Scanservice Osnabrück

Scanservice Osnabrück

Unser Scanservice für Osnabrück

ISO Zertifizierte Scandienstleistung für Osnabrück

 

Wenn es um Scanservice und die Digitale Archivierung von Akten geht, sind wir Ihr Scandienstleister für Osnabrück

 

Seit 1997 scannen und digitalisieren wir Akten, Ordner und Dokumente auch für Kunden aus Osnabrück. Denn die Digitale Archivierung schafft Platz, spart Zeit und Kosten und hilft Ihrem Unternehmen Papierlos zu arbeiten.

Als ISO zertifizierter Scandienstleister bieten wir Ihnen das gesamte Spektrum der Akten Digitalisierung. Angefangen bei der Beleg- und Aktenabholung im Tagesaktuellen Scanservice und der Bestandsakten Archivierung, über das Scannen und Digitalisieren bis hin zur Aktenvernichtung.

Rechtliche Grundlagen und GOBD

Neben der Frage nach dem Preis für die Scandienstleistung, ist die Frage nach der Rechtssicherheit „Darf ich meine Dokumente Digital aufbewahren?“ eine der entscheidendsten Fragen:

JA! Dürfen Sie! Und die Akten dürfen nach dem Scannen vernichtet werden!

 

Unser Scanservcie für Unternehmen in Osnabrück digitalisiert für Sie:

  • - Rechnungs EIn & Ausgang
  • - Lieferscheine / Frachtbriefe
  • - Buchhaltung / FIBU
  • - Technische Dokumentationen
  • - Digitale Personalakte
  • - Schriftverkehr / EIngangspost
  • uvm.

Punkt 1: Was kostet der Scanservice?

  • Um Ihnen den tatsächlichen Aufwand für die Digitalisierung Ihrer Dokumente und Akten zu nennen, kann eine Sichtung des Akten Archivs vor Ort in Osnabrück und Umgebung ausreichen, im Idealfall überlassen Sie uns aber 2-3 Akten für eine kostenlose Probearchivierung. Wir archivieren die Testordner bzw. einen Belegquerschnitt komplett kostenlos, und ermitteln den exakten Aufwand pro Akte oder Vorgang. Das Beste an einer Probearchivierung ist aber: Sie können die Arbeit mit Digitalen Dokumenten in der Praxis testen.

Punkt 2: Wie kommen die Akten zum Scandienstleister?

  • Wir kommen mit eigenem Personal und Transportern in Ihr Unternehmen und verpacken die zu scannenden Akten und Ordner. Wir dokumentieren die Verpackung und Sie erhalten umgehend eine Übernahmeprotokoll.

Punkt 3: Wie läuft eine Digitalisierung ab?

  • - AKTENLAGER - Nach dem Verpacken und transportieren in unser Sicherheitsaktenlager, haben Sie umgehend Zugriff auf dringend benötigte Dokumente. Siehe hierzu auch Scan-on-demand.
  • - VORBEREITUNG - Im ersten Schritt zur Digitalisierung bereiten wir Ihre Belege für das Scannen vor: Wir entfernen Tackernadeln, Kleben Falten und Risse und bringen Barcodes für die folgende Digitale Heftung an.
  • SCAN-SERVICE - Die aufbereiteten Belege werden mit Hochleistungsscannern Digitalisiert. Ob Schwarz/Weiß, Farbe oder Graustufe, gemeinsam mit Ihnen wählen wir die optimale Qualität damit keine wichtigen Informationen verloren gehen. Wir Scannen Vorder- und Rückseite immer gleichzeitig, wobei Leere Seiten automatisch gelöscht werden. Das Scanergebnis als PDF oder TIF entspricht höchsten Anforderungen an eine Digitalisierung.
  • - Scan-Service GROßFORMATE: DIN-A2 bis DIN-A0 - Ob Zeichnungsarchive aus Zeichnungsschränken, oder Pläne die Teil einer Akte sind, wir Scannen auch Zeichnungen und Pläne im Großformat.
  • - DATENERFASSUNG - Damit Sie Ihre Digitalen Dokumente später schnell und einfach Finden anstatt im Elektronischen Archiv lange zu suchen, erfassen wir zu jedem Dokument die Suchbegriffe die Sie uns vorgeben. Dies sollten Suchbegriffe sein, mit denen Sie auch in den Papier Aktenordnern nach Informationen gesucht haben. Also Indizes wie beispielsweise Datum, Empfänger, Rechnungsnummer oder andere Begriffe die natürlich von der jeweiligen Belegart abhängig sind.
  • ARCHIVIERUNG Nach dem Vorbereiten, Scannen und der Erfassung der Suchkriterien wird das endgültige Archivierungsformat erzeugt. Ist ein Dokumentenmanagement in Ihrem Unternehmen bereits im Einsatz, erhalten Sie die Digitalen Dokumente und Indizes in der Form, wie das DMS sie problemlos importieren kann. Verfügen Sie noch über keine Archivsoftware, erstellen wir Ihnen PDF Dateien inklusive OCR (Texterkennung) mit denen Sie in einer einfachen und übersichtlichen Verzeichnisstruktur nach Dokumenten recherchieren können. Als Dienstleister beraten wir Sie gerne zu einer für Sie und Ihre Anfordeurngen passenden Softwarelösung.
  • - DATENÜBERGABE - Die Elektronischen Archivdaten erhalten Sie ganz bequem per Online Abruf oder auf Datenträger Ihrer Wahl von uns.
  • - AKTENVERNICHTUNG - War die Digitalisierung erfolgreich? Konnten Sie alle Dokumente und Informationen finden? Nichts anderes war unser Ziel und haben wir erwartet, entsprechend können wir dann nach 4-wöchger Zwischenlagerung Ihre Originaldokumente der Aktenvernichtung zuführen.
Aktenarchivierung Oldenburg

Scanservice für Osnabrück

Eine Aktenarchivierung und Digitalisierung Ihrer Akten und Dokumente ist mit unserem Scanservice also sehr bequem und schnell realisierbar. Viele Kunden aus Osnabrück nutzen bereits unseren Scanservice zur Elektronischen Archivierung. Als Dienstleister und Anbieter einer umfassenden und saklierbaren Archivlösung, können wir auch Ihre Archivanforderungen effektiv lösen.

Unsere Empfehlung falls Sie sich für das papierlose Büro und unsere Scandienstleistung interessieren: Nutzen Sie unser Angebot einer kostenlosen Probearchivierung, die Arbeit mit digitalen Dokumenten wird Sie begeistern.

Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme und besuchen Sie gerne zu einem Gespräch in Osnabrück

 

 

 

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