Akten trocknen und digitalisieren

Ein Wasserschaden im Archiv kann schnell dazu führen, dass wichtige Papiere verloren gehen.

Nasse Aktenordner und Papiere sind auf verschiedene Weise gefährdet:

• Schimmelbefall: Setzt oft schon nach kurzer Zeit ein und kann sich auch im Archiv weiterverbreiten, was zur Zerstörung weiterer Dokumente führt.
• Aufquellen und Verformen: Papiere dehnen sich aus, wichtige Daten und Informationen werden oft unleserlich.
• Verlaufene Tinte und Farben: Wichtige Informationen verschwimmen oder verblassen vollständig – ein Informationsverlust, der nicht mehr rückgängig gemacht werden kann.
• Verklebte Seiten: Wenn Seiten aneinanderkleben, kann der Inhalt oft nur noch mit erheblichem Aufwand oder gar nicht mehr gerettet werden.
• Falsche Trocknungsmethoden (wie Luftentfeuchter, Mikrowellen oder Heißluft): Können die Dokumente weiter beschädigen und im schlimmsten Fall unbrauchbar machen.

Ein Wasserschaden ist eine ernste Gefahr für aufbewahrungspflichtige Unterlagen. Der Totalverlust einmaliger Schriftstücke steht im Raum, und der Versuch, diese manuell zu retten, kann durch Schimmelbildung und Materialveränderungen schnell scheitern.

Als Scanservice bieten wir Ihnen deshalb die sichere, schnelle und fachgerechte Trocknung und Digitalisierung Ihrer Akten – so gehen Sie kein Risiko ein und bewahren alle Informationen.

Nasse Dokumente sollten luftdicht verpackt und in ihrem feuchten Zustand gehalten werden, um weiteren Schaden zu verhindern, bevor die Gefriertrocknung eingesetzt wird. Diese Maßnahmen verhindern das Zusammenkleben der Seiten und reduzieren die Gefahr von Schimmelbildung, der durch Feuchtigkeit und Luftzugang rasch entstehen kann.

Die luftdichte Verpackung sorgt dafür, dass das Papier stabil bleibt, bis es im kontrollierten Verfahren der Papiertrocknung vollständig und schonend getrocknet werden kann. Eine zusätzliche Kühlung der verpackten Ordner hemmt zudem effektiv die Bildung von Schimmel.

Diese Erste-Hilfe-Maßnahmen sind entscheidend, um Ihre Akten für die anschließende Gefriertrocknung vorzubereiten und zu retten, was noch zu retten ist.

Unser Verfahren: Gefriertrocknung

Das Gefriertrocknen, auch Lyophilisation genannt, ist ein besonders schonendes Verfahren zur Rettung nasser Akten und Dokumente. Anders als bei Trocknungsverfahren wie Mikrowellen-, Warmlufttrocknung oder dem Einsatz von Luftentfeuchtern wird die Belastung der Papierfasern hier auf ein Minimum reduziert. So bleibt das Papier stabil, ein Verblassen der Druckfarben wird vermieden, und die Seiten kleben nicht zusammen.

Dabei werden die durchnässten Unterlagen zunächst eingefroren, sodass das Wasser im Papier zu Eis erstarrt. In einem speziellen Trockner wird dieses Eis dann durch einen Prozess namens Sublimation direkt in Wasserdampf umgewandelt, ohne dass es erneut flüssig wird. Durch die Sublimation bleibt die Struktur des Papiers bestmöglich erhalten, da das Wasser das Papier verlässt, ohne es zusätzlich zu belasten.

So können Akten gründlich und schonend getrocknet werden, während Schimmelbildung und weitere Schäden verhindert werden.

Vakuum

Bei der Gefriertrocknung von nassen Dokumenten wird der Trocknungsprozess durch ein Vakuum erheblich beschleunigt. Dazu werden die zuvor eingefrorenen Akten in eine Vakuumkammer gelegt und einem sehr niedrigen Druck von unter 6 mbar ausgesetzt. Dieser niedrige Druck ist wichtig, denn so kann das gefrorene Wasser im Papier direkt in Dampf übergehen, ohne erst flüssig zu werden.

Ein leichtes Erwärmen der gefrorenen Papiere – je nach Papierart bis etwa 50 °C – unterstützt diesen Vorgang, da das Eis bei diesem Unterdruck nicht schmilzt, sondern als Dampf aus dem Papier entweicht. Der Wasserdampf wird dann an speziellen Kühlflächen im Trockner bei etwa -50 °C eingefangen und dort zu Eis, sodass der Vakuumprozess stabil bleibt.

Dank dieser Kombination aus Vakuum, Wärme und Kühlung ist die Trocknung nicht nur besonders schnell, sondern auch schonend für das Papier.

Außerdem schützt das Digitalisieren von Papieren auch Ihre Mitarbeitenden, da sie den direkten Umgang mit potenziell belasteten Akten minimiert: Nasse oder schimmelige Dokumente können unangenehme Gerüche entwickeln, und Sporen im Papier stellen ein Gesundheitsrisiko dar, das durch die Digitalisierung vermieden wird. Digitalisierte Dokumente sind zudem langfristig gegen Verfall geschützt, da sie unabhängig von Materialermüdung sicher archiviert werden können.

Darüber hinaus bietet die Digitalisierung zahlreiche praktische Vorteile, die den Arbeitsalltag erheblich erleichtern und die Effizienz steigern.

Vorteile der Aktendigitalisierung:

• Platzersparnis: Weniger physischer Lagerbedarf für Akten und Ordner.
• Datensicherheit: Schutz vor Verlust und Beschädigung, langfristige Archivierung möglich.
• Ortsunabhängiger Zugriff: Dokumente sind jederzeit und von überall abrufbar.
• Effizienzsteigerung: Schnelles Suchen und Finden von Informationen im digitalen Archiv.
• Verbesserte Zusammenarbeit: Leichtes Teilen und Versenden von Dokumenten im Team.
• Umweltfreundlich: Weniger Papierverbrauch durch digitale Arbeitsprozesse.
• Compliance und Rechtssicherheit: Sichere Aufbewahrung und Zugänglichkeit gemäß gesetzlichen Vorgaben.