Akten digitalisieren Preis

Der Preis für die Digitalisierung eines Aktenordners liegt in der Regel zwischen 23 € und 32 €.

Wie hoch er im Einzelfall ausfällt, hängt von mehreren Faktoren ab, etwa der Art Ihrer Akten, ihrem Zustand und dem Aufbereitungsaufwand. Sollen die Unterlagen vor Ort abgeholt werden? Wie viele PDFs sollen pro Ordner entstehen?

Auf dieser Seite erfahren Sie, aus welchen Teilleistungen sich der Preis für die Aktendigitalisierung zusammensetzt und wie sich die einzelnen Schritte auf die Gesamtkosten auswirken.

Akten digitalisieren Preis: Was viele nicht wissen

Das eigentliche Scannen dauert nur Sekunden pro Blatt und ist weitgehend automatisiert.

Der tatsächliche Aufwand, und damit der größte Teil des Preises, entsteht davor: beim Lösen von Heftungen, beim Sortieren beschädigter oder ungewöhnlicher Unterlagen und bei der Erfassung der Suchbegriffe, die Ihre digitalen Akten später durchsuchbar machen.

Der Aufwand unterscheidet sich je nach Dokumententyp. Gedruckte Ausgangsrechnungen lassen sich schnell für den Scanvorgang vorbereiten. Kassenbelege oder Reisekostenabrechnungen sind dagegen aufwendiger, da viele kleine Bons und Quittungen zunächst auf Trägerseiten aufgeklebt werden müssen, damit der Scanner sie einziehen kann.

Wir digitalisieren unter anderem:

• Personalakten
• Buchhaltungsordner
• Mieterakten
• Speditionspapiere
• Schriftverkehr
• Bauakten
• Patientenakten
• Vertragsordner
• Maschinenordner
• uvm.

Auch der Zustand der Akten wirkt sich auf den Preis aus. Ältere Ordner, die zum Beispiel Thermopapier enthalten, befinden sich häufig in schlechtem Zustand und müssen aufwendiger vorbereitet werden. Je nach Alter und Beschaffenheit der Belege muss zudem die Scangeschwindigkeit reduziert werden, damit die Dokumente beim Einzug nicht beschädigt werden.

Auch die Beschaffenheit der Belege in Ihren Aktenordnern ist für die Preisfindung relevant:

• Müssen viele Heftungen gelöst werden (Tackernadeln, Ösen, Heftklammern etc)?
• Enthalten Ihre Ordner auch Großformate?
• Sind gebundene Unterlagen dabei, welche nicht geöffnet werden dürfen (z.B. Urkunden)

Urkunden und Großformate wie Zeichnungen oder Pläne werden an separaten Scannern digitalisiert.

Neben der Beschaffenheit Ihrer Akten wirken sich auch einige Entscheidungen für den Digitalisierungsprozess auf den Preis aus.

Dokumententrennung:

Soll pro Ordner eine PDF-Datei entstehen, oder sollen die Dokumente nach Registern oder Einzeldokumenten getrennt werden? Je feiner die Trennung, desto höher der Aufwand bei der Vorbereitung und Datenerfassung.

Datenerfassung und Indexierung:

Wie viele Suchbegriffe sollen pro Dokument erfasst werden, und wie umfangreich sind diese Felder? Die Erfassung einer sechsstelligen Rechnungsnummer ist deutlich weniger aufwendig als die Erfassung vollständiger Absenderdaten. Bei ausreichender Datenmenge kommt teilweise eine KI-gestützte Indexierung zum Einsatz.

Ausgabeformat:

Die fertigen Dokumente liefern wir entweder als PDF-Dateien in einer festgelegten Verzeichnisstruktur, bei der Datei- und Verzeichnisnamen die erfassten Suchbegriffe enthalten, oder als fertiges Importformat zur automatisierten Übernahme in Ihr Dokumentenmanagementsystem.

Letztendlich setzt sich der Akten digitalisieren Preis aus folgenden Arbeitsschritten für die Digitalisierung zusammen:

Den Ablauf unseres Scanservice erklären wir Schritt für Schritt in der Videoreihe "Aktendigitalisierung im Detail" auf unserem Youtube-Channel.

Wie Sie auf dieser Seite gesehen haben, gestaltet sich die Preisfindung für die Aktendigitalisierung oft individuell, genau wie Ihre Unterlagen selbst. Deshalb scannen wir gerne kostenlos einen Probeordner für Sie.

So lernen wir Ihre Unterlagen kennen und können Ihnen ein verlässliches Angebot für die Digitalisierung Ihrer Akten unterbreiten. Gleichzeitig können Sie sich vorab von der Qualität unserer Scandienstleistung überzeugen.