfelder wird individuell an die Belegart angepasst.
Ausgabeofrmate / Speicherung
Sie haben noch kein DMS (Dokumentenmanagement) im Einsatz? Wir können Ihnen die digitalen Archivdaten auch in einer übersichtlichen und leicht zu bedienenden PDF Verzeichnisstruktur liefern. Alle PDF Dateien sind dabei mit einer Texterkennung bearbeitet, die es leicht macht nach bestimmten Wörtern oder Daten innerhalb der Dateien und Dokumente zu suchen und schnell die benötigten Informationen zu finden. Die PDF-Dateien (meist PDF-A zur Erfüllung der Revisionssicherheit), beinhalten im Dateinamen die relevanten Suchbegriffe die wir bei der Datenerfassung u.a. auch vom Ordnerrücken erfasst haben. Haben Sie bereits ein Dokumentenmanagement in Ihrem Unternehmen im Einsatz, so können wir Ihnen die Digitalisierten Dokumente problemlos in dem Format liefern, welches Ihr DMS zum Import benötigt. Sprechen Sie uns gerne an, wenn Sie Fragen zum Dokumentenimport in DMS Systeme wie z.b. auch DATEV haben.
Wir scannen und digitalisieren für unsere Kunden in Kiel:
- Ein- und Ausgangsrechnungen
- Lieferscheine & Frachtpapiere
- Buchhaltung
- Zolldokumente
- Personalakten
- Technische Dokumentationen
- Pläne, Zeichnungen & Großformate
- und viele weitere Dokumente
Das digitale Ergebnis
Die digitalen Daten sparen 99 % des Platzbedarfs. Auf eine DVD können beispielsweise bis zu 400 Aktenordner gespeichert werden. Die Suche nach digitalen Dokumenten benötigt nur wenige Sekunden und durch die übersichtliche Struktur können sich auch ungeübte Benutzer schnell zurechtfinden.
Gerne demonstrieren wir Ihnen anhand einer kostenlosen Probearchivierung wie einfach und günstig elektronische Archivierung sein kann.
In Kiel konnten wir schon einige Unternehmen für uns gewinnen. Wir scannen für Kunden wie Color-Line, die Stadtwerke Kiel und das Universitätsklinikum.
Sie interessieren sich für unseren Scanservice in Kiel? Dann freuen wir uns sehr auf Ihre Kontaktaufnahme.
Scanservice Kiel
Wir freuen uns auf Ihre Anfrage und sind gerne für Sie da!
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