DIgitalisierung: Platz, Zeit & Kosten sparen
Digitalisierungsservice
In einem Unternehmen gehen tagtäglich zahlreiche Dokumente und Unterlagen auf Papier ein, die teilweise bis zu 10 Jahre aufbewahrt werden müssen. Aber auch der tägliche Umgang, die Bearbeitung, Weiterleitung und Ablage der Unterlagen beansprucht viel Zeit, verursacht somit Kosten, und ist gleichzeitig oft eine vermeidbare Fehlerquelle.
Wenn Sie Ihre Unterlagen digitalisieren, sparen Sie nicht nur extrem viel Platz im Archiv und in der Ablage, sondern schaffen auch eine effektivere Verwaltung durch digitale Prozesse. Durchlauf- und Bearbeitungszeiten von Dokumenten verringern sich um ein Vielfaches. Benötigte Informationen sind innerhalb von Sekunden verfügbar. Skonto Abzüge können mühelos genutzt werden.
Druckkosten für Papier und Toner verringern sich auf ein Minimum und die Informationsqualität steigt exponentiell.
Durch klare, digitale Prozessabläufe können der Belegfluss und die Digitale Ablage so gesteuert werden, dass Fehler nahezu ausgeschlossen sind. Scahffen Sie durch effektive Workflows eine optimierte Verwaltung.
Die Arbeit mit digitalen Unterlagen bringt nicht nur zahlreiche Vorteile im Tagesgeschäft, Sie kann auch Spaß machen.
Das Papierlose Büro muss keine Utopie sein.
Und wie das funktioniert, erklären wir Ihnen gerne im Folgenden Text.
Vorteile & Nutzen
WARUM möchten Sie Ihre Unterlagen digitalisieren?
Eine Frage die wir immer gerne provokativ zu Beginn eines Kundengesprächs stellen.
Die Antworten fallen unterschiedlich aus:
- Um Platz zu sparen
- Um Zeit in der Ablage zu sparen
- Um das Papierlose Büro umzusetzen
- Um den rechtlichen Anforderungen der GOBD gerecht zu werden
Dies sind die 4 am häufigsten genannten Gründe und all dies können Sie durch die Digitalisierung Ihrer Unterlagen erreichen und noch viel mehr.
Software (DMS)
Software: Ist ein Dokumentenmanagement oder eine Archivsoftware nötig?
Das kommt darauf an WARUM Sie Ihre Unterlagen digitalisieren möchten. Wenn es lediglich darum geht Platz im Archiv und Büro zu sparen, und Akten, Dokumente und Papier Digital zu sichern, ist nicht zwingend eine Software nötig. Über eine gut konzipierte Verzeichnisstruktur lassen sich Unterlagen leicht Digital aufbewahren. Unter Umständen kann die Suche und Recherche nach Dokumenten ein klein wenig länger dauern, wenn ein Zugriff auf abgelegte Dokumente aber nur 1-2 mal pro Monat stattfindet, ist eine Digitale Archivierung in Verzeichnisstrukturen sowie als PDF Dateien wirtschaftlich sinnvoll.
Wenn Sie hingegen aktiv mit den Dokumenten arbeiten möchten, beispielsweise Workflows einrichten (digital gesteuerte Dokumentenflüsse) oder einfach nur oft (mehr als 2 mal pro Monat) in den digitalen Unterlagen nach Dokumenten suchen, sollten Sie eine Software wie ein Dokumenten Management System (Abkürzung: DMS) einsetzen.
Wir bieten Ihnen mit unserer Smart-Cloud ein gut skalierbares Online Archiv zur Digitalisierung und Verwaltung Ihrer Dokumente. Fordern Sie gerne einen Testzugang an.
Auswahl der Software
Welche Softwarelösung ist die Richtige?
Bei dieser Frage sind wir Ihnen als Scandienstleister mit langjähriger Erfahrung mit den unterschiedlichsten Systemen gerne behilflich. Neben der Bereitstellung unserer eigenen Archiv-Cloud, erbringen wir unseren Scanservice auch für Kunden die eine andere Software zur Verwaltung Ihrer Dokumente einsetzen. Aktuell liefern wir digitale Unterlagen und Dokumente für mehr als 20 DMS Systeme, darunter ELO, DocuWare, Easy-Archiv, D-velop und auch Datev..
Die Bandbreite an möglichen Dokumenten Management Systemen reicht von System die lediglich Unterlagen verwalten (simple Belegablage nach Kriterien, sowie schnelle Suche anhand der Kriterien), über Systeme die Unterlagen aus verschiedensten Quellen (E-Mail, Buchhaltung, Microsoft Office usw.) archivieren, bis hin zu hoch performanten System die Workflows steuern und Dokumente automatisiert durch das Unternehmen lenken.
Wir bieten Ihnen mit unserer Smart-Cloud ein vollwertiges DMS Online an, mit dem Sie alle relevanten Funktionen eines Dokumentenmanagements, zu monatlich geringen Kosten, nutzen können, um Ihre Unterlagen zu digitalisieren.
Selber scannen ?
Wenn Sie sich dafür entschieden haben Ihre Unterlagen zu digitalisieren und somit elektronisch zu archivieren, bleibt die Frage ob Sie selber aktiv scannen oder einen Scandienstleister wie uns beauftragen.
Wir sind der Meinung Sie sollten sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren und nicht mit eigenem Personal im Scanbereich tätig werden. Denn nur so sparen Sie wirklich Kosten und Zeit bei der Archivierung und Digitalisierung Ihrer Unterlagen.
Auch wenn Ihr Unternehmen über einen Scanner wie ein Multifunktionsgerät verfügt, so ist dies nicht automatisch zur Digitalisierung größerer Belegmengen und Dokumente geeignet. Wichtig bei der Wahl der Scanner ist: ein sicherer Belegeinzug, der sicherstellt das Doppeleinzüge vermieden werden. Scanqualität, die pro Scan angepasst wird. Und natürlich der Scan-Durchsatz pro Minute. Idealerweise liegt der bei über 60 Blatt.
Kalkulieren Sie beim „Selber scannen“ auch Kosten für Personal, Wartung und Ersatzteile ein. Es wird sich schnell zeigen, dass die externe Scandienstleistung wirtschaftlicher ist. Lediglich sehr zeitkritische Unterlagen sollten Sie in Eigenregie digitalisieren und den Benutzern zeitnah zur Verfügung stellen.
Über unsere Smart-Cloud ist beides parallel möglich. Sie können eilige Dokumente selber scannen und digital verteilen, als auch uns als Scandienstleister mit der Digitalisierung von Belegarten beauftragen, die z.B. nicht so zeitkritisch sind, als auch im Tagesablauf zu viel Zeit beanspruchen würden.
Sie möchten ein unverbindliches Angebot?
Jetzt AnfragenEinhaltung rechtlicher Grundlagen
Alle diese Kriterien lassen sich mit Dokumenten Management System problemlos abbilden. Mit unserer Smart-Cloud und unserem Scanservice sorgen wir garantiert für die Einhaltung aller rechtlichen Grundlagen und Vorgaben, die Ihnen die abschließende Sicherheit geben, die Original Unterlagen im Anschluss auch vernichten zu können. Einen Service den wir ebenfalls gerne für Sie nach dem Scannen übernehmen.
In einem Schreiben vom 8. März 2003 hat das Bundesministerium für Finanzen durch §147 Abs.1 Nr.4a eine Regelung erlassen, die es Steuerpflichtigen ermöglicht, aufbewahrungspflichtige Unterlagen auch in digitaler Form auf Datenträgern zu speichern. Amtliche Urkunden wie Zeugnisse, Bescheinigungen und Genehmigungen sind hingegen von dieser Regelung ausgenommen.
Was wir Digitalisieren
Im Grunde scannen und archivieren wir im Kundenauftrag alles, was in einem Unternehmen an Papier anfällt. Von der Buchhaltung, Projektunterlagen, Zeichnungsarchive bis hin zu Vertragsarchiven.
Sprechen Sie uns gerne an und wir erstellen Ihnen sowohl ein umfassendes Konzept, als auch ein preislich attraktives Angebot zur Digitalisierung Ihrer Unterlagen.
Unterlagen digitalisieren und archivieren
Durch digitale Workflows die Verwaltung optimieren
Zeit, Platz & Kosten sparen durch Unterlagen digitalisieren
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