Scanservice für Trier

Digitale Akten senken Archivkosten und beschleunigen ihre Dokumenten-Prozesse. Teams greifen standortunabhängig auf Dokumente zu, beispielsweise im Homeoffice oder von unterwegs. GoBD-Vorgaben lassen sich leichter erfüllen, gesetzliche Aufbewahrungsfristen bleiben im Blick. OCR und klar definierte Indexfelder ermöglichen die schnelle Suche nach Vorgängen, Personen oder Aktenzeichen.

• Schnell gefunden: Dank OCR und Indexierung finden Teams Unterlagen in Sekunden statt Minuten.
• Platz schaffen, Kosten senken: keine Archivflächen mehr, niedrigere Lager- und Verwaltungskosten.
• Rechtskonform archivieren: GoBD-gerecht, Aufbewahrungsfristen im Griff, vollständige Protokollierung für Audits.
• Umfassende Datensicherheit: Zugriffsberechtigung, Verschlüsselung, Backups; Schutz vor Brand, Wasser und Verlust.
• Workflow-Optimierung: Digitale Workflows (z.B. Freigaben), reduzierte Durchlaufzeiten, weniger Medienbrüche

Wir scannen für Sie sämtliche Aktenarten, Großformate sowie Geschäftsbeleg.

Dazu zählen:

• Personalakten
• Bauakten, Statik, technische Zeichnungen und Pläne
• Mieterakten, Immobilienakten
• Patientenakten, Klientenakten
• Buchhaltungsordner
• Verwaltungsakten
• Vertragsakten

Die GoBD geben vor, wie Unternehmen Buchführung und Aufzeichnungen in elektronischer Form aufzubewahren haben.

Unser Scanservice für Trier erfüllt die gesetzlichen Anforderungen nach GoBD und gewährleistet einfachen Datenzugriff sowie Nachvollziehbarkeit in einer Betriebsprüfung.

• Revisionssichere Archivierung
• Verfahrensdokumentation
• DSGVO-konforme Verarbeitung
• Vernichtung nach DIN 66399
• Qualifizierte elektronische Signatur (QES) möglich

Digitale Akten entfalten ihren größten Nutzen im Zusammenspiel mit einem Dokumentenmanagement-System (DMS). Das DMS ist Ihre zentrale, revisionssichere Ablage. Wir liefern importfertige Datenpakete, damit Ihre Scans ohne Nacharbeit in das System übernommen werden. Für ausgewählte Plattformen wie d.velop ist ein Direktimport per API möglich.

• Importdaten für alle gängigen DMS
• Dateiformat nach Vorgabe wie XML, JSON und CSV etc.
• Indexfelder nach Bedarf, z. B. Aktenzeichen, Personalnummer, Kostenstelle, Laufzeit

Sie nutzen noch kein DMS?

Mit DocuWare erhalten Sie ein Premium Dokumentenmanagement-System für eine revisionssichere Ablage, schnelle Suche, klare Zugriffsrechte und gesteuerte Workflows.

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PDF-Archivierung ohne DMS

Wir liefern Ihre Dokumentenscans als vollständig indizierte PDF/A-Dateien und richten eine übersichtliche Verzeichnisstruktur ein. Dateinamen und Ordnerlogik orientieren sich an Ihren analogen Ablagen, damit die Suche intuitiv funktioniert.

Wir rechnen pro Ordner ab. Der konkrete Preis ergibt sich aus Umfang und Anforderungen des Projekts.

Preisfaktoren im Überblick

• Dokumententrennung: Wie viele PDFs sollen pro gescanntem Ordner erstellt werden?
• Ausgabeform: PDF mit oder ohne Importdaten für Ihr DMS?
• Zustand der Belege: Z. B. Heftungen, Knicke, Beschädigungen?
• DIN-Formate: Viele unterschiedliche Formate wie Großformate oder Kassenbons?

Konkrete Spanne gewünscht?
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