Unser Scanservice für Osnabrück

Punkt 1: Was kostet der Scanservice?

Punkt 2: Wie kommen die Akten zum Scandienstleister?

Punkt 3: Wie läuft eine Digitalisierung ab?

• AKTENLAGER - Nach dem Verpacken und transportieren in unser Sicherheitsaktenlager, haben Sie umgehend Zugriff auf dringend benötigte Dokumente. Siehe hierzu auch Scan-on-Demand.
• VORBEREITUNG - Im ersten Schritt zur Digitalisierung bereiten wir Ihre Belege für das Scannen vor: Wir entfernen Tackernadeln, kleben Falten und Risse und bringen Barcodes für die folgende digitale Heftung an.
• SCAN-SERVICE - Die aufbereiteten Belege werden mit Hochleistungsscannern digitalisiert. Ob Schwarz/Weiß, Farbe oder Graustufe, gemeinsam mit Ihnen wählen wir die optimale Qualität, damit keine wichtigen Informationen verloren gehen. Wir scannen Vorder- und Rückseite immer gleichzeitig, wobei Leere Seiten automatisch gelöscht werden. Das Scan-Ergebnis als PDF oder TIF entspricht höchsten Anforderungen an eine Digitalisierung.
• SCANSERVICE GROßFORMATE: DIN-A2 bis DIN-A0 - Ob Zeichnungsarchive aus Zeichnungsschränken, oder Pläne, die Teil einer Akte sind, wir scannen auch Zeichnungen und Pläne im Großformat.
• DATENERFASSUNG - Damit Sie Ihre digitalen Dokumente später schnell und einfach Finden anstatt im elektronischen Archiv lange zu suchen, erfassen wir zu jedem Dokument die Suchbegriffe, die Sie uns vorgeben. Dies sollten Suchbegriffe sein, mit denen Sie auch in den Papier-Aktenordnern nach Informationen gesucht haben. Also Indizes wie beispielsweise Datum, Empfänger, Rechnungsnummer oder andere Begriffe, die natürlich von der jeweiligen Belegart abhängig sind.
• ARCHIVIERUNG - Nach dem Vorbereiten, Scannen und der Erfassung der Suchkriterien wird das endgültige Archivierungsformat erzeugt. Ist ein Dokumentenmanagement in Ihrem Unternehmen bereits im Einsatz, erhalten Sie die digitalen Dokumente und Indizes in der Form, wie das DMS sie problemlos importieren kann. Verfügen Sie noch über keine Archivsoftware, erstellen wir Ihnen PDF Dateien inklusive OCR (Texterkennung) mit denen Sie in einer einfachen und übersichtlichen Verzeichnisstruktur nach Dokumenten recherchieren können. Als Dienstleister beraten wir Sie gerne zu einer für Sie und Ihre Anforderungen passenden Softwarelösung.
• DATENÜBERGABE - Die elektronischen Archivdaten erhalten Sie ganz bequem per Online Abruf oder auf Datenträger Ihrer Wahl von uns.
• AKTENVERNICHTUNG - War die Digitalisierung erfolgreich? Konnten Sie alle Dokumente und Informationen finden? Nichts anderes war unser Ziel und haben wir erwartet, entsprechend können wir dann nach 4-wöchiger Zwischenlagerung Ihre Originaldokumente der Aktenvernichtung zuführen.